الاجراءات المتخذة من قبل المكتب بصدد الشكاوى

الاجراءات المتخذة من قبل المكتب بصدد الشكاوى
قبل ان نخوض في الاجراءات المتخذة من قبل المكتب عن الشكوى التي ترد اليها ينبغي ان نحدد بعض المفاهيم الاساسية، وهي:
أ‌.       مفهوم الشكوى (البلاغ): ويعني تقديم معلومات عن وجود تجاوزات على التشريعات او فساد اداري ومالي في مؤسسة ما.
ب‌.  مفهوم التظلم: ويعني تقديم الموظف طلب يخص صدور قرار اداري خاص به (راتب، مخصصات، عقوبات...الخ) يشعر بانه يخالف التشريعات.
اما الاجراءات التي يتخذها المكتب بصدد تلك الشكوى والتظلمات، يكون كالاتي:
1.    اذا ثبت صحة البلاغ (الشكوى) بعد التحري عن مضمونها، وكانت تنطوي على فساد اداري ومالي او تجاوز على المال العام او تجاوز على التشريعات فيتم احالة الموضوع الى قسم الشؤون التحقيقية لغرض تشكيل لجنة للتحقيق في موضوع البلاغ.
2.    اذا ثبت صحة البلاغ (الشكوى) بعد التحري عن مضمونها، ولا يستدعي الموضوع ان يتم تشكيل لجنة تحقيقية، فيتم مخاطبة التشكيل لتصحيح المسار او الاجراءات او السياسات التي اتخذتها بصدد موضوع ما ويتم المتابعة لغاية استكمال التصحيح.
3.    اذا لم يثبت صحة البلاغ (الشكوى) او التظلم بعد التحري عن مضمونها، يتم اعداد تقرير بذلك الى المفتش العام ويتم حفظ البلاغ.
4.    اذا ثبت صحة التظلم يتم مخاطبة التشكيل المعني لتصحيح اجراءاتها بشأن مقدم التظلم.


الاجراءات اعلاه ادت بالمكتب الى اللجوء لـ:
1.    الدخول في اللجان ذات الاهمية بصفة مراقب، لمراقبة سير العمليات وصحة القرارات المتخذة فيها كأجراء وقائي.
2.    اعداد انظمة لمراقبة عمليات التشكيلات النفطية ومعرفة سير تلك العمليات وفق التشريعات كـ(نظام العقود، قاعدة البينات الادارية...الخ).
3.    تقييم اداء الوحدات العاملة في القطاع النفطي من كافة النواحي وتحديد جوانب القصور فيها لتلافيها.
4.    اعداد برامج للتدقيق والتفتيش المفاجئ لكافة العمليات (فنية، مالية، اداري...ألخ) في التشكيلات النفطية.
5.    اصدار اعمامات وتوجيهات للقطاع النفطي تتضمن الالتزام بالتشريعات النافذة او اتخاذ بعض الاجراءات الوقائية لتجنب حدوث اي مشاكل.
6.    تقديم الرأي والمشورة المطلوبة للتشكيلات النفطية وبكافة الجوانب لضمان سير العمليات وفق التشريعات.
7.    اقامة نشاطات تثقيفية من خلال اقامة الندوات والمؤتمرات وورش عمل للقطاع النفطي في المواضيع ذات الاهمية التي تتعلق بتنفيذ التشريعات المنظمة لعمل ما كـ(ندوة العقود، اللجان، مكافحة الفساد...الخ).
8.    اعداد الدراسات والبحوث التطويرية والادلة التعريفية ولكافة المجالات.
اسباب ظهور الشكاوى
وبناءاً على ما تقدم؛ يمكن اجمال الاسباب التي آلت الى ظهور الشكاوى اعتماداً على مخطط السبب والنتيجة (عظم السمكة Fish Pone) وكما في الشكل التالي:







