الجمعة، 22 مايو، 2015

مفهوم الإدارة الإلكترونية




مفهوم الإدارة الإلكترونية هي الاستغناء عن المعاملات الورقية وإحلال المكتب الالكتروني عن طريق الاستخدام الواسع لتكنولوجيا المعلومات وتحويل الخدمات العامة إلى إجراءات مكتبية تم معالجتها حسب خطوات متسلسلة منفذه مسبقاً .
ويتكون نظام الإدارة إلكترونية من
أ‌.        تطبيقات الإدارة الإلكترونية التي لا تعتمد علي الحاسوب
ب‌.  تطبيقات الإدارة الإلكترونية التي تعتمد على الحاسوب
ت‌.  قاعدة البيانات
مدخلات النظام هي
موارد مادية داخلية
المعالجات
المواد المادية الخارجية
معلومات من المحيط الخارجي
يستفاد من هذا النموذج في إعطاء تصور عن الإدارة الإلكترونية وكيف تقدم البيانات والمعلومات من أجل انجاز الأعمال المختلفة
إن عمل النموذج يكون بالشكل التالي
يتم إدخال البيانات من خلال النظام الفيزيائي للشركة الموجودة أسفل النموذج حيث يتم معالجتها ومن ثم تدخل إلى قاعدة البيانات
يمكن استخدام هذه المعلومات كمدخل للتطبيقات التي تعتمد على الحاسوب والتي تستخدم في أتمتة المكاتب عن طريق التطبيقات التالية
1.    معالجة الكلمات
2.    البريد الإلكتروني والبريد الصوتي والاجتماعات عن بعد
3.    التحاور عن طريق الحاسوب
4.    قواعد بيانات إدارية مختلفة
5.    التطبيقات الأخرى
كما إن هذا النموذج يستخدم بعض التطبيقات التي لا تعتمد على الحاسوب
نجد الأتمتة الجديدة ستساعد في إنجاز المهام عن طريق الاتصال بين المستفيدين مع بعضهم البعض أو مع البيئة المحيطة عن طريق الحاسوب والاتصالات
فوائد الإدارة الإلكترونية
1.    تبسيط الإجراءات داخل هذه المؤسسات وينعكس إيجابيا على مستوى الخدمات التي تقدم إلى المواطنين كما تكون نوع الخدمات المقدمة أكثر جودة .
2.    اختصار وقت إنجاز المعاملات الإدارية المختلفة .
3.    الدقة والموضوع في العمليات المختلفة داخل المؤسسة .
4.    تسهيل إجراء الاتصال بين دوائر المؤسسة المختلفة وكذلك مع المؤسسات الأخرى داخل وخارج بلد المؤسسة .
5.    إن استخدام الإدارة الإلكترونية بشكل صحيح ستقلل استخدام الأوراق بشكل ملحوظ مما يؤثر على  إيجابيا على عمل المؤسسة .
  بعض أنظمة الإدارة الإلكترونية
1.    أنظمة المتابعة الفورية وأنظمة الشراء الإلكتروني
2.    أنظمة الخدمة المتكاملة
3.    النظم غير التقليدية الأخرى وتشمل
نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم , النظم الخبيرة والذكية , نظم تطوير العملية الإنتاجية وتشمل
نظم التصميم والإنتاج , نظم تتبع العملية الإنتاجية , نظم الجودة الشاملة ....الخ
نظام الذاكرة المؤسسية : تعتبر من البرامج الرائدة في مجال إدارة موارد المؤسسة ويقوم النظام بربط العاملين الموجودين بالمؤسسة بعضهم البعض .
أهداف الإدارة الإلكترونية 
إدارة الملفات بدلاً من حفظها
استعراض المحتويات بدلاً من القراءة
مراجعة محتوى الوثيقة بدلاً من كتابتها
البريد الإلكتروني بدلاً من الصادر والوارد .
الإجراءات التنفيذية بدلاً من محاضر الاجتماعات
الإنجازات بدلاً من المتابعة
اكتشاف المشاكل بدلاً من المتابعة
التجهيز الناجح للاجتماعات
عناصر الإدارة الإلكترونية
إن تطبيق الإدارة الإلكترونية سيؤدي إلى
إدارة بلا أوراق : حيث تتكون من الأرشيف الإلكتروني والبريد الإلكتروني والأدلة والمفكرات والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية
إدارة بلا مكان : وتتمثل في التليفون المحمول والتليفون الدولي الجديد والمؤتمرات الإلكترونية والعمل عن بعد من خلال المؤسسات التخيلية
إدارة بلا زمان : تستمر 24 ساعة متواصلة ففكرة الليل والنهار والصيف والشتاء هي أفكار لم يعد لها مكان في العالم الجديد
إدارة بلا تنظيمات جامدة : فهي تعمل من خلال المؤسسات الشبكية والمؤسسات الذكية التي تعتمد علي صناعة المعرفة .
حالة عملية : شرطة دبي والتحول للحكومة الإلكترونية تهيئة العاملين للتعامل مع الجمهور حسب النهج الجديد .
الإمارات العربية المتحدة تعتبر من الدول الرائدة في تطبيقات الإدارة الإلكترونية وإن شرطة دبي قطعت شوطا كبيرا نحو الحكومة الإلكترونية من خلال العديد من البرامج والخدمات التقنية التي تقدمها الشرطة في كافة إدارتها والربط الداخلي الذي أتمته منذ فترة ومن تلك البرامج برنامج المرور الإلكتروني والذي يضم العديد من العناصر كالدفع الآلي للمخالفات ومرحبا والتصاميم الإلكترونية وتجديد الرخص وكذلك برنامج المسار الإلكتروني المطبق في برنامج للإدارة بلا أوراق . إن شرطة دبي ستتخذ سلسلة من الخطوات القوية لتهيئة العاملين بشكل كاف للتعامل مع الجمهور بإتباع نهج الحكومة الإلكترونية في كافة مهامها .
وإن شرطة دبي تسعى إلى توعية موظفيها وكذلك الجمهور في كيفية الاستفادة من خدماتها الإلكترونية عن طريق التوعية والبرامج التدريبية والاستفادة من وسائل لإعلام المختلفة في تحقيق هذه التوعية علما بان الإمارات بالمرتبة 18 بين دول العالم في استخدام الانترنت .