organisation d’Al Omrane Fès
1) organigramme de la société AL OMRANE Fès
Dans le but d’assurer un bon fonctionnement et une meilleure coordination entre le personnel au sein de cet établissement public, un organigramme bien défini et bien précis adapté a tout les types de profils du personnel de holding AL OMRANE a été mis en place afin de rationaliser la gestion et les méthodes de travail.
Pour bien gérer cette société, il faut l’organiser et diviser les taches, coordonner le travail, répartir les responsabilités et les pouvoirs, mettre en place des procédures de travail entre les services, des circuits d’information et de coordination.
La structure de holding AL OMRANE montre qu’il y a plusieurs niveaux de contrôle distribués entre les chefs de services, et de département, chaque subordonné est dépendant vis-à-vis de son chef immédiat.
D’après l’organigramme on distingue trois départements et deux sous direction régionales :
1 Département administratif & financier.
2 Département technique.
3 Département promotionnel.
4 Sous direction régional Fès Boulomane.
5 Sous direction régionale Taounate Hoceima Taza.
2) L’activité des différentes directions et service d’Al Omrane Fès
A. Direction
La direction est de plus sollicitée avec la multiplication des différents intervenants dans le secteur de l’habitat et l’urbanisme, et l’accroissement des activités d’une manière générale et des projets en particulier et leur gestion sur les plans techniques, financière et commercial.
Donc la direction est un organe suprême de l’établissement qui coordonne et dirige les autres services par le truchement des chefs de départements.
1) division de l’audit interne
Le mot « audit » signifie surveiller contrôler et vérifier selon IFACI (Institut français des auditeurs et consultations internes), l’audit interne exerce à l’intérieur de l’entreprise ou d’un organisme d’une activité indépendante d'appréciation du contrôle des opérations, il est au service de la direction et indépendant des autres services.
Donc on peut dire que la division audit s’occupe d’établir une enquête visant à accueillir des informations permettant d’évaluer un risque et de prendre quelques actions correctives. Elle est caractérisée par un rattachement avec la direction.
2) division informatique :
L’informatique constitue un facteur principal de développement. Alors on doit des techniques
Permettant de réaliser cet objectif.
Dans ce sens le holding AL OMRANE a vu qu’il est nécessaire de mettre en place une division (au lieu de service) appropriée, qui va se charger du coté de l’informatique, qui n’est autre que la division informatique.
Donc, la division informatique permet à la direction et aux autres responsables de trouver et de disposer des informations voulues. Et permet de fournir des informations, indications et
Propositions concernent surtout les opérations en cours permettent une prise de décision adéquates ce qui confirment l’importance et la nécessité de cette division.
3) Service juridique :
Ce service s’occupe du coté juridique sein de l’établissement et du coté contentieux ou la gérance des litiges.
A cet égard, il se préoccupe de l’élaboration des cahiers de charges des lotissements d’habitat.
D’une part, il s’occupe de l’étude des affaires juridiques concernant l’établissement, à savoir les litiges et les contentieux dans lequel holding AL OMRANE est fait partie.
4) Sous direction régionales :
Etant donné, d’une part, la nécessité de répondre aux exigences du niveau découpage administratif, ce qui permettra au holding AL OMRANE une meilleure représentativité et une présence continue dans les provinces de son air d’intervention.
Des nouvelles entités dites sous direction régionales ou services extérieurs sont crées :
Une sous direction régionale (Fès Boulomane) qui regroupe deux services de gestion
Technique des projets et d’un service commerciale
Une sous direction régionale (Taza-Taounate-Al Hoceima) qui se comprend deux services de gestion technique des projets et de services commerciaux.
En outre, elle présente l’établissement au niveau régional, présent l’identification des projets, assure le suivi des études des bureaux de contrôle et étudie et vérifie les dossiers d’appels d’offre.
Départements :
Ils présentent le deuxième niveau de responsabilité et de prise de décisions qui se compose en trois départements technique, administratif et financière, et promotionnel.
1) Département technique :
Le département technique se charge de la coordination de l’ensemble des entités rattachées au département, participe à l’élaboration des objectifs assignés au département, de la stratégie de l’établissement, du rapport d’activité et du plan d’action.
Pour s’assurer que les études faites sont au trajet de réussite, le département fait des analyses pour en tirer les failles constatées au niveau des études et des réalisations. Ce département est responsable de deux divisions : une division foncière et une division études & marché.
v Division foncière :
La division foncière veuille à la réalisation des objectifs qui lui sont assignés, et coordonne entre les différents services qui lui sont rattachés.
Dans le but d’une meilleure gestion foncière, la division établit des études foncières sur le marché immobilier (enquêtes, prix pratiques….), elle synthétise et diffuse les situations foncières. Pour réaliser tous ses objectifs, la division a mis en place deux services, service prospection & acquisitions et service suivi des affaires foncières.
Þ Service prospection & acquisition :
Parmi les taches de ce service sont :
· Lancement et suivi des procédures des acquisitions foncières de l’établissement.
· Assistance des sous – directions régionales en matière foncière.
· Constitution d’une banque de données foncières.
Þ Service suivi des affaires foncières :
Ce service chargé tout d’abord de l’accomplissement des formalités d’éclatement des titres fonciers, ensuite se la réception des travaux de bornages et d’étude etc. enfin de la régularisation des assiettes foncières.
