بحث عن التنظيم الاداري

بحث عن التنظيم الاداري
التنظيم الإداري
بحث عن التنظيم الاداري
انواع التنظيم الاداري
تبسيط الاجراءات وتطوير اساليب العمل
مفهوم التنظيم الاداري و انواعه
تبسيط الإجراءات
مفهوم التنظيم :-
يُعرف التنظيم الإداري بأنه : جمع وتوحيد الأنشطة الفردية داخل الشركة وذلك لغايات تحقيق الأهداف.
كما يُعرف التنظيم: بأنه تنسيق وتوحيد الجهود والأعمال الأنشطة بما في ذلك تحديد السلطة والمسئولية المعطاة للأفراد لغايات تحقيق الأهداف.
وعلى الرغم من تعدد التعريفات إلا أنها تشترك في إظهار عدة مؤشرات لابد من توافرها في أي تنظيم وأبرزها ما يلي:-
1-   وجود هدف محدد ومتعارف عليه؟
2-   وجود أنشطة لازمة لتحقيق هذه الأهداف.
3-   وجود أفراد عاملين مؤهلين ومدربين للقيام بهذه الأعمال.
4-  ضرورة توافر المبادئ المهمة في التنظيم مثل : التخصص وتقسيم العمل والإشراف والتوجيه ووحدة الأمر... الخ.
أهمية التنظيم:-
وتبرز أهمية التنظيم من خلال ما يلي:-
1-   يؤدي إلى عدم التداخل.
2-   يساهم التنظيم في وضوح الأهداف وتحديدها.
3-    يسعى التنظيم إلى توجيه الجهود البشرية للعمل على تحقيق الكفاءة والفعالية والوصول إلى الأهداف المرسومة.
4-   يُساعد التنظيم على الاستخدام الأمثل للموارد البشرية.
5-   يُساهم التنظيم في تحقيق سهولة عملية الاتصال.
6-   يُساهم التنظيم الإداري الجيد في توضيح عمليات التقييم والمتابعة والمحاسبة.

التنظيم الإداري :-
·       أهداف التنظيم:-
وهذه الأهداف هي:-
1-   الأهداف الرسمية.
2-   الأهداف العملية.
3-   الأهداف التشغيلية.
وينبثق عن هذه الأهداف عدة أهداف فرعية وتتمثل هذه الأهداف  فيما يلي:-
1-   التحديد الواضح للمسئوليات والاختصاصات والعلاقات الإدارية داخل التنظيم.
2-   التحديد الواضح للصلاحيات الممنوحة للأفراد والعاملين.
3-   العمل على تحقيق التنسيق الجيد بين الوحدات الإدارية وبين العاملين داخل التنظيم.
4-   العمل على توفير بيئة عمل ومناخ تنظيمي يساعد على إنجاز الأهداف.
5-   تقسيم العمل بشكل واضح على كافة المستويات.
6-   تحديد العلاقات الأفقية والرأسية بين الأجزاء وعلى كافة المستويات.
7-   الاختيار الملائم للأفراد والعاملين.
·       مبادئ التنظيم:-
1)   وحدة الهدف.
2)   تقسيم الهدف.
3)   التخصص.
4)   وحدة الأمر
5)   تساوي السلطة والمسئولية.
6)   تفويض السلطة.
7)   المرونة.
8)   الكفاءة.
9)   العلاقات الإنسانية.
10) مبدأ التدرج.
11) ديناميكية التنظيم.
12) اللامركزية.

