النظري في التحليل والتصميم

تطبيق  عملي
        إن نظام المعلومات أيا كانت تسميته أو المستوي الذي يخدمه هو ذلك النظام الذي بيئته هي المنشأة التي يعمل فيها ومدخلاته هي بيانات هذه المنشأة التي يجري معالجاتها داخل النظام ومخرجاته هي تلك المعلومات التي يتم تزويد المنشأة بها .
ولابد أن تمر نظم المعلومات بكل أنواعها خلال سلسلة من المراحل من مولدها حتى نهاية عمرها الافتراضي  وهي التي تمثل:

1] النظري في التحليل والتصميم
دورة حياة تطوير النظام
SYSTEM DEVELOPMENT LIFECYCLE :
1- تحديد وتعريف المشكلة .
2- دراسة الجدوى .
3- التحليل
4- التصميم .
5- التنفيذ
6- التحويل
7- الصيانة .

فإذا كان النظام موضع الدراسة هو مثلا تطوير قاعدة بيانات المرضي والحجز في أحد المستوصفات الطبية – فتطوير هذا النظام - أي نظام المعلومات-  سيكون علي النحو التالي :


1) المرحلة الأولي :
مرحلة تعريف وتحديد المشكلة :
يحدث ميلاد النظام عندما يتحقق المديرون أو المستخدمون للنظام أن هناك حاجة ماسة إلي نظام معلومات لأعمال جديدة ، أو إن نظام المعلومات الحالي لم يعد يعكس وظائف المنشأة ، علي سبيل المثال يمكن أن يكون قد حدث توسع كبير للأعمال في المنشأة مع استمرار نظام المعلومات كما هو ، أو قد لا يوفر نظام المعلومات الحالي ببساطة الوظائف التي تعتقد الإدارة أنها ضرورية  للتوسع المستقبلي لأعمال المنشاة .

علي أية حال يمكن أن يحدث الإدراك بعدم اكتمال نتيجة لمراجعة  نظامية للنظام أو شكوى من المستخدمين ، فإذا كانت الفروق بين ما تحتاجه المنشأة ، وما يمكن أن يؤديه نظام المعلومات كبيرة جدا بدرجة كافية يمكن أن تستدعي الإدارة  محلل نظم لبحث المشكلة بحثا عميقا .
المنهج (1) GUIDELINE  :

-  اسم المرحلة                : تحديد وتعريف المشكلة .
-  المخرجات         : التحويل لإجراء دراسة جدوى.
-  الأدوات الأساسية   :  لا توجد .
-  الأفراد والمهام      :   يخطر المديرأو المستخدم المحلل بوجود المشكلة .

2) المرحلة الثانية :
دراسة الجدوى :
-      الغرض من دراسة الجدوى هو تعريف المشكلة وتحديد ما إذا كان هناك نظام جديد مجدي أو غير مجدي وذلك مع إنفاق اقل وقت ومال ممكن في هذا العمل. لمثل هذا النظام يستغرق إعداد دراسة الجدوى  أقل من شهر .

-      أثناء دراسة الجدوى يدرس محلل النظم المشكلة بغرض تقييم حجمها ، ويحأول في نفس الوقت أن يعرف مدي المشروع علي الأقل ، ونظرا لأن التغيير في أحد أجزاء النظام يمكن أن ينتشر خلال مناطق أخري من المنشاة فمن المهم تحديد ما يمكن أن يدخل أو لا يدخل بالضبط في المشروعات الحالية .

-      يسرد المحلل الخلل الموجود في النظام الحالي بدقة وذلك بالإضافة إلي ما يلزم لأي نظام جديد ، كذلك يحدد المحلل ما إذا كان النظام اللازم مجديا للمنظمة أم لا ، ويحدد محتويات التقارير التي تود الإدارة أن تتلقاها ولا يمكن الحصول عليها حاليا .

-      بعد ذلك يجب علي المحلل أن يحدد الجدوى الاقتصادية للنظام ، ويقدر تقديرا أولياً الوقت الذي يستغرقه تطوير النظام ، وتكلفة بناءه وصيانته والمنافع التي يوفرها  - يمكن أن يكون عنصر الوقت حرجا .

