مفاتيح اسرار النجاح في العمل




طرق النجاح في العمل

النجاح في العمل الفقي

النجاح في العمل التجاري

مفاتيح النجاح في العمل

النجاح والتطور في العمل

عرض بوربوينت عن النجاح والتطور في العمل

أسرار النجاح في العمل

معلومات عن النجاح في العمل

نصائح للعمل الناجح


يجب عليك أولاً أن تحدد بالضبط كيف تمضي وقتك الحالي. بعد ذلك، اسأل نفسك. "هل يمكن أن أحقق نتائج أفضل إذا قضيت وقتي في نشاط آخر؟ ثم اسأل نفسك، "كيف لي بتأدية النشاطات عالية المستوى بفعالية وبتأثير أكبر.

احتفظ بسجل زمني
إن الاحتفاظ بسجل زمني لايفيد فقط في معرفة فيم أمضينا أوقاتنا، بل يمكن من معرفة الكرة الملقية في ملعبنا، والنشاطات التي لا يمكن تغطيتها، وكيف نضيع أوقات الآخرين إذا كان محتملاً.
يرجع لنموذج السجل الزمني ص99

السجل الزمني الإلكتروني
المبدأ هو أنه إذا كنت ترغب في السيطرة على الوقت، يجب أن تحسبه جيداً.

التغلب على كثرة المعلومات
أفضل طريقة للتخلص من المعلومات الفائضة؛ هي منع دخول المعلومات والمهام قليلة الفائدة إلى نظامك. والأفضل من ذلك اختيارها.


أربع طرق لاختيار المعلومات
إن الحل المثالي هو تحليل جميع مصادر المعلومات والحد من المعلومات والحد من المعلومات غير الضرورية من مصدرها، بإبعاد نفسك عن قائمة التوزيع، وإلغاء الاشتراك .... إلخ.

ما وراء سلة الوارد
الطريقة المثلى للسيطرة على هذا الكم الهائل هي بتقسيمها إلى فئات ومجموعات، ومن ثم إعداد وتنظيم أجوبة فعالة لها.

اجمع الأعمال الروتينية
يمكن تسمية عملية تقسيم وتبويت المعلومات "تجميع". إن كل ورقة، وكل رسالة إلكترونية، وكل مكالمة هاتفية، وكل مقاطعة، وكل بند ترسله خارج المكتب هو شكل من أشكال الاتصالات. نفذ الاتصالات والمهام المتشابهة على شكل مجموعات مما يقلل الوقت والفعل ويمكنك من إكمال كل مهمة من المهام بفعالية أكبر.
* من الأسهل عليك تناول مجموعة من الأعمال المكتملة من سلة الأوراق لتوزيعها في الوقت نفسه بدلاً من أن تقوم من مكتبك في كل مرة واحدة تنهي فيها عملاً واحداً.
* إن تنفيذ جميع أعمال معالجة الكلمات مرة واحدة بدلاً من التنقل بين برامج مختلفة يوفر عليك الوقت في كل مرة تتلقى فيها عملاً لمعالجة الكلمات.
* إن حفظ جميع الملفات في وقت واحد بدلاً من حفظ كل ورقة على حدة يوفر الكثير من الجهد.
* ستلاحظ أن تجميع الأعمال يسمح لك بالاستعداد وتنظيم نفسك مرة واحدة بدلاً من عدة مرات عند تنفيذ العمل بشكل عشوائي.

جدول وتجنب اتخاذ القرار
من المهم التفريق بين تنفيذ كل شيء فور قدومه وبين وضعه دائماً جانباً لتنفيذه في وقت لاحق. وهناك طريقة للتعامل مع هذا الأمر. وأشير إليها بعبارة (افعله الآن فيما بعد) نظِّم وقتك لتنفيذ بعض الأعمال (مثل فتح البريد وقراءته، ومعالجة البريد الإلكتروني، والرد على المكالمات الهاتفية إلخ ..) وعندما يحين الوقت افعله الآن، لاتقرأها حتى تكون مستعداً للعمل. فإن قرأتها نفذها. افعله الآن.

