طرق النجاح في العمل

تابع عملك
"يفشل أكثر الرجال بسبب عدم إصرارهم على وضع خطط جديدة لتحل محل الخطط الفاشلة".
هذا هو أساس العمل. اعرف ما تريد، ثم خطط لتحقيقه، ثم نفذ الخطط التي وضعتها. وتابعها حتى الإنجاز، أو ضع خططاً جديدة لإنجازها. ثم تابع تنفيذ الخطط الجديدة حتى تحقق ما تريد. إن جودة العمل الذي ستقوم به في التنفيذ يعتمد على مدى جودة تنظيمك.

انشغال الفكر والوقت
هل لاحظت يوماً ما أن قيادتك السيارة إلى أي مكان قد تبدو في المرة الأولى أطول منها في المرة الثانية أو الثالثة؟ وهل فكرت في السبب؟ عندما تقود سيارتك إلى مكان ما لأول مرة فإنك تميل إلى الحذر والانتباه في أثناء الطريق. أما إذا ذهبت إلى المكان ذاته عدة مرات، فإنك تقود سيارتك إلى المكان ولاتكاد تفكر بالعلامات التي أصبحت معروفة بالنسبة لك. تركب سيارتك ولا تجد نفسك إلا هناك! فالإحساس بالوقت لا علاقة له تقريباً بسرعة السيارة التي تقودها، بل يتعلق أكثر بما يتركز عليه انتباهك.
عندما تكون مشغولاً يمر الوقت بسرعة. لا بد أنك لاحظت أنك تبدأ يومك في العمل لتكتشف أن وقت الغداء قد حان، وتتساءل: أين ذهبت الفترة الصباحية وماذا أنجزت؟
أنا مقتنع أن هذا الانشغال الدائم وغير المنتج بجميع الأشياء التي يجب علينا فعلها هو أكبر مضيع للوقت والجهد، وأكبر عائق أمام الإنتاجية الفردية، وهو الشيء الذي نستطيع جميعاً التصرف حياله لنتمكن فعلياً من السيطرة على أوقاتنا وأعمالنا وبالتالي حياتنا.

ضع أنظمة متابعة فعالة موضع التنفيذ
إن امتلاكك لنظام وأداة بسيطة تذكرك بما يتوجب عليك فعله، مما يمكنك من التغلب على هذه المشاكل والانتقال لتنفيذ الأعمال الأكثر أهمية بالنسبة لك.

المذكرات
إن وجود نظام مذكرات فعال يساعدك على:
* تذكر المهام المستقبلية.
* تدوين المواعيد.
* كتابة قوائم الأشياء التي ستعملها أو التخطيط للأسبوع القادم.
* تدوين تواريخ الإنتهاء الهامة.
* العمل بطريقة عكسية من تواريخ الانتهاء ووضع المعلومات الأساسية.
* تذكرك بالأحداث المتكررة مثل تواريخ الميلاد، والعطل، والمناسبات، وغيرها من التواريخ الخاصة في حياتك.
* كتابة ملاحظات من الاجتماعات التي تحضرها.
* تسجيل العناوين وأرقام الهواتف.
* توفير معلومات عامة؛ مثل مناطق التوقيت العالمية، ومفاتيح المناطق بالنسبة للهاتف والرموز البريدية.
* تخصيص أوقات لعملك المجدول.
* جدولة النشاطات المتكررة؛ مثل الاجتماع الأسبوعي للموظفين، معالجة البريد الإلكتروني والأعمال المكتبية.
* تسجيل المعلومات الشخصية مثل رخصة القيادة، ورقم سجل السيارة وغيرها.
* تنظيم النشاطات حسب الغايات والأهداف.

الحلول الإلكترونية والمتابعة حتى الإنجاز
إن الاستفادة من مفكرتك بشكل أفضل أو تحديثها إلى أخرى أكبر منها هي عملية تحسين بسيطة لإجراء بسيط قد يكون قيد الاستخدام.

