الرسالة ذات الطابع الرسمي
الرسالــة الإداريــة هـي الـتـي تـصـــدر عــن إدارة مــا فـي اتجـــــــــاه شخـــص أو إدارة أخــــرى .
وتتميز بجملـة من الخصائــص سيأتـي ذكــرهـــا:
واستعمال الرسالـة في الحيـاة المهنيـة اليوميـة أصبـح الآن أمـرا شائعـا لأنها وسيلـة تلبي حاجـــــيـات
التبليـغ الأساسيــة فالرسالـة في واقــع الأمــر ما هي إلا مجموعـة من المعلومـات تأتـي في شكـل موضوعــي وفق نظـام محكــم من التمحيـص والدقــة.
وسيجـد الـدارس هنـا المعلومـات المتصلـة بكتابـة الرسائـل المقننـة التـي بلـور الاستعمال أشكــــالـها
بصفـة نهائيـة والتقيـد بقواعـد كتابـة الرسائل الرسميـة أمر فرضـه الاستعمال الواسـع وتواضـع النـاس في شأنــه
توجيهات عملية لتحرير الرسالة الإدارية
* الإقنـاع والإستمالـــة:
إن غـرض الإقـنـاع والاستمالة من الأهـداف التي تتوخاهـا كل رسالـة ومن ثم فهـي تستنـد علـى أدوات الإقنـاع المختلفـة وهذه الأدوات ينبغـي أن تكيـف على حسـب الوضـع الـذي تـتصـل بـه وعلى حســب المكانــة الاقتصادية والاجتماعية للشخـص المتلقـي ولابـد من مراعـاة حسـن استعمال القواعـد المضبوطــة الخاصـة بتقديـم البـلاغ فهي تسهم إلى حد بعيد في جعله مقنعــا.
• تقديـــــم الـبـــــــلاغ:
ولتسهيـل فهم الرسالـة ، ينبغي الاهتمام بجانب العرض والشكـل ، مثل نوعية الكتابـة ، من حيث وضوحها و مراعاتها لقواعد الصرف و النحو و الإملاء ،و قواعد الترقيم.
ولعل أهم ما يجعل أيّ بلاغ مكتوب أقدر على النفاذ و أعظم نجوعا هو التقيد بما يلي:
يستحسن أن يكون نصّ البلاغ متآلفا من ألفاظ سهلة ، متداولة، و عبارات موجزة و من المفيد تجنب الألفاظ الغريبة و الكلمات المستحدثة التي لم يشع بعد استعمالها
ينبغي تجنب الخيال ، و ما يترتب عنه من مجاز و صور بيانية، لأن ذلك قد يسبب
لبسا في المعنى،و غموضا فيه.
• لغة الرسالة الإدارية
تكون لغة الرسالة الإدارية –بصفة عامة-لغة سهلة مألوفة، في مستوى لغة الصحف و المجلات، أو أرقى منها قليلا. و من المعلوم أن للغة الواحدة مستويات متعددة ، أرقاها هو مستوى الأدباء و كبار الكتاب ، و أدنــــاها هـــــو مستوى الصحافة .فإذا كان الأدباء يتفننون في استنباط المعاني و ابتكار الأخيلة ، فإن الصحفيين يعــــــــبرون عن المعلومات دون أي اهتمام بتنسيق المبنى و تجويد المعنى،إلاّ في القليل النادر. و لكن المحرر الإداري إذا لم يــــــكن مدعوّ إلى تجويد معانيه و تنميق أساليبه ،فإنه مطالب بالتعبير بدقة عن البلاغ الذي يرغب في إيصاله.
و كما هو الشأن في جميع فروع المعرفة، فإن للإدارة عددا كبيرا من المصطلحات ينبغي للمحرر أن يـــــعرف مدلولها الدقيق.
مضمـون الرسالة
الإطناب و الحشو من الصفات المرفوضة في الرسالة ذات الطابع الإداري،لذلك ينبـــغي أن ’يسوغ كل معنى وجوده فيها ، و ’يقحم في نسيجها ما لا صلة له بهدفها.فالإيجاز إذا هو الصفة الـــتي يجب أن يلتزم بها المحرر.
لكن الإيجاز المطلوب ، ينبغي أن يصل إلى حد الإخلال بالمعنى
انفراد الرسالة الواحدة بموضوع واحد
لا يجوز أن تشتمل الرسالة الواحدة على أكثر من موضوع واحد، فإذا كان عليـــــــــنا أن نراسل جهـــــــة واحدة في مواضيع متعددة فينبغي إفراد رسالة واحدة لكل موضوع.
