إدارة الاجتماعات
مقدمة:
إن الاجتماعات ليست أكثر من أداة من أدوات الإدارة إذ يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها. تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية ، وتأتي أهميتها في دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلال الاجتماعات تحقيق الأمور التالية :
1- التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي .
2- التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز والمصالح الشخصية .
3- التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى .
4- إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة .
5- إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين .
6- رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات .
ما هو اجتماع العمل؟
هو تَحدث فردين فأكثر في موضوع ما بهدف اتخاذ قرار ما أو تحليل مشكلة. تختلف اجتماعات العمل عن المناقشات والأحاديث المستمرة بين الأفراد في أن الاجتماعات تُعقد لهدف محدد في موعد ومكان محدد مسبقا. الاجتماعات قد تكون مخططة قبل فترة طويلة مثل عدة ساعات أو عدة أيام أو عدة شهور وقد يتم عقد الاجتماع في الحال لمواجهة مشكلة طارئة. تتصف بعض اجتماعات العمل بالرسمية الشديدة مثل اجتماعات الجمعيات العمومية ومجلس الإدارة وبين شبه الرسمية مثل الاجتماعات بين إدارتين من إدارات المؤسسة
ما فائدة الاجتماعات؟
الاجتماع يُتيح تبادل الخبرات أو نقل معلومات أومناقشة المواضيع من وجهات نظر مختلفة أواتخاذ قرارات تحتاج أن يتفق عليها اكثر من فرد او أكثر من جهة. فعندما يكون لدينا مشكلة في العمل -مثل عيوب في المنتج النهائي أو انخفاض الإنتاجية أو تناقص المبيعات- ونحاول الوصول إلى سبب المشكلة فإن عقد اجتماع بين الاطراف ذات الصلة بالموضوع لبحث الأسباب ومناقشتها يكون مفيدا جدا للوصول إلى الأسباب الحقيقية. كذلك يتم عقد اجتماعات لنقل نعلومات وتقييم الأداء واتخاذ قرارات مثل اجتماعات تقييم الأداء السنوية واجتماعات الجمعيات العمومية للشركات
بدائل الاجتماعات
· يجب أن نعرف قبل الدعوة لعقد أي اجتماع أن هناك بدائل للاجتماعات. لأن عقد الاجتماعات يعني حاجة المدعُوين للاجتماع للانتقال إلى مكان الاجتماع وتَفرغهم للاجتماع حتى انتهائه ثم العودة إلى مكان عملهم. هذا الوقت المستهلك والذي قد يصاحبه مصاريف انتقال قد يتم توفيره بإحدى بدائل الاجتماعات إذا ما كانت تفي بالغرض. من هذه البدائل المُحادثات التلفونية، تبادل المراسلات، استقصاء مكتوب، إصدار تقرير، تبادل المعلومات إلكترونيا، توزيع نشرة دورية.
· أحيانا يكون الاجتماع هو أنسب وسيلة وأحيانا يكون اتصال تلفوني كافيا وأحيانا تكون أي وسيلة من الوسائل الأخرى هي المناسبة. هذا يتوقف على عدة امور مثل طبيعة المعلومات التي يُراد تبادلها أو الحصول عليها او طبيعة القرارات التي نريد أن نتفق عليها
· عند المفاضلة بين عقد اجتماع وبين بدائل الاجتماعات فلابد من ان نأخذ في الاعتبار تكلفة عقد الاجتماعات. فلاشك ان مدير الشركة سيعقد اجتماعات أقل مع مديري الأفرع في القارات المختلفة عما لو كانوا جميعا في نفس البلد. وكذلك يؤخذ في الحسبان أهية الموضوع وخطورة عدم عقد الاجتماع
· الاجتماعات عن طريق الحاسوب او عن طريق شبكة الفيديو يمكن تصنيفها على انها اجتماعات أو بدائل للاجتماعات. هذه الوسائل تمكننا من عقد اجتماعات بينما كل منا يتواجد في مكان مختلف
سمات الاجتماع الناجح
الاجتماع الناجح هو اجتماع له سبب قوي لعقده ويُعقد في مكان ووقت مناسبين ويؤتي ثماره من حيث المناقشة وتبادل الآراء والاتفاق على قرارات ويستغرق الوقت المناسب ويستتبعه خطوات تنفيذية
تنظيم الاجتماع
ما الذي عليك أن تفعله حين تقوم بتنظيم (قيادة) اجتماع؟ نستعرض هنا هذه الأمور مقسمة إلى ما قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعد الاجتماع
أولاً: قبل الاجتماع
الحاجة للاجتماع: لا بد من السؤال أولاً: “هل هناك حاجة للاجتماع؟” فإن لم يكن هناك حاجة فلا يجب تُضَيِّع وقتك ووقت الآخرين. أما إن كانت هناك حاجة حقيقية فلا تتردد في عقد الاجتماع
الهدف وجدول الأعمال: تحديد الهدف من الاجتماع والنقاط التي ستتم مناقشتها (جدول الأعمال أو أجندة الاجتماع). أما في الاجتماعات القصيرة (من خمس دقائق إلى ساعة ونصف) فربما يكون تحديد وقت لكل نقطة أمرا مبالغاً فيه. تأكد من أن الهدف من الاجتماع وجدول الأعمال مناسبا
المدعوون (المشاركون): تحديد الأسماء أو الوظائف التي تحتاج لدعوتها للاجتماع و أن يكونوا علي علاقة بالموضوع, و عندما يكون عدد المشاركين في حدود عشرة أفراد أو أقل يكون التفاعل جيدا
الزمان: تحديد زمان الاجتماع بما يتناسب مع الحاضرين وهذا قد يتطلب الاتصال بهم تلفونيا أو عن طريق البريد الإلكتروني لمعرفة الأوقات المناسبة لهم. مع تحديد مدة الاجتماع مسبقا حتى يعرف المدعوون متي يفرغون من الاجتماع.
