وظائف الإدارة



مدخل وظائف الإدارة
كان هنري فايول ( 1841 – 1925 ) والذي يعمل مهندس بإحدى شركات المناجم بفرنسا يجرى عدة دراسات عن المنهج العلمي لدراسة مهمة المدير والمبادىء العامة للإدارة ، وقام بنشر مؤلفه عام 1916 بعنوان ( الإدارة الصناعية والعمومية ) .
وقد ابرز فايول وظيفة الإدارة كوظيفة متميزة تماماً عن وظائف المشروع الأخرى كالتمويل والتامين والمحاسبة والإنتاج ، وأوضح أن وظائف الإدارة تشمل التخطيط والتنظيم وإصدار الأوامر والتنسيق والمراقبة .
ووضع "فايول" أربعة عشر مبدأ للإدارة ولكنه دعا الى وجوب استعمالها وتطويرها حسب الظروف وهذه المبادىء كالآتي :
1. تقسيم العمل : وهو نفس مبدأ التخصص الذي يستهدف للحصول على قدر اكبر من الإنتاج بنفس الجهد الذي يبذله العامل .
2. السلطة والمسئولية : ويجد فايول أن السلطة والمسئولية مرتبطتان ، فالمسئولية تتبع السلطة وتنبثق منها ، والسلطة في نظره هو مزيج من السلطة الرسمية المستمدة من مركزه كمدير والسلطة الشخصية التي تتكون من الذكاء والخيرة والقيمة الخلقية .
3. النظام والتأديب : يعنى ضرورة احترام النظم واللوائح وعدم الإخلال بالأداء .
4. وحدة الأمر : أي أن الموظف يجب أن يتلقى تعليماته من رئيس واحد فقط.
5. وحدة التوجيه : ويقضى هذا المبدأ أن كل مجموعة من النشاط تعمل لتحقيق هدف واحد ، ويجب أن يكون لها رئيس واحد وخطة واحدة.ويختص مبدأ وحدة التوجيه بنشاط المشروع ككل في حين أن مبدأ وحدة الأمر يتعلق بالأفراد فقط .
6. تفضيل الصالح العام للمشروع على المصالح الشخصية للأفراد .
7. تعويض ومكافأة الأفراد من عملهم بصورة عادلة .
8. المركزية : ويعنى تركيز السلطة في شخص ثم تفويضها في ضوء الظروف الخاصة بكل مشروع .
9. تدرج السلطة أو التسلسل الهرمي ويعنى تسلسل الرؤساء من أعلى الى أسفل وتوضيح هذا التدرج الرئاسي لجميع مستويات الإدارة .
10. المساواة بين الأفراد وتحقيق العدالة بينهم لكسب ثقتهم وزيادة إخلاصهم للعمل .
11. الترتيب : ويقصد به الترتيب الإنساني ، اى وضع الشخص المناسب في المكان المناسب ، والترتيب المادي للأشياء .
12. ثبات الموظفين في العمل : لان تغيير الموظفين المستمر يعتبر من عوارض الإدارة السيئة
13. المبادرة : اى إعطاء الموظف الفرصة لممارسة قدرته على التصرف وتنمية روح الخلق والابتكار .
14. روح الجماعة : تنمية روح التعاون بين الأفراد وتشجيعهم على العمل الجماعي .
ومن أهم العلماء الذين أسهموا بدراساتهم في هذا المدخل هوا ماكس وبر ( 1864 – 1920 ) عالم الاجتماع الألماني ، وقد ساهم مساهمة كبيرة بتقديمه نموذجه الخاص بالتنظيم الإداري البيروقراطي ، وهذا النموذج في حقيقته لا يحمل اى من المعاني الغير مرغوبة الشائعة الآن في الاستخدام العادي للكلمة .