عناصر الرسالة الإدارية
كل رسالة إدارية تشتمل على العناصر الآتية :
اسم المرسل أو صفته
عنوان المرسل
تاريخ الرسالة
اسم المرسل إليه و صفته و عنوانه
المرجع: و هو جملة البيانات المتعلقة بمراسلة سابقة.
الموضوع: في شكل عنوان موجز، و ينبغي أن يعبر بوضوح عن مضمون الرسالة ، مثل:
طلب عمل – استدعاء- الجرد السنوي - تربص مغلق...
عبارة النداء.
نص الرسالة.
عبارة التحية الختامية.
توقيع المرِسل و ختم المصلحة
أقسام نص الرسالة
يتألّف نص الرسالة من ثلاثة أقسام تتكرر في جميع الرسائل –إلاّ ما نستثنيه فيما بعد-و هي:
عبارة النداء، نحو:سيدي مدير الموظفين...
صلب موضوع الرسالة.
عبارة التحية الختامية.
و قد سبق الحديث عن شروط تحرير صلب الموضوع .و فيما يلي بعض الإرشادات الخاصة بعـــــبــارة النداء ،و التحيات الختامية.
عبارات النداء :ويوضحها الجدول التالي الذي يشتمل على عبارات النداء التي يصلح استعمالها
في الرسالة ذات الطابع الإداري، على حسب و وظيفة المرسل إليه:
وظيفة المرسل إليه و صفته
إذا كان المرسل إليه:
- طبيبا
- أستاذا
- فقيها/عالما من علماء الدين
- وزيرا
- سفيرا
- رئيس جمهورية
- رئيس المجلس الشعبي البلدي (1)
عبارات النــداء
الدكتور فلان، السيد...
سيدي مدير عيادة...
سيدي فلان،الأستاذ فلان.
فضيلة الإمام، فضيلة الشيخ.
معالي وزير...
سعادة سفير...
فخامة رئيس الجمهورية.
سيدي رئيس م.ش.ب.
(1) و يجوز استعمال كلمة السيد،نحو:السيد رئيس المجلس...
استهلال الرسالة الإدارية
إن العبارة التي ’تستهل بها الرسالة الإدارية،في الغالب، هي (يشرفني أن...)،و قد تأتي متأخرة في الــــجملة الأولى من النص،مثل:تبعا للإعلان الذي أصدرتموه في... يشرفني أن ...، غير أنه نلاحظ أن بعض الناس يفتتحون رسائلهم بعبارة: (لي الشرف) على أســـــاس أنها مرادف لــ(يشرفني أن)،و هذا خطأ ، فعبارة (يشرفني) تعنـــــي أن في مراسلة من تكاتبه شرفا لك.بخلاف ( لي الشرف)التي لا تدل على معنى المجاملة الذي تحمله الأولى.
غير أته لا يجوز البدء بهذه العبارة في الحالتين الآتيتين :
إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سيئا للغاية،فتبدأ بعبارة(يؤسفني أن)، و أما إذا كان الخبر دون ذلك في السوء ،فيستحسن أن تبدأ بدون عبارة المجاملة ،مثل: لقد قررت مؤسستنا إيقاف استعانتنا بمصــــــــالحكم التقنية...
إذا كانت الرسالة موجه من أعلى إلى أسفل :كأن ترد من مــــــــدير إلى أحد مستـــــخدميه . و في هذه الحالة نستعمل عبارات بديلة، مثل: يطيب لي، يسعدني،إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سارا، مثل: ترقيــــة المرسل إليه مثلا.و يستحسن أن تبدأ بدون العبارات الاستهلالية في الحالات الأحرى،مثل: لقد تقرر تعيينكم عضــوا في لجنة التحقيق في قضية...
عبارات التحية الختامية
تختلف عبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرَسل إليه.و العبارة المثلى التي تختم بها الرسالة هي العـــبارة التي تناسب المكانة التي يتبوأها المرَسل إليه. و على المحرر أن يحرص أن تكون العبارة التي يختم بها رسالــته عادلة، لا تملق فيها و لا لؤم.
و قد فرض الاستعمال بعض العبارات المتواضع عليها ، و هي عبارات تراعي العلاقة الاجتـــــــماعية ، أو السلم الإداري بين المرِسل و المَرسل إليه.
