تــصميم المدخلات والمخرجات

تــصميم المدخلات والمخرجات


تصميم نظم المعلومات أهداف مر حلة التصميم تصميم النظم يعد المرحلة التي تلي مرحلة التحليل

تــصميم المدخلات والمخرجات
مثال على المدخلات والعمليات والمخرجات
المدخلات والمخرجات في التعليم
المدخلات والمخرجات فى الحاسب الالى
شرح المدخلات والمخرجات
تعريف المدخلات والمخرجات
نموذج المدخلات والمخرجات
ما هي المدخلات
مدخلات ومخرجات شركة المراعي


1]     مقدمــة :
بعد حصول محلل  النظم  على  موافقة  نهائية  على  بناء  نظام  جديد  يبدأ  في  مرحلة  تصميم  النظام  الجديد.
تصميم النظام هو ترتيب العناصر المختلفة للنظام الحالي أو النظام الجديد وجعل هذه العناصر تعمل بطريقة كلية .
تحليل النظام يركز علي حالة النظام الحالي أو ماذا يقدم النظام الحالي للمستفيد وما هي عيوبه وما  هو المطلوب حتى يحقق طلبات المستفيد ، أما تصميم النظام فيركز علي الحالة التي سوف يكون عليها النظام بعد معالجة عيوبه .
في هذه المرحلة يجب دراسة مجموعة من العناصر الهامة في عملية التصميم وتقويمها بعناية – والعناصر هي :
1/     موارد المنشاة   ORGANIZATION RESOURCES
وتشمل الأفراد/ الأجهزة /المعلومات/ الإجراءات / رأس المال .
2/     متطلبات المستفيد  USER REQUIREMENTS
3/     متطلبات الأجهزة H/W REQUIREMENTS
4/     متطلبات النظام  SYSTEM REQUIREMENTS