-      يجب أن يقيم المحلل منافع النظام ،ويمكن تصنيف كل منفعة وتحديد قيمة مالية سواء كانت تقليل في المصاريف أو زيادة في الأرباح ،وتكون هذه التقديرات تقريبية ، ومن المستحيل استخلاص تقديرات دقيقة في دراسة الجدوى نظرا لأن النظام لم يحدد ويصمم بالكامل بعد.

بعد ذلك يربط المحلل هذه التكاليف بالفوائد ، وبعد تحليل التكلفة والمنفعة COST-BENEFIT ANALYSIS تقرر الإدارة  العليا الاستمرار في النظام أو الانتقال إلي مرحلة التحليل أو وقف المشروع كلية .

المنهج (2) GUIDELINE :
-      اسم المرحلة            : دراسة الجدوي 
-   الوظيفة الرئيسية :تعريف المشكلة وتحديد ما إذا كان هناك نظام جديد مجدي أم لا .
  -    المخرجات             : تقرير دراسة الجدوى .
-      الأدوات الأساسية       : أساليب  جمع الحقائق وتقدير المتطلبات.
-      الأفراد والمهام : يجب أن يكون المستخدمون مشمولين بصورة   مكثفة في العملية .

أ-      يجمع المحلل المعلومات عن المشكلة .
ب-    يعد المحلل تقديرات أولية لمتطلبات الحلول الممكنة .
ج-    يعد المحلل تقديرات أكثر دقة لمتطلبات مرحلة التحليل التي تلي تلك المرحلة.
د-     تقرر الإدارة إذا كانت ستستمر في المشروع أم لا .

3)     المرحلة الثالثة :
التحليل
إذا كانت نتائج دراسة الجدوى إيجابية تستمر مرحلة التحليل ، وتحتوي هذه المرحلة أولا علي دراسة النظام الحالي، لأنه من الصعب تصميم نظام جديد دون فهم النظام القديم فهما كاملا وتنبع من هذه الخطوة تعريف متطلبات النظام الجديد ، ويستخدم المحلل هنا أساليب جمع الحقائق،  وعينات من الوثائق الموجودة وفحص الإجراءات الحالية ، وعمل لقاءات مع المستخدمين والمسئولين الذين يتعاملون مع النظام .

بعد جمع الحقائق اللازمة يتم استخدامها في إتمام فهم المحلل للنظام الحالي وعمل قائمة متطلبات للنظام الجديد، وتعد الرسومات التي توثق النظام الحالي، يتم كذلك اعتبار وظائف النظام الجديد التي يحتاجها المستخدمون دون تحديد كيف تؤدي هذه الوظائف بدقة .

في نهاية هذه المرحلة يكون المحلل قد ترجم مواصفات هذه المشكلة ، والتي تحدد تفاصيل النظام القديم وتحدد بدقة ما يتوقع من النظام الجديد.

المنهج  (3)GUIDELINE   :
اسم المرحلة            :       التحليل
الوظيفة الرئيسية       :       تحديد متطلبات النظام الجديد المقترح .
المخرجات    :       مواصفات المشكلة .
الأدوات الأساسية    :  أساليب جمع الحقائق وقاموس البيانات، ورسومات تدفق البيانات ،ونماذج النظام وعمل النماذج الأولية ، وخرائط مسار النظام ، وكذلك هندسة البرمجيات بمساعدة الحاسوب .

الأفراد والمهام :
       يجب أن يستمر الشمول القوي للمستخدمين.
       أما المهام فتتلخص في :

1-     دراسة المحلل وتوثيقه للنظام الحالي بغرض فهم كلا من نقاط قوة وضعف  النظام .
2-     يحدد المحلل قائمة متطلبات النظام الجديد .
3-     يرسم المحلل وظائف النظام الجديد دون التحديد الدقيق لكيفية أداء هذه الوظائف .
4-     ينقل  المحلل بعد ذلك الرسومات الوظيفية في مرحلة التحليل إلي رسومات هرمية في مرحلة التصميم، ويسمح هذا التحويل للمحلل أن يري البرامج اللازمة بالضبط .

