خطوات تحديث مستندات المستودعات

تقارير المخزون:

بعد ان تم تأسيس المستودع وتسجيل عمليات الشراء الخاصة به حاسوبيا وصلنا الى المرحلة الأخيرة في النظام وهي استخراج التقارير الخاصة بالمخزون وهي مخرجات نظام المستودعات المحوسبة.

قبل اعداد تقارير المخزون لا بد من اجراء التحديث اليومي لمستندات المستودعات المحوسبة وهذه المستندات هي:

1- مستند استلام المشتريات                           2- مستند رديات المشتريات   

3- مستند المبيعات                                        4- مستند رديات المبيعات

سؤال وزاري:

قبل اعداد تقارير المخزون المختلفة على برمجية ITAC  لا بد من:

أ)اتمام عملية التحديث اليومي                          ب) اتمام عملية التحديث السنوي

ج)اعداد مستندات ادخال البضاعة                       د) اعداد مستندات اخراج البضاعة                                               

خطوات تحديث مستندات المستودعات:

1- تحديد المؤسسة النشطة            

2- مستودعات ← تحديث يومي            

3- أوامر

4- تعبئة البيانات:        من مستودع:   _______   الى مستودع:   _______

                             السنة:_________      

                             من نوع مستند:_______   الى نوع مستند:_______             

                             من تاريخ:      _______     الى تاريخ:      _______                                                                     

5- تنفيذ لتخزين عملية التحديث.

بعد تنفيذ التحديث يمكننا الحصول على نوعين من التقارير فيما يخص المخزون :

1- تقرير الحركات اليومية:

يمكننا من خلال هذا التقرير الحصول على معلومات الحركات جميعها التي تمت على المخزون كما يمكننا تحديد حركات معينة لمستند معين او أكثر.

خطوات اعداد تقرير الحركات اليومية للمستودعات:

1- تحديد المؤسسة النشطة

2-مستودعات ← تقارير ← تقرير الحركات اليومية 

3-أوامر                

4-تعبئة البيانات: المدى المطلوب للمستودعات: من---------------                   الى---------------

                      المدى المطلوب للمواد:          من---------------                   الى---------------

                        من نوع مستند-------------      الى نوع مستند-------------

                        من رقم تسلسل-----------      الى رقم تسلسل-----------

                        من تاريخ      ---------------      الى تاريخ      ---------------

5-الطابعة ليظهر التقرير

2- تقرير معلومات المواد وكمياتها:

يمكننا من خلال هذا التقرير الحصول على معلومات عن المواد والكميات المتوفرة منها في المستودع في تاريخ معين.وتتيح لنا البرمجية الحصول على خيارين من هذا التقرير:

 أ- معلومات المواد وكمياتها جميعا في كل المستودعات.

ب- يمكننا الحصول على تقرير لمادة معينة في مستودع معين.

خطوات اعداد تقرير معلومات المواد وكمياتها:

1- تحديد المؤسسة النشطة     

2- مستودعات ← تقارير ← تقرير معلومات المواد وكمياتها       

3- أوامر

4- تعبئة البيانات:  المدى المطلوب للمستودعات:   من---------------         الى---------------

                        المدى المطلوب للمواد:            من---------------         الى---------------

5-أوامر ← الطابعة ليظهر التقرير.

تمرين19سؤال وزاري(4علامات):

بصفتك امين مستودع مؤسسة التقنية الحديثة طلب منك مديرك اعداد تقرير عن معلومات وكميات المواد المتوافرة في المستودع في 30/4/2010 .

المطلوب:ما الخطوات التي ستقوم بها لاستخراج هذا التقرير؟

تمرين20 سؤال وزاري (4 علامات):

اكتب الخطوات الأربعة اللازمة لاعداد تقرير عن تواجد بضاعة معينة في أحد المستودعات لمؤسسة تستخدم برمجية .ITAC

الحد الأدنى والحد الأعلى للمخزون:

1- الحد الأدنى للمخزون:

تقوم المؤسسات التجارية بالمحافظة على حد معين من المخزون، يجب أن لا يقل عنه في أي وقت من أوقات السنة.

سؤال وزاري(3علامات):

هناك مقولة تقول (تقوم المؤسسات التجارية بتحديد حد أدنى لمخزون المواد التي تتعامل بها).

هل تؤيد هذه المقولة؟ برر اجابتك.

نعم أؤيد هذه المقولة للأسباب التالية:

1- استمرار تزويد الزبائن دون توقف، وبالتالي المحافظة عليهم.

2- عدم ضياع فرص تحقيق الأرباح في حال طلب البضاعة وعدم توافرها.

3- استمرار طلب البضاعة من الموردين بذلك تزيد ثقة الموردين بالمؤسسة.

4- وجود مواد تتعامل معها بعض المؤسسات التجارية وتنتهي صلاحيتها في وقت محدد.

5- استمرارية طلب المواد بشكل مبكر للحصول على اسعار مناسبة.

2- الحد الأعلى للمخزون:

وهو أكبر كمية من المخزون يجب على المؤسسة عدم تجاوزها في أي وقت من اوقات السنة.

سؤال وزاري(4علامات):

هناك قول أن (المؤسسات التجارية تقوم بتحديد حد أعلى لمخزون المواد التي تتعامل بها). هل تؤيد هذا القول؟ برر اجابتك.

نعم أؤيد هذه المقولة.

التبرير: حيث أنه عند تخزين مادة ما بكميات كبيرة دون أن يكون لها تصريف فإن هذا:

1- يكلف المؤسسة أموال طائلة.  

2- كما أنها تأخذ حيز كبيرا يمكن استغلاله في تخزين مواد أكثر مبيعا.