إذن  التصميم  يجب  أن  يحقق  أقصى  فائدة  في  حدود  الميزانية  المتاحة  والأهداف  المطلوبة  وبالتأكيد  تتزايد الصعوبات عندما تكون المنشاة كبيرة وعدد المستفيدين كبيراً والأهداف  معقدة . ولكن على العموم يجب أن يلتزم التصميم بخمس قواعد هي البساطة/ الاقتصاد/ المرونة/ الإعتمادية /القيود
أول  مرحلة  في  التصميم  هي  دراسة  وفهم  وثيقة  التحليل ويتم  ذلك  في  اجتماعات  مشتركة  بين  المصمم  والمحلل.  والمصمم يجب أن يكون ذي خبرة في هندسة البرمجيات ، تدرج من مبرمج إلى رئيس فريق برمجة ثم إلى مصمم، وله معرفة وخبرة وتعامل بأحدث التقنيات في مجال تقنيات المعلومات من نظم تشغيل وقواعد بيانات وشبكات ووسائط متعددة وانترنت وهو المسئول الأول عن  تصميم  النظام.
إذن دور المصمم هو دور مهني من الدرجة الأولى في حين أن المحلل أقرب للأكاديمي الاستشاري.
ملحوظات :-
-يمكن أن يكون المصمم عبارة عن فريق تصميم إذا كان النظام كبيراً جداً.
-لا يتعامل المصمم إلا مع المحلل ولا يتعامل البتة مع المستفيدين بصورة مباشرة. وأول ما يقوم به المصمم هو  تصور  أهداف  النظام  أي  مخرجات  النظام  بكل دقة ثم بناءً على ذلك يقوم  بتصميم  المدخلات  والملفات ثم تصميم المخرجات بعض  المصممين  كما  في  التحليل  يبدأون  بتصميم  المدخلات  ولكن  الأجدى  أن  يبدأ  بتصميم  المخرجات  لأنها  هي  أهداف  النظام  وعلى  ضوئها  يتم  تصميم  المدخلات  والملفات..
2]تصميم شاشات الإدخال والمدخلات :
تصميم المدخلات INPUT DESIGN
مدخلات النظام هي مجموعة البيانات اللازمة لكافة عمليات ومخرجات النظام .
مثال :
في نظام المرتبات والأجور ،البيانات المتعلقة بالموظفين واللازمة لتنفيذ المرتبات هي:
الاسم/ المؤهل / الدرجة الوظيفية / مستوي الخبرة/ العلأوات/ الحالة الاجتماعية/....         
رغم أن عملية التحليل تمت إلا إن علي مصمم النظم مراجعة واستيعاب الأمور التالية قبل البدء في تصميم المدخلات وهي :
أ-     من هم الأشخاص الذين يقومون بإدخال البيانات في النظام الجديد/القديم ؟
ب-    ما هي البيانات اللازم إدخالها في النظامين؟
ج-    في أي مراحل النظام الجديد يجب أن تتم عملية الإدخال؟
 د-    متي يجب أن تدخل البيانات وإلي أين تذهب ؟
هـ-  كيف سيتم إدخال هذه البيانات ؟
إذن المطلوب هنا تحديد بيانات المدخلات وكيفية توافرها للحصول علي المخرجات المطلوبة .
التصميم الجيد للمدخلات يتطلب الآتي :
أ-     فهم ماهو المقصود بالمدخلات .
ب-    فهم الاختلاف بين البيانات والبرامج
ج-    فهم المصطلحات الأساسية .
د-     وجود معايير تقييم وسائل الحصول علي المعلومات .
2-1   اعتبارات تصميم المدخلات:
نعني بذلك النواحي المختلفة التي يجب استيفاءها قبل تصميم المدخلات وهي:
الإدخال:       هل وسيلة الإدخال الكترونية (Interface) مباشرة أم بالماسحة الضوئية (Scanner ) ام بالمفاتيح؟
المصدر:      من أين تأتي البيانات ؟أي الوحدات الإدارية والفنية المصدرة للبيانات
الوسيلة ما هو شكل المدخل ؟ هل تأت البيانات في  استمارات  ادخال خاصة؟
الحجم :        ما هو حجم البيانات المطلوب إدخالها؟ هل كل حقول الملف ام قليل منها؟ ما هو طول كل حقل؟
المدخلون:     ما مدى قدرات مدخلي البيانات على الادخال؟ ما هو مدى خبرتهم وسرعتهم
التكرار:       متي يتم إدخال هذه البيانات؟  هل كل فترة ؟
هل هي في مواعيد محددة أم باستمرار متى جهزت ؟ هل عند الطلب؟
اكتشاف الأخطاء :
ما هي الأخطاء التي يمكن حدوثها ؟ وهل تم ضبطها في البرنامج؟ Validation
2-2   خطوات / مراحل تصميم مدخلات النظام :
1-    تحديد المدخلات اللازمة للنظام الجديد لإنتاج المخرجات المطلوبة والتي تم تحديدها في أهداف النظام.
2-    تحديد مصادر تلك المدخلات.
3-    تحديد طريقة الإدخال .
4-    تصميم أشكال تلك المدخلات والمستندات المتعلقة بها .

ماذا يجب أن يعرفه مصمم النظم بالتحديد عن المدخلات:
1-    المدخلات نفسها : اسم الموظف/ التاريخ /.......
2-    حجم المدخلات وأنواعها : قاموس البيانات .
3-    مصدر تلك المدخلات : من أي الملفات المستخدمة في النظام يمكن الحصول عليها .
4-    تكرار كل مدخلة في التقارير أو  الاستفسارات .
5-    تسلسل ظهورها في التقرير أو  الاستفسار.
6-    واسطة تخزينها .
7-    أسماء المدخلات المستعملة أو رموزها .
2-3   تحديد مصادر مدخلات النظام  :
أ-     مدخلات ناشئة من وثيقة مفردة ، وهي أبسط مصادر مدخلات النظام .

