أنواع نظم المعلومات
من أهم أنظمة المعلومات المستخدمة في تطبيقات الأعمال هي :
(1) نظم معالجة المعاملات
TRANSACTIONS PROCESSING SYSTEMS
هي النظم التي تقوم بتسجيل الأحداث / الحركات وتفاصيل الأنشطة اليومية للأعمال كالبيع والشراء والنفقات أليوميه ... مهمة هذه الأنشطة هي تسجيل البيانات اليومية وتزويد الإدارة بمعلومات روتينية عن أنشطة المنشأة .
(2) أنظمة أتمتة المكاتب OFFICE AUTOMATION
تعني بحوسبة الواجبات المكتبية الإدارية بهدف زيادة الإنتاجية الإدارية وتحسين فعالية الاتصالات والمعلومات داخل المكتب وبين المكتب والبيئة التنظيمية الداخلية . والبيئة الخارجية باستخدام معالج الكلمات والبريد الإلكتروني .
(3) نظم المعلومات التنفيذية والإستراتيجية EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS
تزود الإدارة العليا بخلاصة عن الأنشطة والعمليات الرئيسية والمساندة في المنشأة وعرض البيانات في صورة ملخصه باستخدام الأشكال البيانية والإحصائية وسهولة تحديثها .
(4) نظم دعم القرارات DECISION SUPPORT SYSTEMS
هي نظم ذات طبيعة علمية تحليلية ، فهي اقرب إلي وسائل التحليل العلمي من نظم المعلومات .وقد تشمل نظم التحليل الإحصائي والاقتصادي والمالي ودراسات الجدوى الاقتصادية وغيرها .
(5) نظم دعم الإدارة العليا:
تعني باستخراج تقارير مختصرة ومتكاملة ودقيقة ومنظمة للإدارة العليا تمكنهم من اتخاذ القرارات التنفيذية .
حسب احتياجات الإدارة برزت هنالك ثلاثة تصنيفات لنظم المعلومات شديدة الترابط – كل منها يعني بمجالات تعينه علي احتياجات الإدارة وذلك علي النحو التالي :
1- نظم معالجة البيانات :
لرقابة التشغيل للأنشطة اليومية للمنشأة.
2- نظم المعلومات الإدارية :
مهمتها تطبيق الرقابة الإدارية علي الوظائف المستمرة بالمنشأة .
3- نظم دعم القرار :
لدعم التخطيط الإستراتيجي للمنشأة
كما برز أيضا تصنيف ثاني لأنواع نظم المعلومات كالآتي :
1- نظم المعلومات التشغيلية
OPERATIONS INFORMATION SYSTEMS :
تقوم بتزويد المستوي الإداري الأدنى بالمعلومات اللازمة .
2- نظم المعلومات الإدارية :
تقوم بتزويد الإدارة الوسطي بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات وعمليات الضبط والرقابة .كما تقوم بتزويد الإدارة العليا بالمعلومات لاتخاذ القرارات الإستراتيجية .
3- نظم إدارة قواعد البيانات
DATA BASE MANAGEMENT SYSTEMS
مهمتها إدارة قواعد البيانات والربط المنطقي للبيانات بحيث يمكن الحصول علي المعلومات بواسطة برامج تطبيعية .
نظم المعلومات الإدارية :
هي عبارة عن تجميع الأفراد ونظم المكونات ونظم البرامج وشبكات الاتصالات ومصادر البيانات التي تقوم بجمع وتحويل وتوزيع المعلومات داخل المنشأة .
نظم دعم القرارات :
غالبا ما تكون المعلومات التي يقدمها نظام المعلومات الإداري مهيكلة – وهذه المعلومات المهيكلة تحتاج أن يعرف المدراء ما يريدون من النظام أن يوفره لهم مقدما .
أما نظم دعم القرارات فتذهب إلي ابعد من مجرد توفير تقارير مهيكلة جيدة التصميم للمدراء ، حيث إنها تملك القدرة علي عنونة المشاكل التي لا تكون مهيكلة والمشاكل التي لا يتوقع حدوثها فهي تركز علي مشاكل لم يتم التركيز عليها عند تصميم نظم المعلومات الإدارية .
4-نظم معلومات منفذي الإدارة العليا
EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS
هي عبارة عن نظم دعم القرارات مصممة حسب طلب المدراء التنفيذيون ويقدم لهم معلومات لاستخدامها فقط في التخطيط الإستراتيجي خاصة تلك المعلومات المتعلقة بعوامل النجاح الحرجة .
تنقسم نظم معلومات منفذي الإدارة العليا إلي نوعين حسب المزايا والخدمات التي يقدمها النظام إلي المدراء وهي:
النوع الأول:
(نظام معلومات للتنفيذيين )
ويقوم بمتابعه المعلومات الإستراتيجية والحصول عليها مباشرة بالإضافة إلي الاتجاه للحصول علي التقارير الاستثنائية.
