وظائف الادارة الالكترونية

وظائف الادارة الالكترونية

اهمية الادارة الالكترونية

عناصر الادارة الالكترونية

الادارة الالكترونية 

تطبيق الادارة الالكترونية في الجامعات

الادارة الالكترونية وافاق تطبيقاتها العربية 

الفرق بين الادارة التقليدية والادارة الالكترونية

تطبيق الادارة الالكترونية في المدارس

الفرق بين الادارة الالكترونية والحكومة الالكترونية

الإدارة الالكترونية – أهمية المعلومات في العملية الإدارية

***أهمية نظم المعلومات 

إن انتشار تكنولوجية المعلومات كان الأساس الذي أدى إلى بناء وتصميم واستخدام نظم المعلومات الإدارية التي نستطيع إن نعرفها بأنها مجموعة من العناصر البشرية المدربة والعناصر الآلية اللازمة لجمع وتشغيل البيانات لغرض تحويلها إلى معلومات تساعد في اتخاذ القرارات ويتكون هذا النظام من مدخلات وعمليات تحويل ومخرجات ويهدف نظام المعلومات الإداري إلى الكشف عن المعلومات وتجميعها وتحليلها وإعدادها طبقا لاحتياجات مراكز العمل المختلفة بالمؤسسة أو الشركة كما إن نظام المعلومات يعمل على تداول المعلومات وتجديدها بشكل شبه يومي واسترجاعها عند الحاجة وهناك أنماط كثيرة ومتعددة لنظم المعلومات الإدارية واستخدام هذه الأنماط يؤدي إلى فوائد كثيرة جدا أهمها :

              1• تقوية الوضع التنافسي للمؤسسة أو الشركة.

              2• تحسين الكفاءة.

             3• رفع مستوى الإنتاجية.

             4• تمكين المدراء من تخصيص وقت اكبر للمهام الإستراتيجية.

            5• توفير إمكانية دراسة ومعالجة المشكلات الكبيرة والمعقدة.

           6• المساعدة في تنفيذ القرارات .

           7• انجاز المهام الإدارية المختلفة.

           8• مساعدة الإدارة في التعرف على الفرص والاستجابة لها بسرعة اكبر.

          9• تقديم خدمات جديدة أفضل. 

        10• زيادة العائدات.

        11• تخفيض التكاليف.

       12• فتح فرص جديدة وأسواق جديدة. 

       13• تحقق نتائج مذهلة بأقل وقت وجهد وتكلفة ممكنة. 

       14• اشتراك جميع الإدارات في المؤسسة بشكل مباشر في هذه النظم وتطويرها.

*** خصائص المعلومات المطلوبة من الإدارة الالكترونية:

إن نوعية المعلومات المطلوبة هي التي تنعكس علي نوعية القرارات التي سيتم اتخاذها,لذا برزت الحاجة لتوفير آلية مناسبة لتقييم مدي جودة المعلومات وهذه الآلية تعتمد علي عدة خصائص وهي كالتالي:

1. الشمولية: بحيث تغطي جميع جوانب الموضوع قيد الدراسة.

2. الدقة : إن تخلو من الأخطاء.

3. المناسبة زمنيا: إن تتوفر في الوقت المناسب للاستفادة منها.

4. الواقعية: تمثل واقع عمل المستفيد لتكون ذات فائدة للتعامل مع الموضوع.

5. التكلفة : إن تكون التكلفة اقل من فائدتها.

*** أنواع التقارير الموجهة لمستويات الإدارة:

أولا:  الإدارة العليا:

1- تقارير خارجية

2- تقارير داخلية لمرة واحدة.

3- تقارير مختصرة عند الطلب.

4- التنبوءات.

5- المحاكاة.

6- الاستفسارات " ماذا --- لو".

ثانيا : الإدارة الوسطي:

1. تقارير داخلية منتظمة.

2. تقارير استثنائية.

3. تنبوءات وبيانات داخلية.

4. استفسارات.

ثالثا : الإدارة الدنيا:

1- تقارير داخلية منتظمة.

2- تقارير عمليات مفصلة.

3- بيانات تاريخية وحالية.