تترجم المتطلبات الوظيفية التي أعدت تفاصيلها في مواصفات المشكلة إلي خطط- لسلسلة من البرامج التي سوف تنفذ الوظائف المطلوبة . يحدد المحلل هيكل البرامج والأسطح البينية للبرامج الهرمية بالترتيب الذي سوف ترتب به البرامج  و تهتم مرحلة التحليل بماذا يجب عمله ، بينما تهتم مرحلة التصميم
بكيف يجب تأدية هذا العمل .

عند تصميم البرامج يجب أن يدخل محلل النظم معايير أمن MEASURES SECURITY في احتياطات  الحماية مثل كلمات المرور اللازمة للمستخدمين والاحتفاظ بنسخ احتياطية من كل الملفات ، وتشفير البيانات الحساسة كما يجب أن يصمم المحلل السطح البيني للمستخدم USERINTERFACE أيضا بما في ذلك كل صيغ المدخلات وتقارير المخرجات وأشكال العرض علي الشاشات . كذلك يجب أن يصمم صيغ المدخلات بطريقة تجعل من الصعب أن يخطئ المستخدم - وتسهيل إدخال البيانات .

يصمم المحلل الإجراءات التي تستخدم ، ويحدد علي سبيل المثال كيف يتم إدخال مدخلات العمليات الجارية في النظم ، كما يحدد المحلل أيضا المتطلبات من العاملين في إدخال البيانات وتشغيل الحاسوب .

وأثناء مرحلة التصميم يتم تخطيط تصميم قاعدة البيانات التي ستحقق متطلبات البيانات والملف ، ويعمل المحلل مع المصمم في توضيح المتطلبات فقط لأن مصمم قاعدة البيانات عادة ما يكون لديه المعرفة التقنية المتعمقة بنظم إدارة قواعد البيانات .
المنهج(4) GUIDELINE: :
اسم المرحلة :          التصميم .
الوظيفة الرئيسية: تصميم نظام جديد يحقق متطلبات المستخدمين .
المخرجات    :        مواصفات المشكلة .
الأدوات الأساسية :     قاموس البيانات / ورسومات DFD/ ومواصفات العمليات / ونماذج البيانات / ونماذج النظام / والنماذج الأولية وخرائط HIPO/ وصيغ تصميم المدخلات والمخرجات / وأدوات هندسة البرمجيات بمساعدة الحاسوب .

الأفراد والمهام :
1-     يحدد المحلل ويطلب كل نظم المكونات ونظم البرامج اللازمة. 
2-     يدخل المصمم معايير الأمن في تصميم النظام .
3-     يحول المصمم الرسامات الوظيفية من مرحلة التحليل إلي ورسومات هرمية في مرحلة التصميم .
4-     يصمم المصمم السطح البيني للمستخدم بما في ذلك أشكال المدخلات والمخرجات .
5-     يتم تحديد متطلبات العاملين وتصميم الإجراءات وتدفق العمل .
6-     يراجع المستخدمون والمديرون والمصمم مواصفات التصميم بالنسبة إلي دقتها وكمالها .

المرحلة الخامسة : التنفيذ :
في هذه المرحلة تعد بيئة الحاسوب وتكتب البرامج للنظام الجديد وتختبر وتعد مواد التوثيق والتدريب للمستخدمين – مخرجات هذه المرحلة هي شفرات النظام واختباراتها المعدة للتحويل.
يتم استخدام مواصفات المشكلة والتصميم كخطوط إرشادية لكتابة البرامج.
-      هذه المرحلة هي مهمة المبرمج
-      يقوم المحلل بالمساعدة في تخطيط عملية الاختبار الذي يجريه المبرمجون أو مجموعة الاختبار.
المنهج (5) GUIDELINE
اسم المرحلة :          التنفيذ
الوظيفة الرئيسية :     كتابة برامج الحاسب واختبارها .
المخرجات : شفرة     البرامج واختباراتها  التي يتحقق المستخدمون من صحتها ومواد توثيق وتدريب المستخدمين .
الأدوات الأساسية :     أدوات البرمجة المختلفة وإجراءات الاختبارات ومنتجات هندسة البرمجيات بواسطة الحاسوب (CASE)المختلفة
الأفراد والمهام :
1-     يشرف المحلل علي إعداد الموقع للمعدات اللازمة وتنفيذها.
2-     يخطط المحلل كتابة البرامج واختبارها وتصحيحها ويشرف عليها .
3-     يكتب المبرمجون البرامج الجديدة .
4-     يخطط المحلل إجراءات الاختبار .
5-     يختبر فريق الاختبار البرامج.
6-     يتحقق المستخدمون من صحة عمل النظام كما هو مخطط له .
7-     يشرف المحلل علي إعداد توثيق المستخدمين وتدريبهم.

