حاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها ·
بالشمول والعمق الكافي.
رتب بنود جدول الأعمال وفقا لأهميتها بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولاً. ·
اجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد. ·
حدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال. ·
اجمع
كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وحدد النقاط المهمة في حالة كون
هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة.
وزع
مقدما ٬ً جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.
اقتصر
على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع.
أثناء الاجتماع:
وضح
الهدف من الاجتماع.
احصر
الحاضرين والغائبين عن الاجتماع.
عند
البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال ٬ افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء.
أتح
الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم.
وجه
المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة. تقيد بالموضوعات
المطروحة للنقاش ووجه النقاش إذا ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية.
لخص
ما استمعت إليه من نقاط مهمة ٬ إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر ٬ وذلك
لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل.
التزم
بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع.
عند
الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع ٬ لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل إليها.
لخص
ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع ٬ وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها ٬ حدد
من الذي يتخذها ٬ والوقت الكافي لإنجازها.
حدد
موعد الاجتماع القادم وهدفه.
بعد الاجتماع:
أعد
محضر الاجتماع ووزعه على الذين حضروا والذين لم يحضروا ٬ يجب أن يكون المحضر بمثابة سجل
دقيق لما دار في الاجتماع ٬ وأن يشمل القرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماع وتحديد إسنادات العمل
وأسماء الأشخاص الموكل إليهم هذه الإسنادات والمواعيد النهائية لإنجازها. كذلك سجل الموعد والزمن الذي
تم تحديده لعقد الاجتماع القادم.
تابع
وارصد ما تم إنجازه من أعمال.
34
كيف تستفيد من مشاركتك في الاجتماعات التي يعقدها الآخرون وتدعى لها:
قبل الاجتماع:
اقرأ
جدول الأعمال وملخصات الأوراق ٬ وكن متأكدا من فهمك لأهداف الاجتماع وأعط اهتماما لبنود جدول الأعمال التي عليك بصورة مباشرة.
فكر
في القضايا التي يمكن أن تثأر ٬ وخطط للإسهامات التي يمكن أن تقدمها للاجتماع.
اصطحب
معك المعلومات والبيانات ذات العلاقة بموضوعات الاجتماع.
أثناء الاجتماع:
لا
حرج عليك أن تجلس بهدوء وأن تنصت لما يقوله الآخرون. تحدث عندما يطلب منك ذلك ٬ أو
لتستوضح أمرا ٬ً أو عندما تشعر بأن لديك إسهاما جيداً.
دون
ملاحظاتك حول القرارات وإسنادات العمل التنفيذية التي يتم اتخاذها وخاصة تلك المتعلقة بك.
بعد الاجتماع :
اقرأ
محضر الاجتماع ٬ أعط اهتماما خاصا للمهام التي تتطلب منك اتخاذ خطوات تنفيذية أو أداء
معين من جانبك.
أعد
خطة عمل وحدد فيها ما يجب عليك أن تقوم به ٬ وضع جدولا زمنيا للتنفيذ ٬ ثم تابع مدى تقدم
التنفيذ بالمقارنة بالخطة.
تقييم الاجتماع:
الإنسان يتعلم من أخطائه إذا كانت لديه الرغبة في معرفة أخطائه. لذلك فإن قدرتك على إدارة
الاجتماعات والمشاركة فيها تتحسن إذا قمت بالتفكير في أدائك في الاجتماع بعد انتهائه وتحليل أسباب
القصور والتفكير في كيفية التغلب عليها. قد تسأل بعض الزملاء عن رأيهم في إدارتك للاجتماع أو
مشاركتك فيه. يمُكن كذلك أخذ رأي العاملين في المؤسسة في بعض الاجتماعات عن طريق استقصاء أو
عن طريق الأحاديث غير الرسمية.
