دورة المبيعات والمقبوضات المحوسبة في المؤسسات التجارية

دورة المبيعات والمقبوضات المحوسبة في المؤسسات التجارية

حسابات المدينين (الزبائن):

وهم المؤسسات أو الأشخاص الذين تبيعهم المؤسسة بضاعة على الحساب ليقوموا بسداد قيمتها في وقت لاحق. حيث تحتفظ بملف لكل زبون.

 شاشة معلومات الزبائن:

ويتم من خلالها الاحتفاظ بملف للزبائن الجدد الذين تتعامل معهم المؤسسة لأول مرة بحيث يحتوي هذا الملف على جميع البيانات المتعلقة بهم.

ملاحظة: عند التعامل مع الزبون لأول مرة يجب اضافته الى شاشة دليل الحسابات قبل فتح ملف له في لائحة الذمم وذلك لكي نتمكن من الحصول على رقم حساب لهذا الزبون و لكي نتمكن من تسجيل العمليات الخاصة به.

ملاحظة: سقف الائتمان هو الحد الاعلى للمبلغ المسموح البيع به للزبون على الحساب.

سؤال وزاري: (7 علامات):

تنوي مؤسسة النور التجارية إعداد ملف للزبون علي سالم، وكانت المعلومات الخاصة به كالاتي:

رقم الزبون: 7 ،رقم الحساب: 12031020 ، سقف الائتمان: 4000 د، رقم الهاتف: 234567العنوان: مدينة الحسن الصناعية.

المطلوب: وضح الخطوات الواجب اتباعها عند ظهور شاشة معلومات الزبائن لإنشاء ملف خاص بهذا الزبون علما أنه تم تعريف مؤسسة الزبون في المحاسبة العامة.

الحل:

1- تحديد مؤسسة النور كمؤسسة نشطة        

2- الذمم ← معلومات الزبائن                               

3- أوامر ← اضافة

4- تعبئة البيانات:  رقم الزبون: (7)                       

  اسم الزبون بالعربية: علي سالم                اسم الزبون بالاجنبية: علي سالم

رقم الحساب: (12031020)   

سقف الائتمان: 4000  

الهاتف: 234567                         رقم الفاكس:----

صندوق البريد:----                       الرمز البريدي:-----

العنوان: عمان/ مدينة الحسن        البريد الالكتروني:-----

5- تنفيذ ← خروج.

 تعديل ملف زبون:

ويتم تعديل ملف الزبون عند تحديث البيانات الخاصة به.

خطوات تعديل ملف زبون:

1-تحديد المؤسسة النشطة                  

2-ذمم ← معلومات الزبائن     

3-أوامر ← تعديل

4-تحديد رقم أو اسم الزبون المراد تعديله  

5-اجراء التعديل اللازم             

6-تنفيذ ← خروج.

تمرين1:

قام الزبون علي سالم بتغيير رقم هاتفه ليصبح (5300600).

المطلوب: تعديل ملف الزبون حسب برمجية ITAC.

حذف ملف زبون:

تقوم المؤسسة بحذف ملف الزبون عندما تقرر التوقف عن التعامل معه لأي سبب كان.

والشرط اللازم لحذف ملف زبون هو أن يكون رصيد الزيون = صفر.

خطوات حذف ملف مورد:

1- تحديد المؤسسة النشطة                    

2- ذمم ← معلومات الزبائن

3- أوامر ←حذف

4- تحديد رقم أو اسم الزبون المراد حذفه     

5- تنفيذ ← خروج.

تمرين2: اكتب الخطوات اللازمة لحذف ملف الزبون علي سالم الذي يحمل الرقم (7) حسب برمجية ITAC ، وما الشرط اللازم لحذف ملفه ؟

 مستندات دورة المبيعات المحو سبة:

الحركات المتعلقة بالمبيعات وهي:

1- أمر البيع.

2- مستند المبيعات.

3- مستند رديات المبيعات.

1- أمر البيع:

وهو كشف يحتوي على المواد التي سيتم بيعها للزبون وهو أمر للمستودعات بصرف المواد التي طلبها الزبون.

ملاحظات:

* أمر البيع يمثل رغبة المؤسسة ببيع الزبون لذلك لا ينتج عنه عملية مالية أو قيد محاسبي.

* أمر البيع لا يمكن تحديثه.

مؤسسة الامل التجارية

 

تمرين3 سؤال وزاري(11 علامة):

الشاشة السابقة احدى الشاشات المستخدمة في برمجية ITAC  ,اجب عن الاتي:

1-بماذا تستخدم هذه الشاشة؟

2-فسر السبب في استخدام كل من المفاتيح ذوات الأرقام 5،4.

3-برأيك هل هناك علاقة بين مفتاح رقم 8 ومفتاح رقم 10؟برر اجابتك.

4-ما الفرق بين مفتاح رقم 6 مفتاح رقم 9؟

5-ما هو استخدام مفتاح رقم 13؟

6-ما الفرق بين مفتاح رقم 2ومفتاح رقم3؟

7-لحذف إحدى المواد الواردة في الشاشة أيهما تفضل مفتاح رقم7 أم مفتاح رقم 11؟برر إجابتك.

سؤال وزاري: (12 علامة)

بتاريخ 12/5/2007 قامت مؤسسة الرجاء بإعداد أمر الشراء رقم (15) لشراء مجموعة من المواد من مؤسسة الوفاء العالمية للتجارة والتصدير. وبتاريخ 20/5/2007 وصل أمر الشراء الى مؤسسة الوفاء العالمية للتجارة والتصدير.

المطلوب:

أ-وضخ الإجراءات التي يجب أن تقوم بها مؤسسة الوفاء العالمية للتجارة والتصدير من لحظة وصول أمر الشراء الى اعداد أمر البيع اللازم لهذه العملية.

ب- وضح خطوات اعداد أمر البيع اللازم لهذه العملية التي ستتم في مؤسسة الوفاء العالمية.  

الحل:

أ- الإجراءات:

1- دراسة أمر الشراء والتأكد من توفر البضاعة في المخازن.

2- دراسة حالة الزبون (مؤسسة الرجاء) الائتمانية.

3- اتخاذ القرار بالموافقة على البيع أو رفضه.

4- في حال الموافقة على البيع تقوم المؤسسة بإعداد أمر البيع من واقع أمر الشراء.

ب- خطوات اعداد أمر البيع:

1-تحديد المؤسسة النشطة (مؤسسة الوفاء العالمية).

2- المستودعات ← الحركات اليومية ← معلومات اوامر البيع.

3- أوامر ← اضافة.

4- تعبئة بيانات الجزء العلوي للمستند:

السنة :2007                                                     رقم الحركة: ----

تاريخ الحركة: 20/5/2007

رقم الزبون:مؤسسة الرجاء

5- تعبئة معلومات المادة:

                   رمز المادة:-------                      

                   الوحدة:    -------                              السعر المقدر:-------

                   الكمية:    -------                              اجمالي المبلغ:------

6-اختيار اضافة اسفل الشاشة (نكرر الخطوتين 5 و6 لكل مادة).

7-تنفيذ ← خروج.

تمرين4 سؤال وزاري (8 علامات):

بتاريخ 3/11/2006 استلمت مؤسسة أحد الدولية التي تستخدم برمجية ITAC أمر الشراء رقم (36) من أحد زبائنها المعتادين مؤسسة الغفران الأردنية لشراء (70) دشداش ستاتي بسعر (8) د الدشداش الواحد. فإذا علمت أن رقم مؤسسة الغفران هو (5) ورقم الدشداش (1240420) في البرمجية.

المطلوب: إعداد أمر البيع رقم (16) اللازم بسجلات مؤسسة أحد الدولية مراعيا كتابة الخطوات كاملة ومعلومات الشاشة الخاصة بأمر البيع السابق ضمن التسلسل اللازم.

سؤال وزاري (علامتان):

المستند الذي يحتوي على انواع وكميات المواد التي سيتم بيعها للزبون هو مستند:

أ-استلام المشتريات     ب-امر البيع      ج-امر الشراء             رديات المشتريات

استعراض أوامر البيع:

يتم الوصول الى أمر بيع تم إعداده سابقا عن طريق شاشة أمر البيع من خلال النقر على علامة (؟) بجانب رقم الحركة وبالخطوات التالية:

1-تحديد المؤسسة النشطة.

