وهناك مسائل يجب على المدير التنفيذي أن يراعيها وتتمثل فيما يلي:
يقسم وقته بين التخطيط والتنفيذ ٬ أو بعبارة أخرى يجب أن يعطى جانبا معقولا من وقته لدراسة برامج
الهيئة من الناحية الفنية و تتبع برامجها وتقويم هذه البرامج ثم اقتراح الخطط الجديدة التي تحمل الهيئة على
إضافتها إلى البرامج التي تنفذها الهيئة وهذا لايتم إلا إذا خصص الرئيس جانبا من وقته لهذه الدراسة الفنية
بدلا من أن يكرس هذا الوقت كله في عملية التنفيذ الذي تغلب عليها الصفة الإدارية. ويجب ألا يفهم من هذا
أن الجوانب الإدارية تقل شأنا من حيث قدرتها على النواحي الفنية لأن العمل الفني لا يمكن أن ينجح ما لم
يسنده جهاز إداري سليم.
2ألا
ينفرد بعمليات التخطيط والتنفيذ وإنما من واجبه أن يشرك معه باقي موظفي الهيئة في العملية وأن
يعترف بفائدة المساهمة الفردية ويعمل على تشجيعها.
3أن
يوزع المسؤوليات على موظفي الهيئة جميعا كل حسب مقدرته وكفايته واستعداده لتحمل المسؤولية.
هذا التوزيع سيعاون المدير على أن يجمع حول أهداف الهيئة وبرامجها أكبر عدد من الموظفين الذين
يساهمون في تنفيذ هذه البرامج.
4أن
يعمل على تكوين علاقات صداقه بينه وبين من يعمل معهم من الموظفين لأن هذه الصداقة تساعده
على تفهم شخصياتهم والتعرف على مشاكلهم وعلى اتجاهاتهم ونقاط القوة والضعف لديهم. والرئيس الكفء
هو الذي يستطيع أن يستغل هذه الدراسة في توجيه الموظفين ٬ كل إلى العمل الذي يناسبه.
5يشترط
في الرئيس الناجح أن يتصف بالحياد المطلق بمعنى أن تكون معاملته لجميع الموظفين معامله
واحده أساسها استغلال قدرة كل منهم في العمل الذي يصلح له مع الاشراف عليه وتوجيهه توجيها مستمرا لزيادة كفايته وإنتاجه.
6يجب
أن يدرك الرئيس أن الأفراد خاضعين للتغير كما أن عندهم قدرة على النمو وأن ما يشاهد أحيانا من
ثورة بعض الموظفين أو عزلهم أو عدم تعاونهم إنما يحدث نتيجه لعدم الرضا ومن واجبه أن يدرك هذه
الاتجاهات ويعمل على علاجها وأن يوجه عناية خاصه بلأفراد الذين يلمس أنهم أكثر من غيرهم حاجة إليه
ومن هم أقل تكيفا مع العمل.
7يجب
على الرئيس أن يكون هو نفسه مثالا صالحا للموظفين حازما صدوقا أمينا ويساعد المدير على
اكتساب هذه الصفات بما حصله من خبرات خلال فترة عملة في الهيئة.
8حسن
اختيار الرئيس لمعاونيه من العوامل التي تدل على كفاءته والتي تنعكس بصورة واضحة على عمل
المنظمة الاجتماعية ونشاطها.
9تقييم
أعمال المؤسسة تقييما دوريا أمر ضروري لأن المبادئ قد تكون سليمة ولكن عند التطبيق تظهر
الأخطاء وبدون هذا التقييم الدوري لا يمكن للمدير أن يطمئن إلى صلاحية ما يشرف على تنفيذه من برامج.
10 يجب
ألا يغالي الرئيس في أعمال اللجان لأن التنفيذ هو الهدف الذي يجب أن تتجه إليه الهيئة.
26
أعمال المجموعات:
المجموعة رقم 1 : تنشيط اللجان الفرعية
اللجان الفرعية هي اللجان التي تنشئها الهيئة الإدارية للقيام بمهام محددة ٬ وهناك لجان فرعية دائمة تتولى تنفيذ مهام دائمة
للمنظمة ٬ وأخرى مؤقتة ينتهي وجودها بانتهاء السبب الذي أنشئت لأجله. وتعتبر اللجان الأداة الرئيسية التي تلجأ إليها
المنظمات لتنفيذ برامجها ونشاطاتها ٬ ولا يوجد نظام موحد لعدد ونوع ومهام اللجان في المنظمات ٬ بل يتم الاعتماد في
تشكيلها عادة على احتياجات المنظمة.
معلومات عامة حول اللجان:
من الأفضل أن تعقد اجتماعاتها مرة كل شهر
تضم عضوا أو اثنين من أعضاء الهيئة الإدارية والباقين من الهيئة العامة
أن لا يكون أحد أعضائها عضوا في أكثر من لجنة
وفيما يلي عرض لأهم أنواع اللجان وأبرز مهامها:
1لجنة
السياسات العامة
وهي اللجنة التي تتولى رسم السياسات العامة للمنظمة ٬ وتتولى وضع الخطط الاستراتيجية لها بتكليف من الهيئة
الإدارية. وتهدف هذه اللجنة إلى تحديد معالم الطريق الذي ستسلكه المنظمة لتحقيق أهدافها كما تهدف إلى التأثير في
السياسات العامة في المجتمع بما يخدم أهداف المنظمة.
