طرق تحسين الكفاءة الذاتية

طرق تحسين  الكفاءة الشخصية


طرق تحسين الكفاءة الشخصية العمل

الكفاءة الذاتية

مقياس الكفاءة الذاتية

مقياس الكفاءة الذاتية المدركة

الكفاءة الذاتية المدركة

الكفاءة الذاتية للمعلم

مقياس الكفاءة الذاتية الاكاديمية

ادارة الذات

القانون الأول لتحسن الكفاءة الشخصية هو :

نفِّذ أي بند فور لمسه أوقراءته


أنا لا أتحدث عن الأشياء التي لا أستطيع فعلها الآن، أو حتى الأشياء التي لا ينبغي أن تفعلها الآن. بل أقصد جميع الأشياء التي تستطيع أن تفعلها ويجب أن تفعلها ولكنك لم تفعلها.
لا تضيع يومك في أشياء لن تفعلها. بدلاً من ذلك انتقل إلى الأشياء التي تنوي فعلها وافعلها الآن.

 ابدأ بمكتبك أو مكان عملك
 - إليك الخطوات الثمان التالية التي تساعدك في التغلب على عادة التأجيل:
1. افعل الشيء مرة واحدة.
إن القراءة غير الضرورية لكل شيء في مكتبك أو في بريدك الإلكتروني قبل أن تبدأ بالتنفيذ لا يحقق لك شيئاً. فأنت من خلال قراءتك الأولى لرسالة شكوى من الزبون ستعرف المراد منها. فقراءتها للمرة الثانية يضاعف وقت القراءة وتبقى الرسالة دون جواب. أجب على الرسالة فور قراءتها في المرة الأولى - افعله الآن – وبذلك توفر الوقت وتبدأ خطواتك نحو إرضاء الزبون، وإنجاز المهمة التي تمنعك من إنجاز الأشياء المهمة.

2. افرغ ذهنك.
من الواضح أن تحديد الأولويات جزء مهم من السيطرة على عملك. غير أن تحديد الأولويات يمكن أن يكون في حد ذاته أفضل عذر لعدم العمل. ويعني تحديد الأولويات تأجيل المهام "غير المهمة" إلى وقت لاحق وقد لا ترى النور أبداً. إن عدم أدائك لمهامك في الأوقات المحددة يفقدك القدرة على التركيز التي بين يديك بسبب الأصوات الموجودة في عقلك الباطن والتي تذكرك باستمرار بالمهام غير المكتملة.
إن أفضل طريقة للتقليل من حجم العمل هي التخلص من الأشياء الصغيرة التي تشعرك بضخامة العمل الذي ينتظرك وبالتالي تحول تفكيرك عن الأشياء المهمة.
ورد أن كومار قال: إن التركيز في صيغته الصادقة غير الخادعة يعني قدرة الفرد على التركيز على شيء واحد بذاته".

3. عالج المشاكل وهي صغيرة.

4. قلل من المعوقات.
إن من فوائد التقليل من المقاطعات تحسين جودة العمل عندما تكون خالي الذهن من الأشياء الأخرى فتركز جُلَّ اهتمامك على عملك، وتصبح قادراً على إنجاز قدر أكبر من العمل في الفترة الزمنية نفسها نظراً لأنه بإمكانك العمل دون مقاطعة.


5. تخلص من المعلقات.
إذا كنت تريد السيطرة على تدفق العمل ولديك ـ في الوقت ذاته ـ أمور معلقة، فعليك أولاً إنهاء الأمور المعلقة حتى تتمكن من السيطرة على عملك. وتوجد خمس نقاط أساسية للتعامل مع الأمور المعلقة:
1.      حدد الأمور المعلقة.
2.      حدد الأولويات والبنود التي يجب إنهاؤها أولاً.
3.      حدد وقتاً في جدولك الزمني اليومي لإنهاء إحدى هذه البنود، كل على حدة.
4.      حدد سبب وجود المعلقات.
5.      اتخذ الخطوات اللازمة للحيلولة دون تراكم المواد المعلقة ثانية ودون ازدياد البنود المعلقة الحالية.
6.      ابدأ عملك بتوجهات للمستقبل وليس للماضي.
7.      توقف عن القلق.
إن معرفة متى يجب ألا تعمل بجد هو بنفس أهمية أن تعرف متى تعمل بجد؟




ليس كل شيء يمكن عمله أو يجب عمله الآن.

أضف القدرة على اتخاذ القرار لعاداتك العملية.

عود نفسك على مبدأ (افعله الآن)

الانضباط، يقول: (ويليام جيمس) صاحب الدراسات المشهورة حول سلوكيات الإنسان: إنك إذا قمت بفعل الشيء ذاته كل يوم لمدة 30 يوماً، سيصبح الأمر عادة. جرب مع (افعله الآن).









اتبع النصائح التالية:
1. ابدأ. توجه إلى مكتبك – وبيدك هذا الكتاب عند الضرورة – وتمعن كل ورقة موجودة على مكتبك أو في أي مكان قريب من مكان عملك. التقط الورقة الأولى وقرر ما الذي يجب فعله لإنهائها. افعل كل ما هو مطلوب لإنجاز المهمة، وأبعد تلك الورقة عن مكتبك بحيث لا تحتاج لقراءتها ثانية. فإن كانت المهمة تتطلب عدة ساعات لإنجازها، أعدّ جدولاً زمنياً لذلك.


2. تصفح أي رسائل إلكترونية محفوظة، أو رسائل صوتية، أو رسائل الفاكس أو غيرها، واحدة في كل مرة وابدأ في التعامل مع كل واحدة حتى تنهيها. مرة أخرى، إن احتاجت إحداها إلى ساعات من العمل، فضع لها جدولاً زمنياً على خطتك الزمنية لفعلها في أنسب الأوقات بالنسبة لك.

3. حدد المهام الواجب تنفيذها وقرر ما الذي يجب فعله لإكمال كل منها. انقل المهمة بقدر ما تستطيع. فإن مررت بعقبة في طريقك. فكن ذكياً. اسأل "كيف لي أن أنفذها بطريقة أخرى؟ فإن قررت إعطاء هذه المهمة لشخص آخر لتنفيذها، فتذكر أن تتابعه.


نظم وقتك



تخلص من الفوضى.

من أين تأتي الفوضى؟ ( المتهم الأول هو الورق)

لماذا تستمر الفوضى؟
يبرر العديد من الناس وجود الفوضى في حياتهم بقولهم: إنها غذاء أفكارهم وتساعدهم على العمل الخلاق. فيما يعتقد الآخرون أن الناس المبتكرين ذوي العقول الخلاقة قد ولدوا هكذا.
تقول صاحبة القصة بعد أن ذهبت إلى بيت الرسام المشهور في نيويورك، ورأت أن البيت في غاية الأناقة والترتيب: ربما أنه رتبه لأنه يتوقع ضيوفاً، ولكن وجدت الاستوديو في غاية الترتيب، فقد كانت جميع فُرش الدهان مرتبة، وعلب الدهان مصفوفة ومبوبة. فعندما سألته عن هذا الترتيب، أجابها قائلاً أنه تعلم ذلك في كلية الفنون. فقد تعلم في الكلية الحفاظ على أدواته مرتبة ونظيفة، وكان يعلم أن فُرَش الرسم ستتلف إن لم ينظفها بعد الاستعمال.
فإذا كنت ترغب في العمل بشكل فعال مثل هذا الرسام، فيجب عليك المحافظة على الأشياء منظمة وصالحة للاستعمال. كما أنه من الأسهل بكثير العمل في بيئة نظيفة ومرتبة.

بعيداً عن العين
على الرغم من أن معظم الناس يتركون مجموعات منوعة من الأوراق على مكاتبهم لتذكيرهم بمهامهم ظانين أن هذا يساعدهم، فإن هذا الفعل ما هو إلا إرباك لهم وسبب لإجهادهم.
نصيحتي لهؤلاء هي تهيئة أماكن خاصة لوضع الأشياء. ضع على مكتبك البنود التي تعمل عليها الآن، واستخدم نظاماً زمنياً مناسباً ليذكرك بفعل الأشياء عندما تود فعلاً أن تفعلها.

