استخدام الهاتف:
إن من واجبات أخصائي الاستقبال أن يعايش ما حوله من جهاز تليفوني أو أكثر – قد يصل عددها إلى سبعة أجهزة أو أكثر – في الفنادق الكبيرة كاملة الإشغال، ومن الأمور الجوهرية أن يتعلم أخصائي الاستقبال خاصة وجميع الأفراد داخل الفندق عامة فن استخدام التليفون الذي يقوم أساساً على الذوق واللباقة.. نحن لا نتعامل هنا مع آلة صماء.. بل كائن حي حقيقي.. ألا يحمل الطرف الآخر للهاتف إنساناً يتحدث إلينا؟ يدور معه اتصالنا؟ ولهذا فإن ما ينطبق على الحوار وجهاً لوجه ينطبق بالتالي على الحوار الهاتفي. وما يتطلبه من كياسة وذوق، ومن هنا كان من واجب الأخصائي أن يعلم كافة أجهزة الفندق بوصول الضيف الجديد والذي يتم عادة عن طريق الهاتف.. إن الرنين يعني أن شخصاً يريد أن يتحدث إلينا، ومن واجبنا المبادرة بالرد عليه.. وليس من اللطف أو الذوق حقاً إبعاد متلقي المكالمة سماعة الهاتف من مكانها لكي يتوقف صوت الرنين ووضعها على المنضدة دون معرفة الطالب، وأكثر من ذلك. إبعادها ثم وضعها دون الرد عليه.
إن الكياسة أن يقدم القائم بالرد نفسه، ولا معنى لأن يقول ((هالو)) أو ((هل أنت هناك)) ولكن بعد أن نذكر المكتب الذي نعمل به يمكننا أن نقدم التحية: صباح الخير، مساء الخير.. ثم إضافة كلمات مثل: هل يمكنني مساعدتك؟ (أو أي خدمة) ليعطي إحساساً بالرغبة في الخدمة ذلك من الأهمية بمكان على الدوام..
يتطلب منا الأمر عند الحديث إلى الأشخاص أن تنظر مباشرة إليهم، وهذا المبدأ ينطبق على المكالمات الهاتفية، لنتحدث متمهلين بوضوح وخاصة عندما نتلقى أو نملي بعض الكلمات الصعبة ولنستخدم نفس نظام قياس التمثيل في المنطق وهي تماثل أسلوب الوكيل السياحي أو الخطوط الجوية مع توضيح الأرقام وإعطاء 3 أو 4 ثوان بين كل رقم وآخر.. ويمكننا الحصول على رقم الهاتف الطالب للاتصال به فيما بعد إذا كان الحصول على معلومات يطلبها يتطلب وقتاً.. حتى لا نكلفه نفقات هو في غنى عنها.. لا تضع السماعة جانباً بشدة على المنضدة أو الدرج.