اسرار العمل على الاكسل

تنسيق البيانات :

(أ) تنسيق الخط والحجم والنمط :

يمكنك استخدام شريط الأدوات ( كما هو موضح في الشكل) لتطبيق خط . أو حجم خط . أو نمط خط مختلف على البيانات في الخلايا المحددة.

كما أنه يمكنك تنسيق الأحرف داخل الخلايا بشكل مستقل.

(ب) المحاذاة :-

لمحاذاة محتويات الخلايا من البيانات والأرقام يمكن استخدام أزرار المحاذاة في شريط الأدوات التنسيق كما هو ملاحظ في الشكل

(ج) تنسيق الأرقام :-

يمكنك استخدام أزرار تنسيق الأرقام في شريط أدوات التنسيق لتطبيق تنسيقات الأرقام الأساسية بعد تحديد الخلايا المراد تنسيق الأرقام فيها كما هو موضح.

-عملية دمج وتوسيط البيانات نقوم بتظليل الخلايا من c4:g4

ثم ننقر على أداة دمج وتوسيط من شريط الأدوات.

-عملية وضع حدود للخلايا داخل ورقة العمل نقوم بتظليل المدى من c4:g10 ثم من قائمة تنسيق نختار خلايا ثم نختار التبويب حدود .

د- عملية محاذاة للخلايا :-

تغير اتجاه النص - تغير محاذاة النص - تغير التحكم بالنص عن طريق 

التفاف النص :- تعنى زيادة حجم الخلية المحددة على أساس حجم النص.

احتواء مناسب :- تعنى تقليل حجم النص داخل الخلية على أساس حجم الخلية .

و - عملية الفرز :-

هي عملية إعادة ترتيب الصفوف من جديد حسب معاير معينة قد تكون على حسب (الاسم – السن – العنوان .... الخ)

قم بتحديد المدى من c4:h14

ثم نفتح قائمة البيانات ونختار منها فرز نجد ثلاث خانات نختار في الخانة الأولى اسم الحقل المراد الفرز عنه ثم نختار نوع الفرز إذا كان تصاعدي أو تنازليا .

التنسيق الشرطي :- 

حيث يمكنك تغير تنسيقات الخلايا من خلال شرط مميز .

مثلا:-

نقوم بتظليل المدى من e2: e4

من قائمة نسيق نختار تنسيق شرطي

تظهر نافذة نختار من قائمة المعامل أكبر من و في الخانة نكتب 25

ثم من زر التنسيق نختار التبويب نقش ثم نختار اللون الأخضر الفاتح.

ثم من زر إضافة ونقوم بإضافة صيغة أصغر من ونكتب في الخانة ناحية اليسار 25 

ثم نضغط على زر تنسيق ونختار نقش ثم نختار اللون البرتقالي ثم موافق

تنسيق أوراق (صفحات) العمل:

(أ) تغيير اسم ورقة العمل:

يقوم برنامج مايكروسوفت اكسل بإعطاء أوراق العمل أسماء افتراضية مثل "ورقة 1" ، "ورقة 2" وهكذا.. ولكنك تستطيع تغيير هذه التسميات الافتراضية وذلك من خلال النقر المزدوج على اسم الورقة..

فلنفترض أننا أردنا تغيير اسم الـ "ورقة  1" فنقوم بالاتجاه إلى اسم الورقة في أسفل الصفحة 

وننقر عليه نقراً مزدوجاً ثم نكتب الاسم الجديد ونضغط بعده زر Enter. أو من خلال فتح قائمة تنسيق Format ثم اختيار الأمر ورقة ومن القائمة الفرعية نختار أمر إعادة تسمية Rename فنكتب الاسم الجديد ونضغط زرEnter. 

(ب) زيادة عدد ورقات العمل:

العدد الافتراضي لصفحات العمل هو ثلاث صفحات، ومن الممكن زيادة هذا العدد حسب الحاجة، من خلال فتح قائمة إدراج Insert نختر الأمر "ورقة عمل". أو من خلال استخدامنا لمفتاحي Shift+F11.

(ج) حذف ورقة عمل:

أختر أمر تحرير Edit ثم ننقر على أمر "حذف ورقة".

حفظ ملفات البيانات :

قم بحفظ البيانات الواردة في المثال (1) وذلك بإتباع الخطوات التالية :-

1) أنقر الأمر ( حفظ باسم ) Save As في القائمة ملف لعرض مربع الحوار حفظ باسم كما هو موضح في الشكل.

2) انقر في مربع " حفظ في" التحديد محرك الأقراص .

3) أنقر نقراً مزوجاً فوق اسم المجلد الذي سوف تحفظ فيه الملف .