لا تتجاهل الواضح من الأشياء
كثيراً ما نتجاهل الواضحات من الأمور في محاولة لتحسين أعمالنا.
ونحاول أن حل المشاكل الأكثر تعقيداً ونفقد الأساسيات. وتشتمل الأمور الأساسية التي يتعامل معها أصحاب الخبرات يومياً على مكاتبهم أموراً مثل: الدبابيس، الأقلام، الشريط اللاصق، مشابك الورق، المصابيح، أنظمة الأرشيف، أجهزة حزم الورق، المكاتب، الحاسب الآلي، أقراص الحاسب الآلي وغيرها كثير. ليس من غير الطبيعي الدخول إلى أي مكتب ورؤية هذه الأشياء مبعثرة – المقصات في غير مواضعها، الدباسة عالقة، موزعة الشريط اللاصق لا تعمل والأوراق مبعثرة في كل مكان. مع ذلك نتوقع أن نعمل بشكل فاعل في مثل هذه الظروف.
لن يدرك العديد من الأشخاص أن الفوضى وعدم ترتيب الأمور الأساسية في مكاتبهم تعيقهم في الحقيقة عن أداء أعمالهم اليومية بصورة فعالة.
أتظن أن هذا أمر هامشي؟ ربما، ولكن صحيفة وول ستريت جورنال كانت قد نشرت تقريراً مفاده أن أصحاب الخبرات يفقدون كل عام ما معدله ستة أسابيع من وقتهم في البحث عن أشياء في مكاتبهم! أمر لا يصدق؟ نعم، ولكني أعلم ـ من الخبرة ـ صحته.

ابدأ من الأسس
هل جميع أدواتك صالحة للاستخدام؟
هل المادة التي تنتجها سهلة الإنتاج؟
هذان سؤالان ينبغي على أصحاب الخبرة الإجابة عنهما، على الرغم أنهم قلما يفعلون.

صندوق أدوات مكتبك
1.      ثلاث سلال ورقية: وارد – معلق – وصادر لتنظيم حركة الورق اليومية في مكتبك (ليس لتخزينها)
2.      تموينات المكتب القياسية: دباسة الورق، أقلام الحبر، أقلام الرصاص، الأشرطة اللاصقة وغيرها.
تأكد من امتلاكك لجميع الأدوات التي تحتاجها في عملك وتأكد من أن جميع الأدوات صالحة للاستخدام – توقف عن استعارة مقص أو دباسة ورق في كل مرة تحتاج إليها. خذ وقتك وتأكد من وجود جميع الأدوات التي تحتاجها في عملك.
احفظ جميع الأدوات دباسة الورق، المبراة، الحزم الورقية، المشابك الورقية في الدرج الأوسط مكتبك، أو الأدراج السفلية من مكتبك – وليس على سطح المكتب.
3.      ماكينات التصوير: فقد يكون هناك مجموعة داخل المكتب لا يعرفون استخدام الآلة
4.      جهاز الفاكس: يجب أن تعرف كيفية استخدام جهاز الفاكس، والطابعة، وجميع الأدوات المشتركة التي يستخدمها الموظفون في المكتب. يجب أن تكون هذه الآلات صالحة للاستخدام ومزودة بكميات كبيرة من لوازمها وقطع الغيار الخاصة بها. كما يجب أن وضع لائحة بسيطة بتعليمات تشغيلها بالقرب منها، وأن تعطي نفسك الوقت الكافي لتتعلم كيف يتم تشغيلها.
5.      الحاسبات الآلية: أحياناً يستخدم الأشخاص حاسباتهم الآلية الشخصية بطريقة مناسبة، ولكن ليس بصورة كاملة قدر الإمكان. فمعظم الناس يتعلمون وظيفة واحدة فقط من هذه الوظائف. فمن خلال الحاسب الآلي يمكنك إرسال واستقبال رسائل الفاكس، والتعامل مع المصارف، ودفع الفواتير، وشراء تذاكر السفر دون أن تغادر مكتبك أو تزور مكتب البريد. إن الاستفادة القصوى مما هو متوفر من الحاسبات والأدوات أمر مهم. وقد يكون الأهم من ذلك هو العمل باستمرار لإيجاد طرق جديدة لاستخدام هذه الإمكانات.
تعرف على الآلات والأدوات حال دخولها السوق
هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها لرفع إنتاجيتك وفعاليتك معاً. قد يعد بعض الأشخاص أداة معينة غير نافعة، فيما لا يستطيع آخر العيش بدونها. استغل الأدوات الموجودة وابحث عن أدوات تناسب أسلوبك وشخصيتك.

نظام حفظ الملفات ونقاط السيطرة على الورق
حتى يمكنك التعامل مع الورق بصورة أفضل، نظم أوراقك وملفاتك حسب تكرار استخدامها. فالأشياء الأكثر استعمالاً يجب أن تكون في متناول يدك. فمكتبك هو مكان عملك. وبالتالي يجب أن تكون الأوراق الموجودة على سطحه هي الأوراق التي تعمل عليها حالياً.
ينبغي أن يكون لديك نظام مؤلف من ثلاث سلال للورق للسيطرة على تدفق الورق ( الوارد ـ المعلق ـ الصادر).
حضِّر ثلاث أنواع من الملفات: ملفات عمل، ملفات مرجعية، ملفات حفظ.
1. ملفات العمل هي: للمشاريع الحالية والوظائف الروتينية: إن ما نسبته 80% من عملك سيحتاج إلى 20% من ملفاتك عادة، لذلك يجب أن تبقى هذه الملفات في متناول يدك. وأفضل مكان لها أن تكون معلقة في أدراج مكتبك.
فملفات العمل هي التي تحوز على اهتمامك بصورة منتظمة لعدة أسابيع، أو أشهر.

2. الملفات المرجعية: هي التي تحتوي على جُل الملفات الموجودة في مكتبك. فيجب أن تكون قريبة منك، ولكن ليس بالضرورة في متناول اليد.

3. يتم الاحتفاظ بالملفات الأرشيفية لأسباب قانونية ولكنها قلما يرجع إليها. فهي الأعمال المتراكبة في السنوات الماضية ويتم تخزينها خارج المكتب.

ملفات الأعمال
يعتقد الناس أنهم يعلمون مكان الأشياء، ولكنهم يضيعون وقتاً ثميناً في البحث، لأنهم لا يعلمون مكانها فعلاً. كما أنه ليس من المعقول أن نتوقع منهم أن يتذكروا مكان كل ورقة.
فإن طلب منك رئيسك أن تتذكر مكان كل ورقة في مكتبك، فقد تغضب لذلك. وهذا هو الهدف من وجود ملفات العمل في مكتبك. ولذا فإن ملفات العمل تحتوي على عدة أنواع من المعلومات:
1.      معلومات في متناولك: تحتوي هذه الملفات على قوائم الهاتف، والعناوين، ورموز الحاسبات الآلية وغيرها من المعلومات التي ترجع لها بشكل متكرر، وتريدها أن تكون في متناول يدك عندما تبرز الحاجة إليها.
2.      البنود "التي سيتم مناقشتها": افتح ملفاً للاجتماعات الروتينية، وآخر لكل موظف من الموظفين الذين تتعامل معهم.
3.      الوظائف الروتينية: تحتوي هذه الملفات على المعلومات التي تحتاجها للمهام الروتينية التي تنفذها يومياً، أو أسبوعياً، أو شهرياً.
4.      المشاريع الحالية: هي المشاريع التي تعمل عليها الآن. افتح ملفاً لكل مشروع، وضع به جميع المعلومات الضرورية لعملك الحالي. نظف هذه الملفات من وقت لآخر وتخلص من بعض البنود الأقل أهمية وضعها في ملفاتك المرجعية.
5.      ملف المذكرات: ينقسم هذا الملف عادة إلى جزأين: أحدهما مرقم من 1 إلى 12 ويمثل عدد الأشهر في السنة، والجزء الثاني مرقم من 1 إلى 30 ويمثل ايام الشهر. ويستخدم هذا الملف للبنود المعلقة لفترات طويلة، وللمتابعة.