مثال :
إذا كانت لدينا بطاقة الموظف التالية :




فإن التقرير الناشئ من مجموعة البطاقات المختلفة هو :
رقم الموظف      اسم الموظف                 العـــــنوان
   123                حسن                      22 شارع
...................        ...............      .................                 
.................         ...............        ................             


أما تصميم نموذج تحليل المدخلات يمكن أن يكون على النحو التالي :

الحقل  النوع  الحجم  المصدر       الغرض
رقم الموظف  رقمي 4      وثيقة مفردة   بيان رقم الموظف
اسم الموظف  حرفي  30     "       بيان اسم الموظف
العنوان        حرفي/ رقمي  30     "       بيان عنوان الموظف

ب -   المدخلات الناشئة من عمليات حسابية بواسطة برنامج :
هي تلك البيانات التي يتم حسابها مسبقا.

مثال :
 الراتب الإضافي = عدد الساعات × الأجر.
الراتب الإجمالي = الأساسي + الإضافي .
الراتب الصافي  =  الراتب الإجمالي – الاستقطاعات.

ج-   مدخلات ناشئة من مستندات إدخال متعددة :
مثال :
مجموع استقطاعات الموظفين من عدة نماذج متناثرة تجمع لتكون مجموع الاستقطاعات المستخدمة .


د-     مدخلات ناشئة من جداول بيانات مفردة ومزدوجة :
مثال :  الجداول المزدوجة

    المبيعات المخزن سلعة (1)
سلعة (2)      سلعة (3)
الأول  -      -      -
الثاني  -      -      -
الثالث  -      -      -
الرابع  -      -      -
تحديد طريقة الإدخال:
هي عمليه مهمة جدا للأسباب التالية :
أ-     تقليل تكلفة النظام .
ب-    تقليل الزمن اللازم لعمليات الإدخال .
ج-    تقليل عدد مدخلي البيانات .

2-4   تصميم أشكال المدخلات والمستندات المتعلقة بها :
عند إعداد تصاميم مدخلات النظام لابد من أخذ الأمور التالية في الحساب وهي:
1-    الأساليب الفنية الأساسية في تصميم نماذج الإدخال.
2-    الترميز المستخدم في تسمية حقول الإدخال .
الأساليب الفنية:-
أ-   الشكل الصندوقي :
وهو  ان  يكون  لكل  مدخل صندوق  يتم  الإدخال  عليه مثل :
       

ويتميز  هذا  الأسلوب ،  وهو المنتشر ،  بجاذبيته  وقلة  أخطائه
ب- التظليل SHADING
يظلل موقع البيانات المراد إدخالها إذا  كانت لها أهمية خاصة .

 ج-  صندوق التدقيق  CHECK BOX 
وهو نظام الخيارات المنتشر حالياً:
مثل :
                             ذكر                    أنثي


د-     الألوان :       تلوين الحقول ذات الأهمية أو الخصوصية.
هـ-  التنبيهات:      التنبيه إذا كان هنا خطأ في الإدخال بأصوات أو اضاءات أو غيرها.