المكان: يتم تحَدِّد مكان الاجتماع والذي يجب أن يكون مناسبا للعدد الذي سيحضر الاجتماع بمعنى أن يكون حجم القاعة أو الغرفة او منضدة الاجتماعات مناسبا لذلك العدد
دعوة الاجتماع: تجهز دعوة اجتماع موضحاً فيها مكان وزمن الاجتماع وأسماء أو وظائف المدعوين للاجتماع وموضوع الاجنماع والنقاط التي سيتم مناقشتها.
توزيع المستندات: توزيع مستندات أو تقارير أو بيانات على المدعوين لقراءتها قبل الاجتماع فيجب التأكد من توزيعها قبل الاجتماع بوقت كاف لقراءتها.
تجهيز البيانات: تجهيز أي بيانات قد تحتاجها في الاجتماع. تَوفُّر البيانات والحقائق يؤدي إلى تقليل المهاترات والجدال وتقلل فرص تأجيل الاجتماع لجمع بيانات كان من السهل جمعها قبل الاجتماع. حاول توقع أسئلة المدعوين وجهز الإجابات بقدر الإمكان
ثانياً: أثناء الاجتماع
بدء الاجتماع: كُن متواجدا قبل موعد بدء لاجتماع وحاول البدء في الموعد المحدد
الالتزام بهدف الاجتماع وجدول الأعمال: لا تخرج عن موضوع الاجتماع واتبع جدول الأعمال الموضوع
الابتعاد عن الشواغل الأخرى: لا تنشغل بالرد على التليفونات أو بأي أمور خارجة عن الاجتماع بقدر الإمكان.
الوسائل المساعدة: استخدم الوسائل المساعدة المناسبة مثل السبورة في حالات عصف الذهن أو عارض البيانات لمناقشة نتائج وأرقام أو عرض رسومات وخرائط.
المشاركة الفعالة: شجع الحاضرين على المشاركة بخلق جو يساعد على ذلك.
وسائل التحليل واتخاذ القرارات: استخدم الوسائل المساعدة في تحليل المشاكل عند الحاجة مثل عصف الذهن ومخطط هيكل السمكة ومخطط باريتو. استخدم التصويت لاتخاذ القرار في الحالات المناسبة.
السيطرة على الاجتماع: عند الحاجة، وجه نظر الحاضرين إلى عدم الخروج عن الموضوع أو استخدام النقد الجارح أو تكرار ما تم مناقشته من قبل.
محضر الاجتماع: قم باختيار شخص ما من مرؤوسيك أو زملائك بتسجيل النقاط الأساسية في الاجتماع تمهيدا لكتابتها كمحضر للاجتماع.
قبل نهاية الاجتماع: يتم تلخيص أهم ما اتفق عليه وبالخطوات التالية ومن سيقوم بالتنفيذ ومن سيقوم بالمتابعة
ثالثاً: بعد الاجتماع
توزيع محضر الاجتماع: توزيع محضر الاجتماع (أو إرساله) في خلال يوم أو يومين.
المتابعة: تجنب عقد اجتماعات ناجحة لا يعقبها تنفيذ للقرارات.
تقييم الاجتماع: يجب تقييم الأداء في الاجتماع بعد انتهائه وتحليل أسباب القصور والتفكير في كيفية التغلب عليها.
المشاركة في الاجتماع
لكي تكون مشاركا جيدا قم بالاستعداد للاجتماع بجمع ومراجعة أي بيانات أو معلومات قد تطلب منك أو يُتَطرق إليها في الاجتماع في مجال تخصصك أو وظيفتك.
· أن يكون الهدف للفرد واضح في حضور الاجتماع
· تجهيز الوسائل المساعدة قبل الاجتماع (مثل عارض بيانات أو سبورة أو الدخول على الشبكة الدولية) فتأكد من توفرها في مكان الاجتماع عن طريق الاتصال بمنظم الاجتماع.
· الذهاب إلى مكان الاجتماع قبل الموعد بدقائق قليلة للحضور من بداية الاجتماع.
· تجهيزأي بيانات قد تحتاجها وأي تقارير وصلتك من منظم الاجتماع.
· شارك في المناقشة بجدية واستخدم عبارات واضحة ومهذبة.
· ركز على الهدف من الاجتماع وتجنب الصراعات الشخصية
· لا تجلس طوال الاجتماع مُثبّتا نظرك على شاشة الحاسوب فالهدف من الاجتماع أن التفاعل
و أخيرا تعتبر اللقاءات الوعاء الزمني الذي نفرغ فيه أفكارنا المركزة على بساط البحث لاقتراح وتطوير أساليب حياتية جديدة أو لإيجاد حلول لمشكلات طارئة أو مستعصية. ويمكن كذلك إعتبار الإجتماعات الإطار المناسب الذي نضع فيه التصورات المستقبلية لإدارة جوانب العمل المختلفة، وكذلك لوضع التقويم الفعال للإنجازات السابقة سعياً للتطوير والإرتقاء. ولأن الاجتماعات ليست أكثر من أداة من أدوات الإدارة, إذ يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها