تبسيط الإجراءات

بحث عن التنظيم الاداري

التنظيم الإداري

بحث عن التنظيم الاداري

انواع التنظيم الاداري

تبسيط الاجراءات وتطوير اساليب العمل

تبسيط الإجراءات

تحليل ووصف الوظائف:

1-   تعريف تحليل  الوظائف :-

تحليل الوظائف كعملية إدارية يعني تحديد معالم كل وظيفة من خلال تحديد الواجبات والمسئوليات, وتحديد مستوى ونوع المهارات المطلوب توافرها, فعملية التحليل هي عملية فنية تتطلب تحليل العمل ومعرفة مكوناته بحيث نستطيع الوصول إلى إعداد وصف وظيفي.

2-   تعريف توصيف الوظائف:-

يقصد به كتابة الوصف الكامل للمعلومات المتعلقة بكل نشاط وكل وظيفة بعد عمليات التحليل والدراسة, اما الوصف الوظيفي فيشمل العمل على تهيئة سجلات ملائمة لجميع الوظائف والمهام بحيث يمكن الرجوع إليها وقت الحاجة..

3-   أهمية تحيل الوظائف:-

ترجع أهمية تحليل الوظائف إلى :-

أ‌-       تُشكل أساس موضوعي للاختيار والتعيين.

ب‌- تُساعد على وضع قواعد ومعايير موضوعية لتحديد الأجور.

     ج- تُساهم في إعداد وتطوير معايير موضوعية لتقييم الأداء الوظيفي وأداء

       المنظمة.

      د- تُساعد في تحديد الاحتياجات التدريبية بهدف وضع برامج تدريبية جيدة.

      هـ - يُعتمد عليها عند وضع مقاييس للإنتاجية والداء.

      و- تُساعد على تخطيط الموارد البشرية وتحديد الاحتياجات الوظيفية.

      ز- تُشكل احد مصادر الكشف عن مخاطر الوظائف والمهام والأنشطة.

      مراحل تحليل ووصف الوظائف:-

أولاً: مرحلة تصميم الوظائف:-

وتعني تحديد مضمون العمل ومستواه وطبيعته وكذلك تحديد الوظائف والأنشطة الضرورية التي يحتاج لها التنظيم.

ثانياً: مرحلة تحليل الوظائف:-

وتتم من خلال مرحلتين:-

أ‌-       مرحلة جمع المعلومات.

ب‌- مرحلة انتقاء طريقة جمع البيانات.

ثالثاً: مرحلة توصيف الوظائف:-

وهي كتابة وصف كامل للعمليات والمهام والمسئوليات والمؤهلات التي يحتاجها العمل وهي عملية في غاية الأهمية ويتم استخدام أدوات فنية ذات تقنية عالية للقيام بها.

المعلومات المطلوبة لتحليل الوظائف:-

أولاً: المعلومات المتعلقة بعناصر الوظيفة الرئيسية:-

ثانياً: المعلومات المساعدة في عملية التحليل: وتتضمن ما يلي:-

1-   معلومات حول مسمى الوظيفة وموقعها.

2-   معلومات تتناول أراء الرؤساء حول شاغلي الوظائف.

طرق تحليل الوظائف:-

هناك عدة طرق يمكن استخدامها في تحليل الوظائف للحصول على المعلومات اللازمة والضرورية للعمليات التنظيمية وتتمثل هذه الطرق في:-

1-   الملاحظة.

2-   الإستبانة (قائمة الاستقصاء).

3-   أسلوب المقابلة.

4-   قائمة تحليل المركز.

5-   قائمة وصف المراكز الإدارية.

معلومات التحليل الوظيفي:-

يمكن حصر معوقات ومشاكل تحليل الوظائف فيما يلي:-

1-   عدم تعاون الأفراد العاملين.

2-   سلبيات عملية التحليل.

متطلبات نجاح عملية التحليل الوظيفي:-

وهذه المتطلبات يمكن تحديدها بما يلي:-

1-   ضرورة توافر الخبرة العملية والعلمية اللازمة.

2-   توفير المعلومات الأساسية وتتضمن:

أ‌-       معلومات عن التنظيم.

ب‌- معلومات عن القواعد والنظم والتعليمات المعمول بها.

ج- معلومات عن الأفراد العاملين.

3-    تحديد الجهة المسئولية عن تنفيذ عمليات التحليل:

أ‌-       اللجنة التنفيذية.

ب‌- اللجنة الإشرافية العليا.

ج‌-   لجنة الاتصالات..

الإجراءات:-

مفهوم الإجراءات:-

يقصد بها الخطوات التفصيلية والمراحل التي تمر بها العملية الإدارية من البداية وحتى الانتهاء منها:

كما تعرف بأنها مجموعة من الخطوات والمراحل التي تمر بها العملية الإدارية من أجل تقديم خدمة أو تحقيق هدف معين.

أهداف الإجراءات وفوائدها:-

يترتب على عملية تصميم الإجراءات الجيدة والواضحة لأداء الأعمال زيادة كفاءة وفعالية التنظيم إضافة إلى تحقيق الفوائد التالية:-

1-   السرعة والدقة في أداء الأعمال.

2-   تحقيق أهداف التنظيم.

3-   تحسين جودة الخدمة المقدمة او السلعة المنتجة.

4-   توحيد وتماثل الأداء.

5-   مراعاة الجوانب الاقتصادية وتقليل النفقات.

6-   تخفيف ضغط العمل.

7-   الابتعاد عن الارتباك والازدواجية.

8-   زيادة دور وتأكيد أهمية العملية الرقابية.

9-   تحسين الروح المعنوية للأفراد العاملين وكذلك العلاقات التنظيمية.

مبادئ الإجراءات:-

هناك مجموعة من المبادئ التي يجب توافرها في الإجراءات عند تصمميها أو إعادة تطويرها أو بنائها من جديد وتتمثل هذه المبادئ فيما يلي:-

1-   أن يتم تحديد هدف لكل خطوة من خطوات الإجراءات.

2-   أن تساهم الخطوات والإجراءات في سرعة أنجاز العمل.

3-   مراعاة التسلسل المنطقي والواضح في خطوات الإجراءات.

4-   أن يتم حساب أوقات كل خطوة من الخطوات اللازمة لإنجاز الأعمال.

5-   ضرورة العمل على منع الازدواجية والتضارب بين الإجراءات.

6-   أن يتم اعتماد الإجراءات الضرورية واستبعاد الإجراءات الغير ضرورية.

خرائط سير الإجراءات:-

تعتبر خرائط سير الإجراءات من الأدوات المستخدمة لتوضيح مسارات العمل داخل المنظمة, كما تعتبر من الأدوات التي تحدد مسارات العمل وكميات العمل وخطوات العمل وذلك لهدف الدراسة والتحليل التبسيط والتطوير.

والخرائط هي:-

رسومات تحتوي على رموز تساعد على ترجمة الإجراءات لتسهيل دراستها, وتبين الخطوات التي تمر بها العملية الإدارية من البداية وحتى تحقيق الهدف.

أنواع خرائط سير الإجراءات:-

يوجد نوعين من الخرائط داخل التنظيم:

1-   خرائط سير الإجراءات العادية.

2-   خرائط سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة.

أساليب العمل داخل التنظيم:-

تتضمن أساليب العمل داخل التنظيم ما يلي:-

1-   الأسلوب التقليدي (المتسلسل):

.يتوافر هذا الأسلوب في التنظيمات الإدارية ذات الهياكل التنظيمية الطويلة, ويتطلب هذا الأسلوب المرور في خطوات كثيرة ومتعددة تمر على عدد كبير من العاملين, حيث يقوم كل عامل بخطوة عمل (وفقاً لتخصصه) تختلف عما يليها من خطوات.

2-   أسلوب العمل الموازي أو المتوازي:-

يتطلب هذا الأسلوب أن يكون هناك موظفون ذوو مؤهلات ومهارات عالية يتمكن من خلالها الموظف القيام بأكثر من خطوة عمل في وقت واحد, حيث يستطيع الموظف أنجاز العمل المطلوب إنجازه وإجراء كل ما يلزم لذلك دون أن يشترك معه موظفون آخرون, الأمر الذي يعني السرعة في الإنجاز والتقليل في التكاليف المادية.

ومن مزايا هذا الأسلوب:-

يشعر العامل بأهميته نتيجة استخدامه لمهاراته وإمكانياته الأمر الذي يؤدي إلى زيادة رضاءه وانتماءه للمنظمة.

ويؤخذ على هذا الأسلوب أنه يؤدي إلى حجب التخصص وعدم الاستفادة منه.

تبسيط الإجراءات:-

تعريف تبسيط الإجراءات:-

يشير إلى الاستغناء عن بعض الخطوات غير الضرورية في أداء الأعمال إما بالإلغاء أو الدمج أو تغيير تسلسل الخطوات لتحقيق الاستخدام الأمثل لموارد المنظمة.

أهمية تبسيط الإجراءات:-

تظهر أهمية التبسيط من خلال:-

1-   تبسيط أمور المواطنين.

2-   تسهيل أمور العاملين.

3-  يُساعد التبسيط على مواكبة التغيرات والمستجدات المحيطة مما يؤدي إلى توفير الوقت والجهد الأمر الذي يُساعد على زيادة كفاءة العمليات التنظيمية.

4-   يُساعد التبسيط على الإبداع الوظيفي.

5-   يؤدي التبسيط إلى كفاءة التنظيم والرقابة واتخاذ القرارات من خلال توفير قوة عمل فعلية داخل المنظمة.

أهداف تبسيط الإجراءات:-

يحقق التبسيط الأهداف التالية:-

1-   اختيار أفضل أساليب العمل.

2-   السرعة في الانجاز.

3-   التخطيط السليم والموضوعية.

4-   تطوير وتحسين أداء الأعمال.

5-   تقليل التكاليف المادية.

6-   تحقيق الرضا الوظيفي ورفع الروح المعنوية للعاملين.

7-   توحيد أداء الأعمال.

8-   تسهيل تقديم الخدمات بدرجة عالية من الجودة.

مؤشرات الحاجة إلى تبسيط الإجراءات وتتمثل هذه المؤشرات أو الأسباب في :-

1-   التأخير في انجاز المهام نتيجة لكثرة الإجراءات والمراحل التي تمر بها المعاملة.

2-   كثرة مراحل دوران المعاملة من مكتب إلى مكتب.

3-   كثرة أو زيادة السجلات المطلوب الرجوع إليها.

4-   تراجع حجم الأداء الوظيفي.

5-   كثرة تنقل الموظفين.

6-   زيادة ضياع المعاملات.

7-   زيادة الخلافات والصراعات الوظيفية.

8-   زيادة الشكاوى والتذمر من قبل المراجعين.

مراحل تبسيط الإجراءات:-

تمر عملية تبسيط الإجراءات بمرحلتين أساسيتين:-

1-   مرحلة القيام بالإجراء الحالي.

2-   مرحلة القيام بالإجراء المقترح.

أدوات تبسيط الإجراءات:-

تتضمن أدوات التبسيط الأجزاء التالية:-

1-   خريطة توزيع العمل.

2-   خريطة سير العمل.

3-   إحصاء العمل.

النماذج:-

تعريف النماذج:-

هي أوراق مطبوعة ذات صفة رسمية تحتوي على معلومات ثابتة, وتوجد فيها مسافات فارغة للعمل على تعبئتها.

أهمية النماذج:-

تبرز أهمية النماذج من خلال ما يلي:-

1-   تُساعد على تيسير وتسهيل الأعمال داخل الإدارات والأقسام والوحدات.

2-   تُسهل على العاملين القيام بالنشاطات المطلوبة للوصول إلى الأهداف.

3-   تُعتبر النماذج أداة للنقل والتواصل وتحقيق الأهداف.

4-   تُساعد على تقليل التكاليف المادية والمعنوية.

5-   تُساهم في تسهيل العمليات الرقابية من خلالها.

6-   تُساهم في تبسيط الإجراءات والمساعدة في أتباع أساليب عمل متفق عليها.

وعدم توافر مثل هذه النماذج يؤدي على :-

يجعل العملية الإدارية في غاية الصعوبة حيث الفوضى والازدواجية وتراجع العمل من ثم تزداد الخسائر المادية والمعنوية للمنظمة وللمراجعين.

خطوات تصميم النماذج:-

وتتمثل خطوات تصميم النماذج في:-

1-   التخطيط لتصميم النماذج:-

وتتضمن هذه الخطوة المعلومات والدراسات اللازمة للقيام بذلك مع مراعاة ما يلي:-

أ‌-       أن هناك حاجات لتصميم النماذج.

ب‌- أن تكون هناك مواصفات متفق عليها لدى الجميع.

ج- التأكد من توافر الجوانب الفنية في النموذج الذي تم إعداده.

2-   تحديد المعلومات:

أي تحديد المعلومات الواجب توافرها في النموذج.

3-   شكل النموذج الجديد:

ونعني بذلك تصور شكل النموذج الجديد وما هي مكوناته, وما هي طبيعة المعلومات المتوافرة وما هو موقع النموذج مع النماذج الأخرى.

4-   تحضير مسودة النموذج.

5-   إنتاج النماذج.

6-   التطبيق العملي للنموذج.

7-   تسجيل النموذج.

8-   متابعة النماذج.

خصائص النماذج:-

لابد من توافر عدد من الخصائص الهامة في إعداد النماذج وهذه الخصائص هي:

1-   السهولة والبساطة والوضوح.

2-   أن ستضمن النموذج معلومات كافية.

3-   أن يُراعى في إعدادها الأمور الاقتصادية بحيث لا يكون النماذج ذات تكاليف مرتفعة.

4-   أن تساعد النماذج في عمليات الحفظ والتوثيق والمتابعة.

متطلبات إعداد النموذج الجيد:-

1-   لابد من مراعاة قدرات الأفراد في حالة إعداد النموذج.

2-  لابد من دراسة الإجراءات وأساليب العمل المستخدمة في التنظيم بالإضافة إلى ضرورة تعريف الأنشطة والواجبات وكذلك الوصف والمواصفات الوظيفية لكل المسويات الإدارية في التنظيم.

3-   لابد من توافر درجة عالية من المرونة في النموذج.

4-   مراعاة اللغة السهلة ومراعاة المصطلحات الإدارية والتنظيمية.

5-   مراعاة التكاليف المادي.

6-   أن تتوافر في النموذج الجوانب الفنية والشكلية الملائمة.

تصميم المكاتب:-

تعريف المكتب:-

يعرف المكتب بأنه ذلك الموقع الذي يتم فيه تأدية الأعمال المكتبية (الكتابية, والورقية) وهو المكان الذي تُترجم فيه الأهداف إلى واقع حيث تتوافر المكاتب في مختلف المستويات الإدارية وفيها تمارس كل وظائف الإدارة.

عناصر المكتب:-

1-   العنصر البشري.

2-   درجة التكنولوجيا المستخدمة فيه.

3-   البيانات والمعلومات.

4-   المعالجة.

ويكون تصميم المكاتب بمثابة خريطة توضح مواقع الوحدات الإدارية وأقسامها وترتيبها وتحديد ما يلزم للقيام به مع ضرورة العمل على توفير المناخ الملائم لذلك, فالتنظيم الإداري يتطلب ضرورة إعداد مكاتب مناسبة تساعد على قيام الموظفين بأداء الأعمال.

اعتبارات تصميم المكاتب:-

1-   إحداث تغييرات في إجراءات وأساليب العمل.

2-   التغير في أعداد العاملين.

3-   ضيق المساحة الحالية.

4-   إدخال التكنولوجيا في العمل.