التفويض

المفوض الفعال
1- يحدد الشخص الصحيح لتنفيذ العمل.
2- يفوض شخصاً الآن ويمنحه وقتاً مناسباً لإنهاء العمل.
3- يحدد له الأهداف بوضوح.
4- يوفر له جميع المعلومات الضرورية لإنهاء المهمة.
5- يتأكد من فهم الموظفين للمهمة قبل اتخاذ أي إجراء.
6- يحدد وقتاً معيناً لإنهاء المهمة.
7- يشجع خطط المشاريع المكتوبة.
8- يتابع تقدم العمل بانتظام.
9- بابه مفتوح للمراجعة والاستفسار.
10- يتحمل المسؤولية ولكنه يثني على الشخص الذي ينجز العمل.
11- يساعد الموظفين في الترقية لمناصب أعلى بتحميلهم مسؤوليات جديدة.        المفوض غير الفعال
1- يوزع حجم العمل عشوائياً.
2- يُفوض قُبيل تاريخ الانتهاء مما يسبب أزمة.
3. لا ينقل صورة واضحة للنتائج المتوقعة.
4. يصدر تعليمات قليلة وسريعة.
5. يفوض بشكل يسبب سوء الفهم.
6. يسأل عن كل شيء بأسرع وقت ممكن.
7. يأمل أن يكون الموظفون قد طوروا طريقة فعالة للتعامل مع المهمة.
8. لا يتبع طريقة رسمية منظمة في المراجعة.
9. يتدخل في كيفية تنفيذ العمل.
10. يلوم الآخرين عند الفشل في تحقيق النتائج ولكنه يفوز بالثناء في حال تحقيق النتائج.
11. لا يفوض غيره، وبدلاً من ذلك يتمسك بالمهمة ويتصرف بضيق.


استثناءات هذه القاعدة
قد يكون من المحبط جداً متابعة ما فعله الآخرون. في الناحية الأخرى إذا لم تتابع عمل موظفيك، فهذا يعني في غالب الأحيان الفشل. إن كيفية إعطاء العمل للآخرين لتنفيذه يمكن أن يؤثر على النتائج.
أنا أستخدم قانوناً قديماً. عندما تريد إنجاز شيء، أعطه لشخص مشغول. فالأشخاص الخاملون يبقون كذلك عند إعطائهم أشياء لتنفيذها.

اعمل نسخاً احتياطية لأنظمتك
إذا كنت عرضة للنسيان، عليك التأكد من عمل نُسخ احتياطية لنظام مذكراتك بحيث تكون متوفرة عند الحاجة.

اجعل المتابعة جزءاً من العمل
إذا تعلمت كيفية التعرف على الأدوات الموجودة لتسهيل عملية المتابعة والمتابعة حتى الإنجاز، وجعل هذه الأدوات جزءاً فعالاً في العمل، فهذا يعني أنك تسير على طريق الإصرار على النجاح.