قانون (باركنسون) وتخصيص الوقت
يقول (باركنسون) إن العمل يميل إلى ملء (موافقة) الوقت المتوفر أو المخصص لأدائه. فإن خصصت مثلاً ساعة لتنفيذ مهمة ما، فلديك فرصة أكبر في إنجاز تلك المهمة خلال الزمن الذي حددته.

المجموعات الزمنية
يقول بيتر داركر: إن الفترة الزمنية المثالية للعمل هي 90 دقيقة. حيث تستطيع خلال فترة 90 دقيقة مركزة أن تنتج كمية من العمل أكبر مما تنتجه خلال ضعف هذه المدة في بيئة تكثر فيها المقاطعة والإرباك.

تجنب المكالمات الهاتفية
قرر بألا تتلقى المكالمات بصورة عشوائية خلال اليوم. تأكد من أن جميع الموظفين يفهمون تماماً الإجراءات الجديدة، من هم المعنيون؟ وماهي الاستثناءات، وكيف يتم تدوين رسالة من الشخص المتصل؟ للرد على المكالمة يجب أن تفهم الرسالة أولاً.
إن عبارة "اتصل أحمد" غير مقبولة في حد ذاتها. اطلب من الموظف المساعد أخذ معلومات كاملة وصحيحة. درب مساعديك على كيفية معرفة حاجة (أحمد) ومتى سيكون (أحمد) جاهزاً لمناقشة الموضوع: "اتصل (أحمد) من أجل تحديد موعد مع فريق المبيعات في نيويورك. سيكون موجوداً بعد الظهر على الرقم كذا وكذا." هذا يساعدك على الاستعداد للرد على المكالمة.
وإذا كان لديك بريد صوتي أو خدمة الرد الصوتي، تستطيع تكوين رسالة تحمل المضمون نفسه:
"آلو! (فرانك) يحدثك. لست موجوداً لاستقبال مكالمتك الآن. هل لك بترك رسالة. سوف أستعد للنقاش وأوافيك بأسرع وقت ممكن. أنا عادة أرد على المكالمات الهاتفية بين الساعة 11.30 صباحاً إلى 12.30 حسب التوقيت الشرقي! أرجو إبلاغي إذا كان هذا الوقت يناسبك. أما إذا كان غير مناسب، فأرجو تحديد موعد آخر؛ حيث تكون موجوداً".

البريد الإلكتروني
من فوائده:
* أصبحت الاتصالات أسهل.
* تكلفة البريد الإلكتروني أقل بكثير من البريد التقليدي.
* احتمال فقدان الرسالة (المعلومات) أقل بكثير.
* بالضغط على مفتاح يتم إرسال الرسالة للعديد من الأشخاص في آن واحد.
* يمكن التأكد من وصول الرسالة إلى المرسل إليه.
* نقل الوثائق أصبح أسهل.
* البريد الإلكتروني أسرع من معظم وسائل الاتصال الأخرى.
* تسمح بعض برامج البريد الإلكتروني: بإرسال رسالة لك شخصياً في تاريخ مستقبلي كنوع آخر من أنواع المذكرات.
* تستطيع بواسطة البريد الإلكتروني: التنسيق مع مجموعة ما لحضور اجتماع بدلاً من أن تستخدم وقت الاجتماع للإعلانات، وإعداد الإعلانات وإرسالها مسبقاً كرسالة إلكترونية.

وهذا الوجه الحسن له جانب سيئ
* نظراً لأن البريد الإلكتروني يُسهل الاتصالات، فإنه يصدر عنه الكثير من الرسائل، وبسبب هذه الكثرة في  الرسائل، يميل الأشخاص إلى إهمال الرسائل التي يعتبرونها غير مهمة.
* يمكن لنظام البريد الإلكتروني أن يُتخم بالرسائل الإلكترونية.
عند الموازنة بين النظام الورقي والنظام الإلكتروني، أنا أعتبر أن النظام الإلكتروني أداة ممتازة لتحسين الفعالية. غير أن هذا النظام يمكن أن يشغلك تماماً إذا لم تحسن التعامل معه.


التعامل مع البريد الإلكتروني بالطريقة الصحيحة
حدد فترات زمنية للبريد الإلكتروني واعمل على إنهائه خلالها إن أمكنك ذلك. فإن لم تستطع ذلك، فانظر في كيفية التقليل من عدد الرسائل الواردة إليك.