والطريقة البسيطة لفعل ذلك هي الطلب من الأعضاء ملء استمارة تقييم الاجتماع – التي لا يستغرق
ملؤها أكثر من دقيقة – قبل مغادرتهم مكان أو مقر الاجتماع ٬ وتتضمن الاستمارة الأسئلة التالية:
هل كان هذا الاجتماع مفيدا لك ؟ نعم / لا . ·
هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله في الاجتماع ؟ نعم / لا. ·
هل أنت راض عن كيفية إدارة الاجتماع ؟ نعم / لا. ·
هل تعرف ما يتوجب عليك فعله نتيجة للاجتماع ؟ نعم / لا. ·
هل لديك أي تعليقات أخرى ؟ نعم / لا . ·
35
أعمال المجموعات:
المجموعة رقم 1: يقدم النص التالي إلى المتكونين بعد تقديم العرض العام ومناقشته.
يطلب من المشاركين قراءة النص واستخراج الإجراءات العملية التي تضمن نجاح الاجتماع حسب صاحب النص.
أساسيات نجاح الاجتماعات
فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك النجاح في تحقيق الأهداف المرجوة منها فعليك اتباع
النصائح التالية:
1. ابدأ بتحضير وكتابة جدول الأعمال.
2. اعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي.
3. حدد الوقت الذي سيتم تخصيصه لمناقشة كل موضوع .
4. حدد تاريخ ومكان وزمن الاجتماع ومدته .
5. أبلغ المشاركين بالهدف المرجو تحقيقه من الاجتماع ( لماذا سيتم عقد الاجتماع ؟ وما هي الأهداف
التي سيتم تحقيقها من وراء هذا الاجتماع ؟)
6. حدد من سيحضر الاجتماع.
7. اعمل على أن يستلم كل عضو نسخة عن هذا الجدول قبل الاجتماع ٬ واحرص على إحضار نسخ
إضافية إلى الاجتماع في حال نسيان أحد الأعضاء نسخته.
8. تأكد من أن مكان الاجتماع مهيأ ومناسب لأهداف الاجتماع قدر الإمكان. وتأكد من وجود العدد
الكافي من المقاعد وأن الإضاءة والحرارة والتهوية جميعها مناسبة.
9. جهز كافة المواد المطلوبة وضع قدر ما تستطيع من المواد المطلوبة على طاولة الاجتماعات
لتتحاشى تضييع الوقت في توزيعها أثناء الاجتماع.
10 . ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد بالضبط وكافئ الذين يحضرون في الوقت المحدد ولو بكلمة جميلة
وأنه الاجتماع في الوقت المخصص.
11 . راجع جدول الأعمال مع المجموعة وقم بخلق صورة ذهنية واضحة عن النتيجة المطلوب التوصل
إليها عن كل بند من بنود الجدول حتى يعمل الجميع باتجاه تحقيق ذلك.
12 . انتقل من بند لآخر في جدول الأعمال حسب التسلسل الموضوع واحرص على توزيع وقت
الاجتماع على بنود جدول الأعمال بما يتناسب مع الأهمية النسبية لكل بند.
13 . تكلم بحيث يفهمك الجميع وابن أفكارك على أفكار الآخرين.
14 . لا تسمح للأعضاء بالخروج عن الجدول والتزم به قدر الإمكان.
36
15 . لا تترك المجال لأي فرد أن يحتكر الحوار وحاول أن تحث الجميع على المشاركة.
16 . لا تستخدم الاجتماع كبديل للمناقشات الفردية مع أعضاء المجموعة لمناقشة قضايا يمكن حلها بينك
وبين أحد الأعضاء على انفراد.
17 . استمع باهتمام لكل ما يقال لأنك ربما تكون الشخص الوحيد الذي يقوم بذلك .
18 . ارصد الرسائل غير اللفظية ٬ فإنها ستخبرك عن مشاعر أعضاء المجموعة حيال تقدم مجموعتهم
أكثر مما يمكن أن تخبرك به الكلمات.
19 . كن منصفا عند مواجهتك للصراعات ولا تسمح بالمشاحنات.
20 . احرص على أن يكون الاحترام متبادلا بين الأعضاء.
21 . اعمل ملخصا لكل مرحلة من مراحل الاجتماع.
22 . أوجد الجو الذي يشعر فيه جميع الأعضاء أن بإمكانهم التحدث بصراحة وصدق.
23 . كن نموذجا للعمل البناء في إدارتك للاجتماعات ٬ وليكن أسلوبك في التعامل إيجابيا ولا تجعل
نقدك جافا قاسيا.
24 . اختم الاجتماع بتلخيص ما أنجزته المجموعة ٬ وإيضاح ما ستكون عليه الخطوة التالية.
المجموعة رقم 2
على أساس المعطيات المقدمة في الصفحات السابقة يتم توزيع المشاركين في التكوين إلى مجموعات عمل
متساوية.
- كل مجموعة تختار موضوعا معينا حسب اختصاصها.
- كل مجموعة تقوم بتدبير الاجتماع على أساس المعطيات المقدمة سلفا.
- المدة الزمنية للاجتماع 45 دقيقة.
- تقاسم التجارب بعد نهاية المدة الزمنية للاجتماع.
- تدوين الملاحظات.
- تقديم خلاصة تركيبية حول التجارب المقدمة.
المجموعة رقم 3
على أساس مختلف الملاحظات ومضمون الخلاصة التركيبية المقدمة تقوم إحدى المجموعات بعقد اجتماع
أمام الزملاء دون تقديم توجيهات معينة.
يطلب
من المتكونين الغير المشاركين في الاجتماع متابعة الاجتماع كملاحظين والقيام فقط بتدوين
ملاحظاتهم.
في
نهاية الاجتماع يفتح النقاش حول مختلف مهارات تدبير الاجتماعات.
يتم
التركيز على أساسيات نجاح تدبيرا لاجتماعات.
بالشمول والعمق الكافي.
رتب بنود جدول الأعمال وفقا لأهميتها بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولاً. ·
اجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد. ·
حدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال. ·
اجمع
كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وحدد النقاط المهمة في حالة كون
هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة.
وزع
مقدما ٬ً جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.
اقتصر
على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع.
أثناء الاجتماع:
وضح
الهدف من الاجتماع.
احصر
الحاضرين والغائبين عن الاجتماع.
عند
البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال ٬ افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء.
أتح
الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم.
وجه
المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة. تقيد بالموضوعات
المطروحة للنقاش ووجه النقاش إذا ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية.
لخص
ما استمعت إليه من نقاط مهمة ٬ إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر ٬ وذلك
لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل.
التزم
بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع.
عند
الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع ٬ لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل إليها.
لخص
ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع ٬ وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها ٬ حدد
من الذي يتخذها ٬ والوقت الكافي لإنجازها.
حدد
موعد الاجتماع القادم وهدفه.
بعد الاجتماع:
أعد
محضر الاجتماع ووزعه على الذين حضروا والذين لم يحضروا ٬ يجب أن يكون المحضر بمثابة سجل
دقيق لما دار في الاجتماع ٬ وأن يشمل القرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماع وتحديد إسنادات العمل
وأسماء الأشخاص الموكل إليهم هذه الإسنادات والمواعيد النهائية لإنجازها. كذلك سجل الموعد والزمن الذي
تم تحديده لعقد الاجتماع القادم.
تابع
وارصد ما تم إنجازه من أعمال.
34
كيف تستفيد من مشاركتك في الاجتماعات التي يعقدها الآخرون وتدعى لها:
قبل الاجتماع:
اقرأ
جدول الأعمال وملخصات الأوراق ٬ وكن متأكدا من فهمك لأهداف الاجتماع وأعط اهتماما لبنود جدول الأعمال التي عليك بصورة مباشرة.
فكر
في القضايا التي يمكن أن تثأر ٬ وخطط للإسهامات التي يمكن أن تقدمها للاجتماع.
اصطحب
معك المعلومات والبيانات ذات العلاقة بموضوعات الاجتماع.
أثناء الاجتماع:
لا
حرج عليك أن تجلس بهدوء وأن تنصت لما يقوله الآخرون. تحدث عندما يطلب منك ذلك ٬ أو
لتستوضح أمرا ٬ً أو عندما تشعر بأن لديك إسهاما جيداً.
دون
ملاحظاتك حول القرارات وإسنادات العمل التنفيذية التي يتم اتخاذها وخاصة تلك المتعلقة بك.
بعد الاجتماع :
اقرأ
محضر الاجتماع ٬ أعط اهتماما خاصا للمهام التي تتطلب منك اتخاذ خطوات تنفيذية أو أداء
معين من جانبك.
أعد
خطة عمل وحدد فيها ما يجب عليك أن تقوم به ٬ وضع جدولا زمنيا للتنفيذ ٬ ثم تابع مدى تقدم
التنفيذ بالمقارنة بالخطة.
تقييم الاجتماع:
الإنسان يتعلم من أخطائه إذا كانت لديه الرغبة في معرفة أخطائه. لذلك فإن قدرتك على إدارة
الاجتماعات والمشاركة فيها تتحسن إذا قمت بالتفكير في أدائك في الاجتماع بعد انتهائه وتحليل أسباب
القصور والتفكير في كيفية التغلب عليها. قد تسأل بعض الزملاء عن رأيهم في إدارتك للاجتماع أو
مشاركتك فيه. يمُكن كذلك أخذ رأي العاملين في المؤسسة في بعض الاجتماعات عن طريق استقصاء أو
عن طريق الأحاديث غير الرسمية.
والطريقة البسيطة لفعل ذلك هي الطلب من الأعضاء ملء استمارة تقييم الاجتماع – التي لا يستغرق
ملؤها أكثر من دقيقة – قبل مغادرتهم مكان أو مقر الاجتماع ٬ وتتضمن الاستمارة الأسئلة التالية:
هل كان هذا الاجتماع مفيدا لك ؟ نعم / لا . ·
هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله في الاجتماع ؟ نعم / لا. ·
هل أنت راض عن كيفية إدارة الاجتماع ؟ نعم / لا. ·
هل تعرف ما يتوجب عليك فعله نتيجة للاجتماع ؟ نعم / لا. ·
هل لديك أي تعليقات أخرى ؟ نعم / لا . ·
35
أعمال المجموعات:
المجموعة رقم 1: يقدم النص التالي إلى المتكونين بعد تقديم العرض العام ومناقشته.
يطلب من المشاركين قراءة النص واستخراج الإجراءات العملية التي تضمن نجاح الاجتماع حسب صاحب النص.
أساسيات نجاح الاجتماعات
فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك النجاح في تحقيق الأهداف المرجوة منها فعليك اتباع
النصائح التالية:
1. ابدأ بتحضير وكتابة جدول الأعمال.
2. اعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي.
3. حدد الوقت الذي سيتم تخصيصه لمناقشة كل موضوع .
4. حدد تاريخ ومكان وزمن الاجتماع ومدته .
5. أبلغ المشاركين بالهدف المرجو تحقيقه من الاجتماع ( لماذا سيتم عقد الاجتماع ؟ وما هي الأهداف
التي سيتم تحقيقها من وراء هذا الاجتماع ؟)
6. حدد من سيحضر الاجتماع.
7. اعمل على أن يستلم كل عضو نسخة عن هذا الجدول قبل الاجتماع ٬ واحرص على إحضار نسخ
إضافية إلى الاجتماع في حال نسيان أحد الأعضاء نسخته.
8. تأكد من أن مكان الاجتماع مهيأ ومناسب لأهداف الاجتماع قدر الإمكان. وتأكد من وجود العدد
الكافي من المقاعد وأن الإضاءة والحرارة والتهوية جميعها مناسبة.
9. جهز كافة المواد المطلوبة وضع قدر ما تستطيع من المواد المطلوبة على طاولة الاجتماعات
لتتحاشى تضييع الوقت في توزيعها أثناء الاجتماع.
10 . ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد بالضبط وكافئ الذين يحضرون في الوقت المحدد ولو بكلمة جميلة
وأنه الاجتماع في الوقت المخصص.
11 . راجع جدول الأعمال مع المجموعة وقم بخلق صورة ذهنية واضحة عن النتيجة المطلوب التوصل
إليها عن كل بند من بنود الجدول حتى يعمل الجميع باتجاه تحقيق ذلك.
12 . انتقل من بند لآخر في جدول الأعمال حسب التسلسل الموضوع واحرص على توزيع وقت
الاجتماع على بنود جدول الأعمال بما يتناسب مع الأهمية النسبية لكل بند.
13 . تكلم بحيث يفهمك الجميع وابن أفكارك على أفكار الآخرين.
14 . لا تسمح للأعضاء بالخروج عن الجدول والتزم به قدر الإمكان.
36
15 . لا تترك المجال لأي فرد أن يحتكر الحوار وحاول أن تحث الجميع على المشاركة.
16 . لا تستخدم الاجتماع كبديل للمناقشات الفردية مع أعضاء المجموعة لمناقشة قضايا يمكن حلها بينك
وبين أحد الأعضاء على انفراد.
17 . استمع باهتمام لكل ما يقال لأنك ربما تكون الشخص الوحيد الذي يقوم بذلك .
18 . ارصد الرسائل غير اللفظية ٬ فإنها ستخبرك عن مشاعر أعضاء المجموعة حيال تقدم مجموعتهم
أكثر مما يمكن أن تخبرك به الكلمات.
19 . كن منصفا عند مواجهتك للصراعات ولا تسمح بالمشاحنات.
20 . احرص على أن يكون الاحترام متبادلا بين الأعضاء.
21 . اعمل ملخصا لكل مرحلة من مراحل الاجتماع.
22 . أوجد الجو الذي يشعر فيه جميع الأعضاء أن بإمكانهم التحدث بصراحة وصدق.
23 . كن نموذجا للعمل البناء في إدارتك للاجتماعات ٬ وليكن أسلوبك في التعامل إيجابيا ولا تجعل
نقدك جافا قاسيا.
24 . اختم الاجتماع بتلخيص ما أنجزته المجموعة ٬ وإيضاح ما ستكون عليه الخطوة التالية.
المجموعة رقم 2
على أساس المعطيات المقدمة في الصفحات السابقة يتم توزيع المشاركين في التكوين إلى مجموعات عمل
متساوية.
- كل مجموعة تختار موضوعا معينا حسب اختصاصها.
- كل مجموعة تقوم بتدبير الاجتماع على أساس المعطيات المقدمة سلفا.
- المدة الزمنية للاجتماع 45 دقيقة.
- تقاسم التجارب بعد نهاية المدة الزمنية للاجتماع.
- تدوين الملاحظات.
- تقديم خلاصة تركيبية حول التجارب المقدمة.
المجموعة رقم 3
على أساس مختلف الملاحظات ومضمون الخلاصة التركيبية المقدمة تقوم إحدى المجموعات بعقد اجتماع
أمام الزملاء دون تقديم توجيهات معينة.
يطلب
من المتكونين الغير المشاركين في الاجتماع متابعة الاجتماع كملاحظين والقيام فقط بتدوين
ملاحظاتهم.
في
نهاية الاجتماع يفتح النقاش حول مختلف مهارات تدبير الاجتماعات.
يتم
التركيز على أساسيات نجاح تدبيرا لاجتماعات.