طبيعة القرار الإداري
تختلف القرارات من حيث :
درجة أهميتها وتأثيرها . أهمية القرارات تقاس بـمدى تأثيرها على :
ـ نوعية الخدمة المقدمة .
ـ العناصر البشرية .
ـ المركز المالي للمنظمة .
مستواها في البناء التنظيمي .
ـ القرارات في المستويات العليا تتعلق برسم الخطط والسياسات العامة.
ـ القرارات في المستويات الوسطى تتعلق بالمهام الإشرافية .
ـ القرارات في المستويات الدنيا تتعلق بالمهام التنفيذية الإجرائية .
ضرورتها ودرجة السرعة المطلوبة فيها .
درجة تعقيدها( زيادة عدد البدائل المتاحة لأمر يزيد من صعوبة الاختيار)
أنواع القـرارات
القرارات المبرمجة القرارات غير المبرمجة
تتخذ للتعامل مع مشكلات روتينية. ـ تتعلق برسم السياسة العامة للمنظمة،
و يتم حلها من خلال إجراءات ثابتة . أو بحالة أزمة أو مشاكل مفاجئة .
تتخذ في المستويات الوسطى والتنفيذية . ـ تتخذ في مستوى الإدارة العليا .
الظروف التي تتخذ بها ثابتة ويمكن توقعها . ـ ظروفها متغيرة وديناميكية.
قراراتها روتينية متكررة . ـ لا تأخذ صفة التكرار.
ـ درجة المخاطرة معدومة وقليلة . ـ ترتفع بها حدة المخاطرة .
ـ بياناتها ومعلوماتها متكررة . ـ من الصعب توفرالبيانات المطلوبة لها
أو التحقق منها .
ـ فعاليتها تعتمد على مهارة وقدرة المدراء .
أولا الشعور بالمشكلة والحاجة لاتخاذ القرار
وجود المشكلة باعث لاتخاذ القرار قد يكون إيجابيا أو سلبيا .
تحديد المشكلة هي الخطوة الأولى لاتخاذ القرار ، تحدد فعالية ونجاح الخطوات اللاحقة .
معرفة أسباب المشكلة السبيل الوحيد لعلاجها ( مشكلة مثل الغياب لها العديد من الأسباب .
تتأثر هذه المرحلة بمتغيرات سلوكية مثل الاستعداد المسبق واستيعاب الفرد.
ثانيا تحديد المعـاييـر
المعايير هي أساس يستخدم فيما بعد للمفاضلة بين البدائل . ويشترط في المعايير أن تكون :
ضمن الإطار العام لسياسة المنظمة .
متفقة مع أهداف المنظمة وإستراتيجياتها .
مناسبة لإمكانيات المنظمة المالية والبشرية .
ثالثا جمع البيانات والمعلومات
يشترط في البيانات والمعلومات الدقة والموضوعية والحداثة .
قد تكون أرقام وإحصاءات أو وجهات نظر .
رابعا : تحديد البدائل
تتأثر كمية ونوعية البدائل بعدة عوامل منها :
إمكانية القائد الإبداعية والابتكارية .
السلطة الممنوحة .
الوقت المتاح أمام متخذ القرار .
مدى توفر الإمكانيات المادية والبشرية والتكنولوجية .
المعايير الاجتماعية السائدة في المجتمع .
خامسا تحليل وتقييم البدائل
يتم تحليل البدائل بناء على المعايير التي سبق تحديدها .
سـادسـا اختيار البديل المناسب
يشترط في البديل المختار أن :
يساهم بفعالية في تحقيق الهدف .
يكون قابلا للتطبيق العملي .
يتفق مع قيم المجتمع والعادات والتقاليد .
يحظى بقبول أفراد المنظمة .
يتسم بسهولة التنفيذ .
يتفق مع قيم المنظمة ونظمها وإجراءاتها .
سابعا التنفيذ ، التقييم ، والمتابعة
للتأكد من تحقيق الهدف الذي أتخذ من أجلة .
لشرح تفاصيل القرار وجزئياته للمنفذين .
لاكتشاف المشكلات التي تواجه التنفيذ والحد منها ومواجهتها .
قد يصل الأمر إلى تعديل القرار أو إلغاؤه .
الاتصالات الإدارية
تحتاج المنظمات إلى الموارد المادية والبشرية لممارسة نشاطها . لتدبير تلك الموارد تجري العديد من الاتصالات .
كلما ازدادت الفجوة بين المستويات العليا والدنيا داخل التنظيم كلما ازدادت أهمية الاتصالات .
تعريف الاتصال :
ـ هو عملية إرسال واستقبال المعلومات بين الناس .
ـ أو هو نقل فكرة أو معنى محدد من ذهن شخص إلى آخر بنفس الصورة التي هي عليها في ذهن الأول .
طبيعة الاتصال
الاتصال نشاط حركي ديناميكي .
الاتصال هـدفي ، لا يتم إلا لتحقيق أهداف معينة .
يرتبط بالسلوك الإنساني ويتأثر بالتفاعلات الإنسانية .
الاتصال ظاهرة اجتماعية .
قد يكون ذا طريقين“إتجاهين“(تبادل البيانات والمعلومات والمقترحات).
ذا طريق واحد أوإتجاه واحد ( قرارات ، تعليمات ، تعاميم ) .
الأسباب الـتـي تـدعـو لـلاتصـال
الاتصال بين الإدارة والعاملين الاتصال بين العاملين
ـ لتنفيذ المهام بناء على توجيهات ـ لتبادل الأفكار .
الإدارة .
ـ لتمرير القرارت والتعاميم . ـ لجمع المعلومات ذات العلاقة
بالمنظمة أو الوظيفة .
ـ لتعـريف كل فرد بدورة في المنظمة. ـ لتلبية حاجة الموظف للمساندة
والتعزيز الاجتماعي .
عناصـر عمليـة الاتصـال
طرفا الاتصال ( الـراسل ، والمستقبل ) .
الرسالة المعطـاة .
الرموز : هي ترجمة للأفكار والمعاني (قد تأخذ صورة كلمات أو تصرف أو أشكال أو أرقام).
قنوات الاتصال شفوية أو مكتوبة.
الرد على الرسالة ( المعلومات المرتدة ) .
أنواع الاتصالات
الاتصالات الرسمية
التي تحددها الأنظمة والقوانين واللوائح.
الاتصالات غير الرسمية
لا تحكمه أنظمة وقوانين المنظمة.
الاتصال من حيث المستوى التنظيمي :
الاتصالات الأفقية .
الاتصالات الصاعدة .
الاتصالات الهابطة .
الاتصال من حيث شكلها :
شفوية .
كتابية .
أهمـية الاتصالات
تـوفيـر الوقت والجهد والمال وزيادة الإنتاجية .
تدارك المشاكل قبل وقوعها .
تزويد واضعي السياسات والخطط بالمعلومات من مواقع التنفيذ .
تنسيق انسياب العمل .
الإشراف على الآخرين .
تنمية العلاقات مع الآخرين .
معوقـات الاتصـال الإداري
عدم وجود لغة مشتركة بين الطرفين .
التشويش : إحداث تغيير في المعلومات المنقولة أثناء مرورها بالمستويات الإدارية .
تأثير الإدراك : الذي يؤثر على فهم المستقبل للرسالة .
الدفاع عن النفس .
ضـغط العمل والإجهاد .
درجة مصداقية مصـدر المعلومات .
التغلب على معوقات الاتصال الإداري
اختيار القناة المناسبة للاتصال ( كتابي ، شفوي ، تليفون ، فاكس ) .
الإعداد الجيد للرسالة .
التأكد من أن المستقبل قد فهم الرسالة بالمعنى المقصود .
التحديث المستمر لوسائل الاتصال .
اختصار قنوات الاتصال .
تدريب العنصر البشري على الاتصال الجيد .
تختلف القرارات من حيث :
درجة أهميتها وتأثيرها . أهمية القرارات تقاس بـمدى تأثيرها على :
ـ نوعية الخدمة المقدمة .
ـ العناصر البشرية .
ـ المركز المالي للمنظمة .
مستواها في البناء التنظيمي .
ـ القرارات في المستويات العليا تتعلق برسم الخطط والسياسات العامة.
ـ القرارات في المستويات الوسطى تتعلق بالمهام الإشرافية .
ـ القرارات في المستويات الدنيا تتعلق بالمهام التنفيذية الإجرائية .
ضرورتها ودرجة السرعة المطلوبة فيها .
درجة تعقيدها( زيادة عدد البدائل المتاحة لأمر يزيد من صعوبة الاختيار)
أنواع القـرارات
القرارات المبرمجة القرارات غير المبرمجة
تتخذ للتعامل مع مشكلات روتينية. ـ تتعلق برسم السياسة العامة للمنظمة،
و يتم حلها من خلال إجراءات ثابتة . أو بحالة أزمة أو مشاكل مفاجئة .
تتخذ في المستويات الوسطى والتنفيذية . ـ تتخذ في مستوى الإدارة العليا .
الظروف التي تتخذ بها ثابتة ويمكن توقعها . ـ ظروفها متغيرة وديناميكية.
قراراتها روتينية متكررة . ـ لا تأخذ صفة التكرار.
ـ درجة المخاطرة معدومة وقليلة . ـ ترتفع بها حدة المخاطرة .
ـ بياناتها ومعلوماتها متكررة . ـ من الصعب توفرالبيانات المطلوبة لها
أو التحقق منها .
ـ فعاليتها تعتمد على مهارة وقدرة المدراء .
أولا الشعور بالمشكلة والحاجة لاتخاذ القرار
وجود المشكلة باعث لاتخاذ القرار قد يكون إيجابيا أو سلبيا .
تحديد المشكلة هي الخطوة الأولى لاتخاذ القرار ، تحدد فعالية ونجاح الخطوات اللاحقة .
معرفة أسباب المشكلة السبيل الوحيد لعلاجها ( مشكلة مثل الغياب لها العديد من الأسباب .
تتأثر هذه المرحلة بمتغيرات سلوكية مثل الاستعداد المسبق واستيعاب الفرد.
ثانيا تحديد المعـاييـر
المعايير هي أساس يستخدم فيما بعد للمفاضلة بين البدائل . ويشترط في المعايير أن تكون :
ضمن الإطار العام لسياسة المنظمة .
متفقة مع أهداف المنظمة وإستراتيجياتها .
مناسبة لإمكانيات المنظمة المالية والبشرية .
ثالثا جمع البيانات والمعلومات
يشترط في البيانات والمعلومات الدقة والموضوعية والحداثة .
قد تكون أرقام وإحصاءات أو وجهات نظر .
رابعا : تحديد البدائل
تتأثر كمية ونوعية البدائل بعدة عوامل منها :
إمكانية القائد الإبداعية والابتكارية .
السلطة الممنوحة .
الوقت المتاح أمام متخذ القرار .
مدى توفر الإمكانيات المادية والبشرية والتكنولوجية .
المعايير الاجتماعية السائدة في المجتمع .
خامسا تحليل وتقييم البدائل
يتم تحليل البدائل بناء على المعايير التي سبق تحديدها .
سـادسـا اختيار البديل المناسب
يشترط في البديل المختار أن :
يساهم بفعالية في تحقيق الهدف .
يكون قابلا للتطبيق العملي .
يتفق مع قيم المجتمع والعادات والتقاليد .
يحظى بقبول أفراد المنظمة .
يتسم بسهولة التنفيذ .
يتفق مع قيم المنظمة ونظمها وإجراءاتها .
سابعا التنفيذ ، التقييم ، والمتابعة
للتأكد من تحقيق الهدف الذي أتخذ من أجلة .