التقليل من الرسائل الإلكترونية
إليك الكيفية:
1.    إذا كنت تستقبل رسائل عديمة الفائدة بالنسبة لك، أجب عليها طالباً من شركة التسويق عدم إرسالها المزيد من الرسائل إلى عنوانك.
2.    إذا استمر سيل الرسائل من شركة التسويق هذه، من حقك أن تقدم شكوى إلى مدير البريد في الموقع الرئيس الذي تصدر عنه هذه الرسائل.
3.    إذا لم يوقف مدير البريد الرسائل التي لا تريدها، فقد يكون هناك طريقة لحل هذه المشكلة. تستطيع البحث عن العديد من برامج التصفية على بعض المواقع حتى تجد البرنامج الذي يمكنك من إيجاد كلمات رئيسة لحذف الرسائل الإلكترونية قبل وصولها إلى صندوقك البريدي.

القواعد الرئيسة للبريد الإلكتروني
باتباعك لهذه الأفكار تستطيع أن تجنب نفسك وجع الرأس والعمل الإضافي:
* عند استحداث رسالة إلكترونية، تأكد من تحديد الموضوع بوضوح في خانة الموضوع.
* حدد الغرض من الرسالة باختصار في بدايتها.
* لا تتحدث عن أكثر من موضوع في رسالة واحدة.
* ارسل الرسائل والإجابات للأشخاص المعنيين فقط. لا تستخدم مفتاح أجب على الجميع.
* استخدم خاصية النسخ واللصق لإضافة ما تريد إلى الرسالة بدلاً من استخدام خاصية المرفقات.
* عند إجراء إضافات أو تعديلات على الرسالة، اكتبها باللون الأسود الغامق حتى يسهل على المستقبل ملاحظتها.
* إذا رغب أحد الأشخاص في تعديل الرسالة أو التعليق عليها، اكتب في بداية التعليقات الأحرف الأولى من اسم ذلك الشخص.
* عند استقبالك للبريد الإلكتروني، انظر إلى العنوان أو إلى خانة الموضوع قبل أن تبدأ في قراءته. قرر ما إذا كنت بحاجة إلى قراءة هذه الرسالة أو تحويلها إلى شخص آخر أو حذفها.
* أوقف خاصية التنبيه عند استقبال البريد، بل اجمع الرسائل كلها وحدد أوقاتاً معينة للتعامل مع البريد الإلكتروني مرة أو مرتين يومياً.
* كن لطيفاً ومتسامحاً مع الآخرين الذين ليسوا كذلك.

البريد الإلكتروني/ المذكرات الداخلية
تعامل مع البريد الإلكتروني والمذكرات الداخلية مرة واحدة في اليوم وفي وقت معين، ربما في الصباح قبل بدء الاجتماعات والنشاطات الأخرى. حسب طبيعة عملك، حدد وقتاً يتراوح بين 30 إلى 60 دقيقة للتعامل مع جميع الأوراق التي تتراكم في صندوقك اليومي.

استخدام شبكة الإنترنت
تحدثنا في بداية الفصل عن البريد الإلكتروني. إذا كانت الشركة تملك موقعاً على الإنترنت، فمن المهم زيارة هذا الموقع من وقت لآخر والاطلاع على المعلومات الجديدة فيه.

البحث عبر الإنترنت
هناك العديد من الطرق لاختصار الوقت، تضم بعض أهم قواعد استخدام شبكة الإنترنت بشكل فعال ومنها:
* دون المواقع الممتعة والمفيدة.
* تعرف على مختلف محركات البحث المتوفرة على الشبكة.
* تعلم كيفية استخدام محركات البحث بشكل فعال.
* لا تكن فضولياً جداً فيم يخص شبكة الإنترنت، فإذا فتحت الإنترنت، يجب أن يكون لديك هدف محدد. التزم بهذا الهدف وتجنب إضاعة الوقت بحثاً عن شيء آخر.

القراءة
يجب التعامل مع القراءة بالأسلوب نفسه. حدد فترة زمنية وقم بالقراءة حسبما تفضل. عندما تقرأ أمراً، تعلم كيف تقرؤه بسرعة. إن القراءة السريعة يمكن أن تختصر نصف الوقت المستغرق بالتدرب على النظر إلى المادة حسب (المفهوم، الجملة، الفقرة، أو الصفحة) بدلاً من قراءتها كلمة كلمة كما تعلم معظمنا كيف يقرأ.