2-5   ترميز  النظام        CODES
هي تعيين حروف أو أرقام أو خليط من الأرقام والحروف والرموز الخاصة حسب منهج محدد لمجموعة من البيانات وذلك لاختصار حجم البيانات وجعلها أكثر سهولة في التعامل معها . لابد  من  التنبيه  هنا  أن  كل  هذا  أصبحت  تقوم به قواعد البيانات الحديثة تلقائياً عن  طريف  جداول  الخيارات  وجداول  أمنية  النظام  ولكن  لابد  من  إعطاء  بعض  الإضاءة  النظرية  حول  ذلك.
أغراض الترميز :
1-    تحديد مجموعة البيانات ذات المواصفات الواحدة تحت إطار واحد وذلك لتحليل بيانات النظام بأسلوب من أعلى إلى أسفل تحليلاً منطقياً.
2-    اختصار حجم البيانات وذلك بالدخول للمجموعة البيانية بالخيارات من أعلى إلى أسفل أو بالتفريغ.
3-    سرية البيانات وذلك بإعطاء كلمة سر لأي نظيم إذا لزم. .
4-    تسهيل عملية  التعامل مع  البيانات  بجعل  الادخال  والاستفسار   بالخيارات.
شروط الترميز :
1-    التناغم منطقيا مع النظام الكلي بالتدرج  الهرمي.
2-    أن يكون ذا معني واضح أي أن يكون نظيماً كاملاً .
3-    يتميز بالدقة والمرونة وقابلية المعالجة أي يمكن دمجه. 
4-    يتميز بقابلية الفك أي يمكن فصله لنظيمات أصغر .
        مثال :-
        الشاشة  الرئيسية  هي   نتائج  طلاب  الجامعة.
        الشاشة  التالية  هي  خيارات  الأقسام  داخل  الكليات.
        الشاشة  التالية  هي  خيارات  التخصصات  داخل  الكليات.
        الشاشة  التالية  هي  خيارات  الدفعات  داخل  التخصص.
        الشاشة  التالية  هي  المواد
        الشاشة  التالية هي أسماء الطلاب مع صندوق  مقابل  كل  طالب  لإدخال  النتيجة:
يمكن يكون  في  كل  شاشة  كلمة  سر  حسب  الصلاحية  حتى  الشاشة  النهائية  التي  بها  كلمة  سر أستاذ  المادة.
أنواع الترميز :
الترميز  الحديث :
لقد أصبحت  نظم  قواعد  البيانات  تقوم  بعمليات  الترميز  تلقائياً  بحيث  لا  يشعر بها المبرمج وهي مبينه  على  مبدأ  الخيارات  كما  في  المثال  السابق  حيث رقم الطالب  يبدأ  برقم خيار  الكليات  ثم  رقم  خيار  الأقسام  ثم  رقم  خيار التخصصات ثم رقم  خيار الدفعة  أو  سنة  الدخول  ثم  الرقم  الأبجدي  أو المسلسل  للطالب.
الترميز  التقليدي:
                أ-     الترميز المتسلسل :
                        وهو إعطاء رقم تسلسلي لقيم البيانات .
مثال :
إعطاء مجموعة الموظفين أرقام متسلسلة :
0,1,2,3,4…             أو حروف A,B,C,…


ب-    ترميز المجموعة : GROUP CODE CLASSIFICATION
مثال :
ترميز أرقام الطلاب في الجامعة :

532   02     06     2005

 رقم مسلسل للطالب ثم رقم الكلية ثم رقم القسم ثم سنة القبول
 سيكون الرمز الكلي للطالب :  20050602532
ج/نظام الترميز الاسمي:
وهو إعطاء البيانات أسماء مشتقة من طبيعة البيانات .
مثال :
TRNS.FILE
BAS.SAL
EMP.NO

د-     نظام الترميز الرقمي الحرفي :
تعطي البيانات رقما مكونا من حروف وأرقام .
مثال:
A1,A2,A3,…..
هـ    نظام الترميز حسب الموقع :
تعين مواقع البيانات بواسطة رمزها حيث تقع البيانات في مصفوفة. X12   ذات بعدين                
مثال :
المتغير X   يقع في الصف الأول وفي العمود الثاني .

طريقة اختبار صحة الترميز  CHECK DIGIT:  
أي الرقم الضابط وذلك لزيادة امن شفرة الترميز .

طرق تصميم منزلة الاختبار :
أ-     طريقة المجموع البسيط:
مثال:
        الرقم   =      9516216   المجموع  =    30

إذن الرقم الضابط هو 951621630

ب-    طريقة باقي قسمة مجموع المنازل علي
مثال :
     30÷9 باقي القسمة   30    المجموع =  9516216 الرقم
          3   =الباقي
95162163  إذن الرقم الجديد =   
ج-    طريقة متمم باقي القسمة :
  الرقم  9516216 المجموع = 30 باقي القسمة ÷ 30 9 الباقي 3

