وحتى تتحقق الاهداف المنشودة فقد تم ترجمة الاعمال إلى مراحل زمنية هي:
1. المرحلة الاولى ميكنة الاعمال الفنية ( خدمات الهيئة ) - الشبك الموحد - نظام الانتظار الالكترونيي توفير خدمات الانترنت الاسلكي .
2. المرحلة الثانية ميكنة الشئون المالية والادارية.
3. المرحلة الثالثة بناء بوابة الهيئة واستخدام النظم الذكية Data mining.
§ المرحلة الاولى:
4. تم البدء في التنفيذ ابريل 2010 وتم الانتهاء منها في أغسطس 2011 وهي الان في مرحلة التشغيل التجريبي حتى نهاية يناير 2012 وقد اشتملت على:
1 – منظومة الاداء الالي ( مرحلة أولى ) :
لميكنة دورات العمل لخدمة المستثمر ( وتشمل كافة الخدمات التي تقدمها الهيئة للمستثمر ).
• ميكنة كافة الإدارات المشتركة في تقديم الخدمات (دورات عمل الخدمات) .
• نظام الأرشيف الالكتروني.
• تنفيذ منظومة التقارير السريعة.
• نقل البيانات للنظام الجديد.
• تشغيل كافة الخدمات من خلال المكاتب والفروع للعمل على المنظومة.
2 – أ - شبكة لاسلكية:
لخدمة المستثمرين بالمبنى الجديد بالقاهرة الجديدة ( الدور الأرضي – الدور الأول – الدور السادس ).
2 – ب - خادم الفاكسات الالكتروني:
لتطوير خدمات الفاكس للإدارات المختلفة بالهيئة وربطها بقواعد البيانات ( تم تفعيل الدور الثالث – الرابع - الخامس).
2 – ج - المركز الالي لخدمة المستثمرين ( Call Center )
للعمل على تهيئة البيئة التكنولوجية الحديثة لخدمة المستثمرين في الرد والاستعلام لخدمات الهيئة ووسائل توفيرها من خلال:
أ – الخدمات الثابتة Static ( تحتوي على بيانات تتغير على المدى الطويل بيانات أساسية عن الهيئة – شروط الخدمات . . ).
ب - الخدمات التفاعلية Dynamic ( مرتبطة بقواعد البيانات والموقف الحالي للخدمة ).
§ المرحلة الثانية:
يبدأ العمل فيها بداية منشهر مارس 2012 وينتهي في ديسمبر 2013 يتم فيها:
• ميكنة باقي ادارات الهيئة ( الشئون الادارية والمالية – الادارات التابعة لرئيس الهيئة ).
• الربط مع النظم القائمة ( e-catalogue بالتنسيق مع وزارة التنمية الادارية ).
• الربط مع نظم المعلومات الجغرافية.
• الربط مع باقي الجهات المشاركة في المشروع القومي للمنشآت الاقتصادية.
• تنفيذ البوابة الالكترونية للهيئة.
• التدريب الفني التخصصي للعاملين بتكنولوجيا ونظم المعلومات بالهيئة.
§ المرحلة الثالثة:
نحاول فيها استخدام النظم الذكية وادارة المعرفة لدعم متخذي القرار وتحقيق التفاعل والتواصل الالكتروني بين الهيئة والمواطنين والأعمال والقيام بالعمليات الحكومية الداخلية بين المصالح الحكومية بعضها ببعض إلكترونيا بغية تبسيط وتحسين أوجه الحكومة الديمقراطية المرتبطة بالمواطنين والأعمال علي حد سواء.
الصعوبات والمعوقات
إعطاء أهمية أكبر للوعي المعلوماتي، ووضع سياسة معلوماتية لصناعة المعلومات، ومحو الأمية الإلكترونية.
توفير الاستثمارات اللازمة لاقتناء كل من المكونات المادية والبرمجية والاهتمام بتنمقية القدرات لتطوير صناعة المعلومات وإنتاجها.