نظام المذكرات
يمكن استخدام ملف المذكرات للتخزين بطريقة ما تحول دون إعاقة سلة المعلقات الخاصة بك.
- إعداد ملفات العمل
من الحيوي جداً إعداد هيكل معين لنظام الملفات يضم جميع أعمالك؛ بحيث يكون سهل الفهم، وسهل الاستعمال، وأهم من ذلك كله أن يُسهل استرجاع المعلومات التي تحتاجها.

اتبع هذه التوجيهات في أثناء إعدادك لملفات عملك:
1.      اختر درجاً لملفاتك. يفضل أن يكون أحد أكبر أدراج مكتبك.  ضع اسماً مناسباً وبخط واضح على الدرج.
2.      أزل جميع الملفات التي لا علاقة لها بالعمل: ضعها إما في الملفات المرجعية وإما في الأرشيف.
3.      تأكد من وجود ملف لكل مشروع ونشاط: سم كل بما يناسبه وبشكل واضح.
4.      أعد ملف مذكرة. وبه جزء مرقم من 1 إلى 12 ويمثل شهور السنة، وجزء آخر مرقم من 1 إلى 31 ويمثل أيام الشهر.
5.      تخلص من الملفات التي ليس بها حركة. ضعها إما في الملفات المرجعية أو في الأرشيف.

الملفات المرجعية
ستقوم الآن بإعداد ملفاتك المرجعية التي تحتوي على البنود التالية:
* بحوث المشاريع المستقبلية.
* المشاريع السابقة التي ترجع إليها.
* معلومات الأفراد.
* البيانات الإدارية.
* وغيرها.

في أثناء إعدادك لملفاتك المرجعية، عليك أن تأخذ في اعتبارك هذين الأمرين:
* ما المعلومات التي تود الاحتفاظ بها؟
* كيف يمكن تنظيم ملفاتك المرجعية لتسهيل استرجاع المعلومات؟
إن التخلص من الأشياء صعب على الكثيرين منا. فقط كم من المعلومات يجب عليك حفظه؟ خذ في اعتبارك ما يلي:
* هل تحب الاحتفاظ بالأشياء "لأنك تحتفظ قد تحتاجها"؟
* هل تحتفظ بالكثير في ملفاتك المرجعية؟
* عندما تقرر الاحتفاظ بشيء، خذ بنصيحة "ستيفاني ونستونز" من كتابها "تنظيم الذات" واسأل نفسك: "إذا احتجت إليه مرة أخرى، أين أجده؟".
* هل يستطيع شخص آخر في المؤسسة توفير هذه المعلومات؟ فإذا كان كذلك، فلا تكرر ملفاته إلا إذا كنت تستخدم هذه المعلومات بشكل متكرر.
* هل تحتاج إلى التنسيق مع أي شخص لتحديد من سيحفظ بعض المعلومات؟
* هل أنت بحاجة للتنسيق مع أي شخص تشاركه الملفات المرجعية حول كيفية تنظيمها.

قد تساعدك الأفكار التالية في كيفية تنظيم ملفاتك المرجعية:
1.      اذكر المكونات الرئيسية لعملك.
2.      سم ملفاتك بصورة واضحة وبالشكل المناسب
3.      تصفح الملفات الحالية وتخلص من الأوراق عديمة الفائدة.
4.      استخدام الملفات العلاقي في تنظيم الأدراج بفئة أو أكثر.

هيكل الملفات المرجعية
5.      رتب الملفات حسب الحروف الأبجدية.
6.      سم أدراج الملفات بحروف كبيرة وواضحة لتسهيل استرجاع الملفات وإعادة وضعها في مكانها بسرعة. يرجع للكتاب صفحة 75 إذا احتيج لذلك.

ملفات الأرشيف
صفحة 76 يوجد بها حديث عن الأرشفة للمؤسسات والشركات يرجع لها عند الحاجة.