                متمم باقي القسمة = 9-3=6
95162166  إذن الرقم الجديد هو
2-6   تصميم الشاشات  والمدخلات  في الكينونات :
يجب  الالتزام  بما  ورد  في  وثيقة  التحليل  من  متطلبات  واضافة  اقصى  ما هو  مبدع  للتنفيذ.  يجب  مراعاة  الآتي  عند  تصميم  شاشات  الادخال :
أ/      وضوح الشاشة من حيث:
1-    عدد المدخلات داخل الشاشة.
2-    تلوين الشاشة.
3-    اختيار الخط.
4-    حسن اللغة.
5-    الترتيب المنطقي والطبيعي.
6-    توزيع المدخلات داخل الشاشة.
ب/     تقليص الادخال والالتزام الصارم بنظام الخيارات
تصانيف (أصناف)    الربط بالجداول (جدول الأسماء) لمستويين كحد أدنى مثلاً  كلية – أقسام – شعب. لأي  مدخلات ثابتة أو سنه ثابتة يجب أن تكون مدخله منذ التصميم ويتم التعامل معها في شكل خيارات.
تصميم المدخلات :
تصميم  شاشات أنواع الكينونات  (الجداول)  وتشمل  أسماء  الأقسام ، أنوع المجالات  والتخصصات ، أسماء الأفراد ،  وثائق الحركة  (حركة transaction) (خيارات Instruction) .
2-7   قواعد  هامة في  تصميم  المدخلات  والشاشات 
1)     كل  البيانات  الثابتة وشبه  الثابتة (الكينونات)  والمرتبطة  بجداول  قواعد البيانات تكون في  شاشات  منفصلة  وعادة هذه تكون  الجداول  مرتبطة بمدخلات  خري مثل الأسماء عموماً أي أسماء الأفراد وأسماء  الإدارات وأسماء الأقسام وأسماء التخصصات .. الخ أو مثل الأنواع عموماً مثل الجنس (ذكر/ أنثى) وأنواع المحاصيل (ذرة، قمح، صمغ..الخ) وأنواع المستويات (المستوى الأول ،الثاني..الخ ).
فإذا  أردنا  إدخالا  على  أي  اسم  أو  نوع  فإننا  نختار  ذلك  الاسم  أو  ذلك  النوع  من  جدول  الأسماء  أو  من  جدول  النوع  وفي  ذلك  تيسير  كبير  في  عمليات  الإدخال  إذ  إننا  لا ندخل إلا المعلومة  الجديدة  أما  البقية  فكلها  خيارات.

2)     تجمع  المدخلات  التي  تتجدد في  نفس  الوقت  مع  بعضها  البعض  في  شاشه  واحدة  ويلاحظ  عدم  ربط  بيانات  قليلة التجديد  مثل  الشهادات  والجزاءات  مع  بيانات  سنوية  التجديد  مثل  الأجازات  مع  بيانات  شهرية  التجديد  مثل  الرواتب  مع  بعضها  البعض في شاشة واحدة لان  في  ذلك  عدم  كفاءة  وخلط  في  المتابعة  لذا  أصبح  الآن  كل  شاشه إدخال  مرتبطة بأدنى  نظيم ونظيم  واحد  فقط  وتتجمع  تلك  النظيمات  بطريقة  الجداول.

3)     تجمع  المدخلات  التي  يرتبط  إدخالها  مع  قسم  إداري  معين  في  شاشه  واحده  ولا  يتم  جمع  مدخلات  قسمين  إداريين  في  شاشه  واحدة  مثل  بيانات  نتيجة  الطالب  التي  تتبع  للشئون  العلمية  مع  بيانات  تسجيل  الطالب  التي  تتبع  لعمادة  الطلاب وهذه  ضرورة  إدارية  تؤكد  قاعدة  كل  شاشة  لأدنى  نظيم.

4)     تجمع  البيانات  ذات  المستوى  الأمني  الواحد  في  شاشه  واحدة  حتى  لا  تختلط  بيانات  ذات  أمنية  عالية  مع  بيانات  ذات  أمنية  اقل  مثل  شاشة  كلمات  السر  وشاشة  أرقام  المستخدمين وشاشة نتائج الطلاب وشاشة أسماء  وعنأوين الطلاب وهذه  كذلك  تذكر  قاعدة  أدنى  نظيم  لشاشة  واحدة  وواحدة  فقط.

5)     يلاحظ  عند  تصميم  الشاشة  التدرج  المنطقي  في  ترتيب  البيانات  مثل  الجامعة  تليها  الكلية  يليها  القسم  يليها  التخصص و هكذا وكذلك  النظام  الإداري  ثم  النظام  المالي  ثم  الحسابات  ثم  نظام  البنوك  وهكذا  إلى  أدنى  نظيم  ثم  عمل  شاشة  واحدة  وواحدة  فقط  مع  أدنى  نظيم.
مثال : نظام الإنتاج القومي :
في  الشاشة  الأولى  خيار
                الإنتاج  الزراعي
                الإنتاج  الصناعي
                الإنتاج  الخدمي

إذا  تم  اختيار لإنتاج  الزراعي  فان  الشاشة  التالية  ستكون  خيار
                               القطن
                               الصمغ
                               السمسم
                               الذرة
                               القمح

فإذا  تم  اختيار  الذرة  فان  الشاشة  التالية  ستكون  الولايات
                        الخرطوم                                                           الجزيرة
                        النيل  الأبيض
                        القضارف

فإذا  تم  اختيار  القضارف  فان  الشاشة  التالية  ستكون  المخليات  فإذا  تم  اختيار  المحلية  المعنية  فان  الشاشة  التالية  ستكون

             الإنتاج  بالطن                   التاريخ وهكذا ..



3]     تصميم المخرجات :
عادة يتم البدء في التحليل بمرحلة تحليل المخرجات للأسباب التالية:

1-    أكثر الأمور وضوحا لمستخدمي النظام هي المخرجات(التقارير الدورية) التي يحتاجونها في أعمالهم اليومية/ الشهرية.      
2-    معرفة المخرجات مسبقا يؤدي إلي معرفة احتياجات النظام من المدخلات والمعدات اللازمة لعمليات إدخال البيانات ووسائل الطباعة .

        إذن في مرحلة التحليل تم  تحديد  كل  المدخلات  الضرورية  للمخرجات  لذا  كما ذكرنا التصميم الحديث يبدأ  بتصميم المدخلات وينتهي بتصميم  المخرجات بناء على  المدخلات التي تم  تصميمها  بناء  المخرجات  المحددة  في  التحليل.
3-1   مرحلة تصميم المخرجات :
تصميم المخرجات:
قاعدة:
كيف تقاس كفاءة النظام ؟
يقاس وتقوم كفاءة النظام بحسن وكمال مخرجاته.
إذن لابد أن يراعى في تصميم المخرجات الآتي:

1-    تنفيذ كل ما ورد من أهداف ومخرجات في التحليل.
2-    التأكد أن أي مدخل استخدم أو أخرج في المخرجات.
       3-     مراعاة الجماليات في تلوين وتنظيم الشاشات وأحياناً تلوين المطبوعات وفي ترتيب وضع المعلومات والعنأوين والتاريخ وغيره.
      4-      التأكد من استخدام كل الأكواد (الأصناف) والتاريخ والمقارنات في التحاليل الإحصائية والتاريخية بطريقة مفردة أو مزدوجة أو مركبة.
مثال:
أسماء مساعدي التدريس في قسم علوم الحاسوب الذين تم تعيينهم بعدعام2002م
-      في هذا المثال تم التصنيف بواسطة القسم والتاريخ.
التصنيف (قسم +تاريخ)
فإذا أضفت الذين نالوا في الدرجة الأساسية  الدرجة الأولى اصبح التقرير مركب من خيارات القسم والتاريخ والدرجة الأساسية.
هذا النوع من التقارير أو الإحصائيات يتم إخراجه بسهولة ويسر بواسطة برنامج قاعدة البيانات ORACLE أو SQL أو غيره بواسطة (Report Generator) مولد التقارير.