بناء المنظمات الإدارية:-
أولاً : مضمون بناء المنظمات الإدارية:-
يشمل مفهوم البناء التنظيمي تصميم الهياكل التنظيمية وفقاً لمعايير وأسس علمية مدروسة.
ثانياً : الأسباب والمؤشرات الداعية لبناء المنظمات:-
1-   الرغبة في تحقيق أهداف جديدة وظهور مهام ووظائف جديدة.
2-   تراجع التنظيمات الإدارية الحالية.
3-   ارتفاع تكاليف تشغيل المنظمات الإدارية.
4-   تدني جودة المنتج أو الخدمات.
5-   تعثر المنظمات الإدارية القائمة.
ثالثاً: الخطوط الرئيسية الواجب مراعاتها في بناء المنظمات الإدارية أو البناء التنظيمي:-
تتمثل هذه الخطوات فيما يلي:-
1-   ظهور حاجة ملحة لإنشاء تنظيم جديد.
2-   إعداد دراسات الجودة الاقتصادية الضرورية.
3-   صدور تشريعات لازمة تحدد طبيعة هذه التنظيمات.
4-   تشكيل الإدارات الرئيسية والفرعية اللازمة لتشغيل هذه التنظيمات.
5-   تصميم هذه الهياكل التنظيمية.
6-   إعداد الموازنات اللازمة.
7-   البدء في اختيار واستقطاب قوة العمل (العاملين)
رابعاً : طرق بناء المنظمات:-
أ‌-       طريقة تحليل الأهداف وتحديدها.
ب‌-  طريقة تجميع الأنشطة.
أ‌-      طريقة تحليل الأهداف وتحديدها:-
ويُطلق عليها طريقة بناء المنظمة من أعلى إلى أسفل, وهي من أكثر الطرق حيث تتصف بالمرونة والبساطة وتقترب من واقع التنظيمات الإدارية في معظم دول العالم وخاصة الدول النامية.
وتمر طريقة تحليل الأهداف وتحديدها بعدد من المراحل والخطوات وأهم هذه المراحل ما يلي:-
1-   تحديد الأهداف الرئيسية والفرعية للمنظمة الإدارية.
2-   تحديد الأنشطة الإدارية اللازمة.
3-   تشكيل وبناء الوحدات الإدارية.
4-   تحديد العلاقات الإدارية بين الوحدات الإدارية للمنظمة.
5-   تعيين الأفراد وتوزيع السلطات وتحديد المسؤوليات.
6-   تصميم الهيكل التنظيمي.
ب‌-   طريقة تجميع الأنشطة:-
وتُعرف هذه الطريقة بطريقة البناء من أسفل إلى أعلى حيث يتم تجميع الأنشطة والأعمال من القاعدة مروراً بالمستويات الإدارية كلها وحتى قمة الهرم التنظيمي.
وتتضمن طريقة تجميع الأنشطة الخطوات التالية:-
1-   حصر الأنشطة والأعمال التفصيلية التي تقوم بها المنظمة واللازمة لتحقيق الأهداف.
2-   وضع الأنشطة والأعمال في مجموعات متجانسة تُشكل وظائف يمكن إسنادها للأفراد العاملين.
3-   جمع الوظائف المتشابهة في وحدات إدارية يُطلق عليها أقسام.
4-   وضع الأقسام في وحدات إدارية لكي تتشكل منها الإدارات.
5-   تشكيل الإدارية العليا.

أشكال وأنواع التنظيم :-
هناك نوعين رئيسيين من أشكال التنظيم:-
1-   التنظيم الرسمي.
2-   التنظيم غير الرسمي.
أولاً : التنظيم الرسمي:-
هو الذي يُحدد العلاقات الرسمية والذي يتطلب ضرورة تصميم المنظمة بشكل هرمي يتضمن الإدارات التنفيذية وصولاً إلى الإدارة العليا, ويُركز هذا الشكل الهرمي على عدة جوانب منها : التخصص وتقسيم العمل, التنسيق, الاتصالات الإدارية, العملية الرقابية, تدفق المعلومات.
ويتضمن التنظيم الرسمي الأشكال التالية:-
أ‌-      التنظيم التنفيذي:
يُطلق عليه التنظيم الخطي أو العمودي أو التنازلي, ويأخذ التنظيم الشكل التالي:-

ب‌-   التنظيم الوظيفي:-
وهو ذلك النوع من التنظيم الذي يتم تقسيم العمل فيه حسب الوظائف التي تمارسها المنظمة أو على أساس التخصص ويأخذ الشكل التالي:-