لشرح تفاصيل القرار وجزئياته للمنفذين .
لاكتشاف المشكلات التي تواجه التنفيذ والحد منها ومواجهتها .
قد يصل الأمر إلى تعديل القرار أو إلغاؤه .
الاتصالات الإدارية
تحتاج المنظمات إلى الموارد المادية والبشرية لممارسة نشاطها . لتدبير تلك الموارد تجري العديد من الاتصالات .
كلما ازدادت الفجوة بين المستويات العليا والدنيا داخل التنظيم كلما ازدادت أهمية الاتصالات .
تعريف الاتصال :
ـ هو عملية إرسال واستقبال المعلومات بين الناس .
ـ أو هو نقل فكرة أو معنى محدد من ذهن شخص إلى آخر بنفس الصورة التي هي عليها في ذهن الأول .
طبيعة الاتصال
الاتصال نشاط حركي ديناميكي .
الاتصال هـدفي ، لا يتم إلا لتحقيق أهداف معينة .
يرتبط بالسلوك الإنساني ويتأثر بالتفاعلات الإنسانية .
الاتصال ظاهرة اجتماعية .
قد يكون ذا طريقين“إتجاهين“(تبادل البيانات والمعلومات والمقترحات).
ذا طريق واحد أوإتجاه واحد ( قرارات ، تعليمات ، تعاميم ) .
الأسباب الـتـي تـدعـو لـلاتصـال
الاتصال بين الإدارة والعاملين الاتصال بين العاملين
ـ لتنفيذ المهام بناء على توجيهات ـ لتبادل الأفكار .
الإدارة .
ـ لتمرير القرارت والتعاميم . ـ لجمع المعلومات ذات العلاقة
بالمنظمة أو الوظيفة .
ـ لتعـريف كل فرد بدورة في المنظمة. ـ لتلبية حاجة الموظف للمساندة
والتعزيز الاجتماعي .
عناصـر عمليـة الاتصـال
طرفا الاتصال ( الـراسل ، والمستقبل ) .
الرسالة المعطـاة .
الرموز : هي ترجمة للأفكار والمعاني (قد تأخذ صورة كلمات أو تصرف أو أشكال أو أرقام).
قنوات الاتصال شفوية أو مكتوبة.
الرد على الرسالة ( المعلومات المرتدة ) .
أنواع الاتصالات
الاتصالات الرسمية
التي تحددها الأنظمة والقوانين واللوائح.
الاتصالات غير الرسمية
لا تحكمه أنظمة وقوانين المنظمة.
الاتصال من حيث المستوى التنظيمي :
الاتصالات الأفقية .
الاتصالات الصاعدة .
الاتصالات الهابطة .
الاتصال من حيث شكلها :
شفوية .
كتابية .
أهمـية الاتصالات
تـوفيـر الوقت والجهد والمال وزيادة الإنتاجية .
تدارك المشاكل قبل وقوعها .
تزويد واضعي السياسات والخطط بالمعلومات من مواقع التنفيذ .
تنسيق انسياب العمل .
الإشراف على الآخرين .
تنمية العلاقات مع الآخرين .
معوقـات الاتصـال الإداري
عدم وجود لغة مشتركة بين الطرفين .
التشويش : إحداث تغيير في المعلومات المنقولة أثناء مرورها بالمستويات الإدارية .
تأثير الإدراك : الذي يؤثر على فهم المستقبل للرسالة .
الدفاع عن النفس .
ضـغط العمل والإجهاد .
درجة مصداقية مصـدر المعلومات .
التغلب على معوقات الاتصال الإداري
اختيار القناة المناسبة للاتصال ( كتابي ، شفوي ، تليفون ، فاكس ) .
الإعداد الجيد للرسالة .
التأكد من أن المستقبل قد فهم الرسالة بالمعنى المقصود .
التحديث المستمر لوسائل الاتصال .
اختصار قنوات الاتصال .
تدريب العنصر البشري على الاتصال الجيد .