الاجتماعات الفردية الأسبوعية
تمثل الاجتماعات الأسبوعية الفردية بين  المدير ومساعده يرجع لها في الكتاب لمن أراد الاستفادة منها118

الاجتماعات الأكثر تأثيراً
حققنا نجاحاً بجعل هذه هذه الاجتماعات فعالة. وقد علمتنا الخبرة عدة أشياء:
حدد غرض الاجتماع.
يجب الإعداد لها جيداً.
يجب الالتزام بها بموضوع الاجتماع.
يجب أن يسفر الاجتماع عن قرارات. يجب أن يحدد قرار من القرارات:
ما الذي يجب فعله؟
من سيقوم بذلك؟
متى يجب فعله؟
وزع محضر الاجتماع فوراً والتزم بالقرارات المتخذة.

التعامل مع المقاطعات في العمل
(افعله الآن) !
* نظف الأعمال المعلقة حتى لا تضطر للتعامل مع نتائجها.
* تعامل مع الأشياء في التواريخ المحددة لذلك حتى تقلل من طلبات الحصول على الحالة.

افعله بالشكل (الصحيح) الآن
* افعل الأشياء بشكل كامل وصحيح لتقليل طلبات إعادة التنفيذ.
* اعط تعليمات واضحة وكاملة لمساعديك للتقليل من طلبات الإيضاح، وعبر لهم عن إحباطك لعدم تنفيذهم الأشياء بشكل صحيح من أول مرة.
* أعط تعليمات واضحة وكاملة لمساعديك للتقليل من طلبات الإيضاح، وعبر لهم عن إحباطك لعدم تنفيذهم الأشياء بشكل صحيح من أول مرة.
* تذكر أنك مسؤول عن تثقيف موظفيك المساعدين حول كيفية إنجاز المهام الروتينية والأعمال الكبيرة.

أوصل المعلومة (الآن)
* أعط معلومة كافية عند ترك رسالة للتقليل من فاتورة الهاتف.
* اطلب الحصول على معلومات كاملة عندما يتصل الآخرون بك.
* استخدم أساليب الاتصال التي تسمح بترك رسالة كاملة.

(اتخذ موقفاً الآن)
* تعامل مع المعوقات ببيان القيود الزمنية: لدي عشرون دقيقة لإكمال هذا التقرير من أجل الاجتماع. هل الساعة 2:30 مناسبة لك؟
* عزز هذا بالوقوف لتقليل المعوقات التي تدخل مكتبك.
* عزز عادة التقليل من المعوقات في العمل.
* ابدأ في تجميع اتصالاتك.

اجعل العجلة تدور
أن لا أحب أن أجدول يومي على مستوى الدقيقة. ولكن معظم ما أريد منك أن تفعله هو التعامل مع المهام عديمة الفائدة والمملة بشكل أكثر فعالية ومن خلال العادة.

نقاط الضعف
من بين المشاكل التي يواجهها الأشخاص في بداية العمل بهذه الطريقة أنهم يختارون أحياناً الوقت غير المناسب لعمل بعض الأشياء. فقد تقرر أنت الرد على المكالمات الهاتفية في ساعة متأخرة من الدوام كل يوم، بغض النظر عن الظروف المصاحبة لذلك.
التجربة والخطأ مطلوبان في غالب الأحيان لتنفيذ العمل ولتعلم أساليب جديدة لتنفيذ العمل.