اختيار الأجهزة المناسبة نظرا للتعدد الكبير في الأنواع والنظم المختلفة، وايجاد الاسس الواضحة للمفاضلة بينها، نظراً إلى سرعة تطور هذه الآلات. ويزيد الأمر تعقيدا شدة المنافسة في سوق الحاسبات مما يجعل الاختيار صعبا. وقد تفرض أحيانا بعض الأنواع والأنظمة نفسها في السوق على عكس ما يرغب المستخدم في الحصول عليه.
مشكلات تتعلق بتشغيل الأجهزة، كالأعطال وسرعة الإصلاح وإجراء عمليات الصيانة الوقائية ومسئولية الشركات الموردة والتزامها في تنفيذ التعهدات المختلفة. وكذلك المشكلات الناتجة عن عدم انتظام التيار الكهربائي وغيرها من المشكلات المرتبطة بظروف العمل كالرطوبة والحرارة وغيرها.
السرعة الكبيرة لتقادم أجهزة الحاسبات الالكترونية، مما يؤدي في معظم الحالات إلى تغييرات كبيرة في الأنظمة القائمة، حيث يتطلب ذلك موارد مالية وفترة زمنية كبيرة، الأمر الذي يؤدي إلى صعوبة إجراء تقييم صحيح أو دراسة حقيقية للجدوى أو غير ذلك من القرارات الهامة.
إتباع الطرق العلمية لتحديد الاحتياجات اللازمة لمختلف وحدات وتجهيزات الحاسبات الالكترونية، عن طريق القيام بدراسة للجدوى من الناحيتين الفنية والاقتصادية، لتحقيق التطابق بين الإمكانيات المتوفرة والاحتياجات الفعلية.
دورية تحديث البيانات:
يعتبر تعديل وتحديث البيانات عنصراً هاماً يحافظ على قيمة البيانات ويجعلها صالحة للاستخدام ولا يقل اهمية عن توفر البيانات نفسها، ويتم تعديل وتحديث البيانات من خلال :
• تعديل بيانات المنشآت الصناعية.
• تجديد القيد في السجل الصناعي.
وتجرى الان الدراسات اللازمة لضمان تسجيل كافة المنشآت الصناعية وكذلك تحفيز المستثمرين على الاجراء الدوري لتحدث البيانات أوكلما دعت الضرورة لذلك كتعديل الطاقات الانتاجية.
الاهتمام بالعنصر البشري الفني المدرب على استيعاب التكنولوجيات الحديثة في مجالي المكونت المادية أو البرمجية وإدارة قواعد البيانات.
مقاومة التغيير.
التغيير من سمات العصر ومن أهم متطلبات التقدم والتطور لمنظمات اليوم،لأهمية مواكبة المتغيرات المتسارعة فى المجالات التكنولوجية والاقتصادية والاجتماعية، ولان هذا العنصر من العناصر ذات الاثر الكبير الذي قد يتسبب عنه الكثير من المشاكل، فقد رأينا أننعرض تجربة الهيئة فيي التصدي له لبيان كيفية التقليل منه:
كان علينا معرفة أسباب المقاومة حتى نتمكن من تحديد العلاج الخاص بتقليل وتخفيف المقاومة،
مصادر مقاومة التغيير
• الخوف من المجهول مثل النتائج الاقتصادية آلتي تؤثر سلبا على العامل.
• فقدان الوظيفة أو تخفيض الراتب والامتيازات.
• سوء فهم للتغيير وما يتضمنه ،وفقدان الثقة مما يجعل البعض يتوهمون بان مضار التغيير في احسن الأحوال ستكون اكثر من نفعه.
• الاعتقاد الخاطئ بين بعض العاملين القدامى بان المعرفة الفنية الموروثة كافية لسير العمل وصالحة لكل زمان ومجال.
• الاعتقاد بعدم فعالية التغيير بالنسبة للمنظمة وكذلك اختلاف وجهات النظر فيما يختص بتقييم التغيير وأثاره.
