مجموعة من الخطوات التي يمكن اتباعها لجذب الجمهور عبر الإنترنت:
1- تحديد وتوضيح الموضوع ذو الصلة الوثيقة بين المنظمة والجمهور.
2- معرفة نوعية وخصائص الجمهور المستهدف،بحيث يتم تحديد الجماهير الواعية والنشيطة والكاملة .
3- تحديد شكل الوجود المناسب علي الإنترنت ، سواء كان ذلك من خلال تقديم المحتوي أو من خلال التصفح أو من خلال معرفة المشاكل التي سيعمل علي حلها الموقع أو من خلال معرفة المنافع التي سيحصل عليها من هذا الموقع.
4- تحديد الوسيلة المناسبة أو الاستجابة إلي احتياجات الزائرين لموقع المنظمة علي شبكة الإنترنت.
5- توفير إمكانية الوصول إلي المعلومات والمعرفة من داخل المنظمة وإدراجها علي موقع المنظمة علي شبكة الإنترنت، وذلك للوفاء بالاحتياجات الخاصة بالجماهير المستهدفة، ويمكن الحصول علي هذه المعلومات من الأفراد داخل المنظمة أو من المصادر الموجودة علي شبكة الإنترنت أو خارجها.
6- عند توافر المعلومات يجب تحديد القضايا التي تتفاعل مع مختلف جماهير المنظمة المستفيدة من العرض علي الإنترنت، وأيضاً تحديد الوسائل المستخدمة مثل وسائل الإعلام الإخبارية .
7- تنمية المهارات والخبرات في التعامل مع الإنترنت ، ومحاولة تطوير المحتوي والتأثير علي قنوات الاتصال ذات الصلة ، ويمكن أن يتم ذلك من خلال عمليات داخلية أو عن طريق الاستعانة بمستشارين خارجين.
8- تقييم الخطة أو المبدأ الخاص بالتأثير علي السمعة والذي ينشأ عن :
- الانكشاف المترتب للمعلومات( تسرب المعلومات خارج المنظمة).
- الإتاحة الناتجة للمعلومات(المعلومات التي يتم إتاحتها بشكل مخطط عن المنظمة.
- انتقال المعلومات من شخص إلي شخص(الطريقة التي يعبر بها جمهور الإنترنت عن المعلومات المتاحة له، ثم عرض رؤيتهم عن المناقشة وإبداء الرأي علي الإنترنت)
9- تقييم العائد علي رأس المال( مثل هل ستؤدي إتاحة المعلومات إلي إيجاد خفض في التكلفة؟).
10- المتابعة لضمان عدم وجود أخطاء في في النظام ولضمان عدم وجود أي تأثيرات أخري مضادة قد تؤثر علي سمعة المنظمة وعلاقاتها.
11- استعراض الفرص المتاحة والنتائج المترتبة عليها، وذلك لمعرفة هل أحد الإجراءات سيؤدي إلي إيجاد فرصة أخري ويجذب انتباه المزيد من الجماهير ، ويعطي مصداقية للمنظمة ويزيد من الفوائد؟.
12- تحديد الفرص بهدف تعزيز إتاحة المعلومات ومنح الموقع المزيد من المعلومات والشفافية والمصداقية ، فمثلاً يمكن لأحد الأندية أن يقدم التعليقات خلال المباريات أو لقاءات مع اللاعبين .. وغيرها من الأمور الأخري.
13- رفع كفاءة الموقع عن طريق توفير الشعارات الخاصة بالماركات المسجلة الشهيرة ولقطات الأفلام وغيرها.
بعض التحذيرات والتوجيهات عند استخدام شبكة الإنترنت:
1- علي من يستخدم الإنترنت أن يكون مهذباً وأن يعرض رأيه بكياسة.
2- إذا حدث سوء فهم لابد من الاعتذار وتأكد أن الذين يغضبون بسرعة يتسامحون بسرعة.
3- عدم التسرع ، وهذا يعني الإعداد الجيد للمادة قبل عرضها.
4- احترام القيم السائدة واحترام أهل الخبرة والرأي.
5- أن يستخدم نظام الكتابة العادي ، وأن يفصل بين الفقرات بسطر خالي.
6- الالتزام بالأمانة في العرض.
7- لا تجعل رسالتك عبر الإنترنت بحروف كبيرة، لأن الحروف الكبيرة تعني الصراخ.
8- ابتعد عن استخدام الكوميديا والتهكم حتي لا يساء فهم الرسالة.
9- أن تكون الرسالة معبرة عن الواقع الحقيقي للمنظمة .
إدارة الموضوعات المتعلقة بالمنظمة عبر شبكة الإنترنت([i]):
1- ليس مهماً أن يكون هدف مسئول العلاقات العامة هو منع وقوع أو وجود مشكلة معينة بين مستخدمي الإنترنت ، وإنما يكفي أن يكون الهدف هو تغيير هذه المشاكل.
2- كمية المعلومات التي تعطي لجمهور الإنترنت لها أثر طيب في تكوين علاقة جيدة مع هذا الجمهور، ويتم ذلك من خلال معرفة القضايا والمشكلات ذات الصلة الوثيقة بالجمهور ، ومن خلال معرفة الجمهور المستهدف.
3- يجب التأكد أنه من دون التقييم جداً لطبيعة الجمهور علي الشبكة يمكن أن تكون عملية تطوير الاستجابة مجرد خطر داهم.
4- في كل الأحوال يجب علي مسئول العلاقات العامة التحقق من العائد علي رأس المال حتي يتأكد من أنه لن تلحق استجابته أي مشكلة بسمعة المؤسسة.
التحديث المستمر للموقع علي الإنترنت:
1- تقدير التكاليف مقابل الفوائد الناتجة عن الإدراج اليومي أو الأسبوعي أو الشهري لمحتوي جديد علي الموقع.
2- تحديد من هو المسئول عن تحديث الموقع.
3- تحديد التحديثات التي يمكن عملها يدوياً والتي تتم آلياً.
5- البحث عن برنامج يعمل علي تيسير عملية التحديث بالنسبة لغير المبرمجين في المنظمة.
6- تحديد جدولاً زمنياً لصيانة الموقع والالتزام به.
7- إخبار زائري الموقع بكل ما هو حديث عن الموقع.
[i] - د. عادل بن عبد الله العوضي، وآخرون: االمرجع السابق.