الإدارة الإلكترونية أهمية المعلومات في العملية الإدارية
خصائص المعلومات المطلوبة من الإدارة الإلكترونية
1. الشمولية بحيث تغطي هذه المعلومات جميع جوانب الموضوع قيد الدراسة
2. الدقة بحيث تخلو هذه المعلومات من الأخطاء
3. المناسبة زمنيا بحيث توفر هذه المعلومات في الوقت المناسبة للاستفادة منها
4. الواقعية بحيث تمثل واقع عمل المستفيد لتكون ذات فائدة في التعامل مع هذا الموضوع
5. الكلفة بحيث تكون كلفة المعلومات أقل من فائدتها .
أنواع التقارير ومصادر المعلومات حسب المستويات الإدارية المختلفة
المستوى الإداري
أنواع التقارير
الإدارة العليا
تقارير خارجية
تقارير داخلية لمرة واحدة
تقارير داخلية مختصرة عند الطلب
التنبؤات
المحاكاة
الاستفسارات ماذا - لو
الإدارة الوسطى
تقارير داخلية منتظمة
تقارير استثنائية
تنبؤات وبيانات داخلية
استفسارات
الإدارة الدنيا
تقارير داخلية منتظمة
تقارير عمليات مفصلة
تقارير تاريخية وحالية
المعلومات التي تقدمها الإدارة الإلكترونية للإدارة الإستراتيجية
المعلومات للتخطيط الإستراتيجي هي المادة الخام التي تحتاجها الإدارة العليا للشروع في خطط إستراتيجية تهم المنظمة . فهي الوسيلة التي يعتمد عليها لاتخاذ قرارات إستراتيجية تعزز أهداف المنظمة .
وإن العمل على مساعدة الإدارة العليا على تعريف احتياجاتها الهامة من المعلومات للتخطيط الإستراتيجي قد يتم من خلال اللجوء إلى ما يسمى بعوامل النجاح الحرجة Crincal Success Factors
تمثل هذه العوامل في أية منظمة عددا من المجالات تؤثر نتائجها تأثيراً مباشراً على مستوى الأداء العام في المنظمة . ويكون مدى نجاح أداء المنظمة مرتبطاً بمدى نجاح نتائج تلك المجالات المحددة .
ويوضح الشكل التالي عوامل النجاح الحرجة تدعم تحقيق أهداف وغايات المنظمة
مثال
الأهداف
عوامل النجاح الحرجة
أهداف غير ربحية
تطوير نظام رعاية صحي متميز
المستشفيات الحكومية
تلبية احتياجات البيئة المستقبلية للرعاية الصحية
تكامل الرعاية الصحية مع المستشفيات
الاستخدام الكفء للموارد النادرة
إدارة تكاليف محسنة
أهداف ربحية
العائد على الاستثمار
صناعة السيارات
نجاح المنتج الجديد
الشكل الخارجي للسيارة
نظام موزعين جيد
ضبط التكلفة
مطابقة مواصفات الطاقة
وبشكل عام فإن عوامل النجاح الحرجة تركز على كل مدير على حدة وبالتالي على الاحتياجات الحالية من المعلومات لهذا المديرفهي تسمح بالتعرف على الاحتياجات الحالية من المعلومات لهذا المدير وتسمح بالتعرف على احتياجات الإدارة العليا من المعلومات بطريقة واضحة ذات معني كما أنها تأخذ بعين الاعتبار حقيقة أن احتياجات الإدارة العليا من المعلومات تتنوع من مدير إلى آخر , وأن هذه الاحتياجات ستتغير مع مرور الوقت بالنسبة لهؤلاء المدراء
الإدارة الإلكترونية تدعم اتخاذ القرارات
1. عندما تعمل المنظمة في نظام اقتصادي غير مستقر نسبيا
2. في حالة ازدياد المنافسة الأجنبية والمحلية التي يتعرض لها المنظمة
3. عندما تكون المنظمة غير قادرة على مجارة واللحاق بما يجري خولها في البيئة الاقتصادية المحيطة
4. عندما يكون النظام الأساسي العامل في المنظمة لا يساعدها على تطوير نفسها وزيادة كفاءة العاملين فيها وزيادة الأرباح وفتح أسواق جديدة
