أرقام الهواتف والفاكسات المهم توافرها في المكاتب الأمامية في الفنادق:
يتطلب العمل في المكاتب الأمامية توفر دليل إلكتروني أو ورقي يحتوي على أرقام هواتف وفاكسات وأسماء منظمات ومؤسسات وعملاء يتطلب العمل الاتصال بهم بشكل مستمر وهذا الدليل يحتوي على الجهات التالية:
· شركات الخطوط الجوية.
· شركات السفر والسياحة.
· شركات النقل من وإلى المطارات ِAir shuttles.
· شركات النقل والليموزين والتاكسي.
· المنظمات الكبيرة في المدينة والشركات التجارية.
· البنوك.
· الفنادق.
· وكالات تأجير السيارات.
· المطاعم الكبيرة.
· شركات البطاقات الائتمانية.
· أرقام الطوارئ، الشرطة، المرور، الدفاع المدني، الإسعاف...الخ.
· شركات البريد والشحن.
· محطات الخدمة.
· المكتبات.
· شركات التخزين.
· شركات الاتصالات.
· محطات الأرصاد والمناخ.
· المديرين والمشرفين في المبنى.
· السماسرة.
المفاتيح المحلية والدولية للمكالمات الهاتفية:
العاملون في المكاتب الأمامية يحتاجون إلى توفر المعلومات عن المناطق حول العالم ومفاتيحها الهاتفية وذلك لسببين:
الأول: لكي يستطيعوا الاتصال مباشرة بهذه المناطق حين الحاجة.
الثاني: لكي يعرفوا المناطق التي تأتي منها المكالمات حول العالم.
هذه المعلومات توفر على العاملين الوقت الذي قد يستغرقونه في البحث عن أرقام ومفاتيح الدول والمناطق من الدليل العام للهاتف أو من جهات أخرى. من هذه المعلومات وجود خريطة للعالم وأرقام الدول والمدن ومعرفة فوارق التوقيت بينها. مع أهمية تحديثها بين وقت وآخر نتيجة تغيرها المستمر. وكذلك يجب توفير المعلومة حول الأسماء المختصرة للدول والمناطق وأرقام رموزها البريدية zip code.