2لجنة
العضوية
وهي اللجنة التي تتولى متابعة تقديم الخدمات للأعضاء وتحصيل اشتراكاتهم السنوية ٬ كما تسعى هذه اللجنة إلى
المحافظة على أعضاء المنظمة وزيادة عددهم من خلال الاتصال بأفراد جدد وعرض العضوية عليهم ٬ كما تقوم
بتطوير الخدمات التي تقدم للأعضاء بما يكفل استمرار استقطاب الأعضاء الموجودين واستقطاب غيرهم. كما تقوم
هذه اللجنة بتحقيق التواصل بين المنظمة وأعضائها.
3لجنة
تنمية الموارد المالية
وهي اللجنة التي تباشر تحديد الموارد المطلوبة لاستمرار المنظمة وتنفيذ برامجها ونشاطاتها ٬ وتضع الخطط المناسبة
لتنمية موارد المنظمة المالية من خلال الوصول إلى طرق ومصادر تمويلية كحملات جمع الأموال والتبرع والتعرف
على مؤسسات تمول مشاريع تنموية.
4لجنة
العلاقات العامة
وهي اللجنة التي تتولى تقوية علاقات المنظمة بمحيط العمل الذي تعمل به ٬ وتعد ما يلزم من كراسات تعريفية
بالمنظمة وأهدافها وتقارير سنوية أو دورية تصف حجم نشاطات المنظمة ليتم توزيعها على الفئات التي تستهدفها
المنظمة سواء أفراد أو منظمات أخرى.
5لجنة
البرامج والمشاريع
وهي اللجنة التي تقوم بعملية تطوير برامج ونشاطات المنظمة ٬ كما تتولى اقتراح مشاريع وبرامج جديدة للمنظمة من
دورات وأوراش عمل وندوات ومؤتمرات وغيرها من أشكال النشاطات.
6لجنة
الدراسات والأبحاث وهي اللجنة التي تتولى إعداد الدراسات والأبحاث الخاصة باهتمامات المنظمة ٬ كما تقوم
بإعداد قواعد المعلومات ذات الموضوعات المتصلة بمجال عمل المنظمة.
7لجنة
الوعي العام وهي اللجنة التي تهتم بتوعية الرأي العام بالقضايا التي تتناولها المنظمة واستخدام الوسائل
الإعلامية المناسبة لخلق رأي عام مشترك حول هذه القضايا.
8لجنة
التطوع وهي اللجنة التي تتولى رفد موارد المنظمة بالجهود التطوعية ووضع نظام لامتيازات المتطوعين.
وتقوم هذه اللجنة بإعداد سجلات بالمتطوعين وتحفظها في مقر المنظمة.
المجموعة رقم 2 : تقييم أداء المنظمة
تعتبر عملية التقييم مهمة رئيسية تساعد المنظمة على التأكد من تحقيقها للغايات التي أنشئت من أجلها ٬ كما تساعدها
على التحقق من مستوى الخدمات التي تقدمها ومدى تأثيرها على بيئة العمل المحيطة بها ٬ كما أن عملية التقييم تساعد
المنظمة على تحديد وضع المنظمة ومدى قدرتها على تنفيذ نشاطات أخرى ٬ كما يفيد التقييم باستقاء الدروس والخبرات
من التجارب التي مرت بها المنظمة لتستفيد منها في نشاطاتها المستقبلية.
من
يقوم بعملية التقييم؟
من الصعب أن تتولى الهيئة الإدارية عملية التقييم كلها بمفردها نظرا لانشغالها بقضايا أخرى ٬ وبالتالي تلجأ الهيئة
الإدارية إلى أطراف داخلية في المنظمة للقيام بهذه العملية كالمدير التنفيذي أو العاملين بالمنظمة ٬ ولكن لابد من إشراف
أحد أعضاء الهيئة الإدارية على إجراءات التقييم.
متى
نقوم بالتقييم؟
لا يوجد نموذج موحد لوقت القيام بعملية التقييم ٬ فيمكن أن نقيم بعد إنجاز كل نشاط تقوم به المنظمة ٬ أو أن يكون التقييم
سنويا أو أكثر من ذلك خاصة إذا كانت المنظمة تنفذ برامج أو نشاطات طويلة المدى. وإجمالا ٬ً فإن أنسب الطرق للتقييم
تلك التي تحدث كل عام ٬ ولكن يمكن إجراء تقييم كلما اقتضت الضرورة ذلك كأن يشعر أعضاء مجلس الإدارة
بضرورة تقييم أداء أحد البرامج أو النشاطات أو أداء المنظمة ككل.
ماذا نقيم؟ يمكن أن تشمل عملية التقييم كافة جوانب عمل المنظمة ٬ وفيما يلي عرض للجوانب الرئيسية التي من
المفترض أن يتناولها التقييم:
ما الأهداف التي حققناها؟
كيف حققنا الأهداف وهل هناك طرق أفضل للوصول إلى أهدافنا؟
كيف كان دور الهيئة الإدارية في قيادة المنظمة؟
كيف كان أداء المدير التنفيذي والعاملين في المنظمة؟
ما الوضع المالي للمنظمة؟
ما هي نتائج التقييم؟
يتم عرض التقييم على الهيئة الإدارية مدعما ببعض الملاحظات والمقترحات ٬ وتقوم الهيئة بالاطلاع عليه واتخاذ
القرارات المناسبة ٬ مثل:
تعديل الجوانب التي يمكن تعديلها.
تغيير الجوانب التي لا يمكن تعديلها.
الاستفادة من التجارب السابقة.
وضع ملاحظات تطويرية للعمل.
المجموعة رقم 3: يتداول أعضاؤها حول الصعوبات التي تعترضهم في تسيير شؤون جمعياتهم ويهيؤون تقريرا
مفصلا حول ذلك مع اقتراح حلول لتجاوز تلك الصعوبات.
28
المداخلة الثالثة : إدارة الاجتماعات