خصائص الرسالة الإدارية
الدمغـة: * في أعلى و وسط الصفحـــة.
الطابـع: * يحـدد الجهـة المرسلـة .
* في أعلى و على يمين الصفحـة.
* عادة ما يكون مطبــوع.
الرقم: * يحدد رقم التسجيل التسلسلي للرسالة.
* يسمح بالعثور على آثار الرسالة بسرعة.
المكان والتاريخ: * في أعلى وعلى يسار الصفحة.
* مبدئيا تاريخ الرسالة هو تاريخ توقيع المرسل.
المرسل إليه : * في أعلى و وسط الصفحة (ميلا إلى اليسار).
الموضــوع: * يحصر موضوع الرسالة (جملة مختصرة).
* أسفل الطابع.
المرجع(المراجع): * يذكر المرسل إليه برقم وطبيعة ومضمون الرسالة السابقة.
عبارات المجاملة: * العبارة الأولى تسمح بافتتاح الرسالة والثانية بإنهائها .
التوقيـــع: * يحدد صاحب الرسالة .
* وصفة الموقع.
* الاسم واللقب منسوخين بالآلة الراقنة (عادة الاسم يشار إليه بالحرف الأول).
* يبين الجهة المرسلة .
الوثائق المرفقـة: * تحدد عدد وطبيعة الوثائق.
• أسفل التوقيع (ميلا إلى اليمين ) أو أسفل المراجع
أسلوب الكتابة
لـكل شـخـص أسلـوبه الخـــــاص فــــــــي الـكتـابة و الذي مـن خلا لــــــه نـكتـشـف
"الـبـصـمة الـشخـصيـة " فـي محرراتـه.
فـيـقـال عـن الذي يتـوفـر عـلى أسـلوب واضـح ، شـاعـري ،أدبـي و ذي الـمـحـاسن البديـعة و الجـمالـية ، أنـه ذي حظ،أمـا عـن الذي يفتقـد هـذا الحظ ، فيـقال عـن أسـلوبـه أنـه ركـيـك ،غـامـض، مـلتـو و غـير دقيـق، هـل هـي قـضـيـة موهـبـة إذن؟ أو قـضـــيـة حـظ؟ بالطـبـع ليـــس هـذا ولا ذاك، ففـن التـــحـريـر يـكتـسب بـــــــــمعـرفـة القـواعــــــد الأساسيـة للكـتابـة ثـم بالخـبرة الـتي لا تتأنى إلا بالممـارسـة.
فـن الفـقرة و الجـملـة:
تتـشكل كل رسالة مـن مجمـوعة فقـرات تتضـمن عـدة جـمل و التي مـن خـلالـها يتم ترتيب الأفكـار و تنسيقـها، فيقـال عـن الأسلوب أنـه" ليس إلا تدرج و ترتيب للأفكـار".
الفـقرة:
إنها وحـدة منطقـية لسلسلة مـن الجمل المتناسقـة، يمكن أن تكـون لـها ثلاثة أهداف:
1-التعلـيق على وضع قائـم، من خلال تحديـد الأسباب و النتـائج مـع إمكانية الاسـتدلال
بأمـثلة.
2- بلورة الفكـرة مـن خلال اللجـوء إلى المبـررات و الأمثلة ، مستعملين في آن واحـد حروف الاتـصال أو كلمـات التنسـيـق مثل إذن، عليــه، بالمقـارن,بـما أنـه......
3- الإجابة عـن السؤال الجوهري بتقديـم شـروحـات أو تبـريـر الموقـف المتخـذ.
الرسالة الإدارية
الرسالة هي وثيقة رسمية ، محررة باسم الموقع إن كانت شخصية ، و باسم المرفق الغام أو المؤسسة إن كانت إدارية.
مميزات الأسلوب الإداري:
تعريف الأسلوب الإداري :
يختلف الأسلوب الإداري عما هو متعارف عليه في الأسلوب الأدبي . فالأســـلوب الإداري هو أسلوب يتحدد وفق فلسفة معينة مرتبطة بالوظيف العمومي ، و هو ما تجعله يــــشكل مجالا مستقلا ، ينفرد بخصائص مميزة ، و كذا بصيغ و قواعد خاصة.
مميزات الأسلوب الإداري:
التجـرد: ليس ثمة مكان لكل الألفاظ و كل العـــــــبارات الغير الـــــــموضوعية أو العامية
أو المبتذلة أو المثيرة للانفعال في الأسلوب الإداري، بل و حتى النسق الصوتي يـــــجب أن يتسم بالجدية و الرسمية.
المجاملة : يجب أن يتحلى محرر الوثيقة الإدارية بحسن الالتفات و اللباقة . فبالرغم من كون الإدارة ملزمة في الكثير من الأحيان بالإجابة سلبا على عدد من الطلبات و العرائض
إلا أنها تسعى دائما إلى إضفاء صفة التحفظ أو الاحتراس على ردود من هذا القبيل حتــى يبقى الأمل لدى أصحاب هذه العرائض قائما.
المسؤولية : كل القرارات الإدارية ممضية من طرف ممثلي السلطة العامة و بالــــــــتالي تكتسي طابع الرسمية . لذلك فان التحرير الإداري بعيدا كل البعد عن كل ما هو مجهول ، غامض أو مبهم ، و يتعين على موقع الوثيقة أن يكون معلوما حتى يتحمل مسؤولية مـــا يكتب ، تطبيقا لمبدأ المسؤولية ذاته.
المنطق : يجب عرض الوقائع و الحيثيات بصفة عقلانية و منطقية ، حسب أهميتها المتصاعدة (التركيز على الفكرة الأساسية لاستخلاص النتائج التي تفرض نفسها نطقيا) .