اتبع النصائح التالية:
1.    اعمل بذكاء: تستطيع أن تزيد مهاراتك وفاعليتك (إنتاجيتك) في العمل باستخدام ذكائك في أثناء تأديتك لواجباتك. ركز على الأشياء التي تحتاج اهتماماً وتستحقه. وبغض النظر عما هي هذه الأشياء، فبإمكانك تخصيص وقت أكبر لها عن طريق استخدام ذكائك في العمل على كل شيء. كما أن تعودك ببساطة على فعل الأشياء المملة يساعدك على أداء هذا النوع من المهام.
2.    حلل وقتك: إذا لم تقم أبداً بتحليل كيف وأين مضى وقتك، فإن هذا سيفيدك جداً لو طبقته. استخدم سجلاً زمنياً تدوِّن فيه كل ما تعمل والزمن الذي يستغرقه. ستندهش عندما تعرف أنك أنفقت كثيراً من الوقت على بعض الأشياء فيما أنفقت وقتاً قليلاً جداً على أشياء أخرى. حالما تعرف ما الذي تقوم به، تستطيع أن تبحث عن كيف تفعله.
3.    لا تسمح للمهام أو المعلومات قليلة الفائدة بالدخول إلى نظامك اليومي: فكلاهما يعيقان قدرتك على الإنتاج. تخلص منهما بالكامل. انتدب أشخاص مناسبين لتنفيذ المهام. وجه المعلومات التي لا تستخدمها لعناية آخر. خصص وقتاً قصيراً جداً للأعمال الروتينية كالبريد الوراد مثلاً. تعامل معه بسرعة وبشكل روتيني ثم انتقل إلى العمل المهم.
4.    تعلم كيفية تجميع الأعمال: رد على المكالمات الهاتفية مرة أو مرتين يومياً بدلاً من السماح لها بتعطيل عملك. افعل الشيء ذاته بالنسبة للبريد الوارد. خصص وقتاً محدداً في كل يوم للتعامل مع كل بند إلى النهاية، أو حدد مواعيد في جدولك الزمني للتعامل مع بعض البنود في أوقات مناسبة في المستقبل القريب. إذا قمت بتجميع الأعمال بدلاً من السماح للمهام عديمة الفائدة بالسيطرة على يومك، ستجد أن لديك 25% من الوقت الإضافي تخصصه للأعمال المهمة. إن الرد على رسائل الهاتف، والرد على المذكرات الداخلية، والتعامل مع بريدك الإلكتروني كلها مهام يجب التعامل معها مجتمعة.
5.    (افعله الآن) لاحقاً يعني الالتزام بالجدول. إذا كنت في منتصف تقرير تُعده وحضر البريد، تابع عملك على التقرير. خصص 30 دقيقة يومياً للتعامل مع البريد، وافعل ذلك في الوقت المحدد. لاتترك مهمة ما بعد أن ناصفتها لتنتقل إلى مهمة أخرى، فإن فعلت ذلك فالاحتمال الأكبر ألا تنتهي أياً منهما لأن المهمة الثنائية الثانية ستعيقها الثالثة.
6.    جدول المهام – بذلك تقلل أسباب القلق -: إذا كانت المهام مجدولة، نفذها وتابع عملك. إذا خصصت ساعة لمهمة معينة، فالاحتمال الأكبر أن تنجز تلك المهمة خلال الساعة التي حددتها. أما إذا خصصت يوماً كاملاً لتنفيذ المهمة ذاتها فستُمضي اليوم كله حتى تكملها.
7.    حدد أوقاتاً معينة للاجتماعات الفردية المتعلقة بالبنود الروتينية العادية التي لها صلة بموظفيك المباشرين: هذا يخلصك من معظم المعوقات ويمنحك فترات زمنية منتظمة متلاصقة للمشاريع الجارية والعادات الشخصية. يجب أن تخصص ملفاً لكل موظف من الموظفين وأن تُعوِّد نفسك على وضع المذكرات فيها لتذكرك بأجندة اجتماعاتك. ينبغي على الموظفين المباشرين الاحتفاظ بملف مماثل لك لمناقشته خلال هذه الاجتماعات. تذكر أن هذه الاجتماعات ليست للأشياء غير المهمة التي يمكن أن تنتظر أسبوعاً – مثلاً – لحلها وليس للأمور الطارئة.
8.    انسخ قائمة تحسين الاجتماعات الموضحة في الملحق (أ) ووزعها للمشاركين في الاجتماعات: (إذا كان لديك اشتراك في شبكة الإنترنت تستطيع وضع نسخة إلكترونية من هذه القائمة على الشبكة بدون مقابل على الموقع. ابدأ حملة مع المدير والأعضاء والآخرين لتطبيق أفضل أساليب التحسين المناسبة.
9.    راجع الخطوات التي تستطيع استخدامها للتقليل من معوقات العمل وطبقها.