إذن كل التراكيب المحتملة لابد من تصميمها.

5-كل شاشة إدخال يتم إخراجها كشاشة استفسار مع بعض التعديلات البسيطة في التلوين أو غيرها.
    6- عمل بعض الإرشادات التنبيهيه مثل الإضاءة والإطفاء أو التغيير المتتالي للألوان أو إشارات صوتية في الأحداث الهامة التي حددت في التحليل.
مثـــلاً:
يتم  عمل الإشارات إذا وصل الرصيد المالي أو الرصيد في المخزن للنقاط الحرجة وفي تواريخ مراحل تنفيذ المشاريع وفي نسب النجاح والفشل وفي نسب الربحية إذا زادت عن حد معين أو تدنت لحد معين وفي التوليد الكهربائي المائي (المتذبذبة) لحد معين وفي المبيعات والمشتريات).
كل هذه أمثلة بسيطة لنظم خبيرة (Expert Systems).

7-    تعقيد استخدام النظم الخبيرة في التخطيط الاستراتيجي والتكتيكي.

كل الأمثلة في 6 تعتبر متابعة أما  استخدام  النظم  الخيره  في  التخطيط الاستراتيجي يتم  على  سبيل  المثال  عبر  استخدام  طرق المحاكاة في تحديد عدد محطات الخدمة في إدارة مركز الخدمة ، والتنبؤ بحالات الطقس وتنبيه شرطة المرور لتنبيه المسافرين أو السائقين أو متابعة حالات مرضى.

8-    التأكد من تنفيذ توجيهات التحليل في وصول المخرجات في وقتها وإلى جهتها بتصميم ما يوثق ذلك أي يكون هنالك تقرير يومي يؤكد وصول المخرجات إلى أصحابها وفي تاريخها ووقتها.
9-    تجنب المخرجات المطبوعة (التقارير) واستخدام المخرجات على الشاشات إلا للضرورة لما في ذلك من ميزة اقتصادية وأمنية.
10-   استخدام مخرجات الجداول الإلكترونية والرسوم البيانية Graphics ومنسق  الكلمات  الانترنت  أو  أوفيس (Office ) عموماً  كتقنيات داعمة للمخرجات مما يقتضي ربط المخرجات مع هذه البرامج.
11-   استخدام الحوسبة والنمذجه الرياضية والإحصائية في المخرجات كوسائل داعمة لاتخاذ القرار مما يقتضي ربط المخرجات مع هذه الحزم.
3-2   خصائص المخرجات :
تعريف المخرجات بالتفصيل يمكن المستفيد من الفهم الدقيق لما سوف يوفره النظام – و الخصائص هي :
        1-    الغرض من المخرج  ( ذكره بوضوح) .
        2-    وسط الإخراج (شاشة، طابعة، وسيط تخزين ... الخ).
        3-    تكرار المخرج يومياً ، شهرياً .
        4-    حجم البيانات – وذلك لتقدير  الحجم  المطلوب.
تعريف المخرجات ومستلزماتها :
يتم تعريف المخرجات بواسطة ما يعرف بنموذج تحليل التقارير حيث يحتوي هذا النموذج علي :
حقول التعريف / وصفها / أطوالها/أي ملاحظات أخري علي تلك الحقول / بيانات الوظيفة العامة لهذا التقرير .
3-3   خطوات تصميم المخرجات :
 1-   تعريف المخرجات ومستلزماتها .
 2-   محتويات التقارير ومستندات الإخراج .
 3-   تصميم مستندات المخرجات .
 4-   اختيار واسطة المخرجات / الطباعة.
مثال:
نموذج تحليل التقارير
REPORT ANALYSIS FORM

