مشكلة نظام المعلومات

 
مشكلة  نظام  المعلومات
        تعريف وتحديد المشكلة
-       تزداد مشاكل النظام القائم كلما تطورت إعمال المنشاة وزاد حجم تعاملها مع البيئة المتواجدة فيها
فأعراض و مشاكل نظام معلومات تجاري علي سبيل المثال هي :
-       شكوى العملاء .
-       تأخر التقارير .
-       تداخل المسؤليات وعدم وضوحها .
-       عجز التقنية .
-       انخفاض إنتاجية العاملين .
-       زيادة في العمل غير المباشر .
-       عدم إتاحة المعلومات .
-       تكرار في الأنشطة .
-       الاستجابة البطيئة لأسئلة العملاء .
-       فقد منافسات كبيرة .
-       نقاط اختناق في التشغيل .
-       كثرة الأعمال الكتابية .
-       زيادة أو نقص في المخزون .
-       تشغيل لبيانات غير ضرورية .
-       إسراف في استخدام الأدوات .
-       تجاوز في الميعاد المتفق عليه .
-       زيادة في الطلبات غير المنفذة.
-       تنبؤات غير دقيقة في الميعاد.
-       انخفاض في الأرباح.
-       زيادة في انحرافات التكاليف.
-       زيادة في الطاقة العاطلة .
-       التأخير في الإنجاز وبالتالي نقص الإيرادات .
ولتحسس مشاكل النظام القائم يجب عمل استطلاع عام وشامل عن طبيعة إنجاز خدمات هذا النظام بالآتي :-
2-2   تحديد بدقة مستخدمي النظام الداخلين والخارجين
واستطلاع عام لآرائهم حول :
أ-      سرعة إنجاز الوظائف العامة والخاصة في النظام .
ب-    المستلزمات اللازمة لإنجاز مهام النظام.
ج-     درجة دقة النتائج التي يصدرها النظام .
د-      سهولة الحصول علي المعلومات التي يوفرها النظام .
2-3   تحديد صعوبات النظام القائم ومشاكله
وذلك يتلخص في الآتي :
أ /     تحديد صعوبات الحصول علي بيانات المدخلات .
ب/     تحديد صعوبات الإجراءات الحادثة في النظام .
ج /    تحديد صعوبات الحصول علي المعلومات من النظام.
د  /    تحديد صعوبات الإشراف والمراقبة والتطوير لفعاليات النظام القائم.
هـ/     تحديد صعوبات التطوير والتحديث في النظام .
2-4   تحديد أهداف النظام القائم عن طريق :
أ/تحديد الوظائف الأساسية التي يقدمها النظام القائم للإدارة العليا والوسطي والتنفيذية .
ب/تحديد الوظائف الأساسية التي يقدمها النظام للعملاء والمستخدمين الخارجيين
2-5   تجزئة النظام القائم إلي مكوناته الأساسية:
والكشف عن العلاقات التركيبية والحسابية والمنطقية بين عناصر مكونات النظام واختبار صحة تلك العلاقات .
2-6   تعريف المشكلة :-
يتضمن ذلك الآتي :-
1-     تعريف موجز للمشكلة التي نشأت والمراد حلها .
2-     مبررات قيام النظام الجديد .
3-     تحديد أهداف النظام بدقة .
4-     تحديد القيود علي النظام (S/W,H/W)
5-     وصف بيئة تشغيل النظام وصيانته.
6-     وصف متطلبات الزبون / المستخدم الجديده .
7-     تحديد الوظائف التي ستنجز بواسطة النظام .
8-     تحديد مصادر المعلومات .
9-     تحديد معايير قبول النظام .
-       الوسائل المستخدمة :
ولإنجاز ذلك يجب استخدام الوسائل التالية :-
1-     الإستبانه لاستطلاع أراء مستخدمي النظام .
2-     المخطط التنظيمي للمنشاة .
3-     المقابلات الشخصية .
4-     المشاهدة والمراقبة لفعاليات النظام .
5-     إحصاءات نمو المنشأة.
6-     جمع العينات الحقيقية من وثائق المنشاة .
تصميم استبيانات توزع علي :
     الإدارة العليا .
     الإدارة الوسيطة .  ( مدراء الإدارات )
     الإدارة الدنيا ( رؤساء الأقسام ) .
     المستخدمين ( الكتبة ) .
     المدخلين
     المشغلين ( مشغلو الأجهزة ) .
     المهندسين المشرفين .
     غيرهم .
أهم الأسئلة في الاستبيانات :
الإدارة العليا :
*       ما هي المخرجات التي تريدها في النظام (تقارير ,استفسارات) ومتي وكيف ؟ 
*       هل النظام الحالي يحقق ذلك ؟ إن كان لا ما هي المشكلة ؟ 
الإدارة الوسيطة :
*       هل المخرجات تحقق كل ما تريد ؟
*       هل المدخلات تحقق كل ما تريد الإدارة العليا ؟
الإدارة الدنيا + المستخدمين :
*       هل المدخلات تغطي كل المخرجات المطلوبة للإدارات الأعلى  ؟
المدخلون : اسئلة عن :
-       وضوح شاشات الإدخال وجمالها من حيث الشكل والألوان.
-       حسن ترتيب المدخلات في الشاشة .
-       كفاية طرفيات الإدخال:هل الطرفيات كافية بصورة معقولة أو بصورة مريحة ؟
-       التوزيع الجغرافي للطرفيات : هل الطرفيات موزعة توزيعاً عملياً مريحاً .
المشغلون : اسئله عن
*       مدي تكرارية الأعطال في:المخدم , الطرفيات ,الشبكة , التخزين , الطابعات.
*       مدى  سرعة  المعالجة  والتشغيل.
*       مدى  شموله  ومرونة  نظام  التشغيل.

المهندسون المشرفون : هل هنالك مشكلة في :
*       بيئة النظام من حيث استقرار الكهرباء والحماية من الغبار والرطوبة والمياه؟
*       أمنية النظام من حيث الدخول للمدخلين والاستخدام وتوزيع التقارير ؟ .
ملاحظة :-
*       يراعي في الاستبيانات وضع الأسئلة وعمل إجابات اختياريه بقدر الإمكان حتي تكون إجابات محددة وسهلة في التحليل .
*       يقوم المحلل بدراسة وفهم إجابات الاستبيانات ثم يلي ذلك عمل المقابلات المباشرة مع كل الفئات للتأكد من إجابات الاستبيانات وعمل مزيد من الإيضاحات عليها .
ملاحظة :
*       يجب عمل مواعيد محددة للمقابلات والالتزام بها وتجنب استفزاز المتعاملين مع النظام أثناء المقابلة بالأسئلة الحرجة وباستخدام الكلمات الفنية والإنجليزية وغير ذلك من الاستعراض الفني والمزايدات  .



قد تتكرر المقابلات مع بعض الفئات عدة مرات وقد يطلب المحلل :
المخطط التنظيمي للمنشاة .
المشاهدة والمراقبة لفعاليات النظام .
إحصاءات نمو المنشأة .
جمع العينات الحقيقية من وثائق المنشاة .