الموضوعية : لا يجب أن يعتد تحليل محرر الوثيقـــة الإدارية إلا على الوقائع المجــردة
بعيدا عن كل المؤثرات الخارجية كالأحكام المسبقة أو الانحياز لجهة معينة فالإدارة مرفق عمومي مهمتها خدمة الصالح العام لا المصالح الخاصة .
البساطــــــة: يقال أن الأسلوب البسيط هو الأسلوب الأحسن والأصعب للتحــــــقيق لذلك وجب على محرر الوثيقة الإدارية أن يمتنع عن اللجـوء إلى الأسلوب الــــــــــبيروقراطي
المعقد فالهدف ليس إثارة إعجاب القارئ بل تبليغه الفكرة في أسلوب يتسـم بالبـــــــساطة
وتناغــم في الألفـــاظ يكون في متناول العامة من القــراء .
الـحـــــــــذر: يمتاز التحرير الإداري بالحـــذر الذي يعد ميزة لصيقة بســــــــــموا لإدارة
وهيبـة الدولة فمبـدأ المسؤوليـة يتنافى تماما مع الخطــأ .
الوضوح ،الإيجاز والدقـة: أهمية الوضوح والدقة والإيجاز أمر أكبر في التحرير الإداري
فكل ما هو مشكوك فيه أو غير متأكد منه يجب سرده بتحفظ كبير في حين أن كــــــــــل ما هــــــو مؤكد وموثوق فيه يجب أن يرد غي أ ألفاظ دقيقة بعيدا عن كل حشو في الكـــــلام
لا طائل تحته.
الاختصار أو التلخيــص: يجب أن تتضمــن الوثيقــة الإداريـة كــــل العناصر الضروريــة لحسـن فهم العرض المقدم ولكن يجب كل ما كان ممكـنــا اختصار الجـــــــــمل أو تجزئتها وكـــذا الابتعاد عن حشــو الكـلام وتكـرار القـول والإطنـاب والإسهـاب .
وعليه,يجب تنظيم الفقرة حسب الحالتين التاليتين:
الحالة الأولى: نؤكد منذ البداية على الفكرة أو العنصر الجوهري ثم نأتي إلى تحليل
و شروحات معمقة للعنصر هذا، وهو ما من شأنه شد و إلفات انتباه القارئ.
الحالـة الثانية: ندرج و نركز على الفكرة أو العنصر الجوهري في آخر الفقرة ، وهـــو ما من شأنه ترسيخ الفكرة أو العنصر الجوهري في ذهن القارئ.
الجملــــــة: بنيتها بسيطة (اسم + فعل + مفعول به) و إن كانت أعـــــقد نجد مـــــــــضافا إليه,مفعول معه,نعت......
الهدف من الجملة الإعلام و الإقناع ، مع شد انتباه القارئ و ترسيخ الفكرة في ذهنه ، شأنها في ذلك شأن الفقرة وفق المبدأين التاليين:
المبدأ الأول : لكي لا يضيع القارئ في متاهات الجمل الطويلة ، يجب استعمال جـــــــملا قصيرة ، واضحة و دقيقة.
المبدأ الثاني : يجب التذكير أو التلميح لجوهر الموضوع في بداية الجملة لتعريف القارئ بسرعة عن مفادها ، كما يجب استعمال كلمة جوهرية أو فكـرة أساسية في نهاية الجملة.
و لتبيان تسلسل الأفكار و ترابطها ، نلجأ إلى حروف و كلمات الاتصال و التنسيق.
تصحيح أخطاء الأسلوب و الصيانة:
تحسين الأسلوب، هو قبل كل شيء إعداد فقرات متناسقة منطقيا ، و تحرير جمل سليمة مع التأكيد على الالتزام بقواعد النحو و الصرف.
يتعلق الأمر كذلك ، باستعمال الكلمة المناسبة ، تفادي التكرار (عدم اللـــــــجوء إلى المترادفات) ، فتصحيح الأخطاء النحوية.
القواعد الأساسيـة لتحريـر رسالـة إداريــة:
ثمة عدة وضعيات يمكن أن تشكل دافعا لتوجيه رسالة إدارية ويمكن التمييز بين حالتين من حيث العلاقات بين المرسل – المحرر للرسالة الإدارية – والمرسل إليه –القـــــارئ-
الحالة الأولى:المحرر للوثيقة هو المبادر – طلب معلومات عرض سلعة...-
الحالة الثانية : هناك علاقة بين المرسل والمرسل إليه مسبقا – الرد على رسالة أو تبعا لاجتماع أو مكالمة هاتفية...-
فبصفة عامة فإن الرسالة تسمح إما بإعطاء أو طلب إستقبال معلومات .
ستـة *06* قواعـد أساسيـة لتحريــر الرسالـة الإداريــة :
1- احترام الشكليات : الدمغة،الطابع، الرقم التسلسلي،صيغة المناداة،الموضوع،المراجع . . .
2- صيغة المناداة: السيد، المحترم...يجب أن يعاد إدراجها كلية في عبارة المجـــاملة نحو: تقبلوا سيـدي ، سيــدي المحتــرم...
3- التوقيـع الخطـي يجب أن يتواجـد أسفل اسم المرسل المنسـوخ بالآلـــة الراقـــــنة .
4- خاتمة الرسالة وعبارات المجاملة يجب أن تكـون في نفـس الصفحة.
5- عـدد الملحقـات والوثائـق المرفقـة يجـب أن يحـدد بدقـة.
6- الأعــداد يشـار إليهـا عن طريـق الأرقـام .
ملاحظـــة :
- التواريــخ والمواعـيـد * المهل* يشـار إليهـا بالحــروف .
- المبالـغ الماليــة يشــار إليها بالأعــداد ثـم بالحــروف الكاملـة