الدراسة التفصيلية لتحليل المشكلة

الدراسة  التفصيلية  لتحليل  المشكلة
1]مقدمـــة :
المراحل السابقة (مرحلة الشعور بالمشكلة ،مرحلة وضع أهداف للنظام ، مرحلة دراسة الجدوى ،مرحلة وضع خطة زمنية لإنجاز النظام ) هذه المراحل تسمي بالدراسة الأولية للنظام – يلي ذلك الدراسة التفصيلية للنظام. وتبدأ بمرحلة جمع الحقائق التي تصف وتحدد النظام القائم من حيث :
1-    صعوبات النظام القائم .
2-    مستخدمي النظام القائم .
3-    أهداف النظام القائم .
4-    أنظمة النظام القائم الفرعية .
وذلك بالاستعانة بإحدى طرق جمع البيانات وهي الإستبانة والمقابلات الشخصية والمشاهدة والتقدير والبحث في سجلات المنشأة واخذ عينات من وثائق النظام القائم .

2]مرحلة إيجاد الحقائق :
في هذه المرحلة يجب علي محلل النظم إعداد إستبانة تشمل أسئلة أدق وأكثر تحديدا للأهداف لان هدف المرحلة السابقة هو جمع الآراء المختلفة حول صعوبات النظام ووظائفه ونظمه الفرعية . يجب تمييز الحقائق عن مجموعة الآراء والفصل بينهم فصلا تاما.
3]هدف إيجاد الحقائق :    
هو الإجابة علي الأسئلة التالية :
1-    ماهي مشاكل النظام الحالي ؟
2-    كيف يمكن حل هذه المشاكل ؟
3-    ماذا يجب أن تقدم المنشأة لحل المشكلة ؟
4-    ماهي الوسائل المتاحة التي تساعد علي حل المشكلة ؟
5-    أين تقع هذه المشكلة ؟
6-    ماهي الجهات والأنشطة التي تؤثر عليها مشاكل النظام؟
7-    إلي متي يمكن أن تبقي المشكلة ؟

4]متي توجد الحقائق :
الحقائق مهمة جداً لتحقيق النظام ومراحل تحليل النظام وذلك لتوضيح :
-     المشاكل .
-     القيود .
-     المتطلبات .
-     أولويات العمل .
-     خلال مرحلة تصميم النظام وذلك لتوضيح التقنيات المختارة للنظام الجديد .
-     خلال مرحلة دعم النظام وذلك لتحديد أن النظام قد بدأ يتدهور إلي الدرجة
التي يجب إعادة تطويره .
5]إستراتيجية إيجاد الحقائق :
1-    تعلم ما يمكن تعلمه من الوثائق والتقارير .
2-    لاحظ النظام وهو يعمل إذا كان مناسبا .
3-    وزع إستبانات لتوضيح الأشياء التي لم تفهمها بعد – هذا وقت مناسب لتركيز الآراء حول المشاكل وحدودها.
4-    أجري المقابلات الشخصية لمراجعة وتوضيح المهام الصعبة والمشاكل .
5-    تابع – واستخدم تقنيات إيجاد الحقائق . المناسبة لمراجعة الحقائق .

6]خطوات إيجاد الحقائق في النظام القائم :
6-1  مراجعة الهيكل التنظيمي للمنشأة وذلك لتحديد :
- موقع النظام القائم في المنشأة بالنسبة للأقسام المختلفة الأخرى.
- صلاحيات الأقسام الأخرى علي قسم النظام القائم .
خطوط السيطرة التي تتحكم بأجزاء الهيكل التنظيمي للمنشاة , فالتعرف علي الهيكل التنظيمي يحدد الآتي :
 أ  -  الأشخاص المسئولين والمشرفين علي النظام القائم .
 ب –  مشغلي النظام .
 ج –  المستفيدون من خدمات هذا النظام .
-إعطاء تصورا مستقبليا عما يمكن أن يتم في هذا التنظيم الهيكلي للمنشاة عند إدخال النظام الجديد .
6-2  المقابلات مع مستخدمي ومشغلي النظام القائم
             يجب مراعاة الآتي :
-     تحديد موعد المقابلات.
-     "   الأهداف العامة والخاصة للمقابلة .
-     "   الأسئلة التفصيلية للمقابلة قبل إجرائها.
-     "   الأشخاص الذين ستجري معهم المقابلة .
-     "   وضع وتسلسل الأسئلة .
بعد الانتهاء من المقابلة يجب مراعاة الآتي :
- الإسراع في ترتيب الإجابات وتصنيفها وفرز تلك المهمة .
- توضيح المفاهيم الأساسية التي وردت في المقابلة .
6-3  إعداد الإستبانة :
وهي وسيلة لجمع البيانات في حالة :
1-    كثرة عدد المستفيدين ومستخدمي النظام القائم وقلة المعلومات المطلوبة منهم
2-    ضيق الوقت .
3-    إذا تقرر إجراء المقابلة الشخصية لأسباب مهمة.
4-    عند جمع معلومات روتينية بسيطة .
*ولكن هنالك مشاكل عديدة للإستبانه منها :
1-    مشكلة عدم الاستجابة .
2-    "  التحيز نحو فئة معينة من المعلومات .
3-    " عدم الثبات أي عدم إعطاء نفس الإجابة للسؤال . 
4-    " عدم الصدق  .
5-    "  البطء في الإجابة  .
يجب أن تكون الأسئلة مختصرة وواضحة المعني والهدف ومرتبة ترتيبا منطقيا  وتميل نحو الإجابة الرقمية .
6-4  البحث في وثائق النظام القائم :
في هذه الأسئلة يمكن جمع اكبر قدر ممكن من بيانات النظام القائم وذلك بعد تحديد الآتي :
1-    نماذج الإدخال التي تستخدم في النظام القائم .
2-    "     الإخراج .
3-    "    الإدخال والإخراج.
هذه النماذج الثلاثة يمكن أن تندرج في قاموس البيانات .