Il se préoccupe également du suivi des dossiers cadastraux et des opérations topographiques.
v Division des études et des marchés :
Elle cordonne antre les services qui lui sont rattachés, en établissant les situations qui concernent la division.
La division des études et des marchés participe aux séances d’ouverture des plis, elle veille à la réalisation des différentes études avec les partenaires (architectes,
Bureaux d’étude et de contrôle…) et établit les études relatives aux marchés
(Prix, ratios, postes de comparaisons…).
Cette division comprend deux services – service des études & coordination, service des marchés.
Þ Service des études & coordination :
Ce service se limite aux études techniques des projets vu la spécialisation et le partage des taches au sein de holding AL OMRANE.
Les principales missions de ce service se résument ainsi :
· Désignation de l’architecte sur proposition du sous – direction régionale.
· Approbation des études architecturales et techniques.
· Mise à jour de la base de données.
·
Suivi administratif des projets.
· Coordination avec les différents services extérieurs.
Þ Service des marchés :
Lancement des marchés et consultation des études et travaux relatifs à la réalisation des projets ; élaboration et mise à jour d’un fichier des intervenants, vérification des dossier d’appel d’offres, suivi de la procédure administrative des marchés, étude des prix du marché par nature d’intervention et par région, sont les taches de ce service.
2) Département administratif et financier
Le département administratif et financière de holding AL OMRANE s’occupe du volet administratif et financier des opérations menées par l’établissement.
Il prend en charge en plus de la coordination des entités qui lui sont rattachés, la participation à l’élaboration des objectifs de l’établissement.
Il veille à la réalisation des objectifs qui lui sont assignées, ensuite à la gestion rationnelle du patrimoine de l’établissement, c’est – à – dire les moyens matériels et humains, et enfin il se charge de la transmission au contrôleur financier de l’établissement de tous les documents nécessitant le « visa ».
Ce département se compose de trois divisions à savoir :
1. Division financière :
Cette division prend en charge des études en collaboration avec les autres entités, aussi de l’établissement des tableaux de bord financiers qui donne une image claire sur la situation financiers de l’établissement.
La gestion de trésorerie faite partie des occupations majeures de la division financière, de plus elle mène une analyse au propos des sources de financement, pour que la trésorerie parvenir à réaliser les objectifs visés.
Service gestion de trésorerie
Service gestion de trésorerie se préoccupe de la prévision de trésorerie en collaboration avec les autres organes de l’établissement, de la gestion de trésorerie.
Il participe à l’élaboration des plans de trésorerie et suivi de la trésorerie et des situations bancaires.
Service gestion des emprunts
Il élabore des dossiers de préfinancement, des contrats de prêt du personnel et des tableaux d’amortissement avec les entités concernées de l’établissement.
Ainsi ce service a pour tâches, le suivi des prêts de préfinancement et des remboursements des prêts, l’établissement des plannings des déblocages des OPF, les demandes des mainlevées des hypothèques et des attestations de solde de tout compte.
2. division administrative & Affaires générales
Cette division est responsable de la mise en place du règlement en vigueur, de veiller à la réalisation de ses objectifs, au développement de la politique de la gestion des ressources humaines, à l’exécution du budget.
Service gestion des ressources humaines et formation
ü Préparation de la stratégie d’embouche et suivi des dossiers de recrutement.
ü Préparation de la paie du personnel, des frais de déplacement, des HS et de primes.
ü Gestion des affaires générales : assiduité, notation, sanction et application de la réglementation etc.…
ü Elaboration des notes de service relatives à la marche de l’établissement.
ü Gestion et suivi des congés
ü Etablissement de la déclaration fiscale des revenus de fin d’année.
ü Elaboration et suivi du plan de formation en collaboration avec les autres entités.
ü Encadrement des stagiaires et visiteurs de l’établissement.
Service social
ü Développements de l’action sociale.
ü Traitement des dossiers d’assurance maladie et mutuelle.
ü Gestion des états de retraites
B. Service des approvisionnements
ü Gestion du matériel et du mobilier
ü Gestion des fournitures et de l’ensemble des consommables
ü Gestion des locaux de travail, entretien, réparation
ü Gestion du parc autos et motos (suivi, entretien et réparation)
ü Elaboration et suivi de la procédure des commandes concernant le mobilier, le matériel et les consommables au niveau de l’achat ou de la location, l’entretien et les réparations.
ü Elaboration et suivi des commandes des travaux et des services nécessaires au fonctionnement et équipement.
3. division comptable
La division comptable s’occupe de l’élaboration des déclarations en ce qui concerne la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), l’impôt sur les société (IS) et les autre impôts et taxes.
De même elle veuille à la stricte application du manuel de procédures comptable en supervisant les travaux de fin d’exercice en participant à la réalisation du bilan et du compte de produits et charges (CPC).
Service comptabilité générale
ü suivi des ordres d’imputation en recettes.
ü Rapprochements périodiques des états comptables avec les relevés bancaires
ü Travaux de fin d’exercice (bilan)
ü Analyse des comptes comptables.
ü Etablissement et suivi les déclarations fiscales (TVA, IS, PSN….).
ü Suivi de la comptabilité budgétaire.
service ordonnancement et gestion fiscale
ü l’ordonnancement des payements et leurs écritures comptables.
ü Passage des écritures du budget et leurs rapprochements avec la comptabilité générale.
C. Service contrôle des dépenses
ü Le contrôle des pièces comptables:
o Fonctionnement (budget)
o Investissement (opération)
o
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