ويتم تقليل المقاومة من خلال تطبيق الأتي:
• التعليم والاتصال: توفير أكبر قدر من المعلومات والتحليلات عن نوع التطوير، وأدواته، وأهدافه، وخطته الزمنية، وميزانيته، ومزاياه. عن طريق التقارير، واجتماعات الإقناع).
• المشاركة: مشاركة العاملين المتأثرين بالتطوير في كافة الدراسات والتحليلات والقرارات الخاصة بالتطوير لتعزيز المشاركة الفعالة في احداث التغيير.
• الدعم: توفير الإدارة للموارد المادية والمعنوية اللازمة للتطوير.
• التفاوض والاتفاق: احتاج الأمر إلى نوع من أنواع التوضيح مع العاملين أو المديرين المقاومين، حيث يتم تقديم الحوافز، والمزايا.
• القوة: استخدام الهيئة قوتها بالتهديد والعقاب ضمنيا أو علنيا (الحرمان من الحوافز، أو المزايا أو الحرمان من الترقية، أو النقل إلى مكان أقل)، وهو أسلوب سريع ومؤثر، ولكن تأثيره مؤقت (عدم استخدامه لمدة طويلة).
دور الادارة في التصدي لظاهرة مقاومة التغيير:
• التخطيط للتغيير.
• توضيح إيجابيات التغيير بالنسبة للعاملين، وإشعارهم بضرورة التغيير
• تطوير مهارات العاملين للتحكم في خطوات التغيير.
• مواجهة وتطويق مقاومته بالأسلوب العلمي.
• التكيف مع تطبيقات تكنولوجيا المعلومات في تنمية وإدارة الموارد البشرية.
• تحسين بيئة العمل.
• إعادة تدريب القوى العاملة وتأهيلها.
• إعادة التنظيم الإداري إذا لزم الامر وإعادة الانتشار للموظفين حسب الوظائف الجديدة.
• المشاركة والارتباط:
إشراك العاملين في التغيير في مراحله المختلفة يبدد مخاوفهم من ناحية ويؤكد أهميتهم ودورهم الفعال في اتخاذ القرارات آلتي تؤثر عليهم وعلى العمل من ناحية أخرى،وبذلك يحل التعاون والمشاركة مكان المقاومة.
• التسهيلات والدعم:
تدريب العاملين وإكسابهم المهارات الجديدة التي يتطلبها التغيير وكذلك الاستماع إليهم وتلبية احتياجاتهم المادية والمعنوية.
: تكنولوجيا المعلومات في الهيئئة لخدمة أغراض الصناعية المحلية والاقليمية
تملك الهيئة العامة للتنمية الصناعية من الامكانات ما يؤهلها للتأثير على النشاط الصناعي بشكل ملحوظ، وتعزيز الاستثمارات والصادرات، وتقديم مزايا اجتماعية واقتصادية للشعب المصري. وتتركز جهود الدولة على تشجيع الصناعة من خلال ايجاد بيئة عمل تنافسية تتخذ من العميل محورا لها. لذا كان الاهتمام بالمعلومات الصناعية التي تعتبر من أهم أدوات تطوير الاداء الصناعي والتي تؤدي إلى:
• تقنين وتحسين الخدمات الصناعية.
• زيادة القدرة التنافسية الصناعية.
• تحسين جودة المنتج.
• فتح أسواق جديدة عالميا للمنتجات الصناعية المصرية.
وانطلاقاً من أن المعلومات في الوقت الراهن ثروة وطنية ذات قيمة ومردود اقتصادي ، وتسهم في التنمية الاجتماعية والاقتصادية للوطن، ونظراً لان الهيئة احدى المؤسسات الحكومية والخاصة التي تنتج المحتوى المعلوماتي ، والتي تقدم التسهيلات لوصول المعلومات إلى المستفيدين الامر الذي يجعل الهيئة تهدف إلى إنشاء البنية الأساسية التحتية لتساعد في نمو الاقتصاد المبني على المعرفة وتهيئة الهيئة للدخول في منظومات شبكات المعلومات الصناعية المحلية والعربية.
ولان الانتقال الى اقتصاد المعرفة بكل ما يحملة هذا المفهوم من تحديات كثيرة تكون البداية من توحيد المفاهيم والقواعد والمصطلحات الرئسية حتى تكون لغة التفاهم المشتركة واحدة وغير مختلفة حتى يمكن تبادل التجارب البينية والتجارة البينية.
لكل ما سبق فقد رأت الهيئة أن تتخذ سبل استخدام المعلومات الصناعية لخدمة أغرض الصناعية المحلية والاقليمية والعالمية حيث أنها قامت باتخاذ ما يلي:
• استخدام نظم الكود العالمية والمحلية المتعارف عليها وتصنيف البيانات عل مستويات مختلفة منها قطاعياً – الانشطة – المحافظات – المدن واالمناطق الصناعية.
• جعل الهيئة مجتمعاً ينشغل بعض من أفراده بإنتاج المعلومات بعد جمعها واختزانها ومعالجتها وتوزيعها.
• الاهتمام بدور الهيئة في تفعيل مشروع الحكومة الإلكترونية.
• الاستعداد لاى ربط لقواعد المعلومات العربية الصناعية فى بوابة تفاعل واحدة مشتركة والربط الشبكي ( شبكات محلية – شبكات موسعة ).
• تحسين خدمة تبادل المعلومات بين المراكز البحثية وتوصيلها للراغبين في القطاعات الخدمية.
• تبادل المعلومات الصناعية بين العاملين في القطاعات المتماثلة داخل مصر وعلى المستوى الاقليمي.
• نشر المعلومات بكافة الصور الالكترونية والمطبوعة.
العائد المتوقع
• إمكانية التقييم الصحيح لأداء العاملين وبالتالي الوصول بحالة دقيقة إلى تطبيق مبدأ الثواب والعقاب والرجل المناسب في المكان المناسب وصولاً إلى تخفيف الفاقد إلى أقل حد ممكن.
• تشجيع الاستثمار وجلب المستثمرين من خلال الوضوح والشفافية وتوفير الإحصاء وسهولة الوصول إلى نتائج إحصائية صحيحة ودقيقة.
• المساهمة نشر الثقافة المعلوماتية في المجتمع بشكل أوسع.
• التفاعل والتواصل بين الحكومة وجمهور المتعاملين علي أساس G2C أي الحكومة للمواطنين وG2B أي الحكومة لمؤسسات الأعمال.
• سرعة وتسهيل وتقنين الخدمات المقدمة للصناعة والاستثمارات الصناعية.
• تنميط وتكويد وبرمجة الكم الهائل والمتزايد من البيانات والمنتجات الصناعية المصرية الكترونياً للإنفتاح على الاسواق العالمية.
• نشر المعلومات والبيانات الصناعية الكترونياً والخاصة بالمناطق الصناعية والمنشآت والنشاط الصناعى الاقتصادي بالمناطق الصناعية فى مختلف محافظات الجمهورية.
• تيسير تحليل هذه البيانات واستخلاص المعلومات المطلوبة لوضعها تحت تصرف الصناعة والاستثمار ومتخذى القرار.
• تحديد الفرص الاستثمارية وتقييمها لاعداد خريطة المشروعات التي يمكن طرحها للاستثمار للمساعدة في سرعة اتخاذ القرار.
• المساهمة في الترويج الصناعي وتخطيط التسويق لتشجيع التجارة البينية.
• اتاحة بيانات المعدات والادوات المستخدمة فى الانتاج ومواصفاتها.
• اتاحة بيانات المستلزمات السلعية المباشرة (الموارد الاولية ) المستخدمة مقابل المنتجات التي تم انتاجها.
• اتاحة بيانات المشروعات القائمة والمخططة لتسهيل أعمال الربط مع المشروعات ذات الصلة
• المساهمة في تحقيق التكامل و التنسيق بين جميع جهات القطاعات الصناعية.