رؤوس أقلام لتحسين نظام الملفات في مكتبك
إن الاقتراحات التالية تجعل ملفاتك أكثر فاعلية:
* استخدم الملفات العلاقي: فهي تسهل إعادة الملفات إلى أماكنها الصحيحة، وتحوي أكثر من ملف حول الموضوع نفسه.
* سم الملفات بحروف كبيرة وواضحة حتى يسهل استرجاعها وإعادتها إلى أماكنها الصحيحة.
* وازِ بين ملصقات أسماء الفئات والفئات الفرعية.
* استحدث فهرساً للملفات المرجعية الكبيرة.

حفظ الملفات وتسميتها

الملفات الإلكترونية

نقترح ما يلي لتنظيم الحاسب الآلي والملفات الإلكترونية:
1.      استحدث نظام ملفات لملفات الوثائق في الحاسب الآلي.
2.      استحدث نظاماً لتخزين رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني التي ستحتفظ بها.
3.      اجعل نظامك يعكس تنظيم معلوماتك الأخرى المتبقية (الورقية منها والإلكترونية).
4.      استحدث سطح مكتب يسهل عليك الوصول إلى الملفات والبرامج

من أين تبدأ – نظام تشغيل الحاسب الآلي
إن الطريقة الوحيدة المتبعة للعثور على البرامج وملفات الوثائق هي من خلال برامج تشغيل الحاسب الآلي.
الخطوة الأولى التي يجب اتخاذها نحو تنظيم المعلومات الموجودة على الحاسب الآلي. فإن كنت تملك مهارات فابحث عن مدرب حاسب آلي لتوجيهك خلال عملية التعلم. والقاعدة هنا: قبل أن تباشر التعامل مع ملفات الحاسب الآلي، عليك أن تعرف ما تقوم به وإلا فاطلب المساعدة ممن يعرف.

أعد نسخة احتياطية للقرص الصلب
مهما كانت مهارتك في إدارة الملفات، فمن الحكمة أن تعد نسخاً إضافية كاملة من القرص الصلب قبل البدء في مسح وإعادة تنظيم ملفاتك. وإذا كنت لا تفعل ذلك بانتظام فلا بد أن تتوقع مشاكل في المستقبل.
وبغض النظر أي شيء، تأكد من إعداد نسخ احتياطية لملفاتك قبل أن تقوم بما يلي:

تسمية الملفات الإلكترونية
قد يمتلك المستخدم النموذجي للحاسب الآلي البرامج التالية التي تحتاج وثائقها إلى تنظيم:
1.      برنامج وورد لمعالجة الكلمات والوثائق التي يتم استحداثها وحفظها.
2.      برامج المحاسبة وأوراق العمل المحاسبي التي يتم استحداثها وحفظها.
3.      برامج تصفح الإنترنت، ورسائل البريد الإلكتروني المحفوظة، والوثائق التي يتم نسخها عن الإنترنت.
4.      برامج الفاكس ورسائل الفاكس المحفوظة.
5.      برامج تنظيم الوقت والتذكير الهام.
6.      برامج الجرد وبياناتها.
7.      برامج المحاسبة الشخصية وملفاتها.
8.      برامج تخطيط المشاريع والخطط الموضوعة.
9.      الصور الإلكترونية.
10.    برامج الرسومات والصور والمحفوظة، وبرامج العرض وغيرها.
فاستعمال أوامر نظام التشغيل المناسبة يحقق ما يلي:
1. استحدث مجلد (وثائقي الخاصة My Document ) إن لم يكن موجوداً بالفعل على القرب الصلب سي). استحدث ثلاث مجلدات فرعية (أدلة) تحت وثائقي الخاصة. سَمِّها 1عمل، 2مرجعي، 3أرشيف. إن وضع العدد "1" بجانب اسم أهم دليل للملفات (ملفات العمل) يضعها في أعلى شجرة وثائقي الخاصة My Document وأما العدد "2" فيضع الملفات المرجعية تحت ملفات العمل .. وهكذا.
وللازدياد حول إدارة الملفات الإلكترونية يرجع لصفحة 83 إلى 85