وتختلف بحسب الحالات الثلاث الآتية:إذا تعلق الأمر برسالة يرسلها:
ند إلى نده
من أعلى إلى أسفل
من أسفل إلى أعلى
و فيما يلي بعض الأمثلة:
الحالات المختلفة
عبارات الاحترام
من ند إلى نده
أرجو أن تتفضلوا سّيدي، بقبول تحيتنا الخالصة.
و تقبلوا سّيدي ، عبارة مشاعر التقدير.
تفضلوا سّيدي، بقبول التحيات السامية.
من أعلى إلى أسفل (إداريا) تقبلوا سّيدي ، ضمانات خالص الاعتبار.
تقبلوا سّيدي ، عبارة مشاعرنا الطّيبة.
تقبلوا تحياتنا الخالصة.
من أسفل إلى أعلى
وتفضلوا سّيدي ،بقبول مشاعر الاحترام و الوفاء.
و تفضلوا سّيدي، بقبول أخلص التحيات.
وتفضلوا سّيدي ، بقبول تحيات الاحترام
استهلال الرسالة الإدارية
إن العبارة التي ’تستهل بها الرسالة الإدارية،في الغالب، هي (يشرفني أن...)،و قد تأتي متأخرة في الــــجملة الأولى من النص،مثل:تبعا للإعلان الذي أصدرتموه في... يشرفني أن ...، غير أنه نلاحظ أن بعض الناس يفتتحون رسائلهم بعبارة: (لي الشرف) على أســـــاس أنها مرادف لــ(يشرفني أن)،و هذا خطأ ، فعبارة (يشرفني) تعنـــــي أن في مراسلة من تكاتبه شرفا لك.بخلاف ( لي الشرف)التي لا تدل على معنى المجاملة الذي تحمله الأولى.
غير أته لا يجوز البدء بهذه العبارة في الحالتين الآتيتين :
إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سيئا للغاية،فتبدأ بعبارة(يؤسفني أن)، و أما إذا كان الخبر دون ذلك في السوء ،فيستحسن أن تبدأ بدون عبارة المجاملة ،مثل: لقد قررت مؤسستنا إيقاف استعانتنا بمصــــــــالحكم التقنية...
إذا كانت الرسالة موجه من أعلى إلى أسفل :كأن ترد من مــــــــدير إلى أحد مستـــــخدميه . و في هذه الحالة نستعمل عبارات بديلة، مثل: يطيب لي، يسعدني،إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سارا، مثل: ترقيــــة المرسل إليه مثلا.و يستحسن أن تبدأ بدون العبارات الاستهلالية في الحالات الأحرى،مثل: لقد تقرر تعيينكم عضــوا في لجنة التحقيق في قضية...
عبارات التحية الختامية
تختلف عبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرَسل إليه.و العبارة المثلى التي تختم بها الرسالة هي العـــبارة التي تناسب المكانة التي يتبوأها المرَسل إليه. و على المحرر أن يحرص أن تكون العبارة التي يختم بها رسالــته عادلة، لا تملق فيها و لا لؤم.
و قد فرض الاستعمال بعض العبارات المتواضع عليها ، و هي عبارات تراعي العلاقة الاجتـــــــماعية ، أو السلم الإداري بين المرِسل و المَرسل إليه.
وتختلف بحسب الحالات الثلاث الآتية:إذا تعلق الأمر برسالة يرسلها:
ند إلى نده
من أعلى إلى أسفل
من أسفل إلى أعلى
و فيما يلي بعض الأمثلة:
الحالات المختلفة
عبارات الاحترام
من ند إلى نده
أرجو أن تتفضلوا سّيدي، بقبول تحيتنا الخالصة.
و تقبلوا سّيدي ، عبارة مشاعر التقدير.
تفضلوا سّيدي، بقبول التحيات السامية.
من أعلى إلى أسفل (إداريا) تقبلوا سّيدي ، ضمانات خالص الاعتبار.
تقبلوا سّيدي ، عبارة مشاعرنا الطّيبة.
تقبلوا تحياتنا الخالصة.
من أسفل إلى أعلى
وتفضلوا سّيدي ،بقبول مشاعر الاحترام و الوفاء.
و تفضلوا سّيدي، بقبول أخلص التحيات.
وتفضلوا سّيدي ، بقبول تحيات الاحترام
إلغاء التحيات الختامية
و لقد جرت العادة ، في الكثير من الإدارات،على إلغاء التحيات الختامية إلغاء كاملا، عندما يتعلق الأمر بمراسلة داخلية، تجري بين الرؤساء و المرؤوسين. فإذا كتب أحد المرؤوسين إلى رئيسه في السلم الإداري، فإنه لا يختم رسالته بالتحيات الختامية المعهودة و كذلك الحال بالنسبة للرئيس.