تابع الفصل الخامس
1- إن مدى نجاحك وفعاليتك يعتمدان بشكل أساس على مدى التزامك بما تحاول إنجازه – بمعنى آخر- كيفية المتابعة والمتابعة حتى الإنجاز التي تقوم بها. فالأشياء التي تحدث لأنك تُحدثها، أو يجب أن تُصر حتى تُحدثها.
2- استخدم أنظمة مفكرات بسيطة وسهلة الاستعمال تمكنك من التغلب على المشاكل وتسمح لك بالانتقال إلى عملك الأهم. إذا كان لديك كومة من الأوراق على مكتبك فميِّز المهام التي ينبغي عليك تنفيذها، وتخلص من هذه الفوضى بجدولة العمل في المذكرة ووضع الأوراق في ملف الملاحظات. في التاريخ المناسب ستجد الأوراق أمامك لتذكرك بالهمة التي يجب تنفيذها، وبهذا تكون قد خصصت وقتاً لتنفيذ هذه المهمة.
3- تخلص من حجم العمل للمذكرات المتعددة بوضع كل شيء في سجل. استخدم هذا السجل يومياً ليصبح عادة عندك، وستحافظ على مكتبك نظيفاً في الوقت ذاته. استخدم السجل عندما تتذكر شيئاً تريد أن تفعله وتحتاج إلى كتابة ملاحظة في مكان ما. استخدم السجل لمتابعة الطلبات الشفوية المتعلقة بعمل الأشياء. أرِّخ كل مهمة تريد إنجازها واشطبها عند الانتهاء منها. يعمل السجل عمل المذكرة ونظام المتابعة (اثنين في واحد)، بتذكيرك بفعل الأشياء وتحديد المهام المكتملة.
4- استخدم نظام مذكرة يسمح لك بالتخطيط لكامل الأسبوع في وقت واحد هذا يعزز احتمال التخطيط لأسبوع وعلى أساس أسبوعي، ويزيد من فرص نجاحك في جدولة أعمالك وفي إنجازها.
5- تعلم ألا تحد من استخدامات نظام المذكرة. إن الأشخاص لا يستخدمون نظام المذكرة بشكل كامل في الغالب. إن القليل من الخيال مضافاً إليه عملية المحاولة والخطأ يكشف لك قدرات المتابعة والمتابعة التي لم تكن تتوقعها.
6- لا تتجاهل الحلول الإلكترونية لمشاكلك. فأنظمة المذكرات الإلكترونية اليدوية متوفرة ليست بأكبر ولا أثقل من المنظمات اليومية أو غيرها من أنظمة المذكرات التي تستطيع تزويدك بكم هائل من المعلومات. وتشير الدلائل إلى أن هذه الأنظمة ستزداد شهرتها وتمثل بالتأكيد تحدياً للأنظمة الورقية من حيث التفوق (والشهرة) في المستقبل.
7- التفويض أمر أساس في تحديد مدى فعاليتك في العمل. كذلك فإن جودة عملك تعتمد على مدى قدرتك على التفويض بشكل مناسب. فوض بشكل مناسب وستضاعف النتائج. تذكر أنك عندما تفوض شخصاً للقيام بعمل ما، فأنت تُعيِّنه لإنجاز هذه المهمة وتخوله صلاحية ذلك. أنت لا تحمله المسؤولية عن تنفيذ هذه المهمة لأنك تبقى مسئولاً عن ذلك.
8- اجعل المتابعة والمتابعة حتى الإنجاز جزءاً من العمل. تستطيع فعل ذلك عن طريق إضافتها كجزء من عملية المراجعة الأسبوعية خلال اجتماعاتك المنتظمة مع موظفيك. تذكر- أيضاً – أن هذه الاجتماعات الأسبوعية هي بالنسبة لموظفيك وقتاً مناسباً للمتابعة حتى الإنجاز في كلا الاتجاهين، تصبح هذه الاجتماعات معتمدة عليها ووقتاً مفيداً يساعد الجميع على إنجاز أعمالهم بفاعلية أكبر وبشكل أفضل.
















 (( إن عمل الشيء بشكل صحيح يستغرق وقتاً أقل مما يستغرقه شرح سبب عمله بشكل خاطئ ))           حكيم





التغيير المستمر
من وجهة نظر برنامج الكفاءة الشخصية، لتحسين الجودة ثلاثة مكونات أساسية:
1- حدد ما الذي يحتاج إلى تحسين.
2- أعدّ خططاً بأعمال التحسين.
3- اعمل على تنفيذ هذه الخطط.