ج- التنظيم الاستشاري التنفيذي:-
وفي هذا النوع من التنظيم يكون للرئيس الإداري (التنفيذي) عدد من المستشارين والخبراء المتخصصين في مجالات عديدة يقدمون النصح والمشورة وليست لديهم أي صلاحيات لاتخاذ القرارات, وتقتصر السلطة التنفيذية في يد الرؤساء الإداريين " التنفيذيين" فقط في الأجهزة التنفيذية ويأخذ الشكل التالي:-
ثانياً : التنظيم غير الرسمي:-
يظهر هذا التنظيم نتيجة عدم قدرة التنظيم الرسمي على إشباع رغبات وحاجات الأفراد الأمر الذي يترتب عليه وضع أهداف وعلاقات عمل وقيادة غير رسمية (نتيجة للعلاقات التي تنشأ بين الأفراد داخل العمل بشكل غير رسمي) وتبدأ بممارسة نفوذها على التنظيم الرسمي بهدف إشباع حاجات الأفراد.
وقد تقوم التنظيمات الغير رسمية بوضع معايير وضوابط غير رسمية تتحكم بموجبها بإنتاجية العاملين أو صياغة " أي وضع" أهداف تختلف عن أهداف التنظيم الرسمي وكذلك العمل على مقاومة أي تغير تتبناه الإدارة الرسمية.

الهيكل التنظيمي :
مفهوم الهيكل التنظيمي  : (تعريفه):-
1-  هو الشكل الذي تُحدد المنظمة من خلاله كيفية تقسيم المهام واستخدامها للموارد البشرية وكذلك التعاون والتنسيق بين الأقسام المختلفة.
2-  ترتيب العلاقات المتبادلة بين أجزاء ووظائف التنظيم, ويشير الهيكل التنظيمي إلى التسلسل الهرمي للسلطة لغايات تحقيق الأهداف بفعالية.
وظائف الهيكل التنظيمي:-
الهيكل التنظيمي أداة مهمة وهادفة تُساعد التنظيم على الوصول إلى الأهداف المرسومة ويحقق الوظائف التالية:-
1-   تحقيق أهادف التنظيم.
2-   التنسيق بين الأفراد لتجنب الاختلافات الشخصية والوظيفية.
3-   وصف الوظائف وتحديدها.
أهداف الهيكل التنظيمي:-
تسعى المنظمة من خلال هيكلها التنظيمي إلى تحديد الأهداف التالية:-
1-   تحديد الإدارات والأقسام والوحدات داخل المنظمة.
2-   تحديد المستويات الإدارية في المنظمة واختصاصات ومسئوليات كل مستوى.
3-   إبراز مبدأ التخصص وتقسيم العمل.
4-   تحديد خطوط السلطة.
5-   تحديد العلاقات الرسمية.
6-   تحديد نطاق الإشراف.
7-   تقليل الازدواجية.
8-   تحديد خطوط الاتصال.
9-   ترتيب الوظائف والتنسيق بينها.
10- تسهيل عمليات بناء الوحدات والأقسام والإدارات.