2- المستودعات ← الحركات اليومية ← معلومات أوامر البيع.  

3- النقر على علامة (؟) بجانب رقم الحركة.

4- عند ظهور قائمة أوامر البيع النقر على أمر البيع المطلوب لتظهر بياناته.

سؤال وزاري (علامتان):

كيف يمكن استعراض اوامر البيع من خلال معلومات اوامر البيع على برمجيةITAC.

1-النقر على علامة الاستفهام بجانب رقم الحركة.

2-عند ظهور قائمة اوامر البيع النقر على امر البيع المطلوب.

طباعة أوامر البيع:

سؤال وزاري(4علامات):

جرت العادة على طباعة امر بيع,وضح الاسباب الموجبة لذلك.

أسباب طباعة أمر البيع:

1- إرسال نسخة من أمر البيع للمستودع.

2- تجهيز المواد من قبل أمين المستودع.

3- التأكد من وجود كميات كافية من البضاعة ضمن الحدود الامنة.

4- تسليم المواد في الوقت المحدد.

خطوات طباعة أمر البيع:

سؤال وزاري (5 علامات):

لطباعة أمر البيع رقم (25) نقوم بنقر لائحة المستودعات ثم قائمة الحركات اليومية ومنها معلومات أوامر البيع لإظهار الشاشة الخاصة.

المطلوب:

تتبع الخطوات اللازمة لاستخراج نسخة مطبوعة من أمر البيع رقم (25) المذكور.

الحل :

1-تحديد المؤسسة النشطة.

2- المستودعات ← الحركات اليومية ← معلومات اوامر البيع. 

3- تحديد سنة البيع ← تحديد رقم أمر البيع المطلوب طباعته (25).

4- اوامر ←النقر على الطابعة.

5- نقر الأمر (موافق) لتتم الطباعة.

2- مستند المبيعات:

وهو كشف يحتوي على المواد وكمياتها التي تم بيعها للزبون.

ملاحظات:

* مستند المبيعات ينتج عملية مالية وبالتالي قيد محاسبي.

* مستند المبيعات يمكن تحديثه.

سؤال وزاري(6 علامات):

قارن بين مستند أمر البيع ومستند المبيعات من حيث امكانية:

أ- التحديث.

ب- اخراج البضاعة بواسطته من المخازن.

ج- الإعتماد عليه في عمل قيد محاسبي.

الحل:

وجه المقارنة

أمر البيع

مستند المبيعات

أ

لا يمكن تحديثه

يمكن تحديثه

ب

لا يمكن البضاعة بواسطته من المخازن

يمكن البضاعة بواسطته من المخازن

ج

لا يعتمد عليه في عمل قيد محاسبي

يعتمد عليه في عمل قيد محاسبي

تمرين5 سؤال وزاري (11 علامة):

الاتي احدى الشاشات المستخدمة في برمجية ITAC  ,اجب عن الاتي:

1-ما عنوان الشاشة وما اسم المؤسسة النشطة؟

2-ما الفرق بين الحقل رقم 8 والحقل رقم 9 ؟

3-هل الشاشة مفعلة ؟ برر اجابتك.

4-ما الفرق بين الامر رقم 3 والامر رقم 5 ؟

5-ما البدائل التي يظهرها الحقل رقم 10 ؟

6-ما الغاية من استخدام الامر رقم 4 ؟

مؤسسة السنابل الخضراء

 

مثال:

بتاريخ 20/6/2009 قامت مؤسسة الأمل بتسليم الزبون مؤسسة النهضة البضاعة التي ذكرت في أمر البيع رقم (25) والمحتوي على (100) جاكيت رجالة جلد بسعر 50 د للجاكيت من مستودع الملابس الرجالية.

المطلوب:

 اعداد مستند المبيعات رقم (15) حسب برمجية ITAC.

الحل:

1- تحديد المؤسسة النشطة (مؤسسة الامل).     

2- المستودعات ← الحركات اليومية ← معلومات مستند المبيعات.  

3- أوامر ← اضافة.