برنامج الكفاءة الشخصية وإعادة التصميم
لعرض بعض فرضياتك حول إدارة العمل الشخصي، سوف أستخدم نموذج الحل الذي وضعه هامر وتشامبي (المعتقد/ الاستجابة/ الحل) من كتاب إعادة تصميم الشركة.
المعتقد: يجب على الشخص أن يعمل وفق أولويات.
الإجابة: هذا صحيح جزئياً فقط. أقترح عليك التخلص من الأشياء المزعجة بشكل دوري فعال، حيث إنها تجعل من الصعب التركيز على الأشياء الهامة فعلاً.
الحل: ضع آلية فعالة للحد من وصول الأشياء التي لا ينبغي وصولها إلى مكتبك. ثانياً: نفذ نشاطاتك اليومية بشكل فعال وفي أوقاتها حتى تتمكن من التركيز في معظم الأوقات على الأشياء الهامة.
الاعتقاد: التخطيط مضيعة للوقت؛ لأن الأشياء الجديدة تواصل الظهور وتتدخل في الخطة الموضوعة على أيه حال.
الإجابة: دون وجود خطة تهيم على وجهك دون هدف، وتقوم بالأشياء دون ترتيب. النتيجة هي أن الأشياء تستغرق منك وقتاً أكبر بكثير لتنفيذها- تأخذ وقتاً طويلاً، حتى إن الوقت الذي يضيع على الأشياء الأخرى التي تظهر في الطريق- إذا لم تكن جيداً في التخطيط سيستغرق وقتاً أكثر مما ينبغي ولن تشجع على متابعته.
الحل: حدد الأهداف الرئيسة التي أنت مسؤول عنها ثم استخدم الأداة التي تناسبك (يفضل أن تكون جهاز حاسب أو غيره من الحلول الإلكترونية)، ثم ضع خطة محددة لكل مشروع. بهذه الطريقة تستطيع المراقبة والإشراف على الأشياء التي تريد إنجازها بطريقة منظمة. اجعل التخطيط علمية فعالة.
الاعتقاد: إذا كان المكتب غير المنظم مساوياً للعقل غير المنظم، فماذا يساوي المكتب النظيف؟ الفرضية تقول: إنه حتى تكون مبدعاً في عملك يجب أن تكون غير منظم وفوضوي.
الإجابة: الإبداع لا يعتمد على الفوضى. حتى تُنجز الأشياء يجب أن تكون حسن التنظيم ولديك إجراءات وأنظمة عمل مطبقة تساعدك على ذلك. أوجد الوقت الإبداعي.
الحل: نظم بيئة عملك حتى يتوفر لك الوقت لتبدع. حدد وقت الإبداع وضع نفسك في بيئة مشجعة حتى تعمل وتبدع.
الاعتقاد: أنا مشغول جداً في عملي: لا أجد وقتاً لكتابة أي شيء – فهذا يعطلني عن العمل.
الإجابة: جميع الأعمال فيها ميزة متوارثة وهي مرحلة ما قبل الإنتاج. إذا كانت لديك صورة واضحة عما ستفعل، فإنك تستطيع فعله بشكل أسرع وأفضل. إن كتابة الأشياء تفرض تفصيل الأشياء وتوضيحها وبالتالي تحصل على صورة واضحة لها.
الحل: حدد وقتاً معيناً في كل أسبوع للتنظيم والتخطيط. جزءاً من عملك وعاداتك اليومية، وجرب طرقاً مختلفة حتى يصبح هذا التخطيط والتنظيم فعالاً قدر المستطاع.
الاعتقاد: لقد تخرج في الجامعة، لذلك يجب أن يعلم كيف يتعامل مع الأوراق وأن يعمل في المكتب بشكل فعال.
الإجابة: كون الأشخاص متعلمين لا يعني – بالضرورة – أنهم يعرفون كيف يعملون أو أن لديهم عادات عمل جيدة. يضع الأشخاص ما معدله 50% من أوقاتهم ـ فقط ـ لأن لديهم عادات عمل غير جيدة.
الحل: ركز على تطوير إجراءات العمل الشخصية. أخضع الموظفين لأحد أنواع برنامج الكفاءة الشخصية.
عند قيامك بفحص فرضياتك، تستطيع أن تبدأ بتحديد أساليب عمل ما تعمله بشكل مختلف أو لا تعمله أبداً.




















اتبع النصائح التالية:
1- حدد وقتاً معيناً على جدولك الزمني للخروج من المكتب إلى مناطق مسؤولياتك. أكثر الأوقات فعالية وأفضلها هو الصباح الباكر. لذلك، لا تحضر للمكتب حتى تنهي جولاتك كلها.
2- ركز على إجراءات العمل وكيفية تحسينها.
3- انقل الصورة للموظفين. اعرف استراتيجية شركتك جيداً وانقلها بالكلمة والفعل إلى موظفيك. ساعد موظفيك على إدراك أهداف الشركة وفهمها.
4- أوفِ بوعودك التي تقطعها إذا قلت بأنك ستفعل شيئاً لموظف ما، فافعله. إذا تبين لك الأمر صعب أو مستحيل، فعد إلى ذلك الموظف وأبلغه موقفك. افعل ما تستطيع للوفاء بوعدك.
5- ركز على مساعدة موظفيك لتحسين عمل الفريق عندما تكون معهم.



















