إعداد تقرير نتائج التقييم
أهمية إعداد تقرير نتائج التقييم :
بانتهاء المرحلة الثالثة والت عالجت تحليل وتفسير البيانات والنتائج، أصبح بإمكانك الآن أن تعد تقريراً نهائياً بنتائج التقييم، وأن تقدم مقترحاتك بشأن المستقبل. هذه مرحلة هامة ومن واجبات فريق التقييم حيث تتيح له أن يقدم للأطراف المختلفة نتيجة أعمال التقييم التي عادة ما تستغرق وقتاً طويلاً يصل في بعض الحالات إلى السنة كاملة.
ولا شك أن هناك أطرافا عديدة تنتظر هذا التقرير، كما أنه يعد وسيلة للتواصل مع أطراف عدة، ويوضح قيمة الشركة أو المؤسسة، وأهمية ما توفره من خدمات أو تقدمه من سلع وما تحققه من أهداف، بل إن إجراء التقييم ونشر التقرير لخاص بالشركة يزيد من تقدير الأطراف المختلفة لها، ويمثل نوعاً من الشفافية والإفصاح أمام المجتمع والعملاء والمساهمين وغيرهم من أصحاب المصالح، ويزيد من دعمهم للشركة.
كذلك يعد التقرير النهائي أداة تواصل داخلية، وتساعد الشركة في اتخاذ القرارات المستقبلية لدعم النتائج أو إصلاح المثالب، وجذب مزيد من الدعم والأموال للشركة، ومن مكاسب تقرير التقييم دعم عملية التخطيط الاستراتيجي أيضا. والحقيقة أنه بدون هذا التقرير، وبدون توصيل النتائج فإن عملية التقييم كلها تفقد أهميتها وجدواها وتعد مضيعة للوقت والموارد.
كيف تستخدم نتائج التقييم؟
توجد عدد من الاستخدامات لنتائج التقييم نرصدها فيما يلي:
1- تحديد أساليب تحسين الأداء وأي تغييرات في أنشطة الشركة.
2- تسهيل إجراء أي تغيير في خطة عمل الشركة.
3- تعريف المهتمين الخارجيين والداخليين وكافة الأطراف بمعلومات حول انجازات الشركة ومعدلات الأداء.
4- التخطيط لاستمرارية الشركة أو اجراء أية توسعات .
5- معرفة الكثير حول بيئة عمل الشركة ومناخ العمل الداخلي.
6- عرض قيمة وأهمية الشركة أمام كافة الأطراف الخارجية .
7- التخطيط لمشروعات أخرى أو التخطيط للمستقبل داخل الشركة نفسها.
8- تبرير القرارات التي أتخذتها الإدارات المختلفة بالشركة.
9- بيان قدرة الشركة على إجراء التقييم خاصة عند طلب مزيد من التمويل.
10- التأكيد على حرص الشركة على المسئولية والمحاسبة والشفافية وقياس المخرجات.
طريقة إعداد التقرير :
لقد بذل فريق التقييم جهوداً كبيرة، ولابد من البحث عن سبل للتواصل وعرض النتائج التي تم التوصل إليها؟ وهنا يشكل التقرير أهم أداة للتواصل مع مختلف الأطراف ، لذلك تحتل عملية إعداد التقريروتضمينه كافة النتائج والتوصيات أهمية كبيرة في مراحل إعداد تقييم المشروعات . وكيفية عرضها. فيما يلي نعرض لأهم طرق التواصل وعرض نتائج التقييم،ولمن يقدم حتى يستفاد به .
يمثل إعداد التقرير أحد وسائل التواصل وعرض النتائج على المهتمين وكل الأطراف ذات العلاقة، مثل المساهمين والإدارة، ومتخذي القرارات وكذا الممولين والذين ينتظرون نتائج التقرير لاتخاذ قرارات هامة. لذلك فإن التقرير يجب أن يضم كل جوانب وأنششطة الشركة / المشروع، ويعرض للنتائج المستندة على المعرفة والفحص والتحليل، وأن يتضمن المعلومات الكافية، والتوصيات التي تم اشتقاقها من نتائج التقييم وليس مجرد نصائح أو توصيات عامة.
وتوجد في الواقع نماذج عديدة لكيفية عرض النتائج، وتحويل خطة التقييم التي تم إعدادها في المرحلة الأولي وتنفيذها في المرحلتين الثانية والثالثة ،إلى تقرير عن التقييم. وإن كان من الملاحظ إختلاف شكل التقارير بحسب نوع التقرير والفئات المعينة مثل الإدارة أو الممولين وغيرهم.
