1مفهوم
الاجتماع : يمكننا تعريف الاجتماع كالتالي:
هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف ·
محددة.
عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين. ·
الاجتماعات الفعالة هي التي تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضى غالبية ·
الأعضاء.
خلاصة أولية:
مهما اختلفت وجهات النظر في تحديد مفهوم الاجتماع فهي تتفق على ما يلي:
كلمة تستعمل عادة للدلالة على: التئام عدد معين من البشر ٬ في مكان ما ٬ لمناقشة موضوع معين ٬ يهدف
للتوصل إلى هدف محدد.
وفي ضوء هذا التعريف تتمثل أركان الاجتماع في وجود عدد معين من الناس يتفاعلون معا لتحقيق هدف أو
أهداف محددة ٬ بالإضافة إلى توافر الإمكانيات المادية المناسبة.
فالاجتماعات ما زالت وسيلة فعالة ومهمة للمشاركة الجماعية؛ فعن طريقها وبها يتم تبادل وجهات النظر ٬
والإفادة من خبرات الآخرين ٬ كما أنها وسيلة مقبولة للتنسيق بين وجهات النظر وتوصيل المعلومات بين
الأفراد والدراسة العلمية للموضوعات المطروحة للنقاش.
2أنواع
الاجتماعات:
يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في الآتي:
اجتماع
عمل:
هو تَحدث فردين فأكثر في موضوع ما بهدف اتخاذ قرار ما أو تحليل مشكلة. تختلف اجتماعات العمل عن
المناقشات والأحاديث المستمرة بين الأفراد في أن الاجتماعات تعُقد لهدف محدد في موعد ومكان محدد
مسبقا. الاجتماعات قد تكون مخططة قبل فترة طويلة مثل عدة ساعات أو عدة أيام أو عدة شهور وقد يتم عقد
الاجتماع في الحال لمواجهة مشكلة طارئة. تتصف بعض اجتماعات العمل بالرسمية الشديدة مثل اجتماعات
الحكومة ومجلس الإدارة وبين شبه الرسمية مثل الاجتماعات بين إدارتين من إدارات المؤسسة.
اجتماعات
تبادل المعلومات:
وهذه الاجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر الوقت
والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية.
اجتماعات
اتخاذ القرارات:
وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث.
اجتماعات
البحث والدراسات:__
29
وهذه الاجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري ٬ ويمكن
في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب
جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث.
اجتماعات
طارئة:
والمراد بها الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة.
اجتماعات
روتينية دورية متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة.
اجتماعات
مظهرية شكلية احتفالية إعلامية ومثلها ما يسمى بالاجتماعات البروتوكولية ٬ وهذا النوع
يختلف عن سابقيه بأنه اجتماع غير منتج بعكس السابقين.
اجتماعات
علمية تعليمية ٬ وهي التي يتلقى فيها المتعلمون العلم على يد معلمهم وأستاذهم.
وهناك تصنيف آخر للاجتماعات نورده على الشكل التالي:
تتنوع الاجتماعات بتنوع معايير تقسيمها ٬ ثمة اجتماعات لتقديم توصيات أو اقتراحات ٬ واجتماعات لاتخاذ
قرارات ٬ واجتماعات دورية واجتماعات غير دورية....
على الرغم من هذه التقسيمات ٬ فقد يتخذ الاجتماع من الناحية العملية أكثر من صفة ٬ وأكثر من معيار؛ فإن
أكثر الاجتماعات شيوعا هي:
اجتماع
توصيل المعلومات: لاعتقاد المدير أو المسؤول بأن المعلومات المراد توصيلها لن تفهم إلا إذا
قام بشرحها بنفسه.
اجتماع
الحصول على المعلومات: هو الحصول على معلومات تتعلق بموضوع معين وذلك عبر
التفاعل الممكنة بين وجهات النظر المختلفة للمجتمعين.
يسمى هذا النوع من الاجتماع " اجتماع عصف الأفكار" الذي يسمح لجميع الحاضرين بالمشاركة بآرائهم
ووجهات نظرهم.
اجتماع
حل المشكلات: ويهدف إلى التوصل لحلول مفضلة ومقبولة لمشكلة معينة ٬ إذا كان عنصر
قبول الحل من قبل غالبية الأعضاء مسألة مهمة وحاسمة لضمان فعالية التنفيذ.
اجتماع
تكوين الاتجاهات: تهدف لتكوين اتجاهات معينة أو تعديل الأفكار والاتجاهات القديمة وتقبل
ما هو جديد منها.
الاجتماع
التوجيهي أو الإرشادي: يهدف توجيه العاملين وتحسين مهاراتهم وتوسيع آفاقهم.
3متى
يصبح الاجتماع ضروريا ؟
الجواب – في الحالات التالية:
خطورة
وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه.
وجود
مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.
وجود
قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر.
بروز
ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره.
30
الرغبة
في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية أو تغيير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمرما
الرغبة
في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.
التنسيق
بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع.
4ما
فائدة الاجتماعات؟
الاجتماع يتُيح تبادل الخبرات أو نقل معلومات أو مناقشة المواضيع من وجهات نظر مختلفة أو اتخاذ قرارات
تحتاج أن يتفق عليها أكثر من فرد أو أكثر من جهة. فعندما يكون لدينا مشكلة في العمل مثل
عيوب في
المنتوج النهائي أو انخفاض الإنتاجية أو تناقص المبيعاتونحاول
الوصول إلى سبب المشكلة فإن عقد
اجتماع بين الأطراف ذات الصلة بالموضوع لبحث الأسباب ومناقشتها يكون مفيدا جدا للوصول إلى الأسباب
الحقيقية. كذلك يتم عقد اجتماعات لنقل معلومات وتقييم الأداء واتخاذ قرارات مثل اجتماعات تقييم الأداء
السنوية والاجتماعات العامة للجمعيات والشركات والمشاريع الخ.
الاجتماع المنتج:
لكي يكون الاجتماع منتجا ومثمرا ٬ً ويستفاد منه الفائدة القصوى لابد من جودة الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه
ودقة المتابعة بعده ٬ وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل النجاح إلى ثلاثة أقسام قسم لمرحلة التحضير للاجتماع
وقسم أثناءه وقسم بعد الانتهاء منه.
5عوامل
النجاح أثناء الإعداد للاجتماع
- استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة ٬ إذ أنه يصبح حينئذ مضيعة للوقت وإهدارا للجهود
والإمكانات.
- يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع.
- لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا لبس فيه ٬ وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسبا لأغلبية المشاركين في الاجتماع .
- يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كاف ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية
خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الاجتماع والداعية له.
- من أسباب نجاح الاجتماع إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد
يطلب من بعضهم بصورة خاصة ٬ ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كاف يمكنهم خلاله الاستعداد
للاجتماع ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه.
- يلزم الجهة التي تعد للاجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة
عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع وأمثال ذلك.
- لنجاح الاجتماع لابد أن يعد المسئول عن إدارته خطة لذلك.
- ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يعد نفسه بدنيا ونفسيا وفكريا ومعلوماتيا للاجتماع ٬ وأن
يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم.
6كيفية
تدبير الاجتماع:
التزام
الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً.