تعريف المحضر

1- تعريف المحضر
     
المحضر هو وثيقة إدارية تكتسي طابع المستند القانوني الحائز على قوة الإثبات، إذ يتم بموجبه إثبات حادث أو معاينة واقعة أو التصريح بالشروع في إنجاز أعمال أو الانتهاء منها... و يشكل المحضر مرجعا أساسيا فيما يتعلق بالموضوع الخصوصي الذي يتضمنه.
 

المحضـر

     
2- أنواع المحاضر
     
هناك أنواع كثيرة من المحاضر، و تختلف صياغتها باختلاف أهدافها و إن اتحدت جميعها في الطبيعة القانونية و الأهمية الإدارية، و من بين أهم أنواع المحاضر نذكر:
     
أولا: محضر الاجتماع
     
يحرر فيه مجريات الاجتماع و القرارات أو التوصيات التي تم التوصل إليها، على أن يراعي المحرر تدوين التدخلات و التعقيبات و المواقف بصيغة العموم (تجنب التشخيص)، و يقع عليه كافة المشاركين في الاجتماع، لاسيما إذا تعلق الأمر بمداولات تفضي إلى اتخاذ قرارات.
 

المحضـر
  
   
2- أنواع المحاضر(تابع) 
    
ثانيا: محضر التنصيب
يثبت بموجبه شروع الموظف الجديد (أو الموظف الذي تمت ترقيته إلى رتبة أعلى) في عمله بشكل رسمي، و يمثل تاريخ التنصيب المسجل على المحضر بداية علاقة العمل بين الموظف و الإدارة أو المؤسسة، بكل ما يستتبع ذلك من حقوق و التزامات؛ يوقع على المحضر الموظف المعني و الرئيس الإداري الحائز على سلطة التعيين.
2- أنواع المحاضر (تابع)  
   
ثالثا: محضر المعاينة
يحرر من طرف الموظف العمومي المكلف قانونيا بذلك، أي أن تكون المعاينة موضوع المحضر مندرجة ضمن صلاحياته القانونية أو بتكليف من الرئيس الإداري المخول له هذه الصلاحيات، على أن يتولى الموقع على المحضر عملية المعاينة بنفسه.
 

 
3- عناصر المحضر
يتضمن المحضر عناصر شكلية و أخرى موضوعية:
أولا) العناصر الشكلية  تتمثل في محددات الهوية الإدارية:
- الرأسية؛
- الطابع؛
- الرقم التسلسلي  وفقا للترتيب المعتمد في سجل  المداولات؛
- عنوان المحضر.
 

   
 
3- عناصر المحضر (تابع) 
ثانيا) العناصر الموضوعية تختلف باختلاف نوع المحضر:

محضر الاجتماع
يتشكل من المحاور الأساسية الثلاثة موضوع المحضر:

التقديم: يسجل فيه وجوبا و بالأحرف تاريخ ومكان الاجتماع و توقيت بداية الجلسة، اسم رئيس الجلسة و صفت، أسماء و صفات الحضور و أسماء و صفات المتغيبين، و يتبع ذلك بجدول الأعمال (قائمة القضايا المطروحة للنقاش و التداول).
العرض: يتعلق بمجريات الاجتماع حيث يورد المحرر المناقشات بشكل موجز و القرارات المتخذة و التحفظات إن وجدت.
الخاتمة: تسجل فيها الملاحظات الختامية و ظروف و وقت انتهاء الجلسة.


ثانيا:

محضر التنصيب
يتضمن العناصر المتعلقة بعملية تنصيب الموظف في منصب عمله الجديد من خلال ذكر:
* تاريخ التنصيب بالأحرف؛
* اسم و صفة القائم بالتنصيب (الرئيس الإداري الحائز على سلطة التعيين)؛
* اسم الموظف و رتبته أو وظيفته و تصنيف المنصب؛
* تاريخ بدء السريان و الذي لا يختلف عادة عن تاريخ المحضر؛
* الإشارة إلى المستند القانوني (قرار أو مقرر التعيين)؛
* الصيغة الختامية التي تفيد حضور المعني شخصيا و توقيعه على المحضر؛
* توقيع المعني على يمين الصفحة و الرئيس الإداري جهة اليسار؛
* تعيين وجهة نسخ المحضر (مفتشية الوظيف العمومي، الوصاية، ملف المعني...)
 


3- عناصر المحضر (تابع)


ثالثا: محضر المعاينة
يتضمن العناصر التالية:

* تاريخ و مكان المعاينة؛
* الاسم و الصفة الوظيفية للمعاين؛
* المرجعية القانونية لعملية المعاينة؛
* موضوع المعاينة (الواقعة، الحدث، المخالفة...)؛
* الصيغة الختامية المتضمنة اقتراح التدابير أو الإحالة إلى جهة معينة؛
* توقيع و ختم المحرر؛
* وجهة النسخ الإضافية للمحضر.
           
الاستدعاء 
     و الدعوة

نموذج محضر اجتماع