خطوات التخطيط
التخطيط عملية معقدة و شاملة تضم عناصر و مراحل مترابطة. و للتخطيط ثلاث مستويات :
· الاستراتيجي : وضع خطط رئيسية طويلة الأمد تحدد مصير المؤسسة.
· التكتيكي : ترجمة الخطط الاستراتيجية لأهداف و خطط محددة لعمل أحد أجزاء المؤسسة.
· التشغيلي : تحديد الإجرائيات التفصيلية للعمل في السويات الإدارية الدنيا.
من خلال الشكل المرفق خطوات عملية التخطيط و هي :
- دراسة الوضع الراهن : بدقة وشمولية للحصول على خطة ناجحة تحقق أهدافها. تتم الدراسة وفق رؤيتين : داخلية و خارجية، تشمل الدراسة من الوجهة الداخلية تقييم الأداء العام للمؤسسة و أداء كل قسم و تحديد نقاط القوة و الضعف، و العمليات التشغيلية من حيث المستلزمات (مواد أولية و موارد بشرية...). بعد وضوح الصورة، تستطيع الإدارة تحديد المشكلات و العوامل التي يُعتمد عليها و القدرات الكامنة للمؤسسة وتحديد العوامل المحفزة لها، و تحديد أقصى إمكانات الاستفادة و تفعيلها.
من الوجهة الخارجية، لابد من دراسة واقع بيئة العمل اقتصادياً و اجتماعياً و قانونياً.. و المنافسين و تطوراتهم و ما يميز أداءهم و الفرص و المخاوف. لتستطيع الإدارة وضع الخطط في ضوء ما يجري من ظروف خارجية و توجهات مطلوبة أو مستبعدة. الاحتراف في دراسة الوضع الراهن هو العامل الأساس لتصور دقيق يسمح بخطط قابلة للتنفيذ و تحقق الأهداف.
- تحديد الأهداف : الخطوة الثانية بعد رسم صورة الواقع، يتم تحديد الأهداف المطلوبة بتناغم مع استراتيجيات المؤسسة للنمو. ينبغي للأهداف أن تكون واضحة يمكن تحقيقها، محددة و منطقية وفق إمكانات المؤسسة و الفرص المتاحة و المخاطر الداخلية و الخارجية.
- توقع كل من العوامل المساعدة و المعرقلة لتحقيق الأهداف : امتداد دراسة الوضع، أي تحديد نقاط القوة الداخلية والفرص المتاحة الخارجية التي تخدم مباشرة تحقيق الأهداف. و بالعكس تحديد نقاط الضعف و المخاوف المعرقلة.
- بناء خطط عملية لتحقيق الأهداف المرسومة : يقوم المخططون بوضع إجراءات و خطوات تفصيلية توصل للأهداف المحددة اعتماداً على نقاط القوة و تفعيلها و تصورات لحلول نقاط الضعف و سيناريوهات للمخاوف الخارجية إذا وقعت. عوامل نجاح الخطط الفهم العميق للواقع و تحديد أهداف واضحة ممكنة و تحديد المعوقات و المحفِزات و الخبرة في حسن اختيار الخطوات الفاعلة الضامنة لتحقيق الأهداف.
- وضع الميزانيات : الخطط تحتاج لموارد مالية متنوعة، كالآلات و أو توظيف أفراد جدد أو دورات تأهيل أو شراء مؤسسات أخرى..عدم إغفال أي منها و تصورها بدقة أساس الخطوات القادمة. التقديرات المالية مهمة في التخطيط فإن كانت أقل من المطلوب ستخفق المؤسسة في تنفيذ خططها. أما إذا كانت أكبر لن تستطيع استغلال كل قدراتها مما يخفض أداءها و قدرتها التنافسية.
- تنفيذ الخطط : الخطوات الخمس السابقة نهاية مرحلة (خطط مفصلة رصدت لها ميزانيات لازمة) أما المرحلة الثانية فوضع الخطط موضع التنفيذ. مرحلة مهمة و مكملة (تخطيط بلا تطبيق؟) (تطبيق مبدع لخطط فاشلة؟). عند عدم تحقيق الأهداف، يعتبر البعض أن الخطط خاطئة و البعض يرى ضعف التطبيق. الشرطان لتنفيذ ناجح (خطط واضحة تتوفر متطلباتها و فرق عمل خبيرة مؤمنة بالأهداف).
- ضبط و مراقبة الخطط : الخطوة الأخيرة للتخطيط. الحقيقة أن الأمور لا تجري كما خطط لها تماماً. فلا الخطط الموضوعة تمثل الحل المثالي لتحقيق الأهداف. و لا يمكن ضمان حصول كل التوقعات، و لا التنفيذ سيتم بالتفاصيل و الأوقات المرسومة. هناك إذاً انحرافات عن تحقيق الأهداف (سابلً أو إيجاباً)، قد تصل لحد الفشل. لا بد من مراقبة تنفيذ إجراءات الخطة وفق مقاييس و معايير. لإعادة تطبيق إجرائية ما لمسارها أو لمواءمتها مع ظروف جديدة. بهدف تأمين استمرارية العمل باتجاه الأهداف.
لابد من تقييم في نهاية العملية لتحديد مستوى الأداء. و قد تقود النتائج لضرورة إعادة العملية من البداية (عند حدوث خطأ كبير أو تحول جذري للعوامل المحيطة).