تنظيم رسائل البريد الإلكتروني والتعامل معها
يتلقى بعض الأشخاص من 150 إلى 200 رسالة إلكترونية يومياً وهذا كم كبير، وحتى تتمكن من تنظيم هذا الكم الهائل من الرسائل الإلكترونية، فأنت بحاجة إلى تطبيق معظم المبادئ المتعلقة بالملفات الورقية كما هو الحال في السلال الورقية، يمكن للبريد الإلكتروني أن يمتليء بسرعة. لذلك فالمبدأ الذي ينبغي تطبيقه بالنسبة للبريد الإلكتروني هو التالي: (افعله الآن) و(امسحه الآن).
أجب على رسائلك فور قراءتها. لا تتخم نظام البريد الإلكتروني الخاص بك بالرسائل التي قرأتها – استخدم مفتاح الحذف في غالب الأحيان! أما الرسائل التي يجب عليك الاحتفاظ بها فضعها في الدليل أو المجلد الإلكتروني الصحيح.
احذر من الطباعة إلا إذا كانت ضرورية! فلست بحاجة إلى إضافة أوراق جديدة إلى مخزونك الورقي. كما أنه ليس من المعقول طباعة سطرين على صفحة جديدة.

تنظيم رسائل الفاكس المرسلة من الحاسب الآلي مباشرة
إذا كان لديك جهاز مودم تستطيع توفير الكثير من الوقت والجهد بإرسال الفاكس عبر الحاسب الآلي مستخدماً في ذلك برنامج فاكس (وفي الوقت نفسه تقليل حجم الورق!)

-        خطوات تنظيم البريد الإلكتروني ووثائق الفاكس
1.      ابدأ بالتعرف على خصائص نظامي الفاكس والبريد الإلكتروني.
2.      إذا كانت هذه البرامج تسمح لك بنقل رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني إلى أدلة 1- ملفات عمل، 2-ملفات مرجعية، 3- أرشيف. فحدد رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني هذه للحفظ واسحبها إلى الدليل الفرعي المناسب لها، أو احذفها.
3.      إذا كان البرنامج لا يسمح بنقل رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني، فاستحدث ضمن برنامج الفاكس والبريد الإلكتروني مجلداً موازياً حسب الفئات المستحدثة في نظام العمل الورقي.


استحداث وتنظيم دليل عناوين البريد الإلكتروني
إن تنظيم عناوين البريد الإلكتروني في مجموعات لا يسهل العثور على العناوين التي أريدها فقط، وإنما يمكنني أيضاً من إرسال رسائل معينة إلى أفراد المجموعة بسهولة أكبر.

تنظيم سطح المكتب لتسهيل الوصول إلى البرامج والملفات
إن دراسة كيفية تنظيم سطح المكتب وتبويبه لتسهيل الوصول إلى البرامج والوثائق أمر يستحق الجهد.

تنظيم البرامج الأخرى
من بين البنود الأخرى التي تحتاج إلى تنظيم: الكتب، والأرفف، وشنطة المكتب، ودليل العناوين وغيرها.
المبادئ الأساسية لتنظيم هذه الوسائل حسب التجربة هي:
* ضع الأشياء المتشابهة معاً في مجموعة واحدة.
* ضعها في المساحة نفسها أو الحاوية الخاصة بها.
* سِّمها بشكل واضح.