مفتاح النجاح ـ التناغم الهيكلي لتنظيم المعلومات
أن تجد أو لا تجد: هذا هو السؤال
هناك عنصران يجب التفكير فيهما كجزء من الإعداد للتحول إلى بيئة العمل الجديدة:
1- كيف ننظم المعلومات حتى نتمكن من العثور عليها عند حاجتنا لها؟
2- كيف لنا أن نحتفظ بالمعلومات وننظمها إلكترونياً وورقياً؟

فعالية الإدارة والإسناد
إذا احتجت للمساعدة – أين تذهب؟ وماذا تفعل؟
لا شك أن التقنيات الحديثة قد أوجدت متطلبات جديدة- في حاجة للمساعدة! لذلك أوجدت الشركات ما يُسمى بـ (مكاتب المساعدة) لمساعدة الموظفين على استخدام وإصلاح جميع الأجهزة والأدوات الإلكترونية التي تستخدمها في هذا العالم المتطور.
إن الشكوى الرئيسة على ألسنة فريق المساندة هي أننا ننتظر كثيراً قبل أن نقرر الاتصال بهم.
لذلك يجب عليك في المرة القادمة لو شككت- مجرد شك- بأنه ينبغي عليك الاتصال بمكتب  المساعدة، فيجب عليك الاتصال وطلب المساعدة لإصلاح أجهزتك الإلكترونية – اتصل الآن! لا تؤجل ذلك، لأنك بهذا تقلل من احتمال حدوث الأعطال الصغيرة التي يمكن إصلاحها في وقت قصير وإلا تصبح كبيرة تحتاج إلى وقت طويل لإصلاحها.

التحديات الشائعة التي تواجه العمل في البيئة الجديدة
الأمور الفردية
1- استخدام المذكرة الإلكترونية. استخدمت مذكرة صغيرة الحجم يمكن وضعها في جيب الجاكيت وأخرى كبيرة يمكن وضعها – فقط – داخل شنطة المكتب. لقد جربت مذكرات وكان تركيزي على شكل الجدول اليومي أو الأسبوعي أو الشهري. إن لكل هذه النماذج مزاياها. فالشكل اليومي يوفر لك الشكل الأسبوعي صورة أوسع ويساعدك في وضع الخطة قصيرة الأجل مع مساحة كافية للكتابة. أما الشكل الشهري فيوفر لك كتابة الكثير من الأحداث والتخطيط الفعال مع أنها ليس فيها مساحات كافية للكتابة فيها.
2- استخدم مدير البيانات الشخصي. إن عنصر الذكاء الموجود في هذه الأجهزة الدقيقة هو جهاز التوصيل الذي يسمح بنقل المعلومات بين الحاسب الآلي والمذكرة أو مدير المعلومات الشخصي. تعد أجهزة مدير المعلومات الشخصي هي الخيار المناسب لبيئة العمل الجديدة.
3- استخدام الأعمال الورقية. قد لا تحب الأعمال الورقية ولكن هناك بعض الأشياء التي يجب علينا قبولها وهي:
- لقد غير الحاسب الآلي طريقة عملنا ونوع العمل الذي نقوم به.
- نقترح عليك بقوة أن تتبع القانون دائماً "افعل الأسوأ أولاً": معظمنا يضع الأشياء التي لا يحب أن يفعلها جانباً ولا يقترب منها حتى تتحول إلى أزمة. نميل حسب طبيعتنا إلى أن نستغرق وقتاً أطول في تنفيذ الأشياء التي نحب أن نفعلها حتى نتجنب الأشياء التي لا نحب فعلها. اسأل نفسك في بداية اليوم، "ماهي أسوأ الأشياء التي يجب عليَّ فعلها الآن؟". وافعلها فوراً. ثم اسأل نفسك قبل نهاية اليوم بساعة أو ساعتين وافعلها! هذه وسيلة قوية لإبعاد الأعمال الورقية والمهام الأخرى التي لا نحبها عن طريقنا.
4- تنظيم وصيانة الأعمال الورقية والملفات الإلكترونية. ننصحك بتحديد تواريخ معينة تفصلها فترات زمنية منتظمة على مذكرتك- شهرياً، ربع سنوية، نصف سنوية، وسنوية-لإجراء أعمال الصيانة والتطوير لأنظمة تنظيم أعمالك الورقية والإلكترونية.
5- هل أنت بحاجة للاحتفاظ بمعلومات إلكترونية أكثر وصيانتها واستخدامها.
6- طباعة الورق لاستخدامه وليس لتخزينه.