الحقـول     
النــوع      الطــول    
                أطول  اقل    
رقم الموظف  رقمي  2      5      بيانات رقم الموظف
اسم الموظف  حرفي  15     30     اسم الموظف
عنوان الموظف       حرفي/رقمي   10     35     العنوان
التاريخ تاريخ  8      8      التاريخ
شكل (1)
كشف بأسماء وعناوين الموظفين .
لنموذج تحليل التقارير أعلاه يكون التقرير المطلوب هو :
       
عنوان الموظف       اسم الموظف  رقم الموظف
شارع....-2  حسن عبد الرحمن    012345
شارع ...-3  أحمد علي     012346
-      -      -
-      -      -
شكل (2)
يتم ذلك في ورقة نموذج الطباعة : ((REPORT LAYOUT
 وتوثق بورقة   (PRINTER SPACI SHEET)
3-4   اعتبارات تصميم المخرجات :
نعني بذلك النواحي المختلفة التي يجب استيفاءها قبل تصميم المخرجات وهي:

 1 -  من سيستخدم المخرج ؟
       2-     ما هي الوسيلة التي تستخدم في التوصيل؟
        3-    ما هو الشكل الذي يجب أن تكون عليه المخرجات .
4-    مراحل الطباعة.
       5-     معدل توقيت إخراج المخرجات .
 6-   عملية توزيع المخرجات.
معايير تصميم المخرجات:
هي :  الدقة/ الوقت/ الكمال/ التحديد/ التكلفة/ إمكانية التعديل/ التوزيع/ الاحتفاظ/ الجمال.
3-5   مشاكل المخرجات :
نعني بذلك عدم توافق المخرجات مع بعض المعايير السابقة : 
من هذه المشاكل:
1-    تأخر المعلومات:     
يجب  إخراج  التقارير  في  وقتها.
2-    عبء المعلومات الكثيرة والمعلومات المطلوبة:
 يجب أن تخرج كل التقارير المطلوبة مهما كثرت.
3-    سيادة التقارير الو رقية:
        يجب تقليل التقارير الورقيه إلى أقصى حد.
4-    الإفراط في التوزيع:
يجب  ان  يوزع التقرير فقط للجهة ذات الصلاحية.
 5-   العموميـــة :
        يجب أن يكون التقرير محدداً ولجهة محددة.
 3-6  تصميم شاشات النظام :
يقصد بشاشات النظام مجموعة المعلومات التي تظهر في نظام المعلومات واللازمة لتوضيح وظائف النظام– يتم تصميم هذه الشاشات وفقا لخوارزميات تدفق المعلومات. أي  يجب  أن  تعتمد  الشاشات  نظام  الخيارات  في  الانتقال  من  شاشة  إلى  أخرى  وفي  خيارات  البحث  والتصنيف  عادة يحتوي كل نظام علي عدة شاشات ، هذه الشاشات يمكن أن يكون لها استخدام مزدوج كوحدة مدخلات ومخرجات في نفس الوقت أي إدخال  واستفسار .
مثال :
في نظام معلومات ما يمكن أن تكون هذه الشاشات كالآتي :
الشاشة  الأولى 
تحتوي على خيارات نظيمات النظام المختلفة  مثل في نظام طلاب الجامعة يمكن ان  يكون هناك نظيمات هي نظيم التسجيل ونظيم الامتحانات ونظيم السلوك.


الشاشة  الثانية 
هي  بعدد  نظيمات  النظام  ولكنها  تحتوي  في  الغالب  على  خيارين  الخيار  الأول  هو  الإدخال  والخيار  الثاني  هو  التقارير.

الشاشة  الثالثة 
عبارة  عن  خيارات الإدخال .  قد  يكون  في  النظيم  عدة  شاشات  إدخال.

الشاشة  الرابعة 
عبارة  عن  خيارات  التقارير.

الشاشة  الخامسة 
هي  شاشة  إدخال  وهي  كذلك  عدة  شاشات  بعدد  شاشات  الإدخال.

الشاشة  السادسة 
هي التقارير  وهي  كذلك  عدة  شاشات  بعدد التقارير.