و في كل الأحوال تتطلب هذه النماذج ضرورة استخدام خطة التقييم، ومقارنتها مع الأنشطة التي تم التخطيط لها، ومع المخرجات والنتائج وغيرها من مكونات الخطة التي تم التعامل معها خلال كل مراحل وخطوات التقييم.
وسوف نعرض لأحد هذه النماذج في نهاية هذا الفصل
قواعد إعداد التقرير :
1- حدد الفئات التي تنتظر التقرير لقراءته والاستفادة منه، واربط ذلك بالأطراف التي قمت بتحديدها في المرحلة الأولى، عندما قمت بإعداد خطة عمل للتقييم.
2- اختار لغة واضحة محددة لعرض النتائج بطريقة مفهومة تدل على نتائج التقييم وتفسرها بطريقة واضحة .
3- بناء على المهتمين بالتقرير، حدد الأسئلة التي ستجيب عليها في التقرير، فإذا كانت الإدارة أول المهتمين الذين قصدهم التقييم ،حدد الأسئلة التي تهمهم خاصة معدلات الأداء ومؤشرات الأرباح. وإذا كانوا الممولين أو جهة حكومية تهتم بالنتائج والأثار حدد الأسئلة المتعلقة بهذه الجوانب وقدم النتائج التي تبين هذه الجوانب.
4- قم بإعداد التقرير بطريقة منهجية وبطريقة شيقة ومنطقية، حيث ابدأ بالنتائج الأساسية، ثم أعرض بعد ذلك للتفاصيل والملاحظات والتوصيات.
5- اعرض مزيد من التفاصيل لدعم النتائج من خلال ما يتوفر لديك من معلومات حول الموازنة والقوائم المالية ونتائج الاستبانات – خاصة إذا كان المهتمون راغبين في هذه التفاصيل – فأنت تحتاج إلى مزيد من البيانات.
بمعنى آخر فإن هذه التقرير يجب أن يوفر تفاصيل كافية حول كافة الجوانب والعمليات في المشروع/ الشركة، إذا كنت تعد تقريراً عن تقييم للعمليات أو تقييم المراحل Formative، حيث تبين ماذا تم عمله وكيف. أما إذا أعددت تقييماً تجميعياً أو تقييما للمخرجات، فيجب أن تسجل في التقرير تفاصيل حول كيفية تفسير النتائج والخلاصة.
6- بإمكانك استخدام وسائل عرض للبيانات مثل الجدوال والرسوم البيانية،مع التمييز بين مختلف نتائج المشروع بحسب البعد الزمني ، حيث توجد مخرجات ونتائج واثار . وتتمثل النتائج متوسطة الأجل فيما يمكن أن تحدثه أنشطة الشركة من تغييرات مصاحبة لأنشطتها ويشعر بها المتعاملون مع الشركة. وقد تكون هذه التغيرات سلوكية أو تنظيمية، حيث أن توفير مصنع للأسمدة في منطقة زراعية يساعد على سرعة ورخص الحصول على الأسمدة ويساعد على جودة المزروعات.
7- تذكر دائماً بأنه يجب إعداد ملخص تنفيذي executive summary خاصة إذا ما كان التقرير أكثر من 15 صفحة.
محتويات التقرير :
يجب أن يحتوي التقرير على الأجزاء التالية :
1- ملخص تنفيذي: ويتضمن ملخصا مختصرا لعمليات التقييم، وملخصا كاملا للنتائج، والأهداف المتحققة، والدروس المستفادة والأسئلة التي تمت الإجابة عليها، والاحتياجات التي تم تلبيتها. ولا يجب أن يزيد عن صفحتين.
2- ابدأ صلب التقرير بالمقدمة التي تأتي عقب الملخص التنفيذي، وهي أول عناصر التقرير بعد الملخص. وتتضمن المقدمة خلفية التقييم وأنشطة الشركة والغرص من التقييم.
3- عرض أدوات وطرق التقييم: إشرح في هذا الجزء خطة التقييم، ومنهج أو أسلوب إعداده، والأدوات التي اعتمدت عليها في تجميع البيانات، إرفق بعض المستندات الداعمة، مثل نسخة من خطة التقييم، وكذا الأدوات التي قمت بتطويرها واستخدامها.