• المساهمة في معالجة المشاكل الصناعية لتوفير التنافسية والتطوير الصناعى.
• امكانية رسم الخرائط الصناعية المختلفة.
دراسة حالة
نظم المعلومات الجغرافية
اعتمدت على فكرة استخدام الخرائط الذكية في اتخاذ القرار
الهدف من إنشاء نظم المعلومات الجغرافية
• سرعة وتسهيل وتقنين الخدمات المقدمة للصناعة والاستثمارات الصناعية.
• تنميط وتكويد وبرمجة الكم الهائل والمتزايد من البيانات والمنتجات الصناعية المصرية الكترونياً للإنفتاح على الاسواق العالمية.
• نشر المعلومات والبيانات الصناعية الكترونياً والخاصة بالمناطق الصناعية والمنشآت والنشاط الصناعى الاقتصادي بالمناطق الصناعية فى مختلف محافظات الجمهورية.
• تيسير تحليل هذه البيانات واستخلاص المعلومات المطلوبة لوضعها تحت تصرف الصناعة والاستثمار ومتخذى القرار.
1 - استخدام تحليل صور الاقمار الصناعية
لمتابعة تطوير المناطق الصناعية (مدينة السادس من اكتوبر الصناعية كمشروع استرشادي)
النتائج المحققة:
1. رصد التغييرات الظاهرة في الغطاء الارضي والتأكد من المعلومات المساحية ومطابقتها على الواقع.
2. حصر الاراضي الفضاء ومتابعتها من حيث التخصيص وتنفيذ الاشتراطات البنائية وسحب المخالف منها.
3. حصر التغييرات الانشائية وتقسيمها إلى مصانع جديدة ومصانع تحت الانشاء ومصانع توسعت افقياً.
4. استكمال بيانات قواعد البيانات ( برنامج الالف مصنع – المناطق الصناعية – السجل الصناعي . . . ).
5. انشاء مكتبة رقمية لصور الاقمار الصناعية للمناطق الصناعية تشكل سلسلة زمنية للتغيرات الانشائية.
منهجية العمل:
1 – اجراء تحليل صور الاقمار الصناعية للحصول على المعلومات الجغرافية.
2 – اجراء عمليات تدقيق المعلومات بمعرفة مجموعات عمل المسح الميداني.
خطوات إجراء تحليل صور الأقمار الصناعية:
1. الحصول على صورة القمر الصناعي
2. اجراء عملية تحديث الخريطة أو تعريف أو تصحيحها (Image Rectification)
3. اجراء عمل اسقاط ضبط الاحداثيات لتطابق الواقع (Projection)
4. استبعاد التشوهات والتغييرات التي لا تمثل تغيرات على المباني (Filtering)
5. رسم المباني لتحويلها إلى اشكال مغلقة يمكن عليها أجراء عمليات التحليل
2 - المركز الالي لخدمة المستثمرين
الهدف
المساهمة في تحسين منظومة أداء الخدمات للمستثمرين وخدمة العملاء.
تيسير حصول المستثمر على معلومات عن الهيئة وخدماتها.
العمل على سهولة تواصل المستثمر مع الخدمة المطلوبة والاستفسار عن موقف الطلب المقدم ومتابعته متابعة لحظية.
العمل على سرعة البت في المشكلات من خلال التواصل مع المستثمرين في أسرع وقت ممكن.
الوصول إلى مستوى أداء خدمة يفوق توقعات المستثمر.
المهام
تفعيل الخدمة الصوتية لضمان إرضاء المستثمر من خلال التواصل المستمر بينه وبين خدمات الهيئة.
تفعيل خدمة الرسائل النصية القصيرة لسرعة التواصل مع المستثمر.
تحسين إمكانية التواصل مع العملاء من خلال قنوات اتصال متعددة.
تفعيل خدمة تلقي الشكاوى ومتابعة حلها وربطها بتطبيق بوابة الشكاوى الحكومية بمركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار الخاص بمجلس الوزراء.