الدراسة التفصيلية لتحليل المشكلة
1]مقدمـــة :
المراحل السابقة (مرحلة الشعور بالمشكلة ،مرحلة وضع أهداف للنظام ، مرحلة دراسة الجدوى ،مرحلة وضع خطة زمنية لإنجاز النظام ) هذه المراحل تسمي بالدراسة الأولية للنظام – يلي ذلك الدراسة التفصيلية للنظام. وتبدأ بمرحلة جمع الحقائق التي تصف وتحدد النظام القائم من حيث :
1- صعوبات النظام القائم .
2- مستخدمي النظام القائم .
3- أهداف النظام القائم .
4- أنظمة النظام القائم الفرعية .
وذلك بالاستعانة بإحدى طرق جمع البيانات وهي الإستبانة والمقابلات الشخصية والمشاهدة والتقدير والبحث في سجلات المنشأة واخذ عينات من وثائق النظام القائم .
2]مرحلة إيجاد الحقائق :
في هذه المرحلة يجب علي محلل النظم إعداد إستبانة تشمل أسئلة أدق وأكثر تحديدا للأهداف لان هدف المرحلة السابقة هو جمع الآراء المختلفة حول صعوبات النظام ووظائفه ونظمه الفرعية . يجب تمييز الحقائق عن مجموعة الآراء والفصل بينهم فصلا تاما.
3]هدف إيجاد الحقائق :
هو الإجابة علي الأسئلة التالية :
1- ماهي مشاكل النظام الحالي ؟
2- كيف يمكن حل هذه المشاكل ؟
3- ماذا يجب أن تقدم المنشأة لحل المشكلة ؟
4- ماهي الوسائل المتاحة التي تساعد علي حل المشكلة ؟
5- أين تقع هذه المشكلة ؟
6- ماهي الجهات والأنشطة التي تؤثر عليها مشاكل النظام؟
7- إلي متي يمكن أن تبقي المشكلة ؟
4]متي توجد الحقائق :
الحقائق مهمة جداً لتحقيق النظام ومراحل تحليل النظام وذلك لتوضيح :
- المشاكل .
- القيود .
- المتطلبات .
- أولويات العمل .
- خلال مرحلة تصميم النظام وذلك لتوضيح التقنيات المختارة للنظام الجديد .
- خلال مرحلة دعم النظام وذلك لتحديد أن النظام قد بدأ يتدهور إلي الدرجة
التي يجب إعادة تطويره .
5]إستراتيجية إيجاد الحقائق :
1- تعلم ما يمكن تعلمه من الوثائق والتقارير .
2- لاحظ النظام وهو يعمل إذا كان مناسبا .
3- وزع إستبانات لتوضيح الأشياء التي لم تفهمها بعد – هذا وقت مناسب لتركيز الآراء حول المشاكل وحدودها.
4- أجري المقابلات الشخصية لمراجعة وتوضيح المهام الصعبة والمشاكل .
5- تابع – واستخدم تقنيات إيجاد الحقائق . المناسبة لمراجعة الحقائق .
6]خطوات إيجاد الحقائق في النظام القائم :
6-1 مراجعة الهيكل التنظيمي للمنشأة وذلك لتحديد :
- موقع النظام القائم في المنشأة بالنسبة للأقسام المختلفة الأخرى.
- صلاحيات الأقسام الأخرى علي قسم النظام القائم .
خطوط السيطرة التي تتحكم بأجزاء الهيكل التنظيمي للمنشاة , فالتعرف علي الهيكل التنظيمي يحدد الآتي :
أ - الأشخاص المسئولين والمشرفين علي النظام القائم .
ب – مشغلي النظام .
ج – المستفيدون من خدمات هذا النظام .
-إعطاء تصورا مستقبليا عما يمكن أن يتم في هذا التنظيم الهيكلي للمنشاة عند إدخال النظام الجديد .
6-2 المقابلات مع مستخدمي ومشغلي النظام القائم
يجب مراعاة الآتي :
- تحديد موعد المقابلات.
- " الأهداف العامة والخاصة للمقابلة .
- " الأسئلة التفصيلية للمقابلة قبل إجرائها.
- " الأشخاص الذين ستجري معهم المقابلة .
- " وضع وتسلسل الأسئلة .
بعد الانتهاء من المقابلة يجب مراعاة الآتي :
- الإسراع في ترتيب الإجابات وتصنيفها وفرز تلك المهمة .
- توضيح المفاهيم الأساسية التي وردت في المقابلة .
6-3 إعداد الإستبانة :
وهي وسيلة لجمع البيانات في حالة :
1- كثرة عدد المستفيدين ومستخدمي النظام القائم وقلة المعلومات المطلوبة منهم
2- ضيق الوقت .
3- إذا تقرر إجراء المقابلة الشخصية لأسباب مهمة.
4- عند جمع معلومات روتينية بسيطة .
*ولكن هنالك مشاكل عديدة للإستبانه منها :
1- مشكلة عدم الاستجابة .
2- " التحيز نحو فئة معينة من المعلومات .
3- " عدم الثبات أي عدم إعطاء نفس الإجابة للسؤال .
4- " عدم الصدق .
5- " البطء في الإجابة .
يجب أن تكون الأسئلة مختصرة وواضحة المعني والهدف ومرتبة ترتيبا منطقيا وتميل نحو الإجابة الرقمية .
6-4 البحث في وثائق النظام القائم :
في هذه الأسئلة يمكن جمع اكبر قدر ممكن من بيانات النظام القائم وذلك بعد تحديد الآتي :
1- نماذج الإدخال التي تستخدم في النظام القائم .
2- " الإخراج .
3- " الإدخال والإخراج.
هذه النماذج الثلاثة يمكن أن تندرج في قاموس البيانات .
