تحليل الإجراءات

تحليل  الإجراءات
1] مقدمــــة :
عند  تحليل  النظام  ننزل  إلى  مكوناته  الفرعية  والى  حدود  النظام  أو  البيئة  والى  نقاط التفاعل بين الأنظمة  الفرعية داخل النظام وبيئة النظام .
وتستمر عملية التفكيك والتحليل حتى علي مستوي الأنظمة الفرعية إلي أن نصل إلي حجم نظم فرعية يمكن إدارتها / فهمها / والسيطرة عليها،إذا تحليل النظام هو:-
1-     تجزئة النظام إلي مجموعه :
                مدخلات/ مخرجات/ إجراءات تغذية عكسية.
2-     تحديد عناصر المدخلات وتحديد العلاقات المنطقية والفيزيائية والرياضية بينهما.
3-     تنظيم الإجراءات الداخلة في تركيب النظام ضمن منظومة معادلات رياضية/ وعلاقات منطقية/  وعمليات معالجة سياسات واضحة المعني ومحددة المدخلات ودقيقة المخرجات.
4-     إيجاد العلاقة التركيبية ووسائل اتصالات المعلومات ببعضها البعض في منظومة الأنظمة الفرعية ..
5-     تحديد أهداف النظام .
6-     تحديد أساليب السيطرة علي مدخلات / إجراءات/ ومخرجات النظام .
7-     تعديل وتحديث وصيانة النظام إذا لزم ذلك .
8-     تحديد مستخدمي النظام .



2]     تحليل  الأنشطــة :-
في مرحلة تحليل النظام  لابد من الإجابة علي الأسئلة التالية:
1-   الأنشطة:       ما هي الأنشطة الحالية التي تؤدي بواسطة كل عنصر من عناصر النظام؟
2-     التبرير:       لماذا تؤدي هذه الأنشطة
3-     الأفراد:        من الذي يؤدي هذه الأنشطة  ؟
4-     الوقت :       متي   تؤدي    "       "     ؟
5-     الطريقة:      كيف   "         "       "   ؟
6-     المكان:       أين      "          "      "  ؟
        ويحصل محلل النظم علي إجابات هذه الأسئلة من :
-       التسجيلات .
-       التقارير.
-       الأدلة.
-       الإجراءات.
-       سياسات المنشأة.
-       ألمشاهده المباشرة.
-       المقابلات الشخصية .
-       الإستبانات .
فقبل التحليل يجب أن تكون لدي محلل النظم صورة واضحة عن :
1-     العناصر التي يتكون منها النظام .
2-     مستوي علاقة التبادل بين العناصر المكونة للنظام .
3-     أهداف النظام .



        المجالات الرئيسية في مرحلة التحليل :
تشمل مرحلة التحليل مجموعة من الحالات الرئيسية هي :
  
