الأحد، 2 أبريل، 2017

اهداف النظام

أهداف النظــام :
الأسئلة الهامة التي يجب الإجابة عليها في هذا الخصوص هي:
1)   ما الذي يجب علي النظام أن يعمله ؟
2)   ماهو مقدار المعلومات الداخلة فيه ؟
3)   من أين تأتي هذه المعلومات ؟
4)   من الذي يستخدم هذه المعلومات ؟
5)   ما هي الإحتياجات النوعية للمستفيد ؟
6)   ما هي الضوابط الضرورية لحماية المعلومات ؟

يجب علي محلل النظم أن يكافح للوصول لفهم واضح لأهداف المستفيد ودرجة نجاح النظام الموجود لمقابلة هذه الأهداف ، وبمجرد وضوح الهدف يمكن لمحلل النظم التقدم في تقويم النظام الحالي ليري الي أي درجة يتفق مع هذه الأهداف .
بالإضافة إلي فهم الأهداف يجب علي محلل النظم فحص النظام الموجود لتحديد هل تم إستيفاء كافة إحتياجات المعلومات أم لا ؟
أي يجب علي محلل النظم ان يكون له فهم واضح لأهداف المستفيد وكذلك كيف يواجه النظام الموجود الأهداف ؟
عليه أيضا فحص النظام الموجود لتحديد ما إذا كان يتوافق مع إحتياجات جميع الأفراد .
 تعيين أهداف النظـام :   
يجب ترجمة احتياجات المستفيد إلي أهداف واضحة (متطلبات) يتم إستيفاؤها بواسطة النظام في هذه المرحلة يجب :
أ- مراجعة تقرير بيان المشكلة .
ب-  وتقرير الطرق والإجراءات الموجودة .
ج-   وكذلك أهداف النظام التي تم وضعها .
يجب أن يتم وضع الأهداف في شكل تفصيلي للتمكن من وجود مستوي قابل للقياس، وبصفة عامة تكون الأهداف عبارة عن بيان النتائج الأولية التي يجب علي النظام إنجازها – ويجب الاجابة علي السؤال التالي : ماهو المطلوب من النظام ان يؤدية ؟
   خصائص أهداف النظام المفيد :
1)   الأهداف يجب أن تؤدي بطريقة غير مبهمة .
2)   يجب أن تكون الأهداف في مستوي التفاصيل التي تعطي إمكانية قياس قدرة وكفاءة النظام .
3)   يجب أن تكون في شكل منظم .
الموارد والقيود :
الموارد : تشمل :-
  الأجهزة .
  التسهيلات (المباني ...)
  الوسائل .
  التمويل.
القيــــــــود :
   هي الاشتراطات البيئية التي تفرض حدوداً علي تطوير النظام وتشمل:
1. توجيهات وتوصيات الإدارة .
2. النظم السابقة وتوثيقاتها .
3. قابلية الإتساع والإنسجام .
4. الوقت المطلوب من أجل التنفيذ.
5. الخطط طويلة المدي .
6. التقارير المالية .
7. المرونة وقابلية الصيانة.
8. سياسة وإستراتيجية المنشأة .
9. الوثائق القانونية والتنظيمية.
10.متطلبات المراجعة المالية .
       ولتنظيم وإنجاز هذا النشاط لابد من :
1) إعداد قائمة عن كافة الموارد المتاحة وتقويمها من حيث أثرها علي التطوير .
2) إعداد قائمة عن كافة القيود المعروفة وتقويمها لتحديد ما اذا كان يجب تغييرها أو حذفها أوالتمسك بها .
3) إعداد قائمة بالسياسات والإعتبارات القانونية التي تفرض قيودا علي تصميم النظام فحص الموارد والقيود من أجل المفاضلات الممكنة .
4) دراسة متطلبات الرقابة الداخلية من اجل قيود التصميم المحتملة .
5) عمل قائمة بالمعايير القياسية المقبولة عموما .
6) إعداد قائمة بكل الإفتراضات عن إمكانية الأجهزة الموجودة .
7) إعداد قائمة بكل الإفتراضات عن المورد العام وقدرة الأفراد والإمكانيات.
8) إعداد قائمة بكل الإفتراضات بخصوص حدود وجدولة الوقت .
9) التأكد من أن هذه الإفتراضات ليس بها تناقض.
10)  إجمال تلك القوائم في ملف الدراسة .
مدخلات ومخرجات ووظائف معالجة النظام :
   - تعيين وتحليل جميع مدخلات ومخرجات النظام .
- نتيجة هذا التحليل سوف تشير الي الوظائف الرئيسية للنظام الحالي.
   - يجب تقويم المخرجات وإعطاء أهمية خاصة للتقارير الموجودة والملفات
      المتجددة المستخدمة  في إنتاج هذه التقارير.                                                            
- يجب التأكد من أن عملية تقويم المخرجات تسبق عملية تقويم المدخلات والمعالجة ، وذلك لأنه  بدون فهم متطلبات المخرجات لا يمكن تقويم ووصف التغيير في أي من المدخلات أو المعالجة.
- يتم بعد ذلك تحديد ماهي وظائف المعالجة التي يتم اداؤها لانتاج المخرجات المطلوبة .
- بعد ذلك يتم تقويم المدخلات .
- يمكن القول أن:
  متطلبات المخرجات تشتق من أهداف النظام.
  و متطلبات المدخلات تشتق من المخرجات.
  ووظائف المعالجة تشتق من الاختلاف بين المخرجات والمدخلات.
   مقاييس  الرقابة  والأداء :-
13-1         مقاييس الرقابة :