4) انتقل إلى مربع "اسم الملف" ثم أكتب Lesson 1 .

5) انقر الزر حفظ Save أو اضغط المفتاح Enter لإغلاق مربع الحوار لحفظ الملف .

إغلاق ملف البيانات :

1. أنقر القائمة "ملف" .

2. أنقر الأمر "إغلاق" .

فتح ملف البيانات :

1. انقر الأمر فتح Open من القائمة ملف لعرض مربع الحوار فتح . كما يوضح الشكلين التاليين:

2. حدد فيه المجلد ( الدليل ) الذي تريد فتح الملف الموجود فيه .

3. حدد الملف Lesson 1 من قائمة الملفات . ستلاحظ أن الاسم الذي قمت بتحديده قد انتقل إلى مربع اسم الملف .

4. انقر الزر فتح open.

تعيين نمط الخلايا كعملة نقدية

ورقة العمل في أكسل تكون غالبا مكتظة بالأرقام، ولتمييز هذه الأرقام بحيث تدل على عملة نقدية نقوم بالتالي:

1- نحدد مجال الأرقام المطلوب تنسيقها كعملات نقدية وهي كما يوضحها مثالنا التالي

2- نفتح قائمة تنسيق ومنها نختار أمر "خلايا".

3- نحصل على صندوق حوار "تنسيق الخلايا" نختار منه لسان التبويب "رقم".

4- من لائحة تنسيقات "الفئة" أختر البند "عملة".

5- من مربع "رمز" نستطيع تغيير رمز العملة مثلاً (ر.ي.) وتعني ريال يمني أو (ل.س.) اختصار لعملة الليرة السورية... وهكذا

- مع إمكانية تغير البنود الأخرى مثل "تاريخ – وقت – نسبة مؤية – رقم .... الخ 

الحذف - مسح محتويات

تحديد الخلية أو المجموعة من الخلايا المراد حذفهاثم نقوم بالضغط بزر الفارة الأيمن ونختار الأمر مسح محتويات يقوم بحذف فقط محتويات الخلايا من البيانات.

*أما أمر الحذف يقوم بحذف التنسيقات على الخلايا وحذف البيانات الخلايا

البحث 

نقوم من قائمة تحرير ونختار الأمر يحث (للبحث عن بيان محدد داخل ورقة العمل ) واختصاره ctrl+f

تظهر قائمة نقوم بكتابة النص المراد البحث عنة ونضغط على بحث على التالي – أو نختار الأداة من شريط الأدوات القياسي .

الاستبدال

نقوم من قائمة تحرير ونختار الأمر الاستبدال وأختصارة ctrl +h ثم تظهر قائمة نكتب في الخانة الأولي اسم النص المراد البحث عنة وفي الخانة الثانية نكتب اسم النص المراد استبدالها 

إدراج الصفوف والأعمدة :-

إدراج صفوف : نقوم بتحديد الصف المراد أدراج صف قبلة ثم نقوم بالضغط بزر الفارة الأيمن ونختار الأمر إدراج.

إدراج أعمدة :- نقوم بتحديد العمود المراد إدراج عمود قبلة ثم نقوم بالضغط بزر الفارة الأيمن ونختار الأمر إدراج.

تغير حجم العمود أو الصف نقوم بوضع المؤشر على الخط الفاصل بين العمودين أو الصفين ويتحول شكله إلي الشكل التالي (+).

حذف الصفوف والأعمدة نقوم بتحديد الأعمدة أو الصفوف المراد حذفها ثم نقوم بالضغط بزر الفارة الأيمن ونختار الأمر حذف

أعداد مستند 

1- تعديل الهوامش الصفحة : من قائمة ملف نختار أعداد صفحة تظهر نافذة نختار منها التبويب هوامش ونقوم بتعديل أعلي – ويمين – ويسار – وأسفل 

2 – طباعة ورقة العمل على صفحة واحدة : من قائمة ملف نختار أعداد صفحة تظهر نافذة ونختار التبويب صفحة ونقوم بملائمة 1 عرضا – 1 طولا.

3- تغير حجم الصفحة :- من قائمة ملف نختار أمر أعداد صفحة ثم تظهر نافذة نختار منها التبويب صفحة ثم نختار حجم الورقة )A4-A3 – letter)

أضافه رأس وتذيل الصفحة 

من قائمة ملف نختار الأمر أعداد صفحة ثم نختار التبويب رأس وتذيل الصفحة ونقوم بالضغط على رأس مخصص تظهر نافذة تتيح لنا الكتابة في ثلاث مقاطع (يمين – وسط - يسار) مع أمكانية إدخال التواريخ والوقت ورقم الصفحة وإدخال بيانات .