تابع الفصل الثامن
1- حدد نوع بيئة العمل الحديثة التي تناسبك وتناسب شركتك.
2- اقرأ كتاب ((تنظيم مكان العمل)) لمؤلفته (أوديت بولار) نشر وترجمة دار المعرفة للتنمية البشرية (المترجم).
3- افهم جيداً الأمور السائدة في بيئة العمل والتي لها تأثير على فقدان قيمة المعلومات في شركتك.
4- راجع عملية تنظيم المعلومات الحالية في الشركة وأجر التعديلات حسب الضرورة للتقليل من ضياع الوقت في أثناء البحث عن المعلومات.
5- يجب على مستخدمي المذكرات وضع نظام فعال للنسخ الاحتياطية لتسهيل استعادة الملفات. قرر كم مرة يجب أن تحدِّث كتابة المذكرات، وما هي عملية التخزين التي ستستخدمها سواء على الشبكة أم لا، وما الفترات الزمنية التي يجب أن تفصل بين كل عملية نسخ احتياطية وأخرى. يجب أن لا يتم إعداد النسخ الاحتياطية أكثر من مرة في الأسبوع.
6- حتى تتخلص من الورق أنت بحاجة إلى خطة. حدد أهدافك والتدريب الضروري حتى تتمكن من ذلك. احصل على مساعدة لتحقيق ذلك من داخل الشركة ومن خارجها.
7- نظم عالمك الورقي والإلكتروني حتى يمكن الحصول على كل شيء بسهولة (انظر الفصل الثاني).
8- إذا كان عملك الأساس في المنزل، نظم ساعات عملك في المنزل وأبلغ أفراد العائلة والأًصدقاء وزملاء العمل.
9- حدد على مذكرتك الوقت الذي ستمضيه في مكتب الشركة.
10- إن العمل في المكتب يتطلب بيئة تسمح بأداء العمل بفعالية. إذا كنت ممن يعمل في المنزل، راجع بيئة العمل الحالية في منزلك – مادياً وبشرياً- وأية نواقص يمكن أن تكون موجودة فيها، والخطوات التي تمكنك من تحسين البيئة وبالتالي الإنتاجية.
11- راجع

مقياس الفوضى
يمكن تعريفه بأنه مقياس أو درجة من الفوضى التي ستودي بأي نظام.
إذا كنت تأمل وتتمنى العمل في بيئة منظمة، يجب أن تعترف بأن الطبيعة تميل إلى اللانظام، ولذلك يجب عليك المحافظة على النظام.
تأكد أن كل نظام آيل للسقوط، بسبب الفوضى، إلا إذا عملت على صيانته والحفاظ عليه.

الصيانة ودائرة العمل
بعبارة بسيطة، الصيانة هي جزء من دائرة العمل. فكر بها على هذا النحو: إن كل عمل، وكل مهمة لها بداية، ووسط، ونهاية. يجب أن تحتوي بداية المهمة على تنظيم (تخطيط، وإعداد وتجهيز) للمهمة. يجب أن تضم النهاية نقاط الصيانة التي تشمل "ضع هذه الأشياء في أماكنها" و"طور حالة كل شيء تلمسه" (بما في ذلك الملفات، والأدوات وغيرها).
يجب الحفاظ على عادات الصيانة بالطريقة نفسها. أسهل طريقة للقيام بذلك هي التعود على عادات يومية منتظمة وإدراجها في دورة العمل اليومي تماماً كما تفعل بالنسبة للأوقات.

