الخطوات المتبعة في تحضير مخططات PERT) :
- وضع قائمة بالأنشطة اللازمة : تحديد كافة أنشطة المشروع (عادة الرئيسية ثم الجزئية) فتتشكل قائمة بالأنشطة و صورة أولية عن حجم العمل المطلوب.
- بناء مخطط PERT و تحديد ترتيب الأنشطة : تحديد الترتيب حسب التسلسل المنطقي، ثم رسم المخطط بتمثيل الحدث بدائرة و تمثل الأسهم الواصلة بين الدوائر ترتيب التسلسل.
- توقع الزمن اللازم لإنجاز كل من الأنشطة : أهم نتائج تطبيق مخططات PERT هي جدول زمني لتنفيذ الأنشطة. لحساب الزمن المتوقع لإنجاز نشاط ما ، يتم جمع عدد من الأزمنة :
· الزمن المتفائل (O) : أقصر زمن لازم لإنجاز النشاط إذا سارت الأمور كما ينبغي. نادراً ما يُنجز النشاط ضمن الزمن المتفائل.
· الزمن المتشائم (P) : أطول زمن للإنجاز، إذا سارت الأمور بأسوأ المسارات. كذلك نادراً ما يحتاج النشاط لهذا الوقت.
· الزمن الأكثر احتمالاً (M) : الأكثر واقعية. من خلال معدل الأزمنة التي لزمت لإنجاز أنشطة مماثلة لمشاريع مماثلة.
الزمن المتوقع لإنجاز نشاط ما =
O + 4M + P
6
- تحديد المسار الحرج : المسار المكون من أحداث و مسارات متسلسلة تستهلك أطول وقت في المشروع. العمليات و الأنشطة المشكّلة له تحدد طول مدة التنفيذ و أي تأخير فيها ينعكس تأخيراً على إنجاز المشروع. لذا يتم إعطاء الأهمية الكبرى لتأمين مستلزمات أنشطة المسار الحرج و مراقبتها.أما الأنشطة الأخرى لا ينعكس تأخيرها على تأخير المشروع. في المثال السابق : المسار الحرج هو A,C, D, E, F, G, H, I, J و الزمن الحرج اللازم لإنجاز المشروع هو مجموع أزمنة الأنشطة الممثلة للمسار الحرج.