القرار الاداري

طبيعة القرار الإداري 

تختلف القرارات من حيث :

    درجة أهميتها وتأثيرها . أهمية القرارات تقاس بـمدى تأثيرها على :

    ـ نوعية الخدمة المقدمة .

    ـ  العناصر البشرية .

    ـ المركز المالي للمنظمة .

    مستواها في البناء التنظيمي .

ـ القرارات في المستويات العليا تتعلق برسم الخطط والسياسات العامة.

ـ القرارات في المستويات الوسطى تتعلق بالمهام الإشرافية .

ـ القرارات في المستويات الدنيا تتعلق بالمهام التنفيذية الإجرائية .

    ضرورتها ودرجة السرعة المطلوبة فيها .
    درجة تعقيدها( زيادة عدد البدائل المتاحة لأمر يزيد من صعوبة الاختيار)




 أنواع القـرارات

          القرارات المبرمجة                                القرارات غير المبرمجة

    تتخذ للتعامل مع مشكلات روتينية.                 ـ تتعلق برسم السياسة العامة للمنظمة،

     و يتم حلها من خلال إجراءات ثابتة .               أو بحالة أزمة أو مشاكل مفاجئة .

    تتخذ في المستويات الوسطى والتنفيذية .          ـ تتخذ في مستوى الإدارة العليا .

    الظروف التي تتخذ بها ثابتة ويمكن توقعها .       ـ ظروفها متغيرة وديناميكية.

    قراراتها روتينية متكررة .                           ـ لا تأخذ صفة التكرار.

    ـ درجة المخاطرة معدومة وقليلة .                   ـ ترتفع بها حدة المخاطرة .

    ـ بياناتها ومعلوماتها متكررة .                   ـ  من الصعب توفرالبيانات المطلوبة لها                                                                                         

                                                                 أو التحقق منها .

                                                       ـ فعاليتها تعتمد على مهارة وقدرة المدراء .



أولا  الشعور بالمشكلة والحاجة لاتخاذ القرار 

    وجود المشكلة باعث لاتخاذ القرار قد يكون إيجابيا أو سلبيا .
    تحديد المشكلة  هي الخطوة الأولى لاتخاذ القرار ، تحدد فعالية ونجاح الخطوات اللاحقة .
    معرفة أسباب المشكلة السبيل الوحيد لعلاجها ( مشكلة مثل الغياب لها العديد من الأسباب .
    تتأثر هذه المرحلة بمتغيرات سلوكية مثل الاستعداد المسبق واستيعاب الفرد.




ثانيا  تحديد المعـاييـر

  المعايير هي أساس يستخدم فيما بعد للمفاضلة بين البدائل . ويشترط في المعايير أن تكون :                                        

    ضمن الإطار العام لسياسة المنظمة .
    متفقة مع أهداف المنظمة وإستراتيجياتها .
    مناسبة لإمكانيات المنظمة المالية والبشرية .




ثالثا  جمع البيانات والمعلومات 

    يشترط في البيانات والمعلومات الدقة والموضوعية والحداثة .
    قد تكون أرقام وإحصاءات أو وجهات نظر .

               رابعا : تحديد البدائل

  تتأثر كمية ونوعية البدائل بعدة عوامل منها :

    إمكانية القائد الإبداعية والابتكارية .
    السلطة الممنوحة .
    الوقت المتاح أمام متخذ القرار .
    مدى توفر الإمكانيات المادية والبشرية والتكنولوجية .
    المعايير الاجتماعية السائدة في المجتمع .

خامسا  تحليل وتقييم البدائل

       يتم تحليل البدائل بناء على المعايير التي سبق تحديدها .

سـادسـا اختيار البديل المناسب

   يشترط في البديل المختار أن :

    يساهم بفعالية في تحقيق الهدف .
    يكون قابلا للتطبيق العملي .
    يتفق مع قيم المجتمع والعادات والتقاليد .
    يحظى بقبول أفراد المنظمة .
    يتسم بسهولة التنفيذ .
    يتفق مع قيم المنظمة ونظمها وإجراءاتها .