4- تعبئة بيانات الجزء العلوي للمستند:

 السنة :2009   رقم امر البيع (25)                  التاريخ : 20/6/2009

رقم  المستودع: مستودع الملابس الرجالية       تسلسل:(15)

طبيعة الفاتورة: ذمم

 رقم الزبون:مؤسسة النهضة

5-تعبئة معلومات المادة:

 رمز المادة: جاكيت رجالي جلد               الوحدة: جاكيت (قطعة) 

سعر البيع : 50                              الكمية: 100                   الاجمالي :5000

6- اختيار اضافة اسفل الشاشة                              

7- تنفيذ ← خروج.

تمرين6 سؤال وزاري(8علامات):

بتاريخ 10/4/2011 سلمت مستودعات مؤسسة الفيلق 400 كرسي لصالة الاحلام للافراح بسعر 10 دنانير لكل كرسي فاذا علمت ان مؤسسة الفيلق تستخدم نظام المستودعات المحوسب ITAC .

المطلوب:

1-ما اسم المستند الذي سيقوم باعداده امين مستودع مؤسسة الفيلق؟

2-اذكر الخطوات اللازمة لاعداد هذا المستند على برمجية ITAC لمؤسسة الفيلق .

سؤال وزاري (علامتان):

الحقل الذي يظهر تلقائيا في شاشة معلومات مستند المبيعات عند اختيار رقم امر البيع:

أ-رقم المستودع       ب-اسم ورقم المورد        ج-اسم ورقم الزبون         د- الكمية

3- مستند رديات المبيعات:

وهو كشف يحتوي على المواد وكمياتها التي تم قبول ردها من الزبون.

أسباب رد البضاعة:

1-وجود تلف جزئي أو كلي.

2-عدم مطابقة البضاعة للمواصفات.

3- عدم وصولها في الوقت المحدد.

ملاحظات:

* مستند رديات المبيعات ينتج عنه عملية مالية وبالتالي قيد محاسبي.

* مستند رديات المبيعات يمكن تحديثه.

تمرين7 سؤال وزاري(6 علامات):

التالي احدى الشاشات المستخدمة في برمجية ITAC، أجب عن الأسئلة الاتية:

1-ما عنوان الشاشة؟

2-ما اسم المؤسسة النشطة؟

3-على ماذا يدل الحقل الذي يحمل الرقم (8)؟

4-ما رقم الحقل الذي يظهر تلقائيا عند تعبئة الحقل رقم (9)؟

5-ما رقم الامر الذي يجب النقر عليه لحذف معلومات من شاشة العرض.

6-لماذا يستخدم الامر الذي يحمل الرقم (6).

مؤسسة المستقبل التجارية

 

مثال:

بتاريخ 22/6/2009 قبلت مؤسسة الأمل رد (10) جاكيتات رجالي جلد بسعر 50 د للجاكيت من الزبون مؤسسة النهضة بسبب اختلاف المواصفات والتي تم تسليمها للزبون حسب مستند المبيعات رقم (15) حيث تم ايداعها مسودع الملابس الرجالية.

المطلوب:

اعداد مستند رديات المبيعات رقم (5) حسب برمجية ITAC.

الحل:

1- تحديد المؤسسة النشطة (مؤسسة الامل).     

2- المستودعات ← الحركات اليومية ← معلومات مستند رديات المبيعات.

3- أوامر ← اضافة.   

4- تعبئة بيانات الجزء العلوي للمستند:

 السنة :2009                               التاريخ : 22/6/2009

 رقم  المستودع: مستودع الملابس الرجالية       تسلسل:(5)

 رقم مستند المبيعات (15)

  رقم الزبون:مؤسسة النهضة

 ملاحظات: بسبب اختلاف المواصفات 

5- تعبئة معلومات المادة: رمز المادة: جاكيت رجالي جلد      الوحدة: جاكيت (قطعة) 

                                سعر البيع: 50                  الكمية: 10                      الإجمالي:500

6- اختيار اضافة اسفل الشاشة                               

7- تنفيذ ← خروج.

سؤال وزاري (5علامات):

هناك معلومات اساسية يجب ان يحتويها مستند رديات المبيعات . اذكر خمسا منها.