اجعل الأمر سهلاً
إن الغرض من الصيانة هو تسهيل عمل الأشخاص حتى ينتجوا. إذا نفذ الورق من ماكينة التصوير في أثناء قيامك بعملية النسخ، املأ الماكينة إلى مستوى يسمح لك بتشغيلها والاستفادة منها.
لا تضع مجموعة من الأوراق حتى تنهي عملك، ولا تدع من يستخدم الماكينة بعدك يواجه المشكلة نفسها ثانية.

الصيانة وافعله الآن
ستكون هناك دائماً أسباب لتأجيل الصيانة. ولكن إذا خطر ببالك عبارة (افعله الآن) عندما تكتشف أن بعض أعمال الصيانة بحاجة إلى إنجاز، فسوف تعمل على إنجازها فوراً. فإذا رأيت بعض الأدوات التي بحاجة إلى إصلاح، فستصلحها الآن.

اجعل الصيانة عادة
كما أنك معتاد على تنظيف أسنانك كل صباح، من الأفضل والأسهل لك أن تعتاد الصيانة الروتينية دون الحاجة إلى التفكير بها.
حدد لذلك وقتاً معيناً على مذكرتك ولنقل نصف نهار. أغلق باب مكتبك واعمل على تنظيم كل شيء في المكتب من ملفات، ومراجع، وكتب، وأرشيف وغيرها وتخلص من كل شيء لا تريده.

تحدي الـ 21 يوماً
هل أنت بمستوى هذا التحدي؟ ما العادة التي تحب تغييرها؟ ضع استراتيجية للتغيير واستبدال هذه العادة غير المرغوب فيها بأخرى جديدة. نفذ خطة تغيير العادة يومياً ولمدة 21 يوماً متتالية. إذا أخفقت يوماً واحداً، ابدأ من جديد من اليوم رقم واحد. دوِّن خبراتك ومشاعرك خلال هذه العملية.
إن فهم كيفية استجابتك لهذا التحدي يجعل التحدي القادم أسهل بكثير.

الصيانة الوقائية
تستطيع أيضاً تحديد أوقات الذروة خلال العام وتنظيم نفسك للتعامل معها بفاعلية. إن الإعداد المبكر يقلل من تأثير هذه الفترات عند قدومها.

الصيانة والتطوير المستمر
في كل أسبوع اسأل نفسي: "ماذا يمكن أن أفعل في الأسبوع القادم لتحسين عملي؟" يجب أن تكون هناك عدة مهام على خطة عملي  الأسبوعية التي تجعل حياتي أسهل، وتجعلني أكثر فعالية، وتزيد من معرفتي، أو تغير الوضع إلى الأفضل نوعاً ما.

التطوير الدوري
هناك عدة أمور يجب أخذها في الاعتبار إذا قررت العمل بهذه الطريقة: لا تسمح بمرور أكثر من أسبوعين دون إعادة تنظيم نفسك. يجب أن تكون عملية التنظيف التي تقوم بها شاملة. احتفظ بأنظمة مذكرات جيدة حتى لا تنسى الأشياء المهمة.

ماذا تفعل عندما يذهب كل شيء في سبيله
حتى تجعل يوم (افعله الآن) سهلاً، حاول متابعة تدفق المعلومات اليومي على أية حال. إذا كنت ستمضي أيامك في إعداد الاستعراض، استقطع ساعة من الزمن وتعامل مع ما يأتي لمكتبك في ذلك اليوم. أنب الآخرين لتنفيذ العمل بحرية وفي وقته. اتخذ قرارك (ولو بقساوة) حول الأشياء التي لن تفعلها. استخدم (وحدِّث) نظام مذكراتك للتخلص من الأوراق التي على المكتب ووضعها على المكتب المناسب.

أنت الآن تعلمت الإجراءات أيضاً
أفضل الأشياء التي يجب أن تحافظ عليها هي التغير للأفضل.