الآثار السلبية للهيكل التنظيمي غير الملائم:
1-   تدني أو انخفاض الروح المعنوية للعاملين.
2-   اتخاذ قرارات إدارية غير سليمة.
3-   تزايد الصدامات التنظيمية والنزاعات الوظيفية.
4-   انخفاض مستوى الإبداع والطموح عند العاملين.
5-   ارتفاع التكاليف وزيادة النفقات التنظيمية.
مراحل بناء الهيكل التنظيمي:-
تمر عملية بناء الهيكل التنظيمي بالمراحل التالية:-
1-   تحديد الأهداف الكلية والعامة والفرعية والتي يتم تحديد طبيعة الهيكل التنظيمي بناءً عليها.
2-   تحديد الأنشطة الرئيسية والفرعية للوصل إلى الأهداف التي بموجبها يتم بناء الإدارات والأقسام.
3-    إعداد الوصف والمواصفات الوظيفية وكذلك تحديد اختصاصات كل قسك وكل إدارة وكل مستوى إداري.
4-   العمل على وصف العلاقات التنظيمية بين كل مستوى إداري وبين أقسام كل مستوى إداري.
5-   تحديد الوظائف الإشرافية لكل مستوى إداري.
6-   البدء في إعداد الهيكل التنظيمي.
نماذج الهياكل التنظيمية (أنواعها):-
1- هيكل التنظيم الآلي:-
ويُطلق عليه النموذج الكلاسيكي أو النموذج البيروقراطي أو النموذج الهرمي.
ويتسم هذا النموذج بالتمسك بالأنظمة والقوانين والرقابة الشديدة والتنسيق, ويراعى وضع الخطط والأهداف والاستراتيجيات في الإدارات العليا (قمة الهرم), ويمتاز هذا النموذج بما يلي:-
أ‌-       تركيز السلطة في القمة.
ب‌- التعامل مع المواقف يتم من خلال الإجراءات.
ج- يتم إنجاز الأنشطة وفقاً للأنظمة والقواعد المجردة.
د- حقوق الأفراد ووجباتهم محددة بأنظمة وقوانين.
2- هيكل التنظيم العضوي:-
يُنظر إلى هذا النموذج (التنظيم) ككل متكامل ومتماسك ويركز على عدة معايير لقياس مدى نجاح التنظيم, وهذه المعايير تتمثل في :-
القدرة على التكيف والمرونة والاستجابة السريعة لتغيرات البيئة المحيطة, كما يركز على ألامركزية في اتخاذ القرار وعلى أنظمة المعلومات التي تساعد في اتخاذ القرارات.
3- هيكل التنظيم الوظيفي:-
يُركز هذا التنظيم على الوظائف والنشطة الرئيسية: إنتاج, تسويق.... الخ.
ويمتاز هذا النموذج بالآتي:-
أ- يُركز على توفير الكفاءات.               ج- يُركز على التخصُص.
ب- يُعتبر نموذج منطقي.                     د- يُركز على الرقابة الدقيقة والمحكمة.
4- هيكل التنظيم السلعي (التنظيم على أساس السلعة المنتجة):-
يُستخدم هذا التنظيم في المنظمات الإدارية التي تُنتج أكثر من سلعة والتي يتوافر في هيكلها التنظيمي فروع متعددة تقوم بإنتاج سلع مختلفة.
5- هيكل التنظيم الجغرافي:-
تعتمد الشركات على هذا النوع من التنظيم عندما تتوسع أعمالها وأنشطتها لتصل إلى مناطق كثيرة ومتباعدة وبلدان كثيرة وهذا النوع من التنظيمات يتم بتجميع النشطة المتعلقة به في هيكل تنظيمي معين وفي منطقة جغرافية معينة.
6- هيكل التنظيم على أساس العملاء:-
ويتم في هذا التنظيم ترتيب التنظيمات الإدارية وأنشطتها المختلفة على أساس تلبية حاجات مجموعة من الأفراد (العملاء).
 ويمتاز هذا التنظيم بالآتي:-
أ- يوفر درجة عالية من التنسيق بين مختلف النشطة والعمليات المرتبطة بنوع واحد من العملاء.
ب- يوفر درجة كبيرة من الاستفادة من التخصص وتقسيم العمل.
7- هيكل التنظيم المصفوفة:-
يُستخدم هذا التنظيم في الإدارات الهندسية وإدارات البحوث العلمية, حيث يكون الهدف من استخدامه هو الاهتمام المتزايد بالنتائج النهائية من خلال إنشاء مشروعات تتكامل مع بعضها البعض.
8- هيكل التنظيم المؤقت وله نوعان:-
أ- التنظيم المؤقت المنتج.
ب- تنظيم مجموعة العمل.
9- هيكل التنظيم المُركب (المختلط):-
ويتضمن أكثر من تنظيم داخل المنظمة الواحدة حيث يمكن الاعتماد على التنظيم على أساس المناطق الجغرافية وأيضاً على أساس العملاء للاستفادة من جميع المزايا التي تتمتع بها هذه التنظيمات.