4- ملخص النتائج: اعرض بعد ذلك نتائج تحليل البيانات الكمية والنوعية التي قمت بعملها في المرحلة الثالثة.
5- تفسير النتائج : اشرح تفسير النتائج بما فيها أثرها على المساهمين والعاملين، وفاعلية الخدمات، واستمرارية أنشطة المشروع، وكذا نقاط القوة والضعف في الشركة والدروس المستفادة. هذا ليس تحليل + SWO ولا تخطيط استراتيجي، أنت تعرض فقط لنتائج التقييم وتفسيرها ومن ثم ترصد بعض نقاط القوة والضعف لتكون بمثابة دروس مستفادة.
6- اشرح أهمية أهداف المشروع: ابرز قيمة الانجازات التي تحققت والاحتياجات التي تقوم الشركة باستيفائها وأهميتها.
7- الخلاصة : Conclusion : صف بشكل عام أ) كيف تم تحقيق أهداف الشركة. ب) وكيف تم انجاز أغراض التقييم. ج) وكيف تم استكمال تقييم المشروع / الشركة.
8- التوصيات : لخص النقاط الأساسية، اعرض لبعض المقترحات التي تفيد المشروع / الشركة مستقبلاً، وعناصر خطة تنفيذية للمستقبل.
ويمكن عرض التوصيات على النحو التالي :
· الإشارة إلى المحددات أو القيود المفروضة على تقييم الشركة إن وجدت والمساعدات أو الدعم المطلوب والموارد اللازمة حتى يصبح التقييم أفضل في المستقبل.
· تقديم النتائج بشكل شخصي:
· تمتاز عملية تقديم أو عرض نتائج التقدير بشكل شخصي أو وجهاً لوجه مع الأطراف المعنية أو التي كلفت بالتقييم أو الذين يعد التقرير من أجلهم بأنها تسمح بإجراء حوار وطرح أسئلة.
كما توفر هذه الطريقة فرصة للتواصل المباشر مباشرة مع المهتمين والاستماع إليهم والإفادة من تعلقياتهم واستفساراتهم حول التقرير والتقييم ذاته واحتياجاتهم وتوقعاتهم واهتماماتهم.
كيف تعرض نتائج التقرير ؟
1- حدد الفئات التي ستعرض عليها نتائج التقرير،واهتماماتهم واحتياجاتهم، وتوقعاتهم من التقييم بقدر الإمكان.
2- اختار لغة مفهومة ووسائل توضيح مقبولة ومناسبة.
3- بناء على ذلك، حدد أولويات أسئلة التقييم التي قمت بالإجابة عليها.
4- لحق غرض التقييم، وصف المشروع بإيجاز وخطة التقييم وعملياته والنتائج والمناقشة (التحليل).
5- ركز على الجوانب المهمة في نتائج التقييم التي تثير اهتمام الأطراف المعنية.
6- تجنب استخدام المصطلحات أو مفردات غير دارجة.
7- وفر ملخص مكتوب وقدمه للمهتمين حيث يمكنهم عرضه أو تقديم نسخة منه لباقي أفراد المجموعة.
8- أكمل العرض بملخص للخطوات التي اتبعت في تقييم الشركة، وأية مطالب أو احتياجات لإجراء تقييم مستقبلي.
9- أعطي وقت كاف للأسئلة والإجابة عنها، واسأل بدورك المهتمين حول العمل الذي قمت به.
10- استمع باهتمام إلى كل الأسئلة الموضوعات المثارة والمقترحات وخذ بها ملاحظات أو دونها.
نموذج لمحتويات التقرير :
يوفر هذا النموذج وسيلة لتحويل وعرض خطة التقييم التي قمت بإعدادها في المرحلة الأولى في شكل تقرير تقييم الشركة. ويستهدف هذا النموذج عرض محتويات التقرير بطريقة منظمة للعرض على الإدارة وعلى حملة الأسهم والملاك عموماً.
ويحتاج استكمال هذا النموذج استخدام خطة التقييم، ومقارنة الأنشطة التي تم التخطيط لها، والنتائج والمخرجات وأية عناصر أخرى في الخطة مع ما تم فعلاً وعلى أرض الواقع كما أسفرت عنه نتائج التقييم.
1) أهداف المشروع النهائية Goals
2) أهداف المشروع الوسيطة Objectives
فإذا كان الهدف النهائي تعظيم ثروة الملاك، فقد تكون الأهداف الوسيطة كسب رضا العملاء، الاستحواذ على نصيب معين في السوق...الخ.
