مشكلة نظام المعلومات
تعريف وتحديد المشكلة
- تزداد مشاكل النظام القائم كلما تطورت إعمال المنشاة وزاد حجم تعاملها مع البيئة المتواجدة فيها
فأعراض و مشاكل نظام معلومات تجاري علي سبيل المثال هي :
- شكوى العملاء .
- تأخر التقارير .
- تداخل المسؤليات وعدم وضوحها .
- عجز التقنية .
- انخفاض إنتاجية العاملين .
- زيادة في العمل غير المباشر .
- عدم إتاحة المعلومات .
- تكرار في الأنشطة .
- الاستجابة البطيئة لأسئلة العملاء .
- فقد منافسات كبيرة .
- نقاط اختناق في التشغيل .
- كثرة الأعمال الكتابية .
- زيادة أو نقص في المخزون .
- تشغيل لبيانات غير ضرورية .
- إسراف في استخدام الأدوات .
- تجاوز في الميعاد المتفق عليه .
- زيادة في الطلبات غير المنفذة.
- تنبؤات غير دقيقة في الميعاد.
- انخفاض في الأرباح.
- زيادة في انحرافات التكاليف.
- زيادة في الطاقة العاطلة .
- التأخير في الإنجاز وبالتالي نقص الإيرادات .
ولتحسس مشاكل النظام القائم يجب عمل استطلاع عام وشامل عن طبيعة إنجاز خدمات هذا النظام بالآتي :-
2-2 تحديد بدقة مستخدمي النظام الداخلين والخارجين
واستطلاع عام لآرائهم حول :
أ- سرعة إنجاز الوظائف العامة والخاصة في النظام .
ب- المستلزمات اللازمة لإنجاز مهام النظام.
ج- درجة دقة النتائج التي يصدرها النظام .
د- سهولة الحصول علي المعلومات التي يوفرها النظام .
2-3 تحديد صعوبات النظام القائم ومشاكله
وذلك يتلخص في الآتي :
أ / تحديد صعوبات الحصول علي بيانات المدخلات .
ب/ تحديد صعوبات الإجراءات الحادثة في النظام .
ج / تحديد صعوبات الحصول علي المعلومات من النظام.
د / تحديد صعوبات الإشراف والمراقبة والتطوير لفعاليات النظام القائم.
هـ/ تحديد صعوبات التطوير والتحديث في النظام .
2-4 تحديد أهداف النظام القائم عن طريق :
أ/تحديد الوظائف الأساسية التي يقدمها النظام القائم للإدارة العليا والوسطي والتنفيذية .
ب/تحديد الوظائف الأساسية التي يقدمها النظام للعملاء والمستخدمين الخارجيين
2-5 تجزئة النظام القائم إلي مكوناته الأساسية:
والكشف عن العلاقات التركيبية والحسابية والمنطقية بين عناصر مكونات النظام واختبار صحة تلك العلاقات .
2-6 تعريف المشكلة :-
يتضمن ذلك الآتي :-
1- تعريف موجز للمشكلة التي نشأت والمراد حلها .
2- مبررات قيام النظام الجديد .
3- تحديد أهداف النظام بدقة .
4- تحديد القيود علي النظام (S/W,H/W)
5- وصف بيئة تشغيل النظام وصيانته.
6- وصف متطلبات الزبون / المستخدم الجديده .
7- تحديد الوظائف التي ستنجز بواسطة النظام .
8- تحديد مصادر المعلومات .
9- تحديد معايير قبول النظام .
- الوسائل المستخدمة :
ولإنجاز ذلك يجب استخدام الوسائل التالية :-
1- الإستبانه لاستطلاع أراء مستخدمي النظام .
2- المخطط التنظيمي للمنشاة .
3- المقابلات الشخصية .
4- المشاهدة والمراقبة لفعاليات النظام .
5- إحصاءات نمو المنشأة.
6- جمع العينات الحقيقية من وثائق المنشاة .
تصميم استبيانات توزع علي :
الإدارة العليا .
الإدارة الوسيطة . ( مدراء الإدارات )
الإدارة الدنيا ( رؤساء الأقسام ) .
المستخدمين ( الكتبة ) .
المدخلين
المشغلين ( مشغلو الأجهزة ) .
المهندسين المشرفين .
غيرهم .
أهم الأسئلة في الاستبيانات :
الإدارة العليا :
* ما هي المخرجات التي تريدها في النظام (تقارير ,استفسارات) ومتي وكيف ؟
* هل النظام الحالي يحقق ذلك ؟ إن كان لا ما هي المشكلة ؟
الإدارة الوسيطة :
* هل المخرجات تحقق كل ما تريد ؟
* هل المدخلات تحقق كل ما تريد الإدارة العليا ؟
الإدارة الدنيا + المستخدمين :
* هل المدخلات تغطي كل المخرجات المطلوبة للإدارات الأعلى ؟
المدخلون : اسئلة عن :
- وضوح شاشات الإدخال وجمالها من حيث الشكل والألوان.
- حسن ترتيب المدخلات في الشاشة .
- كفاية طرفيات الإدخال:هل الطرفيات كافية بصورة معقولة أو بصورة مريحة ؟
- التوزيع الجغرافي للطرفيات : هل الطرفيات موزعة توزيعاً عملياً مريحاً .
المشغلون : اسئله عن
* مدي تكرارية الأعطال في:المخدم , الطرفيات ,الشبكة , التخزين , الطابعات.
* مدى سرعة المعالجة والتشغيل.
* مدى شموله ومرونة نظام التشغيل.
المهندسون المشرفون : هل هنالك مشكلة في :
* بيئة النظام من حيث استقرار الكهرباء والحماية من الغبار والرطوبة والمياه؟
* أمنية النظام من حيث الدخول للمدخلين والاستخدام وتوزيع التقارير ؟ .
ملاحظة :-
* يراعي في الاستبيانات وضع الأسئلة وعمل إجابات اختياريه بقدر الإمكان حتي تكون إجابات محددة وسهلة في التحليل .
* يقوم المحلل بدراسة وفهم إجابات الاستبيانات ثم يلي ذلك عمل المقابلات المباشرة مع كل الفئات للتأكد من إجابات الاستبيانات وعمل مزيد من الإيضاحات عليها .
ملاحظة :
* يجب عمل مواعيد محددة للمقابلات والالتزام بها وتجنب استفزاز المتعاملين مع النظام أثناء المقابلة بالأسئلة الحرجة وباستخدام الكلمات الفنية والإنجليزية وغير ذلك من الاستعراض الفني والمزايدات .
قد تتكرر المقابلات مع بعض الفئات عدة مرات وقد يطلب المحلل :
المخطط التنظيمي للمنشاة .
المشاهدة والمراقبة لفعاليات النظام .
إحصاءات نمو المنشأة .
جمع العينات الحقيقية من وثائق المنشاة .