الحل:السنة,تاريخ الحركة ,التسلسل, رقم واسم المستودع, رقم مستند المبيعات, الملاحظات, رقم واسم المادة, الكمية , الوحدة, سعر البيع.

سؤال وزاري (علامتان):

عند قيام احد الزبائن باعادة البضاعة الى المؤسسة يقوم امين مستودع المؤسسة باعداد مستند:

أ-رديات مشتريات            ب-رديات مبيعات             ج-امر بيع               د-تسليم مبيعات

5- تسجيل عمليات البيع في دفتر اليومية:

يوجد نظامين للمخزون السلعي (البضاعة) يمكن استخدام أيا منهما، وهما:

أ- نظام الجرد الدوري.                                        ب- نظام الجرد المستمر.

مع الملاحظة بأن معظم البرامج المحاسبية المحوسبة تستخدم نظام الجرد المستمر في تسجيل عمليات البيع لديها.

قيود الجرد الدوري والجرد المستمر الخاصة بعمليات البيع والشراء:

            الجرد الدوري                                                           الجرد المستمر

 *عند الشراء:

**    من ح/ المشتريات                                                        **     من ح/ بضاعة في المخازن                                                                                                                                                                                                                            

       **  الى ح/ صندوق,بنك, المورد                                                **  الى ح/ صندوق,بنك, المورد

*عند رد المشتريات:

**    من ح/صندوق, المورد                                                   **     من ح/صندوق, المورد

     ** الى ح/مردودات المشتريات                                             **   الى ح/بضاعة في المخازن

*عند البيع:

**    من ح/صندوق, الزبون                           *بسعر البيع:        **    من ح/صندوق, الزبون

    ** الى ح/المبيعات                                                              **  الى ح/المبيعات

                                                             *بسعر التكلفة      **    من ح/تكلفة البضاعة المبيعة

                                                                                          **  الى ح/بضاعة في المخازن

*عند رد المبيعات:

**   من ح/مردودات المبيعات                        *بسعر البيع        **  من ح/مردودات المبيعات

   **   الى ح/صندوق,بنك, الزبون                                              **  الى ح/صندوق,بنك, الزبون

                                                             * بسعر التكلفة    **    من ح/بضاعة في المخازن

                                                                                         ** الى ح/تكلفة البضاعة المبيعة

سؤال وزاري (8 علامات):

بتاريخ 30/6/2007 استلمت مؤسسة السعادة التجارية (40) دزينة قمصان رجالي من مؤسسة الزرقاء الدولية التجارية بسعر (50) د للدزينة الواحدة. وبتاريخ 10/7/2007 قامت مؤسسة السعادة التجارية ببيع (20) دزينة منها لمؤسسة عمان لتجارة الملبوسات بسعر (80) د للدزينة الواحدة على الحساب.

المطلوب:

1- تسجيل القيود اليومية اللازمة لعملية البيع التي تمت بين مؤسسة السعادة التجارية ومؤسسة عمان لتجارة الملبوسات في دفاتر مؤسسة السعادة التجارية في كل من الحالات الاتية:

أ- استخدام نظام الجرد الدوري                              

ب- استخدام نظام الجرد المستمر

2- أي النظامين السابقين تفضل استخدامه ؟ برر اجابتك.

الحل:

1- أ – نظام الجرد الدوري:

سعر البيع = 20*80 =1600د

           1600        من ح/ مؤسسة عمان                           10/7/2007

                 1600   الى ح/ المبيعات

 ب- نظام الجرد المستمر:

سعر البيع = 20*80 =1600د

           1600        من ح/ مؤسسة عمان                           10/7/2007

                 1600   الى ح/ المبيعات

سعر التكلفة = 20*50 = 1000د

          1000        من ح/ تكلفة البضاعة المبيعة                   10/7/2007

                1000   الى ح/ بضاعة في المخازن

2- أفضل نظام الجرد المستمر للأسباب الآتية: (مزايا نظام الجرد المستمر)

1- لا تحتاج إلى وقف العمليات إثناء الجرد.

2- يحتاج إلى عدد اقل من الأفراد.

3- يتم تعديل القيود أولا بأول.

4- يساعد في عملية الرقابة على مواد المستودعات بمقارنة الرصيد الدفتري بالرصيد الفعلي.