5-   إعادة البناء التنظيمي للتنظيم القائم.

6-   التأخير في إنجاز الأعمال وكذلك شكاوى الموظفين.

مبادئ تصميم المكاتب:-

يجب مراعاة المبادئ التالية عند تصميم المكاتب:

1-   تسلسل الأعمال وانسيابها في اتجاه واحد:

بمعنى أنه يجب مراعاة الترتيب في تحديد مواقع المكاتب حتى ينساب العمل بشكل يُسهل على الموظف وعلى المراجع لأن عدم مُراعاة ذلك يؤدي إلى التداخل والتشابك والازدواجية والصعوبة في التنسيق وعمليات الاتصال.

2-   يجب أن يتوافر في التصميم درجة كافية من المرونة.

3-   يجب أن يتم تحديد موقع المكتب بشكل يُسهل عملية الأشراف على المرؤوسين.

4-   تجنب المساحات الضائعة عند تصميم المكاتب.

5-   مُراعاة المظهر العام والنظافة في المكاتب.

6-   وضع الإدارات ذات الأعمال المرتبطة قريبة من بعضها البعض.

7-   وضع الإدارات ذات الصلة بتقديم خدمات للمواطنين قرب المدخل الرئيسي للمنظمة.

أهمية المكتب:-

يُنظر لأهمية المكتب من خلال ما يلي:-

1-   أن المكتب يُنظر إليه كمركز للمعلومات.

2-   أن المكتب يُنظر إليه  كمركز خدمات.

3-   أنه المكان الذي يتم فيه تنسيق جميع الأعمال.

4-   هو المكان الذي تتم فيه عمليات الرقابة الإدارية بالإضافة إلى العمليات التنظيمية الأخرى.

أهداف التخطيط الجيد لمكان العمل:-

يُحقق التخطيط الجيد لمكان العمل الكثير من الفوائد وأهمها ما يلي:-

1-   يساعد على تقليل التكاليف المادية.

2-   تصميم مواقع العمل بما يلائم طبيعة الأنشطة.

3-   الاستغلال الكامل للمساحات.

4-   توفير نظام رقابي جيد.

5-   التوزيع المثالي للأقسام والإدارات.

6-   تخطيط الهيكل التنظيمي الملائم.

أتمتة المكاتب:-

يُشير مفهوم الأتمتة إلى الرغبة والتوجه في استخدام التقنيات الإلكترونية مثل الحواسب والانترنت... الخ في أداء العمل وكذلك القيام بالإجراءات ويساعد استخدام مثل هذه التكنولوجيا العاملين على أداء الأعمال إضافة إلى إحداث تطورات نوعية وكمية في أساليب العمل.

وهذا التوجه تدعمه الأسباب التالية:-

1-   انتشار استخدام تكنولوجيا المعلومات.

2-   فعالية التقنيات الإلكترونية في أداء الأعمال.

3-   المساعدة على استغلال الطاقات بصورة جيدة.

4-   المساعدة على التعاون وسرعة الاتصال.

5-   تقليل التكاليف وزيادة التنسيق.

6-   مواكبة المستجدات العالمية.

وهنا يجب العمل على توفير بيئات عمل ملائمة لاستخدام التكنولوجيا بالإضافة إلى إعداد وتدريب الموارد البشرية للقيام بذلك, الأمر الذي يعني ضرورة العمل على برمجة إدارة المكاتب من خلال:-

1-  برامج معالجة النصوص ومعالجة المُدخلات من خلال الكمبيوتر باستخدام برامج إحصائية متطورة تهدف إلى تحسين الأداء.

2-   برامج إرسال البيانات.

3-   برامج تحليل البيانات.

4-   برامج تخزين البيانات واسترجاعها.

5-   البرامج المتكاملة.

الكتاب المقرر لهذه المادة (المرجع).

·       كتاب التخطيط وإجراءات العمل (للدكتور موسى اللوزي, إصدار 2002م).

·       كتاب التنظيم وأساليب العمل (للدكتور محمد شاكر عصفور, إصدار 1997م).