الطباعة:- يوجد بعض الأمور المراد مراعتها عند الطباعة 

من قائمة ملف نختار أمر أعداد صفحة نختار التبويب صفحة ثم نحدد 

اتجاه الورقة :- نقوم بتحديد اتجاه الورقة أذا كان عموديا أو أفقيا 

ترقيم الصفحة:- نقوم بدأ ترقيم الورقة من أمر رقم الصفحة الأولي

حجم الورقة :- نقوم بتحديد حجم الورقة المستخدم في الطباعة

الهوامش :- 

1- تحديد هوامش الصفحة من تبويب هوامش نحدد الهوامش (يسار – يمين- أعلى-أسفل) 

2- تحديد رأس وتذيل الصفحة 

3- توسيط الصفحة عمودي وأفقي

معاينة الطباعة :- من قائمة ملف معاينة قبل الطباعة 

أمر طباعة :- من قائمة ملف طباعة ctrl + p

تظهر نافذة نحدد أسم الطابعة 

نحدد نطاق الطابعة 

الكل : يتم بطباعة جميع الصفحات داخل ورقة العمل الصفحات : نقوم بطباعة الصفحات المراد طباعتها .

عدد النسخ:- نحدد عدد النسخ المراد طباعتها 

مادة الطباعة :- ونختار منها التحديد – المصنف بأكمله – الأوراق النشطة

الحسابات 

من الممكن القيام بعمليات حسابية مع البيانات باستعمال دالات الصيغ التي تتألف من عوامل حسابية مثل (= ، + ، - ) وغالباً من وظائف وهي الصيغ مضمنة بتضمن Microsoft Excel مئات الدالات التي يمكن استعمالها في الصيغ. تستعمل صيغة الجمع التلقائي Autosum الدالة جمع Sum لاحتساب مجموع البيانات الرقمية في الصفوف والأعمدة ويسهل معالج الدالات Function Wizard عمليات إنشاء الصيغ الحسابية كما سيتضح فيما يلي.

تعريف :

الصيغة هي سلسلة من القيم ، أو مراجع الخلايا أو الأسماء ، أو الدالات ، أو عوامل التشغيل الموجود داخل خلية تنتج قيمة جديدة انطلاقا من القيم الموجودة . وتبدأ الصيغة دائما بعلامة المساواة (=).

كيفية عمل الصيغ :

بإمكان الصيغة أن تساعدك على تحليل البيانات على ورقة العمل ويمكنك إنجاز عمليات مثل الجمع والضرب والمقارنة على قيم ورقة العمل ، تستعمل الصيغة لإدخال قيم محسوبة على ورقة العمل.

بإمكان الصيغ أن تتضمن أياً من العناصر التالية : عوامل تشغيل ، ومراجع الخلاياً ، وقيم ، ودالات ورقة العمل ، والأسماء ، لإدخال صيغه في خليه ورقة عمل ، عليك كتابة خليط من هذه العناصر في شريط الصيغ يجب أن تبدأ الصيغة بعلامة (=).

قواعد العمليات الحسابية :

1- تستخدم الأقواس الهلالية (( )) ، لتجميع العمليات الحسابية.

2- الرفع إلى قوة: لكتابة صيغة فيها رفع إلى قوة نستخدم الرمز ( ^ )، والذي نحصل عليه بالضغط على مفتاحي Shift+6.

3- نستخدم الرمز (*) لعملية ضرب ، وهو موجود في اللوحة الرقمية أو باستخدام Shift+8.

4- يستخدم الرمز ( / ) من أجل عملية القسمة وهو موجود في اللوحة الرقمية أو باستخدام مفتاح "؟".

قواعد كتابة الصيغ الحسابية 

يتبع برنامج اكسل القواعد التالية عندما يتعامل مع الصيغ  الحسابية:

1- تبدأ الصيغة الحسابية دوماً بإشارة المساواة " = ".

2- يقوم الأكسل بأداء العمليات الحسابية بالترتيب التالي ومن اليمين إلى اليسار:

أ‌- عملية فك الأقواس الهلالية من الداخل إلى الخارج..

ب‌- عملية الرفع إلى قوة ( ^ ).

ت‌- عملية الضرب ( * ).

ث‌- عملية الجمع ( + ).

ج‌- عملية الطرح ( ــ ).

3- يجب أن يتساوى عدد الأقواس الهلالية اليمينية " ( " مع اليسارية " ) ".

4- لا يوجد فرق بين استخدام الأحرف اللاتينية الكبيرة أو الصغيرة عند الكتابة مرجع الخلايا، فمثلاً G2 تساوي g2.