3) أنشطة الشركة.
حيث يجب تحديد قائمة بأنشطة الشركة التي يتم تنفيذها، وكذلك مخرجات الشركة التي تمثل منتجات مباشرة لأنشطة الشركة، وذلك حسب طبيعة النشاط: طن من الخضروات، وحدات من الملابس الجاهزة، السيارات ... الخ.
4) نتائج الشركة في الأجل القصير والمتوسط .
إعرض في هذا الجزء قائمة بالنتائج الإيجابية التي تم التخطيط لها في الشركة حدد النتائج التي تم تحقيقها والمتوقعة في المستقبل القريب (6 أشهر).
أ- ما الذي يجب عمله لجعل الأداء أفضل.
ب- ما هي المقترحات اللازمة لإقامة مشروع مماثل.
أسئلةالفصل الثامن
السؤال الأول :
وضح أهمية وضع خطة عمل للتقييم من خلال كتابة تقرير نهائي بنتائج التقييم، وأشرح مدى الترابط بين المراحل الأربعة لعملية التقييم.
السؤال الثاني :
اشرح باختصار أهمية إعداد تقرير نهائي بنتائج التقييم للأطراف التالية :
- فريق عمل إعداد التقرير.
- مجلس الإدارة.
- المديرون التنفيذيون.
- المساهمون والملاك.
السؤال الثالث :
تمتد أهمية إعداد التقرير إلى الشركات الأخرى سواء القائمة أو التي ترغب في إقامة نشاط مماثل. اشرح كيف يمكن الاستفادة من نتائج التقييم لشركة قائمة في تطوير أعمال الشركة نفسها ،وفي تطوير أعمال شركات جديدة يخطط لإنشائها في نفس المجال.
أسئلة عامة علي اقتصاديات المشروع للمراجعة
السؤال الأول :
عرف كل من المفاهيم والمصطلحات التالية :
- تقييم المشروعات
- دراسات الجدوى
- المتابعة - المراجعة - الرسملة
- الأطراف ( الجهات ) ذات العلاقة بالمشروع
- المدخلات ،والمخرجات، والنتائج، والآثار
- البيانات الكمية ،والبيانات النوعية
- مؤشرات الأداء
- التقييم العام – التقييم التنفيذي
- طرق جمع البيانات
- مؤشرات التقييم
- أنواع البيانات
- الأهداف الوسيطة، والأهداف النهائية للمشروع
- تدقيق البيانات – تحليل البيانات
السؤال الثاني :
أكتب مذكرات مختصرة فى كل مما يلي :
1- أغراض تقييم المشروعات
2- وظائف ( منافع ) تقييم المشروعات
3- أنواع التقييم حسب مراحل تنفيذ المشروع
4- التقييم النهائي ( التحليلي)
5- التقييم التجميعي ( الشامل )
6- البيانات الكمية ، والبيانات النوعية
7- أنواع أسئلة قائمة الاستقصاء ( الإستبانة )
8- اختيار نوع التقييم
9- أنواع أسئلة التقييم
10- أنواع أدوات التقييم
11- كيف يمكن لفريق التقييم كسب التأييد المؤسسي ( التنظيمي ) لعملية التقييم
12- الاعتبارات الأخلاقية عند جمع البيانات
13- إدارة عملية تجميع البيانات
14- كيف يمكن ترتيب أولويات جمع البيانات
15- كيفية إختبار أسئلة تقييم المشروع
16- كيفية إختيار أدوات تقييم المشروع
17- كيف تتأكد من دقة البيانات
18- كيفية إعداد ملفات البيانات لأغراض التحليل
السؤال الثالث :
ناقش أوناقشن المضمون والخطوات سواء من الناحية النظرية أو التطبيقيةلكل مما يلي من العمليات التالية:
1- خطة تقييم المشروع
2- إختيار مؤشرات التقييم
3- تحليل مؤشرات التقييم
4- الأنواع المختلفة من التقييم بحسب مراحل المشروع
5- الفرق بين تقييم العمليات وتقييم الإنجاز
6- مراحل إعداد تقييم المشروعات
7- أسباب ودوافع إجراء التقييم
8- أنواع أدوات إجراء التقييم
9- تحليل وتفسير البيانات
10 - قواعد إعداد التقرير النهائي لتقييم المشروع
11- محتويات التقرير النهائي وأهميته
12- كيفية إشراك الفريق المعاون فى عمليات التقييم