5- تساعد على إعداد القوائم المالية في الوقت المناسب لأن السجلات تعدل أولا بأول.

تمرين 8 سؤال وزاري (3علامات):

اذكر ثلاث مزايا لنظام الجرد المستمر.

تمرين 9 سؤال وزاري (10علامات):

-         بتاريخ 31/5/2010 اشترت مؤسسة الزرقاء للمفروشات (50) سجادة بسعر (50) د للسجادة الواحدة من مؤسسة الخضراء للمفروشات على الحساب.

-         بتاريخ 1/6/2010 باعت مؤسسة الزرقاء للمفروشات (30) سجادة لمؤسسة الحمراء للمفروشات بسعر  (60) د للسجادة الواحدة نقدا.

المطلوب:

1- تسجيل قيود اليومية اللازمة في دفاتر مؤسسة الزرقاء للمفروشات حسب نظام الجرد المستمر.

2- تسجيل قيود اليومية اللازمة في دفاتر مؤسسة الحمراء حسب نظام الجرد الدوري

تمرين10 سؤال وزاري(12علامة):

اشترت مؤسسة البراق (10) سيارات من مؤسسة الحافلات الحديثة بقيمة (5000) د للسيارة الواحدة سددت بموجب شيك مسحوب على البنك ثم باعت مؤسسة البراق (4) سيارات لمؤسسة البركة للحج والعمرة بقيمة (6000) د للسيارة الواحدة على الحساب.

المطلوب:

1- تسجيل قيود اليومية اللازمة في دفاتر مؤسسة البراق حسب نظام الجرد المستمر.

2- تسجيل قيود اليومية اللازمة في دفاتر مؤسسة الحافلات حسب نظام الجرد الدوري.

تمرين11 سؤال وزاري(12علامة):

فيما يلي بعض العمليات المالية:

- بتاريخ 2/10/2008 اشترت مؤسسة ابو هاشم 20 جهاز حاسوب من مؤسسة الهلال للالكترونيات بسعر 200د للجهاز الواحد على الحساب.

- بتاريخ 5/10/2008 ردت مؤسسة ابو هاشم 3 اجهزة حاسوب لمؤسسة الهلال للالكتونيات بسبب التلف.

- بتاريخ 10/10/2008 باعت مؤسسة ابو هاشم 10 اجهزة حاسوب لمؤسسة الرواد الالكترونية بسعر 350د للجهاز الواحد على الحساب.

المطلوب:

1-تسجيل العمليات المالية السابقة في دفاتر مؤسسة ابو هاشم حسب نظام الجرد المستمر.

2-تسجيل العمليات المالية السابقة في دفاتر مؤسسة الهلال حسب نظام الجرد الدوري

تمرين 12سؤال وزاري (8علامات):

بتاريخ 11/11/2011 اشترت مؤسسة المشرق العربي 2000 ماعون ورق بسعر 2 دينار لكل ماعون من مصنع الورق العالمي على الحساب, وفي نفس اليوم باعت 500 ماعون لمكتبة الاسراء بسعر 3دنانير لكل ماعون نقدا.

المطلوب:

1-تسجيل قيود اليومية اللازمة في دفاتر مؤسسة المشرق العربي حسب نظام الجرد المستمر.

2- تسجيل قيود اليومية اللازمة في دفاتر مصنع الورق العالمي حسب نظام الجرد الدوري.

تمرين 13سؤال وزاري (8علامات):

-بتاريخ 20/4/2010 اشترت مؤسسة السنابل الخضراء 100 تنكة زيت قلي بسعر 10 دنانير للتنكة الواحدة من مؤسسة الزيوت المحلية نقدا.

-بتاريخ 25/4/2010 باعت مؤسسة السنابل الخضراء 20 تنكة منها الى مطاعم المذاق الراقي بسعر 12 دينار لكل تنكة على الحساب.

المطلوب:

1-تسجيل قيود اليومية اللازمة في دفاتر مؤسسة السنابل الخضراء حسب نظام الجرد المستمر.

2-تسجيل قيود اليومية اللازمة في دفاتر مطاعم المذاق الراقي حسب نظام الجرد الدوري.