6)     المرحلة السادسة : التحويل
-      في هذه المرحلة يتم التحويل للنظام الجديد .
-      يخطط المحلل عملية التحويل ويشرف عليها.
-      في كثير من الحالات يمكن أن تنقل ملفات البيانات من النظام القديم إلكترونيا إلي النظام الجديد باستخدام بعض أنواع نظم البرمجيات في توجيه التحويل .
-      يتم التحويل إلي النظام الجديد باستخدام إحدى طرق التحويل المعروفة حسب طبيعة النظام .

المنهج (6) GEIDE LINE  :
اسم المرحلة : التحويل
الوظيفة الرئيسية :     التحويل من النظام القديم إلي النظام الجديد.
المخرجات : تشغيل    النظام الجديد .
الأدوات الأساسية :     برامج تحويل البيانات تلقائيا .
الأفراد و المهام:
1-     يخطط المحلل التحويل ويشرف عليه .
2-     ينفذ المبرمجون نظم البرامج .
3-     يدخل العاملون البيانات الجديدة في النظام الجديد .
4-     يبدأ العمل في النظام الجديد من تاريخ التحويل إليه .
7)     المرحلة السابعة : الصيانة :
في هذه المرحلة يتم إدخال التعديلات علي النظام بعد أن يصبح نظاما عاملا .
-      عادة يتم إنفاق من %70- 50% من جهد البرمجة الكلي علي الصيانة .
-      يحتاج النظام للصيانة لسببين هما :
                        1-     لإصلاح العيوب في النظام عند تسليمه .
2-     للطبيعة المتغيرة لبيئة الأعمال .

       

المنهج (7)   :GUIDE LINE
اسم المرحلة:           الصيانة .
الوظيفة الرئيسية :     إصلاح النظام وتكبيره عند الحاجة لذلك .
المخرجات :   نظام مجدد وتوثيق مستخدمين مجدد وبرامج أجريت لها مراجعات
الأدوات الأساسية :     قاموس البيانات ، ورسومات تدفق البيانات ، ومواصفات العمليات ، ونماذج البيانات ، ونماذج النظام ،وخرائط تدفق النظام وخرائط HIPO وصيغ تصميم المخرجات والمدخلات .
الأفراد والمهام :
1-     يخطر المستخدمين المحلل بمشكلة ما أو تغيير مقترح علي النظام .
2-     يعد المحلل نموذجا لتقويم تأثير التعديل .
3-     يتم اتخاذ القرار ما إذا كان التعديل سينفذ أم لا .
4-     اذاحدثت موافقة بالتغيير يقوم المحلل بتعديل توثيق النظام كله لعكس هذا التغيير.
5-     يقوم المبرمج بتعديل البرامج .
6-     يختبر فريق الاختبار البرامج المعدلة .
7-     يعتمد  التعديل.
2]     العملي في التحليل  والتصميم :

تمثل  الرسومات  التالية  تحليلاً  وتصميماً  لنظام  معلومات  متكامل  لجامعه  على  سبيل  المثال  جامعة  النيلين.  حيث  يتم  تحليل  الأنظمة  تحليلاً  هيكلياً  متبعين  أسلوب  من  أعلى  إلى  أسفل  كما  يتم  تحليل  المواقع  الجغرافية  حتى  يتم  تصميم  الشبكة  التي  تربط  المواقع  البعيدة  والقريبة  مع  بعضها  البعض.  كذلك  يتم  في  هذه  الرسومات رسم  تدقق  النظام  إضافة  إلى  هيكلة  الأنظمة  والبيانات.  هذه  الرسومات  تمثل  أمثلة  داعمة  يستفيد  منها  الطلاب  لبناء  أي  نظم  مستقبلية  كما  أن  النظم  المبينة هي في  الواقع  أنظمة  موجودة  في  كثير  من  الوحدات  ويمكن  أن  تكون  خلفية  مفيدة  للطالب  لتصميم  وتطوير  هذه  الأنظمة  لتناسب  الوحدات  التي  يعمل  فيها.