و هذه العادة لا تخّل بعلاقات الاحترام التي تربط ، عادة المستخدمين في المؤسسة الواحدة، و لا تحمل في طياتها أدنى قدر من التحقير. و إنما تقطع الطريق على الذين يرغبون في الترقي عن طريق التملق والإفـــراط
في المجاملة .
السلم الإداري
ولا بد من الإشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها، عندما يتــــــــعلق الأمر بالمـــــراسلة الداخلية،وهي احترام السلم الإداري . وذلك يــــعني أنك،إذا وجهت رسالة إلى أحــــــد رؤســــائــــك المباشرين،للإعلام وللإدلاء بالرأي في فحواها عندما يستدعي الأمر ذلك .ويعبر عن ذلك على النحو الآتي،في عنصر المرسل إليه :
نموذج رقم:1
إلى السيد مدير التربية،بوساطة السيد مفتش التعليم الأساسي، بوساطة السيد مدير مدرسة......الأساسية
نموذج رقم:2
إلى السيد مدير الشركة الوطنية للكهرباء والغاز، بوساطة مدير الموظفين، بوساطة رئيس مصلحة الوسائل العامة.
نموذج رقم:3
إلى السيد مدير المالية، بوساطة رئيس مصلحة المحاسبة.
عرض الرسالة
إن عرض عناصر الرسالة شكل لائق ،يسهم إلى حد كبير في تسهيل قراءتها ، و استقبال البلاغ
الذي تتضمنه،و قد اكتسبت الرسالة الإدارية في الوقت الحاضر، بفضل التعديلات التي أدخلت على شكلها، طابعا معياريا ، يتقيد به جميع المحررين،و التقيد بقواعد عرض الرسالة الإدارية ضروري،
لأن هذا التقيد يساعد على:
توصيل البلاغ في أوجز وقت.
تسهيل تصنيف الرسالة و ترتيبها.
إعطاء صورة حسنة عن الطرف المحرر لها.
وأشهر طرق العرض المعتمدة حاليا في شتى الإدارات ، و على النطاق العالمي،طريقتان:
الطريقة الكلاسيكية و الطريقة الأمريكية.
فأما الطريقة الأولى ، فتعتمد على وضع عناصر الرسالة التي سبق ذكرها كل في حيز مــــعين.
و فيما يلي تفصيل ذلك:
توزيع عناصر الرسالة على الصفحة
حجم الورق المستعمل في الرسالة الرسمية هو 31/21 ،و يفضل استعمال الورق غير المسطر.
و يتم توزيع عناصر الرسالة على الصفحة بالشكل التالي :
التاريخ
يكتب في يسار الصفحة، و في الجهة العليا منها، و تذكر فيه العناصر التالية دائما: الـــــــمكان
و اليوم و الشهر و السنة، نحو: البليدة، في 3 أكتوبر..20
المرِسل
يكتب في يمين الصفحة، في مواجهة التاريخ
المرَسل إليه و عنوانه
يكتب في يسار الصفحة،في الجهة العليا منها،و تحت التاريخ،و يراعي تـرك فراغ محــــــــدود بين العنصرين.
المرجع و الموضوع
يأتيان بعدَ المرسَل إليه،و لكن في أقصى اليمين.
عبارة النداء
تأتي في بداية الثلث الثاني من الصفحة،في الاتجاه العمودي . مع ترك فراغ انطلاقا من يمـــــــين
الصفحة،يساوي خمس الصفحة،في الاتجاه الأفقي.
التوقيع و ختم الإدارة
يأتيان في أسفل الصفحة،في الجهة اليسرى منها،بعد النص مباشرة.
المرسل التاريخ
المرسل إليه
المرجــــع
المـوضوع
الفقرة الأولى
الفقرة الثانية
الفقرة الثالثة
التوقــيع
و أما الطريقة الثانية فتتميز بسهولة تطبيقها، و تعتمد أساسا على ترك فراغ بين عناصر الرسالة،
بحيث يمكن تمييز أي عنصر عن الآخر من النظرة الأولى. و ترتب هذه العناصــــــر على المنوال التالي:
التاريخ
يأتي في أعلى الصفحة في الجهة اليسرى.
المرِسل و عنوانه
يأتي في أعلى الصفحة،في الجهة اليمنى،(إذا لم يكن تصدير الرسالة مطبوعا.