METHODS&PROCEDURES   الطرق والإجراءات  1-
ORGANIZATIONAL  ENVIRONMENT     البيئة التنظيمية      2-
SYSTEM OBJECTIVES  أهداف النظام 3-
RESOURCES &CONSTRAINTS     الموارد والقيود      4-
SYSTEM INPUTS    مدخلات النظام       5-
PROCESSING FUNCTIONS    وظائف المعالجة     6-
SYSTEM OUTPUTS        مخرجات النظام      7-
CONTROL METHODS    مقاييس الرقابة      8-
PERFORMANCE CRITERIA   معايير الأداء 9-
 4]معلومات الطرق والإجراءات :
لابد من تجميع كافة المعلومات عن الطرق والإجراءات التي تتعلق بالآتي: 
1-     أهداف النظام الحالي  .
2-     مخرجات "     "      .
3-     مدخلات  "     "      .
4-     البيانات المحفوظة داخل النظام الحالي .
5-     عمليات معالجة النظام الحالي .
6-     تنظيم عمليات التشغيل.
7-     سياسات النظام الحالي.
8-     جودة مخرجات النظام الحالي .
9-     مجالات مشاكل  النظام الحالي .
10-   الافتراضات لتحسين النظام الحالي .
11-   التكلفة والعائد بالنسبة للنظام الحالي .
5]     الطرق لإعداد البيانات الملائمة :
1/     عقد اجتماعات مع المستفيدين لشرح غرض الدراسة.
2/     إعداد ونشر وصف موجز للدراسة والغرض منها.
3/     تجميع الدراسات السابقة عن النظام أو أي جزء منه .
4/     جمع كافة الحقائق عن المنشأة :
الهيكل التنظيمي / وصف الوظائف / الإجراءات/ حجم العمل/ الأفراد           المتخصصين / المعدات المتوفرة لديهم  .
5/     مشاهدة عمليات التشغيل الموجودة والمقابلات الشخصية.
6/     جمع وثائق النظام الحالي .
7/     اختيار احدي طرق المعاينة الإحصائية التي سيتم استخدامها .
8/     جمع عينات عن جميع ملفات البيانات المستخدمة في النظام الحالي .
9/     جمع عينات عن جميع المخرجات .
10/  جمع عينات عن جميع المدخلات : مصادرها / وعلاقاتها بالمخرجات .
11/   البحث عن المعلومات المتعلقة بكل مجالات المشكلة الحالية وكذلك المشاكل المتوقعة .
12/   إجراء مقابلات شخصية لتوضيح العمليات الموجودة وتوثيق النتائج البارزة.
6] تحليل الطرق والإجراءات الموجودة :
يتم ذلك عن طريق مجموعة من الخطوات التنفيذية وهي :
1)     بعد تجميع الحقائق يتم مناقشة النتائج مع الإدارة قبل عملية التحليل للتأكد من صحتها.      
2 )    تقويم المخرجات .
3 )    بعد تحليل الحقائق يجب مراجعة التعريف الأصلي للمشكلة وتنقيته .
 4)    إجراء مقابلات شخصية لتوسيع صورة النظام وتوضيحها .
 5)    إعداد قائمة بكل معدات أجهزة التشغيل الموجودة والإستخدام الحالي لها .
 6)    عمل تقويم حاسم في شكل المدخلات / الملفات والمخرجات.
 7)    تحديد مواضيع البداية والنهاية بخصوص .
             - أنشطة المستفيد المستقبلية للمخرجات .
             - الموقع الجغرافي والطبيعي للمستفيد.
8)     عمل خريطة إنسياب بيانات ((DFD للنظام من لحظة وصول المدخلات ، والتشغيل الي المخرجات .
9)     عمل تحليل وافي عن الأخطاء من حيث:
        النوع/ المصدر/ الأثر ،  وذلك بإستخدام وسائل التحليل الإحصائي .
10 ) تحليل كافة المشاكل سواء الحالية أو المحتملة .
11)   كتابة توصيف تفصيلي للنظام الحالي.
12)   إنشاء إحصائيات لتشغيل ومسار البيانات .
13)   تجميع المعلومات المتجمعة عن الخطوات السابقة في وثيقة واحدة هي :
7]     تحليل  البيئة التنظيمية :
       عند دراسة وتحليل البيئة التنظيمية يجب مراعاة الآتي :
1)     تاريخ المنشأة وبيئاتها التنظيمية والجغرافية والاجتماعية.
2)     الهيكل التنظيمي ونظم الإدارة (مركزية / لا مركزية).
3)     القوي العاملة وتوزيعها وتوصيف الوظائف .
4)     موارد المنشأة ومنتجاتها وخدماتها.
5)     الأهداف والسياسات والإستراتيجيات .
6)     نظم العمليات الرئيسية بالمنشأة.
7)     نظم المعلومات الحالية .                                                                                                                                         
8)     القوانين واللوائح الحكومية والعومل البيئية الأخري .
كل هذه المؤشرات مهمة لأنه يجب تفصيل النظام المقترح طبقا للخلفية التنظيمية للمنشأة . من أهم الأنشطة في مرحلة التحليل هي تحديد الأهداف لذا يجب تعيين طبيعة وأهداف المنشأة بوضوح .