تنظيم المعلومات وتسجيلها
يتوقف تنظيم المعلومات على عدة عوامل منها :
أ.خبرة المرشد النفسي،ب.عمر المسترشد،ج.الهدف من دراسة الحالة ،وقد يختلف تنظيم المعلومات من مرشد الى مرشد اخر،لكن في اغلب التنظيمات تتخذ الصورة الاتية:
1. معلومات الهوية الشخصية،الاسم، العمر،الجنس.....الخ.
2. معلومات عن المشكلة واعراضها.
3. معلومات عن البيئة الأسرية والعلاقة بين أعضائها.
4. معلومات عن التاريخ العضوي للمسترشد مشتملة على الإمراض والإصابات التي المت به .
5. معلومات عن التاريخ المدرسي مشتملة على مستويات التحصيل الدراسي ,النشاطات المدرسية التي شارك فيها ,والعلاقات بين المدرسين وجماعة الأقران .
6. معلومات عن الخبرات المهنية التي زاولها المسترشد .
7. التقويم العام للحالة ككل من حيث الفروض والتفسير والتحليل ووالتوصيات اللازمة للمسترشد.
ثانيا/ تحليل المعلومات وتفسيرها
لما كانت دراسة الحالة تعد المحصلة النهائية لكل المعلومات التي تتعلق بالفرد فان مهارة تحليل المعلومات وتفسيرها تتطلب عناية فائقة تتمثل في مهارات تحليلية فرعية فمثلا مجموعة المعلومات الشخصية تحلل من حيث علاقة المشكلة بعمر المسترشد وجنسه ،اما معلومات البيئة الاسرية فتحلل من حيث علاقة المسترشد بوالديه، واخوته ،وعدد افراد العائلة، والحالة المادية والصحية لهم ومدى الانسجام معهم ومدى تأثير كل ذلك على مشكلته وهكذا نستمر في تحليل باقي المعلومات
وتكمن مهارة المرشد ليس في جمع المعلومات وتحليلها وانما في تفسيرها كلُ على حدة ثم الربط بينها حتى تبدو في النهاية كصورة متكاملة .