1]مقدمـــة :
المراحل السابقة (مرحلة الشعور بالمشكلة ،مرحلة وضع أهداف للنظام ، مرحلة دراسة الجدوى ،مرحلة وضع خطة زمنية لإنجاز النظام ) هذه المراحل تسمي بالدراسة الأولية للنظام – يلي ذلك الدراسة التفصيلية للنظام. وتبدأ بمرحلة جمع الحقائق التي تصف وتحدد النظام القائم من حيث :
1- صعوبات النظام القائم .
2- مستخدمي النظام القائم .
3- أهداف النظام القائم .
4- أنظمة النظام القائم الفرعية .
وذلك بالاستعانة بإحدى طرق جمع البيانات وهي الإستبانة والمقابلات الشخصية والمشاهدة والتقدير والبحث في سجلات المنشأة واخذ عينات من وثائق النظام القائم .
2]مرحلة إيجاد الحقائق :
في هذه المرحلة يجب علي محلل النظم إعداد إستبانة تشمل أسئلة أدق وأكثر تحديدا للأهداف لان هدف المرحلة السابقة هو جمع الآراء المختلفة حول صعوبات النظام ووظائفه ونظمه الفرعية . يجب تمييز الحقائق عن مجموعة الآراء والفصل بينهم فصلا تاما.
3]هدف إيجاد الحقائق :
هو الإجابة علي الأسئلة التالية :
1- ماهي مشاكل النظام الحالي ؟
2- كيف يمكن حل هذه المشاكل ؟
3- ماذا يجب أن تقدم المنشأة لحل المشكلة ؟
4- ماهي الوسائل المتاحة التي تساعد علي حل المشكلة ؟
5- أين تقع هذه المشكلة ؟
6- ماهي الجهات والأنشطة التي تؤثر عليها مشاكل النظام؟
7- إلي متي يمكن أن تبقي المشكلة ؟
4]متي توجد الحقائق :
الحقائق مهمة جداً لتحقيق النظام ومراحل تحليل النظام وذلك لتوضيح :
- المشاكل .
- القيود .
- المتطلبات .
- أولويات العمل .
- خلال مرحلة تصميم النظام وذلك لتوضيح التقنيات المختارة للنظام الجديد .
- خلال مرحلة دعم النظام وذلك لتحديد أن النظام قد بدأ يتدهور إلي الدرجة
التي يجب إعادة تطويره .
5]إستراتيجية إيجاد الحقائق :
1- تعلم ما يمكن تعلمه من الوثائق والتقارير .
2- لاحظ النظام وهو يعمل إذا كان مناسبا .
3- وزع إستبانات لتوضيح الأشياء التي لم تفهمها بعد – هذا وقت مناسب لتركيز الآراء حول المشاكل وحدودها.
4- أجري المقابلات الشخصية لمراجعة وتوضيح المهام الصعبة والمشاكل .
5- تابع – واستخدم تقنيات إيجاد الحقائق . المناسبة لمراجعة الحقائق .
6]خطوات إيجاد الحقائق في النظام القائم :
6-1 مراجعة الهيكل التنظيمي للمنشأة وذلك لتحديد :
- موقع النظام القائم في المنشأة بالنسبة للأقسام المختلفة الأخرى.
- صلاحيات الأقسام الأخرى علي قسم النظام القائم .
خطوط السيطرة التي تتحكم بأجزاء الهيكل التنظيمي للمنشاة , فالتعرف علي الهيكل التنظيمي يحدد الآتي :
أ - الأشخاص المسئولين والمشرفين علي النظام القائم .
ب – مشغلي النظام .
ج – المستفيدون من خدمات هذا النظام .
-إعطاء تصورا مستقبليا عما يمكن أن يتم في هذا التنظيم الهيكلي للمنشاة عند إدخال النظام الجديد .
6-2 المقابلات مع مستخدمي ومشغلي النظام القائم
يجب مراعاة الآتي :
- تحديد موعد المقابلات.
- " الأهداف العامة والخاصة للمقابلة .
- " الأسئلة التفصيلية للمقابلة قبل إجرائها.
- " الأشخاص الذين ستجري معهم المقابلة .
- " وضع وتسلسل الأسئلة .
بعد الانتهاء من المقابلة يجب مراعاة الآتي :
- الإسراع في ترتيب الإجابات وتصنيفها وفرز تلك المهمة .
- توضيح المفاهيم الأساسية التي وردت في المقابلة .
6-3 إعداد الإستبانة :
وهي وسيلة لجمع البيانات في حالة :
1- كثرة عدد المستفيدين ومستخدمي النظام القائم وقلة المعلومات المطلوبة منهم
2- ضيق الوقت .
3- إذا تقرر إجراء المقابلة الشخصية لأسباب مهمة.
4- عند جمع معلومات روتينية بسيطة .
*ولكن هنالك مشاكل عديدة للإستبانه منها :
1- مشكلة عدم الاستجابة .
2- " التحيز نحو فئة معينة من المعلومات .
3- " عدم الثبات أي عدم إعطاء نفس الإجابة للسؤال .
4- " عدم الصدق .
5- " البطء في الإجابة .
يجب أن تكون الأسئلة مختصرة وواضحة المعني والهدف ومرتبة ترتيبا منطقيا وتميل نحو الإجابة الرقمية .
6-4 البحث في وثائق النظام القائم :
في هذه الأسئلة يمكن جمع اكبر قدر ممكن من بيانات النظام القائم وذلك بعد تحديد الآتي :
1- نماذج الإدخال التي تستخدم في النظام القائم .
2- " الإخراج .
3- " الإدخال والإخراج.
هذه النماذج الثلاثة يمكن أن تندرج في قاموس البيانات .