*** المعلومات التي تقدمها الإدارة الالكترونية للإدارة الإستراتيجية:

يتحدد في هذه المرحلة دور الإدارة العليا والتزامها تجاه تطوير نظم المعلومات في المنظمة. وفي هذه المرحلة يجب أن تتبنى الإدارة العليا نظم المعلومات وتتعامل معها كمورد أساسي من موارد المنظمة مثلها مثل الموارد المالية والبشرية . كذلك يجب أن يتفهم جميع الموظفين والعاملين في المؤسسة مدى التزام الإدارة العليا نحو نظم المعلومات ، وان تعاونهم وتجاوبهم مطلب أساسي في جميع مراحل تطوير هذه النظم . ويجب في هذه المرحلة تحديد السياسات والخطط والبرامج التي تضمن تنفيذ الخطة المعلوماتية الإستراتيجية ، ويشمل ذلك : 

1. وضع السياسات العامة على مستوى الأنظمة الجزئية والتي يختص كل منها بأداء وظائف معينة مثل : 

                أ- السياسة العامة لتطوير نظم المعلومات . 

               ب- السياسة العامة لتدبير الاحتياجات والموارد . 

               ج- السياسة العامة للتدريب والتوظيف . 

                د-  السياسة العامة لبناء مركز معالجة البيانات . 

2. إعداد خطط وبرامج تفصيلية على مستوى الأنظمة الجزئية مثل : 

                أ- خطط وبرامج تطوير نظم المعلومات . 

               ب- خطط وبرامج تدبير الاحتياجات والموارد . 

               ج- خطط وبرامج التدريب والتوظيف . 

                د- خطط وبرامج بناء مركز معالجة البيانات .

*** تسلل المعلومات داخل المنظمة المطلوب تطبيق الإدارة الالكترونية فيها:

المعلومات تتكون من شرائح مختلفة وتتأثر بالمحيط الخارجي وهي :

1) المستوي  الاستراتيجي: معلومات إستراتيجية تتميز بكونها معلومات استنتاجيه وتحليلية.

2) المستوي التكتيكي: معلومات تم استخلاصها بعناية من المستوي الداني (مستوي العمليات).

3) المستوي التنفيذي: المعلومات الخاصة بالعمليات داخل المنظمة.

***الإدارة الالكترونية تدعم اتخاذ القرارات: 

تحتاج لنظام المعلومات لتدعم مجالات اتخاذ القرارات في الحالات التالية:

1. عمل المنظمة في نظام اقتصادي غير مستقر نسبيا.

2. أزياد المنافسة الأجنبية والمحلية .

3. المنظمة غير قادرة علي مجاراة ما يجري حولها في البيئة الاقتصادية المحيطة.

4. النظام الأساسي للمنظمة لا يساعد علي تطوي وزيادة كفاءة العاملين في المنظمة وزيادة الأرباح وفتح أسواق جديدة.

5. الإدارة المسئولة عن معالجة البيانات غير قادرة علي تلبية احتياجات الإدارة العليا وعدم وجود تحليل للبيانات.

*** الإدارة الالكترونية وتسلسل مراحل اتخاذ القرارات:

1) المرحلة الاستخباراتية: وتهدف للوصول لتعريف وفهم المشاكل في المنظمة.

2) تصميم الحلول: تقوم مجموعة من الأفراد بوضع مجموعة من الحلول الممكنة.

3) مرحلة الاختيار: وهي اختيار الحل المناسب وأفضل نظام للقيام بهذه المهمة.

4) التطبيق : تطبيق الحل واستخدام التقارير لغرض الاستفادة لحل المشاكل.

*** عناصر دعم القرارات بالأنظمة الإدارية التي تتضمنها الإدارة الالكترونية:

المستوي الاستراتيجي يتكون من عدد من النماذج الوظيفية التي تتفاعل مع المحيط الخارجي وهي:

1. نظام المالية.

2. نظام التسويق.

3. نظام القوي العاملة.

4. نظام التصنيع.

وتستخدم المعلومات المنقولة كمصدر للمعلومات في نظام دعم القرارات ( DSS  ).وهناك أنظمة إدارية أخري وهي:

1- نظام معالجة المعاملات (TPS ): ويعمل علي تهيئة المعلومات للقيام بالأعمال اليومية الروتينية.

2- نظام المعلومات الإدارية ( MIS ) : يعمل علي تسهيل عمل الإدارة بتقديم تقارير ملخصة ومركزة ويدعم العمليات الإدارية داخل المنظمة.