مثال  (1) :

تحليل نظام معلومات جامعة النيلين لنظيمات الأساس


نظام المعلومات التكاملي لجامعة النيلين

نظام إدارة المكتبات          النظم الإدارية              النظم العلمية

نظام أعمال السكرتارية    نظام التخطيط        نظام قاعدة الأجهزة
 نظم إدارة شئون الموظفين           نظم إدارة الشئون المالية   

نظام سجلات   نظام التأدية    نظام        نظام
الموظفين                      الوظائف    الرواتب

                    نظام     نظام         نظام        نظام
               الارتابات    الحسابات   المشتروات   المستودع

نظام سجلات حزمة التحاليل الحساب حزمة الرسم الحزم العلمية البرامج   قاعدة
الطلاب   الإحصائية        العلمي   العلمي     ذات الاغراض والبيانات معلومات
                                               الخاصة     الخاصة   الحديث

نظام  القبول نظام الجداول    نظام التسجيل    نظام مكافات   الطلاب نظام النتائج

مثال (2) : تحليل شبكة معلومات جامعة النيلين



مثال  رقم (5)

تحليل نظام شئون الموظفين

إدارة  شئون  الموظفين                مركز المعلومات والحاسوب

نظام شئون الموظفين


نظام سجلات الموظفين   نظام القرارات الوظيفية             نظام التأدية
                              وإدارة الوظائف


                                        نظام النفقات          نظام الرواتب













مثال (6) :              تحليل بيانات سجلات الموظفين
نظام سجلات الموظفين
       
 البيانات الأساسية                 البيانات الوظيفية            البيانات المالية

البيانات
الشخصية
البيانات
الرسمية
المؤهلات
العلمية
دورات
تدريبية
الخبرة
السابقة
        الوظيفة المعين
عليها
كود
القرار
الوظيفة
القائم
بها     الراتب
الاصلي البدلات
الاسم                                                                        

رقم
الموظف       رقم السجل
المدني
رمز اخر
مؤهل
اسم الدورة التدريبية    الخبرة
بالخارج                رمز
الوظيفة تاريخ
تنفيذ
الحدث                 بدل
النقل

الجنس
                       
       
                       

الجنسيه
تاريخ
الاصدار
سنة
التخرج
جهة الدورة التدريبية   الخبرة
داخل
السودان
        كود
الرتبة
                        بدل
(أ)
الحالة
الاجتماعية                                                                           


عدد
الأبناء  تاريخ
الانتهاء
عدد سنوات
الدراسة
رمز جنسية جهة الدورة        الخبرة
داخل
الجامعة        رقم
الوظفية
                        بدل (ب)

تاريخ
الميلاد  جهة
الإصدار
       

       
الدرجة
                        بدل (ج)

محلية
الميلاد
رقم
البطاقة
التخصص
العام
        تاريخ الالتحاق بالدورة تاريخ
التعيين        
المسلسل
                       
بدل
السكن

الولاية                
                                              

رمز دولة
الميلاد  تاريخ
الإصدار
التخصص
الدقيق  تاريخ الانتهاءمن الدورة                       جهة
العمل                         

عنوان
السكن
تاريخ الانتهاء  المؤسسة
التعليمية      
وجهة الدورة                                                 


عنوان
المراسلة      
جهة الإصدار                                                                

مثال (7) :-
إدارة شئــــــون الموظفين                                    

نظام القرارات الوظيفية/ وإدارة الوظائف

  القرارات الوظيفية                                          الوظائف

البيانات     البيانات       القرارات الوظيفة   مميز التشكيل           واقع الوظيفة
المالية  الوظيفية       القائم بها

الراتب الأصلي    الرتبة كود القرار      شاغرة                 محجوزة
بدل النقل  الدرجة  تاريخ تنفيذ القرار  كود الأشغال (3)     كود الأشغال (4)
بدل السكن       رقم الوظيفة   تاريخ القرار
بدل  أ            كود المرتبة   
بدل  ب                اسم الوظيفة
بدل  ج         رقم الموظف
                 اسم الموظف
                 الجنس
                 الجنسية
                 تاريخ الأشغال
                 الجهة