3- كما أنها تكون عرضة للتلف بسبب تخزينها لمدة طويلة أو انتهاء صلاحيتها.

4- كما أنها تكون عرضة للتغير في نمط طلب المستهلك أو تغير الموضة.

5- قد تؤدي الى تكديس بضائع انتهت مدتها.

المعايير التي تحدد الحد الأدنى والحد الأعلى للمخزون:

1- نوع المادة                                    

2- تكلفة الوحدة

3- تكلفة التخزين

4- قابلية المادة للتلف

5- معدل الطلب على المادة

6- موسمية الطلب على المادة

تمرين 21 سؤال وزاري(3علامات):

يتم تحديد الحد الاعلى للمخزون وفقا لمعايير عدة,اذكر ثلاث منها.

أرصدة الموردين:

ويمكن معرفة ارصدة الموردين الذين تتعامل معهم المؤسسة من خلال شاشة الاستعلام وذلك لمعرفة رصيد المورد قبل تسديده.

سؤال وزاري(7علامات):

يعمل أحمد محاسبا في مؤسسة السالم التجارية التي تستخدم برمجية ITAC في حساباتها، وبتاريخ 30/6/2010 طلب منه مديره الاستعلام عن رصيد حساب المؤسسة في البنك علما أن رقم الحساب في دليل الحسابات (12012000). المطلوب: تتبع الخطوات التي سيقوم بها أحمد للاستعلام عن رصيد حساب المؤسسة في البنك بتاريخ 30/6/2010.

الحل:

1- تحديد المؤسسة النشطة (مؤسسة السالم)     

2- استعلام ← استعلام عن رصيد حساب    

3- أوامر

4- تعبئة البيانات: رقم مركز التكلفة: مركز التكلفة العام

                       رقم الحساب: 12012000 ح/البنك

                       حتى تاريخ: 30/6/2010

5- النقر على علامة الاستفهام ليظهر رصيد حساب البنك وطبيعته.

تسديد ارصدة الموردين:

تقوم المؤسسة بتسديد المؤسسة الذين قامت بشراء البضاعة منهم في (وقت سابق) على الحساب وذلك عن طريق مستند صرف (نقدا او بشيك) حيث يتم تسجيل قيد السداد يدويا ثم تسجيله في شاشة الحركات اليومية.

سؤال وزاري (9 علامات):

قامت مؤسسة الأبرار التي تستخدم برمجية ITAC بتسديد (5000) د نقدا لمؤسسة الهلال بموجب مستند صرف رقم (41) كدفعة من الحساب الذي عليها.

المطلوب: اكتب الخطوات اللازمة لتسجيل هذه العملية حاسوبيا في سجلات مؤسسة الأبرار.

الحل:                  5000                من ح/مؤسسة الهلال             مستند صرف نقدي رقم (41)

                                       5000    الى ح/الصندوق

                                                          تسديد دفعة نقدا

1- تحديد مؤسسة الأبرار كمؤسسة نشطة.     

2- محاسبة عامة ← حركات يومية ← معلومات الحركات اليومية.

3- أوامر← إضافة.  

4- تعبئة المعلومات الأساسية للمستند:

السنة: ---- تظهر تلقائيا                المستند الرئيسي: صرف                متسلسل رئيسي: 41

تاريخ الحركة: -----                       المستند الفرعي: نقدي                 متسلسل فرعي: ---

المبلغ الإجمالي: 5000

5- تعبئة الطرف المدين:

رقم مركز التكلفة: مركز التكلفة العام.              رقم واسم الحساب: مؤسسة الهلال                                                               مدين محلي: 5000                                     البيان: تسديد دفعة نقدا

6- اختيار إضافة أسفل الشاشة.

7- تعبئة الطرف الدائن:    

 رقم مركز التكلفة: مركز التكلفة العام         رقم واسم الحساب: صندوق

دائن محلي: 5000                                البيان: تسديد دفعة نقدا

8- اختيار إضافة أسفل الشاشة.                       

9- اختيار تنفيذ← خروج.

مثال: (في السؤال السابق قم بتحديث مستند الصرف رقم (41).

الحل :

1- تحديد المؤسسة النشطة (مؤسسة الأبرار)   

2- محاسبة عامة←تحديث←تحديث يومي 

3- اوامر

4- تعبئة البيانات:         من نوع مستند: صرف                               الى نوع مستند: صرف           

                               من رقم سند:41                                      الى رقم سند:41

                               من تاريخ:-----------                                  الى تاريخ:-------------

5- اختيار تنفيذ← تأكيد التحديث باختيار ( موافق).

اعداد كشف حساب لأحد الموردين:

بعد تسديد المورد وتسجيل العملية بموجب مستند الصرف وتحديثه يمكننا الحصول على كشف حساب لهذا المورد يشمل الحركة السابقة والرصيد بعدها.

مثال: بصفتك محاسبا لمؤسسة الأمل التجارية التي تستخدم برمجية ITAC طلب منك المدير اعداد كشف حساب تفصيلي للمورد (مؤسسة نسيم) عن شهر11/2009.   

 المطلوب: تتبع خطوات استخراج هذا الكشف.

الحل:

1-تحديد المؤسسة النشطة (الأمل) .

2-محاسبة عامة← تقارير← شهرية ← كشف حساب تفصيلي

3- اوامر.

4- تعبئة البيانات:     المدى المطلوب للحسابات:

                            من (مؤسسة نسيم)         الى (مؤسسة نسيم)

                            من تاريخ  1/11/2009        الى تاريخ 30/11/2009

5- النقر على الطابعة ليظهر التقرير.