1.    العاملين: ان احد عوامل ظهور الشكاوى هو العاملين بسبب ضعف التدريب المهني وعدم اعتماد وصف وظيفي واضح يتم تدريب العاملين عند بداية التعيين عليها وتحديد المسؤوليت والواجبات الموكلة لهم يؤدي ذلك على عدم فاعلية العاملين وضعف تنفيذ مهامهم الاساسية مما يؤدي على عدم الرضا وبالتالي يلجأ الموظف الى الشكاوى.
2.    التشريعات: احد الاسباب المهمة في ظهور الشكاوى هو عدم تنفيذ التشريعات على العاملين بالتساوي واللجوء على المحسوبية والمنسوبية في التنفيذ، اضافة الى ان فهم التشريعات والتباين في التعليمات وكثرتها يؤدي الى عدم التنفيذ السليم، وبالتالي فان الموظف يرى ان تطبيق تلك التشريعات قد تخدم البعض دون الاخرين.
3.    السياسات: وبسبب غموض او عدم وجود سياسة للوزارة او التشكيل واضحة ومرسومة ومعرفة لجميع العاملين من خلال الاعلام او الندوات قد يؤدي ذلك الى العمل بشكل عشوائي، كما ان الضعف في التخطيط والمتابعة على الرغم من وجود سياسة للوزارة الا ان ذلك يؤدي الى التنفيذ بالشكل السليم وصولاً الى الهدف المرجو منه، وبالتالي يقع على عاتق التدقيق الداخلي عبء في عملية التدقيق والمراجعة.
4.    العمليات: وكما بينا سابقاً ان ضعف التخطيط والتنفيذ للعمليات الخاصة بتشكيلات الوزارة يؤدي الى عدم الوصول الى اهدافها بشكل المطلوب، كما قد يؤدي الى ظهور اختناقات كثيرة اثناء تأدية العمليات، كما ان الابقاء على استخدام التقنيات القديمة دون الاخذ بنظر الاعتبار التطور الواضح في التكنولوجيا الحديثة، او عدم استخدام العلوم الادارية في تأدية الاعمال يؤدي ذلك الى الاعتماد المباشر على الروتين وظهور انتاج قليل الجودة.
المقترحات
1.    مقترحات عامة (للوزارة): وهذه المقترحات تشمل الوزارة وتشكيلاتها، ومنها:
أ‌.       ضرورة العمل وفق رؤية ورسالة واضحة ومعتمدة للوزارة والتشكيلات التابعة لها، وتوحيد جهود كافة العاملين نحو تحقيق اهداف الوزارة.
ب‌.  ضرورة اخذ الاعلام في الوزارة والتشكيلات دوره الاساسي في التوعية برؤية ورسالة واهداف الوزارة واظهار انجازات الوزارة من خلال برامج تلفزيونية مستمرة ومن خلال الندوات التعريفية المستمرة ومن خلال تدوين تلك الانجازات في المجالات الدورية.
ت‌.  ضرورة تنفيذ اقسام التدقيق الداخلي دوره الاساسي في التأكد من سلامة اجراءات الوزارة والتشكيلات من خلال وضع برنامج دوري مخطط ومفاجئ وبما يتطابق مع التشريعات النافذة.
ث‌.  الالتزام بالتحسين المستمر للعمليات من خلال تتبع تدفقها وتحديد مواطن الاختناق ومحاولة رفع العملية التي لا تضيف قيمة للوصول الى العمليات الرشقية الفعالة.
ج‌.   ضرورة تبني دائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة مراجعة سياسات واجراءات الوزارة والتشكيلات التابعة لها واقتراح السياسات الفعالة والاجراءات السليمة.
ح‌.   اعتماد مبدأ جائزة الابداع، ومنحها للموظف او الجهة التي تقوم بتطوير العمل وتشجيع الموظفين على الابداع والابتكار.
2.    مقترحات خاصة (للمكتب): نظراً لوجود تشتت في الشكاوى الواردة الى المكتب والتي يتم احالتها الى اقسام مختلفة، نرى ان يتم تشكيل وحدة معنية بالشكاوى او دمجها مع شعبة الخط الساخن تحت مسمى (شعبة الخط الساخن والشكاوى) يرتبط بالسيد المفتش العام وتتكون وحداته (وحدة التحقيقات، وحدة الشكاوى، وحدة التظلمات)، حيث يتم احالة كافة الشكاوى سواء اكانت الواردة الى الخط الساخن مباشرة او عن طريق الجهات (النزاهة، البرلمان، الوزير،...الخ) او التي ترد الى السيد المفتش العام مباشرة، ويتم تسجيلها في الشعبة اعلاه، واحالتها الى القسم المعني لغرض التحري او ابداء الرأي المختص واجراء اللازم من قبل ذلك القسم واعلام الشعبة بالاجراءات النهائية.