ملخــص

اتبع النصائح الآتية
1.      نظِّف المعلقات ونظم مكان عملك. من المحتمل أن تستغرق هذه العملية يوماً أو بعض يوم. ضع جدولاً زمنياً لتنفيذ هذا العمل إن أمكن حتى تتجنب المقاطعة.
2.      احصل على ثلاث سلال ورقية على الأقل وسمها ("وارد"، و"معلق" و"صادر") ضع في سلة "الوارد" جميع البنود الجديدة، أما سلة "معلق" فهي للأشياء التي لا تستطيع تنفيذها الآن، والأشياء التي خارج نطاق سيطرتك. أما سلة "الصادر" فهي للأشياء التي اكتملت.
3.      ضع على سطح المكتب كل ورقة أو وثيقة موجودة في أدراج مكتبك، وفي السلال الورقية وشنطة المكتب. انظر في كل مكان – تحت نشافة الورق، خلف الستارة وتحت المكتب.
4.      التقط أول ورقة في أعلى الكومة وتعامل معها الآن بإحدى الطرق التالية:
أ‌.        نفذها حتى تنجزها بالكامل.
ب‌.     نفذ ما تستطيعه منها، ثم ضعها في سلة المعلقات إذا كان انتظارها قصيراً جداً، أو دوِّنها في ملف المذكرات في التاريخ المناسب خلال انتظارها للجواب الخاص بها.
ج. حوِّلها لوظف آخر.
د. استحدث كومة على الأرض للأوراق المطلوبة الخاصة بالأعمال أو المشاريع الجارية حتى تحفظها في ملف العمل.
هـ. استحدث كومة أخرى على الأرض للأوراق التي ستحفظ في الملفات المرجعية إذا كنت بحاجة لها، ولكنها لا تطلب منك أي فعل الآن.
و. استحدث كومة أخرى على الأرض للأوراق التي ستحفظها في ملف الأرشيف.
ز. ألقها فوراً! إذا كانت تافهة، عديمة الفائدة وتعاملت معها من قبل، أو كانت موجودة في مكان آخر.
5. عامل الأمور المعلقة الموجودة على الحاسب الآلي (كالبريد الإلكتروني مثلاً) بالأسلوب نفسه.
6. بهذا تكون قد نظمت ملفاتك. استحدث ملفات علاقي وسمِّها، - لكل مشروع ملف، ولكل فئة مجموعة ملفات- كذلك استحدث ملفات (مرجعية) و(أرشيف) وسمِّها.
7. استحدث ملفات (متابعة شخصية) لكل واحد من مساعديك، ورئيسك في العمل وغيرهم ممن تتصل بهم. ضع اسم كل شخص في الملف الخاص به، ودوِّن فيه ملاحظات تتعلق بالأشياء التي تود التأكد منها حول المشاريع الجارية وطويلة الأجل.
8. استحدث ملف مذكرات. هذا الملف هو جزء من ملفات العمل. إذا كان لديك سكرتير، فيجب أن يكون هذا الملف على مكتبه.
9. امنح نفسك وقتاً كافياً لفهم إمكانات نظام تشغيل الحاسب الآلي من أجل تنظيم ملفاتك: القرص الثابت (فئات عامة؛ مثل قواعد البيانات وأوراق العمل)، وسطح المكتب (أشكال أو أيقونات مشابهة لمجموعات الملفات الموجودة على القرص الثابت)، والملفات الموجودة ضمن البرامج التشغيلية مبوبة إلى أدلة وأدلة فرعية وهكذا. نظم معلومات الحاسب بحيث تكون أقرب ما يكون من التنظيم المتبع في تنظيم الورق.
10. تجنب مسببات الفوضى والإرباك عند استحداث ملفات معالجة الكلمات، وخذ وقتاً كافياً لتنظيم مخزون الملفات الإلكترونية وتقسيمها إلى أدلة وأدلة فرعية تسمح بتبويب كل الملفات.
11. قسم ملفاتك إلى مجموعات مماثلة بصورة فعالة، مستخدماً في ذلك أسماءً حسبما تسمح به إمكانات النظام. أعدَّ قائمة بالتموينات والأدوات المفقودة والضرورية لأداء عملك: مثل أقلام الحبر، الأشرطة اللاصقة، الدبابيس، المقصات، والأختام ومجلدات إضافية لحفظ الملفات، وملصقات الأسماء، والأقراص المجهزة وكل شيء يمكن أن تحتاجه. تأكد من توفر كل شيء ومن أنها جميعاً صالحة للاستخدام.
12. الآن، أعدَّ قائمة بجميع الأشياء التي تجول في خلدك وتحتاج إلى تنفيذ: الأجزاء الصغيرة التي تعذب ضميرك، والبنود غير المستعجلة، والأشياء الصغيرة التي كنت تؤجلها. أخرجها كل من عقلك وضعها على الورق. بعد وضعها على الورق كلها، ابدأ في تنفيذها واحدة بعد الأخرى مستهلاً بأعلى القائمة. لا تتوقف حتى تنتهي من كل بند من البنود الموجودة على الورق. هكذا ستعرف أنك أنهيت العمل.
هذا هو الصحيح. تابع العمل. (الآن) افعله!