النوع الثاني :
نظام دعم التنفيذيين :
ويحتوي علي نفس المزايا بالإضافة إلي دعم الاتصالات الإلكترونية مثل البريد الإلكتروني والمؤتمرات المحو سبة بالإضافة إلي احتوائه علي قدرات تحليل البيانات الموجودة في نظام دعم القرار وغيرها ، ونسبة للاختلاف العميق بين مفهومي نظم دعم القرارات ونظم معلومات منفذي الإدارة العليا لابد من توضيح الاختلافات الأساسية بينهما وهي :
إن نظم دعم القرارات تصمم بصفة تقليدية شاملة لمديري المستوي المتوسط ويستخدمه المدراء في الأغراض المختلفة – أما نظام منفذي الإدارة العليا فيصمم لمقابلة احتياجات فردية لمنفذي إدارة عليا واحدة مع اخذ *مهاراتهم واحتياجاتهم الشخصية في الحسبان .
نستخلص من ذلك أن نظم المعلومات يمكن أن تصنف بناء علي النشاط الإداري ونشاط العمليات إلي مجموعتين رئيسيتين هما :
أنظمة المعلومات للعمليات وأنظمة المعلومات للإدارة .
أ/أنظمة المعلومات للعمليات :
تستخدم في المستوي التشغيلي للمنشأة لدعم أنشطتها المختلفة حسب نوع النشاط التجاري وتوفير معلومات مختلفة عن هذه الأنشطة.
من أمثلة أنظمة معالجة المعلومات للعمليات ، أنظمة معالجة المعلومات وأنظمة مراقبة العمليات – فأنظمة معالجة المعاملات هي التي تزود المنشأة بالمعلومات والبيانات حول الفعاليات والعمليات اليومية – من أمثلته أنظمة معالجة البيانات نظام الشراء ونظام البيع وغيرها . أما نظام مراقبة العمليات تستخدم في مراقبة العمليات المختلفة والسيطرة عليها من خلال التغذية المرتجعة .وتكون المقررات المتخذة في هذا النظام قرارات تشغيلية وروتينية لمواجهة مشاكل متكررة ومعروفة وتختلف عن المشاكل التي يواجهها المديرون التنفيذيون .
ب/أنظمة المعلومات للإدارة:
يختلف استخدام نظام المعلومات للإدارة عنه للعمليات ، حيث يستخدم الأول في اتخاذ القرارات التي قد تكون ذات أهميه إستراتيجية ، كما أن الإدارة تعتمد في وظائفها المختلفة كالتخطيط والتوجيه والرقابة – إما الثاني (نظام المعلومات للعمليات) فإنه يستخدم علي مستوي التشغيل اليومي فقط .
تشمل أنظمة المعلومات للإدارة علي النظم الآتية :
1- نظم المعلومات الإدارية .
2- نظم دعم القرارات .
3- نظم معلومات منفذي الإدارة العليا .
إن التطور الذي حدث في نظم معلومات الإدارة قاد إلي تطبيقات أخري في نظم المعلومات مما ساعد في دعم الأنشطة المختلفة للمنشآت وتعزيز موقفها التنافسي.
وهذه الأنظمة تتمثل في :-
1- نظم معلومات الحاسب .
2- النظم الخبيرة .
3- نظم المعلومات الوظيفية .
4- " " الإستراتيجية .
1)نظم معلومات الحاسب :
هي جميع النظم الفرعية ذات العلاقات المتبادلة مثل :
- نظم معالجة البيانات .
- نظم المعلومات الإدارية .
- نظم دعم اتخاذ القرار .
تقع جميع هذه النظم داخل نظام كلي يعرف بنظام معلومات الحاسب (حوسبة المستخدم النهائي ) أي هي النظام الكلي الذي يتضمن استخدام الحاسوب ويشمل جميع عمليات معالجة المعلمات المربوطة بالحاسوب وتحكم أداء عمل الأفراد بالمنشأة .
2)النظم الخبيرة :
تحتوي علي قاعدة بيانات ونظم برمجيات تحاكي معرفة الخبراء ومقدرتهم التحليلية في مجال معين .
تستخدم في حل المشاكل المتكررة والتي تتطلب اتخاذ قرارات وتساعد في حل مشاكل الأعمال التجارية والعلمية والصناعية والطبية ...الخ وتنشيط اتخاذ القرارات .