المرَسل إليه و عنوانه
يأتي تحت المرسل مباشرة، و يراعي ترك فراغ بين العنصرين يبلغ نحو سنتيمترين اثنين.
المراجع
تأتي تحت المرسِل إليه.
الموضوع
يأتي تحت المرجع،و قد يأتي معه في سطر واحد.
المرِسل التاريخ
المرَسل إليه
المـوضوع المرجــــع
الفقرة الأولى
الفقرة الثانية
الفقرة الثالثة
التوقيـع
نص الرسالة
يبدأ على بعد 5 سم من طرف الرسالة الأيمن.و تعين الفقرات بترك فراغ بين الواحدة و الأخـــرى
يساوي ضعف ما يترك بين سطر و آخر .و ستأتي نماذج تجد فيها بيانا لما تقدم.
الظرف
يكتب اسم المرسَل إليه و عنوانه في النصف الأدنى من الظرف ، و يلصق الطـــــابع الــــــبريدي،
في الزاوية اليمنى العليا. و مكان الطي في الرسالة يوجه إلى قاعدة الظرف،بحيث لا يـــــــمزق عند استقبال الرسالة.
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
البريد والمواصلات
ولاية:...............
مركز الاشتراك والصيانة بالأبيار
شارع بوقرة_ الابيار
الهاتف:
المرجع:
سيدي,
تبعا لطلبكم المتعلق بالوصل الهاتفي ،المؤرخ في ....يشرفني أن أعلمكم بان العملية لا يمكن أن تتم ا الآن نظرا الأسباب الآتية:
(1)تشبع مركز......الذي يوصل إليه الخط الهاتفي.
(1)نقص في توافر الحبال الهاتفية التي تخدم المنطقة المعنية.
(1)تعذر البدء حاليا في عملية بناء الخط،نظرا على أن الفرق مدعوة للقيام بأشغال أخرى.
(1)لأن.............................(اذكر أسبابا أخرى عند اللزوم).
إنني أعبر لكم عن شديد أسفنا وإنه يمكن أن تطمئنوا على أن طلبكم مسجل ، وأنه سيلبى ا لاحقا,دون أية حاجة على تجديده.
(1)في اجل أقصاه..............
(1)عندما تسمح الظروف بذلك،في اجل لا أستطيع أن احدده حاليا.
وتفضلوا سيدي ،قبول عبارات تقديرنا السامية
رئيس المركزية الهاتفية الآلية بالابيار
المراسلة العامة والتحرير الإداري
الجــمــهوريــة الجزائرية الديمقراطية الشعبية
ولاية الجزائر
د يوان الترقية والتسيير العقاري
دائرة الحراش
مديرية الديوان_حي 632 شقة عمارة ب/05/محمدية
المرجع:123:م.س/85/د.ت.ت.ع.
مرجعكم:رسالة موافقةرقم241/ب ح/ن م/
مصلحة السكن/85بتاريخ22/05/د.ت.ت.ع ببئر مراد رايس
السيد...........................
الموضوع: طلب تبديل.
سيدي,
تبعا لطلبكم المذكور أعلاه في المرجع،و الذين تطلبون بواسطته رخصة تبديل سكنكم الذي يقع
في...................بسكن السيد..............الواقع بـ............................
يشرفني أن امنح لكم موافقتي لتبديل سكنكم الواقع في العنوان المذكور أعلاه.
تفضلوا سيدي ،بقبول عبارات تحياتي الخالصة.
مدير الديوان
جملة من الأفعال المستعملة عموما
في المحررات
الأفعال المدخلية الإيضاحية الأفعال المستعملة للتعبير عن مواقف الأفعال المستعملة للتشكيك أو الانتقاد
* يعلن * يتمسك * يتعجب
* يقول * يعتبر * يتساءل
* يصرح * يوافق * يشكك
* يشرح * يقترح * ينكر
* يحدد * يتقبل * يعارض
* يفسر * يؤكد * لا يرى
* يجيب * يسجل * لا يصدق
* يبين * يحكم * لا يأمل
* يطلب * يعترف * لا يوافق
* يلاحظ * يوصي * يبدي معارضته
* يخمن * يدافع * يخالف الرأي
* يحتما * يتمنى * يمتنع
* يعرض * يخشى * يطالب
* يسجل * يميل * ينفي
* يذكر * يتكهن * يتبرأ
* يعلق * يفضل * يناقض
* يبدي * يقضي * ينتقد
* يلتمس * يدعم
* يحث * يوحي
* يثير * يؤيد
* لا يوافق