5. عندما تكون الإدارة المسؤولة عن معالجة البيانات غير قادرة على تلبية احتياجات الإدارة العليا وعدم وجود تحليل للبيانات
الإدارة الإلكترونية وتسلسل مراحل اتخاذ القرارات
1. المرحلة الاستخبارية : وتهدف هذه المرحلة للوصول إلى تعريف وفهم المشكلة أو المشاكل في المنظمة وتتطلب الإجابة على الأسئلة التالية
أ. لماذا توجد المشكلة ؟
ب. وما هي نتائجها ومؤشراتها ؟
حيث يستطيع نظام المعلومات الإدارية التقليدي تهيئة كميات كبيرة من المعلومات التفصيلية للمساعدة في هذه المرحلة
2. تصميم الحلول :عادة ما يقوم مجموعة من الأفراد بوضع مجموعة من الحلول الممكنة وأن أفضل نظام يقوم بهذه المهمة هو نظام دعم القرارات DSS الصغير أي نظام ذو إمكانيات محدودة ومعروفة
3. مرحلة الاختيار: وهي اختيار حل من الحلول وأفضل نظام للقيام بهذه المهمة هو نظام دعم القرارات DSS لكونه دو إمكانيات كبيرة في معالجة مجموعة كبيرة من البيانات المتعلقة بالبدائل المقترحة وبالتأكيد فان هذا النظام يستخدم أساليب رياضية معقدة للقيام بهذه الأعمال
4. التطبيق حيث يتم تطبيق الحل واستخدام التقارير لغرض الاستفادة في حل المشاكل المطلوبة من خلال اتخاذ القرارات المناسبة
عناصر دعم القرارات بالأنظمة الإدارية التي تتضمنها الإدارة الإلكترونية
تهتم الإدارة العليا بالقرارات الإستراتيجية ولغرض اتخاذ هذه القرارات تحتاج إلى معلومات تختص بالاتجاهات العامة لا بالتفاصيل , على أي حال فإن العديد من أساليب بحوث العمليات مثل النماذج والمحاكاة تكون مفيدة لتطوير الخطط الإستراتيجية وتهيئة المعلومات المطلوبة لاتخاذ هذه القرارات .
والمستوى الإستراتيجي يتكون من عدد من النماذج الوظيفية التي تتفاعل مع نموذج المحيط الخارجي , وكذلك تتفاعل مع بعضها البعض لتكوين نموذج متكامل لشركة .
مثال على تطبيق النظام
إن عملية اتخاذ قرار بشأن شراء معدات جديدة هو أحد القرارات الهامة التي تتخذها الإدارة العليا على المستوى الإستراتيجي ويجب على الإدارة العليا أن تعد الخطط الخاصة بتوزيع هذه المعدات وحساب الوقت اللازم لتنفيذ تلك الخطط واتخاذ قراراتها بشأن حاجتها لها أم لا , بالإضافة إلى الأخذ بعين الاعتبار ما يلي
ما التوسعات المطلوبة للمصنع والمستودع , وما هي المعدات المطلوبة لتلبية تلك التوسعات , ثم أين توضع هذه المعدات
إن الإجابة على هذه الأسئلة لا يمكن تهيئة المعلومات لها بالطرق التقليدية , لذلك يتطلب الاستفادة من بعض العلوم منها :
البرمجة الخطية – المحاكاة – إدارة مخططات مواقع العمليات التي تستخدم بشكل كبير في نظم دعم القرارات والتي تساعد المدراء باتخاذ قراراتهم بشكل كفء وطبقا للبحوث التي أجريت , اتضح بأن القرارات التي اتخذت بشأن التوسع بالمعدات الجديدة باستخدام DSS قللت التكاليف بمقدار 45% نظرا لاعتمادها على البرمجة الخطية والمحاكاة وخبرات الآخرين بشأن مواقع المعدات الجديدة عند بناء هذه النظم
ولذلك فان نظم DSSمن المتوقع أن يزداد استخدامها ويتسع انتشارها بسبب حاجة الإدارة التي تعتمد تكنولوجيا المعومات ونظرا للفوائد الكبيرة المتحققة من جراء استخدامها من قبل الإدارة لما أثبتته من قدرة على تبسيط الأمور وتوضيحها ومساعدتها للمدراء في عمليات اتخاذ القرارات الصائبة والسريعة .