نصائح هامة:
1- إدراك أن الصيانة هي الروتين (العادة) الأساسية والأكثر عملية لأداء العمل، وأنك بتطبيقها تضمن نظام عمل منسجم لسنوات قادمة. اجعل من أهدافك تطبيق هذه العادات التي تضمن لك تحقيق نتائج لعملك الجاد في السنوات القادمة من خلال تطبيق برنامج الكفاءة الشخصية.
2- اجعل عادات الصيانة آلية تماماً كما تفعل عندما تغير زيت سيارتك. إن الأمر يستحق الوقت والجهد لاكتساب عادات يومية لتنظيم نفسك وبيئتك. إن الإخفاق في الحفاظ على النظام وصيانته يؤدي إلى فشلك في أداء عملك.
3- ضع (في حيز التنفيذ) أنظمة تحول دون تحولك إلى العادات القديمة. اكتسب عادات تساعدك على تطوير الذات باستمرار، وتعينك على صيانة هذه الأنظمة كأسلوب حياة. حدد وقتاً لهذه الصيانة على جدولك الزمني.
4- تذكر أن تفكر في العمل المراد تنفيذه كدورات عمل. إن لكل عمل بداية، ومنتصفاً ونهاية. بداية المهمة تشمل الإعداد والتجهيز لأداء المهمة. في منتصفها أعمال التنفيذ. مع اكتمال تنفيذ المهمة، تضم النهاية نقاط الصيانة مع إعادة كل شيء إلى مكانه الأصلي وتحسين كل شيء تلمسه يداك بما في ذلك الملفات، والأدوات وغيرها.
5- إدراك أن اختراع الحاسب الآلي يعني أن الملفات الورقية ليست هي الشيء الوحيد الذي يحتاج إلى صيانة. لدينا الآن ملفات إلكترونية على الحاسب الآلي، وبريد إلكتروني أيضاً. إن صيانة القرص الثابت تعني وجود أنظمة حفظ لعمل نسخ احتياطية من بياناتك واستخدامها بانتظام حتى لا تكون بياناتك الإلكترونية تحت رحمة انقطاع التيار الكهربائي مثلاً.
6- حدد وقتاً أسبوعياً للتنظيم والحفاظ على تدفق العمل تحت السيطرة. امض بعض الوقت من كل أسبوع في التخطيط للأسبوع القادم والحفاظ على تنظيم الذات. حدِّث ملفاتك. عمل نسخ احتياطية للقرص الثابت الخاص بالحاسب الآلي. تفحص تمويناتك. استخدم جدولة صيانة ربع سنوي، سنوي أو غير ذلك للحفاظ على إجراءات الصيانة وتحديثها.
7- إذا تبين لك أنك تضيع الوقت على شيء قلما تستعمله، فاسأل نفسك بجدية حول أهميته بالنسبة لك. فإذا كان السبب الذي تحافظ من أجله على الأشياء لا قيمة له بالنسبة لك، فاجعله نقطة حمراء. اسأل نفسك عن سبب صيانته. فإن كان شيئاً تستطيع العمل دونه حقيقة، فافعل!
8- نظم نفسك في أثناء العمل. اجعل التنظيم جزءاً من عملية التخطيط وأضفه من الخطوة الأولى إلى النهاية. خطط لتحقيق النجاح. عود نفسك على عادات جيدة. اجعل عملية الصيانة أمراً لا يحتاج إلى تفكير، وستجد أن ذلك خطوة سهلة في الطريق إلى النجاح.
9- لا تشعر بالراحة! يجب أن يكون هدفك الحقيقي هو التحسين المستمر لكل شيء تفعله، وبرنامج الكفاءة الشخصية هو الأداة التي تستخدمها لتحقيق ذلك.


الخاتمة
عادة جديدة واحدة فقط

إن ما يميز الشخص حسن التأقلم والتنظيم ليست عاداته الأساسية التي اعتادها وإنما مهاراته التي يعالج بها هذه العادات أو التي يستجيب بها للمتغيرات. فهو دائماً مستعد للتغيير خلافاً للشخص القاسي، المدافع عن الذات وقليل المرونة الذي تعود على الجمود.
     
طرق النجاح في العمل

النجاح في العمل

النجاح في العمل التجاري

مفاتيح النجاح في العمل

النجاح والتطور في العمل

عرض عن النجاح والتطور في العمل
أسرار النجاح في العمل
معلومات عن النجاح في العمل
نصائح للعمل الناجح
                                                                                      - ويندل جونسون