3)نظم المعلومات الوظيفية :
عند محاولة تنفيذ نظام معلومات افتراضي يعكس النظام الطبيعي فإنه من الصعب إهمال التأثير الوظيفي – أسهل اتجاه لمعالجة ذلك هو أن ينظم نظام المعلومات وظيفتها أيضا- فنظام المعلومات الافتراضي الذي يمثل نظام التسويق الطبيعي قد يسمي نظام معلومات التسويق وكذلك نظام التمويل ونظام معلومات التصنيع.
4)نظم المعلومات الإستراتيجية :
STRATIGIC INFORMATION SYSTEMS
يمكن تصنيف نظم المعلومات إلي ثلاثة أنواع حسب قيمتها الإستراتيجية للنظام : كالأنظمة الداعمة وأنظمة العمليات وأخيرا الأنظمة الإستراتيجية بناء علي بعدين هما :
- الاستخدام الحالي لأنظمة المعلومات .
- والتطبيقات المتوقعة مستقبلا ،،،،،،
البرمجــــة:
رأينا في التصميم أن النظام يقسم إلى نظيمات حتى مرحلة الأنشطة أي إدخال البيانات ، عمل معالجة لاستخراج تقرير أو استفسارات لكل نشاط لابد من برنامج لتمكين الحاسوب من تنفيذ ذلك النشاط وكل برنامج يقسم إلى البرمجيات بغرض الوضوح والتوثيق بحيث أن كل بريمج يقوم بمعالجة واحدة وواحدة فقط ، أي اذا كنا نتحدث عن استخراج تقرير به متوسط اعمار للموظفين فان استدعاء تاريخ الميلاد من قاعدة يكون في بريمج ثم حساب المجموع والمتوسط يكون في بريمج ثم عرض التقدير الذي به.
مثلاً : اسم كل موظف وادارته وعمره ثم حساب المجموع والمتوسط في أدنى الجدول يكون هذا في بريمج آخر.
كل بريمج داخل البرنامج Module يكون له عنوان ووصف في رأس البر يمج مثلاً برنامج حساب متوسط الأعمار هنا ، عنوان البرنامج ثم عنوان البريمجيات الثلاث يكون بريمج استدعاء الأعمار في راس موديول (Module) الاستدعاء من قاعدة البيانات ثم بريمج حساب المتوسط يكون في راس Module حساب المجموع ثم المتوسط واخيراً بريمج استخدام جدول الأعمار والمتوسطات يكون في رأس البريمج الذي يخرج هذا الجدول. ويحبذ ان يكون مع اي عنوان وصف وهدف مثلاً برنامج حساب متوسط الأعمار يكون معه . يهدف هذا البرنامج لاستخراج اعمار الموظفين ومتوسط العمر بغرض عمل دراسة إحصائية للوضع العمري للعاملين وبريمج استدعاء تواريخ الميلاد يكتب معه يهدف هذا البريمج لاستدعاء تواريخ ميلاد الموظفين في قاعدة بيانات المعلومات الشخصية في الحقل رقم ×××× في هذه القاعدة.
كل بريمج يكون له مخطط تدفق البرنامج
الآثار الإدارية والفنية المترتبة على الانتقال للنظام الجديد:
1/الآثار الإدارية:
- عمل لوائح جديدة لتنفيذ النظام.
- عمل تنظيم اداري جديد يتماشى مع النظام ، قد تدمج ادارات أو شعب أو أقسام لتوفير النظام الجديد لجهد كبير في هذه الادارات ، قد يتم نقل بعض الموظفين إلى ادارات أخرى أو إلى مؤسسات خارجية أو إلى إحالة مبكرة للمعاش مع عمل التعويض الكافي.
2/الآثار الفنية:
- لوائح الأمنية security Administration ، منح رقم الدخول وكلمات السر والاستخدام والصلاحيات وغيرها.
- إلغاء استخدام التلفونات والتعامل عبر الشبكة.
- إعادة التنظيم الإداري لمركز المعلومات.
الانتقال للنظام الجديد:
يتم حسب الخطة المقررة في التحليل والتصميم وبصورة حاسمة.
ملاحظات هامة:
لا يتم كتابة البرامج إلا بعد التصميم ، ولا يتم التصميم إلا بعد التحليل ولا يتم شراء الأجهزة وعمل الشبكات إلا بعد كتابة البرامج واختبارها أي بعد الانتهاء من النظام. لماذا ؟؟؟؟:
هنالك تجارب كثيرة لجهات قفزت إلى شراء الأجهزة ولم تنفذ النظام أو تأخرت في تنفيذ النظام حتى ظهرت تقنية أجهزة جديدة أكثر كفاءة واقل تكلفة لأنها لم تكتمل كتابة البرامج ، وهنالك جهات كثيرة قفزت إلى شراء برامج جاهزة وهي لا تعلم ماذا تريد وكيف تحقق ما تريد.
• لا بد من الالتزام بدورة حياة بناء نظام المعلومات.
Program flow chart