الرقابة :
§ يعرفها فايول : التحقق من أن كل شيء يسير وفقا للخطط الموضوعة والتعليمات الصادرة والمبادئ المقررة
§ تتيح إمكانية التأكد من تنفيذ الوظائف الإدارية لما هو محدد في الخطة :
لكشف الانحرافات السلبية والخلل ومنع حدوثها
لمعرفة الانحرافات الإيجابية لتعزيزها ودعمها
§ تمارس الرقابة على الأشياء كما تمارس على الأفراد : مدى أداء العمل ، مستوى الأداء الفعلي للأفراد ، تمييز المجد ومكافئتهم ، وتحديد الضعيف وتدريبه وأعادة تأهيله
تتمتع العملية الإدارية ووظائفها بخصائص متعددة ، وضح ذلك ؟
1) الشمولية :
يقصد بها أن كل مدير أو مشرف إداري في أي مستوى يمارس جميع الوظائف الإدارية ( التخطيط ، التنظيم ، التوجيه ، الرقابة ) مع اختلاف في درجة ممارسة ومستوى الوظيفة ومكانتها في المستويات الإدارية للتنظيم ( الإدارة العليا ، الوسطى ، الدنيا )
2) العمومية :
قابلة للتطبيق في جميع المؤسسات باختلاف أنواعها من مدارس ، جامعات ، مستشفيات ...
3) التداخل :
عدم وجوب التزام المدير بممارسة الوظائف الإدارية وفق الترتيب السابق ، إذ يمكنه الانتقال من وظيفة التخطيط إلى وظيفة الرقابة مباشرة أو القيام بالوظائف جميعها.
عرف المؤسسة واذكر عناصرها ؟
نظام أو وحدة اجتماعية يتم تصميمها على شكل معين لتحقيق أهداف محددة
وتتكون من مركبات عدة منها الأفراد ، المجموعات ، التكنولوجيا ، والهيكل التنظيمي بما فيه العمليات الإدارية ، وتتضمن العمليات التنظيمية لتحقيق الأهداف ضمن بيئة أكبر بعواملها (السياسية والاقتصادية والاجتماعية )
تتأثر المنشاة ببيئتها ، وضح ذلك ؟
تأسست الكثير من المصانع وأقيمت نظرا لتوفر المادة الأساسية من حولها كمصانع الإسمنت أو الفوسفات وكذلك البوتاس فلولا توفر تلك المادة لما كان بالإمكان نجاح تلك المشروعات ، وأثرت تلك المنشآت في تلك البيئة من حيث تقليل البطالة خصوصا فيما حولها ، وما تسهم به من تبرعات أو اسهامات كإقامة السدود والمساجد ودعم البحث العلمي
مم تتكون بيئة المؤسسة ؟
1. البيئة الداخلية : يتم معاينتها لتحديد عوامل القوة وعوامل الضعف في كل من البناء التنظيمي والثقافة التنظيمية وهي :
§ البناء التنظيمي :
يحدد الأنماط الإدارية الخاصة بالأدوار المتكاملة التي يؤديها الأفراد ضمن المستويات الإدارية فيها ، كما يحدد المسؤوليات و الصلاحيات وينظمها لتحقيق أهداف المنشأة
§ الثقافة التنظيمية السائدة :
هي مجموعة القواسم المشتركة يسن أعضاء المؤسسة وتتكون من مجموعة المعتقدات والتوقعات والقيم المشتركة وعناصر التفاعل التنظيمي ، وتعمل على فرز المبدعين وتفتح الطاقات الفردية الممتزجة مع غيرها .
2. البيئة الخارجية :
المدير المناسب هو القادر على التفاعل مع البيئة الخارجية للمؤسسة والتكيف معها ، فعند رسم الخطة يجب أخذ حاجات المجتمع خارج المؤسسة ، إضافة إلى المواد والموارد البشرية وغيرها ، ويجب النظر للمؤسسة كونها نظام مفتوح .
وضح مصطلح النظام المفتوح ؟
يعبر هذا المفهوم عن العلاقة بين البيئة بما تقدمه من مدخلات والمؤسسة التي تقوم بدورها ، من خلال مجموعة من العمليات أو الأنشطة ، بتحويل تلك المدخلات إلى مخرجات تتطلبه وتستفيد منه الجماعات الخارجية .
مثال على النظام المفتوح : ( يتضمن تعريفات مهمة )
مصنع للحليب الجاف يتكون من العناصر التالية :
1. المدخلات : عومل مؤثرة في حركة النظام وتكون مستوردة من البيئة المحيطة به
تتكون المدخلات من :
i. المدخلات المعلوماتية : حاجة المجتمع للحليب ومواصفاته
ii. الموارد البشرية : الأفراد الذين يعملون في المؤسسة وما يملكون من معارف ومهارات بنظام العمل وأسلوبه
iii. الموارد المالية : الأموال التي تستخدمها الإدارة لشراء المواد الخام والخدمات ورأسمال
iv. المواد الخام : تلك المواد المستخدمة بطريقة مباشرة في صناعة المنتجات (محتويات مادة الحليب : فيتامينات ، ماء ، يوديد بوتاسيوم ...)
v. المدخلات التكنولوجية : أساليب الإنتاج الفينة
2. الأنشطة والعمليات : العمليات التحويلية التي تجري داخل النظام لتغيير المدخلات وتحويلها إلى أشكال مناسبة للأهداف ؛ تشمل :
i. عمليات الإتصال الرسمي وغير الرسمي
ii. عمليات تحفيز الأفراد ودعمهم
iii. عميلات القيادة والتوجيه والتأثير في سلوك الأفراد
iv. عمليات البحث عن المعلومات وتحليل المواقف
v. عمليات الرقابة وتقييم المنجزات
vi. عمليات تجميع الموارد والإستغلال الأمثل للفائض
3. المخرجات : المنجزات التي تتحقق عن طريق الأنشطة وتقدمها المؤسسة للبيئة الخارجية
على شكل سلع مقابل ثمن نقدي أو غير نقدي
ما المقصود بالتغذية الراجعة ؟
هي معلومات تستخدم لمعرفة مدى تقبل البيئة الخارجية للمخرجات ، وعنصر ضبط النظم لقياسها المخرجات الحقيقية والمخرجات المطلوبة وتقارن بينهما للوصول للهدف
وضح مكونات البيئة الخارجية ؟
1. البيئة العامة : التي تتكون أيضا من خمس قوى هي :-
A. القوى الاقتصادية :
وضح تأثير القوى الاقتصادية على مؤسسة الأعمال؟
· تتكون من حالات الاقتصاد المختلفة (تضخم ، ركود ، بطالة،معدل نمو اقتصادي ، معدل فائدة)
· عندما يزيد التضخم تدفع المنشأة مبالغ أعلى للحصول على المواد الأولية وخدمات الصيانة
· عند ارتفاع البطالة تحصل النشأة على ما تحتاج من عاملين بأجور أقل
· يحدد معدل النمو الاقتصادي حجم الطلب على منتجات المؤسسة
· معدل الفائدة يحدد تكلفة الحصول على الأموال اللازمة للمؤسسة
B. القوى التكنولوجية :
أي مشروع يطمح للاستمرار في عالم يسوده التغيير عليه مواكبة التكنولوجيا القابلة للتطبيق على منتجاته وخدماته
التكنولوجيا : الإطار المعرفي الكلي لتلك الطرق التي نمارس بها عمل الأشياء
C. القوى الاجتماعية والثقافية :
تتكون من الاتجاهات والعادات والقيم والرغبات والثقافة والمعتقدات السائدة في مجموعة مجتمع معين ؛ وتؤثر في تفضيلات المستهلكين فما هو مقبول في مجتمع قد يرفض في مجتمع آخر
D. القوى البيئية الطبيعية : تشمل : موقع المؤسسة والأمن الصناعي وعدد مناوبات العمل والتخطيط الداخلي وعوامل السلامة ............
E. القوى السياسية والقانونية :
مجموعة القوانين والأنظمة المرتبطة بالجهات الحكومية التي تنظم التجارة الداخلية والصناعية والتصدير والاستيراد ............
2. بيئة النشاط : تتكون من العناصر التالية :
A. المستهلكون أو العملاء : من يشتري منتجات المؤسسة وخدماتها أي المصدر الرئيس لإيرادات المؤسسة
B. المنافسون : مجموعة من المؤسسات التي تعرض على عملاء مؤسسة ما سلعا وخدمات مشابهة أو بديلة
C. الموردون : من يمد المؤسسة المعنية باحتياجاتها من المواد
D. النقابات : وهو تنظيم عمالي يدافع عن حقوق العاملين ويسعى لحل نزاعاتهم مع المؤسسات التي عملوا فيها (كالأجور، ساعات العمل ، الإجازات ....)
E. الهيئات التنظيمية القانونية :تتمثل في المؤسسات التي تملك حق إصدار الضوابط لبعض نشاطات المؤسسة مثل تدخل هيئة تنظيم قطاع الاتصالات بتحديد أسعار المكالمات من قبل شركة الاتصالات.
وضح المقصود بمفهوم الفاعلية ؟
· يشير مفهوم الفاعلية إلى مدى النجاح في تحقيق أهداف المؤسسة
· يعد البعض المؤسسة فاعلة إذا حققت أهدافها بنجاح
· ويشر إليها آخرون بنوعية الخدمة أو المنتج الذي يقدم للعالم الخارجي والمستهدف بخدمة المؤسسة له
مثال :
من أهداف وزارة التربية والتعليم تطوير الكتاب المدرسي ، حين يؤدي ذلك التطوير على أداء الطالب وتحصيله خلال الفترة المحددة ؛ تكون المؤسسة فاعلة في تحقيقها لذلك الهدف.
وضح المقصود بمصلح الكفاءة ؟ ( مر بك سابقا في أهمية الإدارة )
· الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة لتحقيق حجم أو مستوى معين من النواتج ( المخرجات ) بأقل التكاليف .
أجب بـ ( صح ) أو ( خطأ ) على العبارة التالية :
إن مصدر العلاقة بين الفاعلية والكفاءة هو ارتباطهما بعلاقة غير مباشرة لتحقيق الأهداف
الإجابة : خطأ ، لأنهما يرتبطان بعلاقة غير مباشرة
يؤدي التركيز على تطبيق الكفاءة وحدها إلى نتائج إيجابية
الإجابة : خطأ ، لأن التركيز بهدف تقليل الكلفة يقود لنتائج غير مقبولة متعلقة بنوعية المنتجات ومواصفاتها
تعبر الفاعلية عن القدرة على التكيف المستقبلي مع البيئة
الإجابة : صح ، و حين تقدم منتجا متميزا ولو كان مرتفعا بالسعر فإنها تحقق مردودا أعلى
من خلال الشكل أعلاه يتبين ما يلي :
· قد تتصف الإدارة بعدم الفاعلية إذا كان تقدمها نحو تحقيق أهدافها ضئيلا ، لقلة الكفاءة أو سوء استخدام الموارد
· فد تتصف الإدارة بالفاعلية بالرغم من عدم كفائتها ، مثلا اذا خزنت المؤسسة مادة خام تفوق انتاجها خلال فترة معينة
· إن فاعلية المؤسسة لا تدل على كفائتها و لا كفائتها تدل على فاعليتها
· المنشأة المتميزة من تعمل على تحقيق مستوى عال من الكفاءة والفاعلية