عند إتمام تقويم وفهم العلاقة بين المدخلات / المعالجة /المخرجات يلقي محلل النظم نظرة فاحصة علي ضوابط النظام الحالي .
مقاييس الرقابة ترجع بصفة أولية إلي عملية تحقيق رقابة عديدة للحصول علي إنتاج دقيق للمخرجات المرغوب فيها .
يتم مراجعة روتين الرقابة علي معياري الدقة والثقة في النظام بشأن الجودة المتوقعة في المخرجات .
   معايير الأداء :
الغرض هو وضع مواصفات كمية لقياس كفاءة فعالية النظام الجديد معايير الأداء هي عبارة عن الخصائص والقدرات التي تمكن النظام من إنجاز الغرض الكامل له وملائمة أهداف عمليات معينة– ويمكن تلخيص التصنيفات الرئيسية لمعايير أداء النظام الجديد في :-
(1)  التكلفة   (2) الزمن   (3) الدقة  (4)  التوافر            (5)  المرونة
(6)  الأمن   (7) السعة   (8) القبول (9)  المكفاءة     (10) الجودة
   ويجب التعبير عن هذه المعايير في شكل كمي .
14]  تقرير متطلبات النظام :
النشاط الأخير في مرحلة تحليل النظام الحالي هو توثيق متطلبات النظام التي تم تحليلها في الأنشطة السابقة  في تقرير متطلبات النظام الذي يحوي وصفا تفصيليا  لاحتياجات المعلومات للمستفيدين .
يجب أن يحتوي التقرير علي المتطلبات الآتية :-
 (1) متطلبات المدخلات
- المصدر.
- المحتوي . 
- الشكل.
- التنظيم.
- الحجم (المتوسط والأقصى ).
- التكرار وأدلة الترميز.
- متطلبات الحصول عليها وتحويلها .
(2)  متطلبات المخرجات:
- الشكل.
- الحجم (المتوسط /الأقصى ).
- التكرار.
- عدد النسخ.
-  مكان الوصول للمستفيد.
- التوقيت.
 -  فترة الاحتفاظ المطلوبة .
(3)  متطلبات المعالجة :
      أنشطة معالجة المعلومات الأساسية المطلوبة لتحويل المدخلات إلي مخرجات.
- قواعد نماذج القرارات.
- الأساليب التحليلية  والسعة.
- كمية العمل .
- وقت الاستجابة المطلوبة.
- وقت التحويل.
 (4) متطلبات التخزين :
- النظم
- المحتوي.
- حجم قاعدة البيانات .  
- أنواع التخزين
- الاستفسارات وتكرارها
- مدة ومبررات حفظ أو حذف السجل .
(5)  متطلبات الرقابة :
            هي متطلبات :
- الدقة.
- الصحة .
- السلامة .
- الأمن .
- الكمال.
- تكييف المدخلات ووظائف المعالجة والمخرجات ووظائف التخزين في النظام.
يستخدم في إعداد تقرير متطلبات النظام ووسائل توثيق النظام المعروفة مثل :
1-   مخطط تدفق البيانات  DFD  
2-   خرائط تدفق النظام SYSTEM FLOWCHARTS
3-   مخطط المدخلات /المخرجات I/O LAYOUT
4-   قواميس البيانات
      يجب علي محلل النظم أثناء مرحلة التحليل العثور علي إجابات لكافة هذه الأسئلة:
15]  قائمة مراجعة تحليل النظم :
1-   هل المهام والمسؤوليات معرفة ومخصصة بوضوح ؟
2-     "    "            "        موزعة بكفاءة بين العاملين والوحدات ؟
3-   هل السياسات والإجراءات مفهومة ومتبعة ؟
4-   هل الوحدات التنظيمية المتنوعة تشارك وتنسق للاحتفاظ بالتدفق السلس للبيانات ؟
5-   هل إنتاجية الموظفين عالية بدرجة كافية؟
6-   هل كل إجراء يحقق الهدف المقصود منه؟
7-   هل عمليات التنفيذ المتكررة يتم أداؤها ؟
8-   ما هي ضر وره النتيجة المصاحبة لكل عملية؟ 
9-   هل التأخيرات غير الضرورية تحدث في الحصول علي أو في تشغيل البيانات؟
10- هل تسبب أي عملية اختناقات في تدفق البيانات ؟
11- هل عدد الأخطاء التي تحدث في كل عملية أقل ما يمكن؟
12- هل العمليات الطبيعية تم تخطيطها ومراقبتها بدقة؟
13- هل سعة نظام المعلومات (في صورة الأفراد والملفات والمعدات والخدمات      الأخرى) كافية لتدأول أحجام البيانات بدون احتياطات واسعة؟        
14- هل الاحجام  القصوي من البيانات يتم تدأولها بدقة ؟
 15- كيف يضبط النظام بسهوله في مواجهة الأحداث الطارئة ونمو الاستخدام ؟
16- ماهي ضرورة كل مستند؟
17- هل كل مستند يصمم بطريقة ملائمة من اجل الاستخدام الكفء ؟
18- هل جميع نسخ المستندات ضرورية؟
19- هل يمكن إعداد التقارير بسهوله من الملفات والمستندات ؟
20- هل يحدث تكرار غير ضروري في الملفات والسجلات والتقارير ؟
21- هل يتم الوصول إلي الملفات بسهوله و الاحتفاظ بها علي المستوي المطلوب؟ 
22- هل تم إنشاء معايير أداء سليمة وجعلها علي المستوي المطلوب؟
23- هل معدات التسجيل للبيانات يتم استخدامها بكفاءة؟
24- هل نظام الرقابة الداخلية دقيق ؟
25- هل التدفق غير الرسمي للبيانات والمعلومات ينسجم مع التدخل الرسمي؟