أولاً: المــــوقــــع الجغــــرافـي للأزمــــة
من الضروري دراسة طبيعة المكان دراسة سريعة وتعيين المنطقة جغرافياً، وتحديد الموقع ومعرفة المداخل الرئيسة والطرق السريعة التي تؤدي إلى الحدث، حتى يتم التدخل والحركة بدون قيود أو صعوبات تمنع من الوصول إلى المشكلة.. فمن الواجب اختيار الخبراء والمتخصصين في التخطيط الجغرافي لتنفيذ العمليات العسكرية بدون أي مغامرات قد تؤدي إلى الفشل لحل المشكلة.
طبعاً من المستحيل تجاهل الحدث خاصة إذا كان يمس بالمواطنين أو المنشآت الحكومية أو تدمير الممتلكات الخاصة أو إصابات بشرية، فنجد وسائل الإعلام المكتوبة والمرئية والمسموعة سوف تنقل جميع ما يتعلق بالحدث إذا وقعت الأزمة.
ثانياً: زمــــن الأزمــــة
المشكلة التي تواجه إدارة الأزمات عند وقوع الحدث هي عامل الوقت وضغط الأزمة لصنع القرار واتخاذ اللازم في السيطرة على المشكلة والاستعداد الكامل لمواجهتها، فمن الواجب الحذر دائماً من ظهور عوامل غير متوقعة في عملية التصدي ضدها، والقيام بجميع الاستعدادات الأمنية الفنية مع المراقبة المستمرة والشديدة في كل الأوقات الزمنية لمعرفة المؤشرات والتنبؤات المتوقعة بقرب وقوع الأزمة ومرحلة انفجارها.
ثالثاً: تجميــع المعـلــومـــات عــن الأزمـــة
من الواجب كإدارة متخصصة في الأزمات تجميع المعلومات والحقائق عن أسباب الأزمة وتفسيرها وتحليلها بكل دقة، والتعرف عليها حتى يمكن السيطرة عليها واتخاذ التدابير الصحيحة الفورية لمعالجتها وحلها، مع قياس حدة وحجم الدمار المادي والبشري والخسائر الاقتصادية التي سببته، ومعرفة اتجاهات الرأي العام تجاه المشكلة.
بمعنى آخر توفير المعلومات الكافية عن الوقائع والأحداث بدون قيود إدارية تمنع المعلومة من الوصول إلى صانعي القرار في الإدارة، فالمعلومات العشوائية غير الصحيحة أو غير الواقعية والمشكوك فيها تسبب إرباكا وتدهورا ومخاطر في اتخاذ اللازم لمكافحة الأزمة وتحجيمها من الانتشار.
رابعاً: صنــع القـــرار الســـريع لمعـــالجتهـــا
انفجار أي أزمة مأساة للبشرية خاصة فيما يخص التنمية الاجتماعية والاقتصادية والاستقرار الأمني الوطني، وإذا حدثت في المجتمع سببت قلقا غير عادي بين المواطنين، وتوقفت عجلة الإصلاح والتطور على المستوى المحلي، لذلك يجب اتخاذ كل الاحتياجات والإجراءات الأمنية لعلاجها، فالمطلوب منا السرعة في الاتصال والاهتمام بها حتى لا ينتج عنها أمور من الصعب السيطرة عليها، أو تصيب أفرادا ضحايا أبرياء، أو تدمير المنشآت العامة للدولة وإرباك الموارد المحلية، ففي هذه الحالات وجب التصرف بالطرق السليمة المبنية على مبادئ إدارية سليمة، وتدخل الحكومة وغيرها من الهيئات الرسمية في الدولة لمواجهتها وحلها.ومن نتائج وقوع الأزمات - بعد مرحلة انفجارها يقع على عاتق إدارة الأزمات مهمة تخفيف الأضرار التي لحقت بسمعة الدولة أو المؤسسة أو الهيئة والسعي لإعادة الوضع إلى طبيعيته واستخدام وسائل الإعلام للدفاع (كإعلام معاكس) وشرح الأوضاع عن المواقف التي مرت وسببت هذه الأزمة نظريا وعمليا وتزويد رجال الإعلام بالمعلومات الموضوعية والدقيقة والصحيحة عن الأزمة بهدف تصحيح المفاهيم التي تلقاها الرأي العام المحلي أو الدولي عبر وسائل الإعلام الدولية.