سابعا التنفيذ ، التقييم ، والمتابعة

    للتأكد من تحقيق الهدف الذي أتخذ من أجلة .
    لشرح تفاصيل القرار وجزئياته للمنفذين .
    لاكتشاف المشكلات التي تواجه التنفيذ والحد منها ومواجهتها .
    قد يصل الأمر إلى تعديل القرار أو إلغاؤه .




الاتصالات الإدارية 

    تحتاج المنظمات إلى الموارد المادية والبشرية لممارسة نشاطها . لتدبير تلك الموارد تجري العديد من الاتصالات .
    كلما ازدادت الفجوة بين المستويات العليا والدنيا داخل التنظيم كلما ازدادت  أهمية الاتصالات .

   تعريف الاتصال :

      ـ هو عملية إرسال واستقبال المعلومات بين الناس .

      ـ أو هو نقل فكرة أو معنى محدد من ذهن شخص إلى آخر بنفس الصورة التي هي عليها في ذهن الأول .



طبيعة الاتصال 

        الاتصال نشاط حركي ديناميكي .

        الاتصال هـدفي ، لا يتم إلا لتحقيق أهداف معينة .

         يرتبط بالسلوك الإنساني ويتأثر بالتفاعلات الإنسانية .

         الاتصال ظاهرة اجتماعية .

         قد يكون ذا طريقين“إتجاهين“(تبادل البيانات والمعلومات والمقترحات).      

                 ذا طريق واحد أوإتجاه واحد ( قرارات ، تعليمات ، تعاميم ) .



الأسباب الـتـي تـدعـو لـلاتصـال 

الاتصال بين الإدارة والعاملين                      الاتصال بين العاملين

ـ لتنفيذ المهام بناء على توجيهات                  ـ لتبادل الأفكار .

       الإدارة .

  ـ لتمرير القرارت والتعاميم .                  ـ لجمع المعلومات ذات العلاقة

                                                        بالمنظمة أو الوظيفة .

ـ لتعـريف كل فرد بدورة في المنظمة.         ـ لتلبية حاجة الموظف للمساندة

                                                        والتعزيز الاجتماعي .



عناصـر عمليـة الاتصـال 

    طرفا الاتصال ( الـراسل ، والمستقبل ) .
    الرسالة المعطـاة .
    الرموز :  هي ترجمة للأفكار والمعاني (قد تأخذ صورة كلمات أو تصرف أو أشكال أو أرقام).
    قنوات الاتصال شفوية أو مكتوبة.
    الرد على الرسالة ( المعلومات المرتدة ) .




أنواع الاتصالات 

 الاتصالات الرسمية                  

التي تحددها الأنظمة والقوانين واللوائح. 

الاتصالات غير الرسمية

لا تحكمه أنظمة وقوانين المنظمة.




الاتصال من حيث المستوى التنظيمي :

    الاتصالات الأفقية .
    الاتصالات الصاعدة .
    الاتصالات الهابطة .



 الاتصال من حيث شكلها :

    شفوية .
    كتابية .




أهمـية الاتصالات 

    تـوفيـر الوقت والجهد والمال وزيادة الإنتاجية .
    تدارك المشاكل قبل وقوعها .
    تزويد واضعي السياسات والخطط بالمعلومات من مواقع التنفيذ .
    تنسيق انسياب العمل .
    الإشراف على الآخرين .
    تنمية العلاقات مع الآخرين .





معوقـات الاتصـال الإداري

    عدم وجود لغة مشتركة بين الطرفين .
    التشويش : إحداث تغيير في المعلومات المنقولة أثناء مرورها بالمستويات الإدارية .
    تأثير الإدراك : الذي يؤثر على فهم المستقبل للرسالة .
    الدفاع عن النفس .
    ضـغط العمل والإجهاد .
    درجة مصداقية مصـدر المعلومات .




التغلب على معوقات الاتصال الإداري 


    اختيار القناة المناسبة للاتصال ( كتابي ، شفوي ، تليفون ، فاكس ) .
    الإعداد الجيد للرسالة .
    التأكد من أن المستقبل قد فهم الرسالة بالمعنى المقصود .
    التحديث المستمر لوسائل الاتصال .
    اختصار قنوات الاتصال .
    تدريب العنصر البشري على الاتصال الجيد .