عوامل تجهيز البيانات عند تصميم النظام
مرحلة تجهيز البيانات
هو تنقيتها وترتيبها وإجراء العمليات الحسابية المختلفة عليها .
وتتم التقنية بالقرار والتصنيف واستفاد التفاصيل غير الضرورية لأنه لكل مستوى إداري بيانات معينة
وهو تجهيز البيانات وفقا لطبيعة الصناعة والنظام المحاسبي المتتبع الذي يحدد الإجراءات والطرق والأساليب المحاسبية والرياضية اللازمة لإنتاج المعلومات التي تتلاءم المستويات الإدارية المختلفة .
عوامل تجهيز البيانات عند تصميم النظام :
1ـ حجم البيانات
2ـ درجة تعقيد تجهيزها
3ـ العمليات الحسابية اللازمة
4ـ تكرار عملية التجهيز
5ـ الفترة الزمنية التي تأخذها دورة تجهيز البيانات
خطوات الدورة المحاسبية :
1. إعداد مستدان لكل عملية مع طرق من خارج أو داخل المنظمة وهي أساس لإثبات في الدفاتر.
2. إثبات العملية في دفتر اليومية وفقا لطريقة القيد المزدوج .
3. الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام
4. إعداد ميزانية المراجعة
5. إثبات قيود التسوية لان القيود تم وفقا لمبدأ تقيم حياة المنشاة لفترة زمنية متساوية ومبدأ مقابلة الإيرادات بالمصروفات لدقة قياس الربح و من التسويات المصروفات المقدمة أو المستحقة جرد الأصول .
6. ترحيل قيود التسوية إلى الأستاذ العام وترصيدها وإعداد ميزان المراجعة المعدل( بعد التسوية الجردية )
7. إعداد القوائم المالية وهي قائمة المركز المالي وحساب النتيجة
8. إثبات قيود الإقفال في اليومية للحسابات الاسمية والمؤقتة وترحيلها إلى الأستاذ العام وترصيدها
9. إعداد ميزان المراجعة بعد قيود الإقفال
10. وهذا التدفق المادي للمستندات هو الجزء الأكبر وضوحا في نظم المعلومات المحاسبية .
لاتجهز البيانات المحاسبية فقط للحصول على القوائم المالية بل لتوفير المعلومات بكافة المستويات الإدارية
قد يضم التوقيع السابقة لعدة أنظمة مثل نظام الإنتاج والمشتريات والمبيعات والتمويل وهي نظم المعلومات الإدارية والوظائف الرئيسية للمنظمة .
مرحلة المخرجات :
هي المحصلة النهائية للمراحل السابقة .
وهي مجموعة التقارير الدورية أو حسب الطلب للاستخدام الداخلي أو الخارجي مثل قوائم الدخل والمركز وقوائم التكاليف (قوائم دولية ) قوائم المفاضلة بين البدائل قوائم ترشيد قرارات التسعير ( تقارير حسب الطلب).
لايوجد مجموعة مثلى من التقارير بما يناسب منظمة معينة قد لايناسب أخرى.