فالبيروقراطية ترتبط دائما بالتنظيمات الكبيرة الحجم، وهذه التنظيمات تتميز بتعقد المشاكل التنظيمية والإدارية التي تواجهها . فمن ناحية نجد ان العمل الواحد مقسم الى أجزاء صغيرة وان العمل الواحد يقوم به مجموعة كبيرة من الأفراد ، ومن ناحية أخرى يضم التنظيم مستويات إدارية متعددة تجعل عملية الاتصال رأسيا وأفقيا في منتهى الصعوبة ، ومن ناحية ثالثة فإن العلاقة بين الرئيس والمرؤوس لا تصبح علاقة شخصية ومباشرة بحيث تصعب عملية تقييم كفاءة المرؤوسين . وفى ظل هذا المناخ المعقد يصبح من الضروري وجود لوائح تحكم عملية تحديد الخطوط الفاصلة بين مختلف التخصصات ويصبح من الضروري وجود مسالك محددة للاتصال الرسمي تحددها الإدارة العليا ، وبذلك تتجرد الوظائف من شتى المؤثرات الشخصية .
ويتضح مما سبق أن البيروقراطية تستهدف إلغاء الطابع الشخصي من حيث توزيع الأعمال أو طرق الداء والتقييم،فهي ضرورة لجميه التنظيمات الكبيرة الحجم .
وإذا أمكن تحويل المثالية الى واقع فإنها تصبح أفضل شكل تنظيمي ممكن، لكن الذي يحدث عادة هو التمادي في تطبيق اللوائح والقوانين والتمسك الحرفة بها ، ومع طول تعود العاملين على هذا المناخ وصعوبة تعديل اللوائح بما يتمشى مع المتغيرات ، يزحف مرض الجمود التنظيمي عليها وتصبح المبادرات الشخصية شيئاً نادر الحدوث أو مخالف للوائح والقوانين ، ومن ثم تبدأ الآثار السلبية للبيروقراطية في الظهور .
مدخل العلاقات الإنسانية:
بدأت دراسات هذه المدرسة بالتجارب التي أجراها التون مايو
) 1880 – 1949 )بمصانع الهوثورن بشركة ويسترن إلكتريك ما بين عام 1924 وعام 1932 .
وكان الهدف في البداية قياس الآثار المترتبة على تغيير الظروف المادية للعمل كالإضاءة والتهوية والرطوبة والضوضاء وسوء توزيع فترات الراحة والأجور التشجيعية على إنتاجية العمال .
وقد قاموا بعدة تجارب لاختبار صحة الفرض كما يلي :
• قام الباحثون باختيار مجموعتين احداهما تجريبية والأخرى ضابطة ، وعملوا على إدخال تحسينات في ظروف الإضاءة بالنسبة للمجموعة التجريبية وحدها غير إنهم لاحظوا أن معدل الإنتاج قد ارتفع في المجموعتين . فاستنتجوا أن هناك عاملا أخر غير الإضاءة أدى الى زيادة الإنتاج .
• في تجربة أخرى قام الباحثون بعزل ست فتيات في حجرة اختبار لسهولة دراسة التغيرات التي تطرأ على معدلات الإنتاج بعد تغيير ظروف العمل المادية . وقد أشارت النتائج الى ارتفاع في معدلات الإنتاج ، ولكن بعد مراحل عديدة من التجربة والعودة الى ظروف العمل السابقة فوجىء الباحثون أن إنتاجية الفتيات طلت مرتفعة . وقد توصل الباحثون من ذلك الى أن هناك مجموعة من العوامل تفوق الظروف المادية للعمل أدت هذه العوامل الى زيادة الإنتاج . وهذه العوامل هيا العوامل الإنسانية ، فاختيار الست فتيات أعطاهن شعور بالأهمية لقيامهم بدور اساسى في برنامج تجريبي معين ، كما انه نمت بينهم روابط وعلاقات اجتماعية أدت الى خلق شعور بالمسئولية الجماعية التي تحفز على العمل دون الحاجة الى إشراف مباشر . كما أدى إشراكهم في اتخاذ القرار الى رفع روحهم المعنوية وتنمية الروابط والعلاقات مع الإدارة .
• في تجربة أخرى تم نقل 14 عاملة الى حجرة مستقلة حتى يتسنى ملاحظتهم وتسجيل سلوكهم وإنتاجيتهم عن طريق مراقب مقيم بنفــس الحجرة ، وقد أظــــهرت النتائج انه حتى مع وجـــود سيـــاسة للإدارة وتنظيماتها الرسمية تتكوم في محيط العمل جماعات غير رسمية يظهر فيها قادة طبيعيين مختلفون عن القادة الرسميين . كما أن العمال يتفقون على مستويات إنتاج معينة يلتزمون بها ، وفصل العضو غير الملتزم من الجماعة وعزله اجتماعيا لذا لم يلتزم بذلك ، وكان ذلك كافيا لجعل كل فرد يلتزم بالميثاق غير الرسمي ، وبالرغم من وجود حوافز مادية لزيادة الإنتاج فإن الإنتاج لم يزد ولم ينقص .
ويمكن استخلاص أهم النتائج التي توصلت إليها هذه الدراسات :
1) السلوك الانسانى احد العناصر الرئيسية المحددة للكفاية الإنتاجية .
2) الحوافز المعنوية للأفراد التي تشبع حاجتهم النفسية والاجتماعية تعتبر أكثر أهمية من الحوافز المادية في رفع روح العمال المعنوية وزيادة الكفاءة الإنتاجية .
3) التنظيمات والاتصالات غير الرسمية في العمل للها تأثيرها الفعال في اتجاهات الأفراد نحو العمل ، وتمارس نوع من الرقابة الاجتماعية على عادات العمل .
4) الإدارة الديموقراطية : اى مشاركة العاملين في الإدارة هو الأسلوب الأمثل لتحقيق أهداف المشروع .ومن السابق يتضح أن حركة العلاقات الإنسانية حاولت مثل حركة الإدارة العلمية التوصل الى أحسن طريقة لأداء العمل وزيادة معدلات الإنتاج .
ففي حين ركزت حركة الإدارة العلمية على الجانب المادي والفني باعتباره المحدد الأساسي لكمية العمل. ركزت حركة العلاقات الإنسانية على البعد النفسي والاجتماعي للإنسان وتوصلت الى أن أحسن طريقة لأداء العمل هي القيادة الديموقراطية ، والحوافز المعنوية لها تأثيرها البالغ على العاملين . على عكس حركة الإدارة العلمية التي أكدت على أهمية الأجر والحوافز المادية باعتبارها الحوافز الوحيدة التي تدفع العامل الى زيادة الإنتاج .
وتتفق المدرستين أنه يمكن إزالة النزاع و التعارض بين الأفراد بسهولة لو طبق الأسلوب الأمثل في الإدارة من وجهة نظر كل منهم. ويعتبر ذلك تجاهلاً لوجهة النظر القائلة أن النزاع ظاهره اجتماعية موجودة بين الأفراد والجماعات نتيجة لاختلاف أفكارهم وميولهم واتجاهاتهم. وأن تنازع المصالح أمر حتمي بين الأفراد قد تكون له نتائج إيجابية كالمنافسة البناءة
مدخل العلوم السلوكية
ظهر هذا المدخل في أوائل الخمسينات ، ويعتبر امتداد لمدخل العلاقات الإنسانية وركز علي استخدام طرق البحث العلمي لوصف وملاحظه وتفسير السلوك الإنساني والتنبؤ به داخل المنظمات ، وقد أعتمد هذا المدخل علي علم النفس وعلم الاجتماع وعلم الأنتروبولوجيا في دراسة السلوك الإنساني.
ويمكن تقسيم أبحاث العلوم السلوكية في الإدارة إلي ثلاث مستويات.
المستوي الأول : يرتبط بسلوك الفرد داخل المنظمة.
المستوي الثاني : يرتبط بسلوك الجماعات داخل المنظمة .
المستوي الثالث : يتعامل مع السلوك الإنساني داخل المنظمة ككل .
المدخل الكمي
يستمد هذا المدخل أصوله من حركة الإدارة العلمية ، ويركز علي الإدارة باعتبارها نظاماً من النماذج و العمليات الرياضية وسمي باسم بحوث العمليات .
وتعطي بحوث العمليات أهمية خاصة لوضع الحقائق و المشكلات الإدارية في صور رقمية يعبر عنها برموز وعلاقات رياضة وتأخذ شكل النموذج ، ويساعد هذا المدخل المديرين علي التفكير المنطقي المنظم و رؤية مشاكل الإدارة المعقدة بطريقة أوضح ويسهل لهم عملية اتخاذ القرارات.
مدخل النظم:
يفترض هذا المدخل أن المنظمة هي كيان اجتماعي تمثل نظام مفتوح يحتوي علي أنظمة جزئية تتفاعل مع بعضها البعض وتتفاعل مع الأنظمة الأكبر والأشمل التي تمثل بيئتها ، وتنشا بينها وبين هذه البيئة صلات تأثير وتفاعل ووفق هذا التحليل فإن المنظمات لها عديد من الأهداف العملية التي تسعي لتحقيقها بحكم تعدد الأنظمة الجزئية التي تتكون منها وبحكم تعدد جوانب البيئة التي تتفاعل معها .
وبناءاً علي ذلك فإن الإدارة في المنظمة تعمل بمثابة الجهاز العصبي ومهمة الإدارة في هذا المدخل هو الحفاظ علي المنظمة وزيادة قدرتها علي البقاء
وتتسم الأنظمة في هذا المدخل بعدد من الخصائص الرئيسية.
1- المدخلات:
لا يوجد أي منظمة تتمتع بالاكتفاء الذاتي أي يمكنها أن تنشط بمعزل عن البيئة فالمنظمة لابد لها تستورد مصادر الطاقة اللازمة لنشاطها وحركتها وتتمثل هذه المصادر في الأفراد و الخدمات و المعدات والأموال والأسواق...الخ
2- العمليات التحويلية:
ويقصد بها استخدام وتحويل المدخلات في داخل المشروع لإنتاج السلعة أو الخدمة ( المخرجات ) ، وذلك يتطلب إنشاء مجموعة من الأنظمة الفرعية لإنجاز هذه العمليات مثل نظام فرعي لكل من التسويق والتمويل وبداخل كل نظام فرعي يمكن تكوين أنظمه فرعية أخري . ويعتبر الفرد العامل نظام فرعي من النظام الكلي للمشروع وله مجموعة من الأنظمة الفرعية الأخرى كالنواحي النفسية والاجتماعية و المادية . وغالباً ما تقع إدارة المشروع في الأخطاء نتيجة لافتراضها عدم وجود علاقات متبادلة ومتداخلة من أجزاء النظم الفرعية في المشروع.
3- المخرجات :
عملية التبادل التي تنشأ بين المنظمة وبينها لا تقتصر علي عملية استيراد المدخلات وإنما تتضمن ما تقدمة المنظمة للبيئة كناتج للنشاط التحويلي الذي تقدم به مثل الخدمات أو المنتجات الملموسة أو المعلومات.
فمثلا هدف الجامعة هو تحويل الطالب الى خريج ، وهدف المستشفى هو تحويل المريض الى شخص معافى، وتنقسم المخرجات الى مخرجات مستهدفة اى النتائج التي كانت الإدارة تهدف الى تحقيقها ، والمخرجات غير المستهدفة مثل التلف والضياع والخسارة .
4- الإدارة :
هي إحدى احد الأنظمة الفرعية الرئيسية في نظام المشروع وتهتم بتحديد وتنفيذ أنشطة العمليات التحويلية لتحقيق المخرجات المستهدفة ، ويمكن تقسيم الإدارة كنظام فرعى الى أنظمة فرعية أخرى مثل التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة .
5- الأثر المرتد :
ويعنى المعلومات اللازمة للإدارة لتتأكد أن النتائج المستهدفة ( المخرجات ) قد تحققت ، مثل المعلومات المتعلقة بالجودة والتكلفة والوقت .
ويكون الأثر المرتد سلبيا إذا كان هناك انحراف عن الهدف المرغوب ( مثل المعلومات التي تبلغ الإدارة عن زيادة التكاليف الفعلية عن التكاليف المستهدفة وتعالجها الإدارة بعد تصحيح الأخطاء )
ويكون الأثر المرتد ايجابيا إذا كانت المخرجات هي المستهدف أو تزيد عنه .
6- المحيط :
 إن المشروع نظام حدوده مفتوحة على المحيط الخارجي ، يتلقى مدخلاته من المحيط ويقوم بتحويلها الى مخرجات تعود ثانية الى المحيط. وأهم خصائص المشروع كنظام مفتوح كالتالي :
أ – كل نظام ليس إلا جزء من مجموعة متكاملة من النظم يطلق عليها النظام الأعلى ، والعلاقات متبادلة ومتشابكة بين الأنظمة وفروعها ونظامها الأعلى وكل منها يؤثر ويتأثر بالأخر .
ب – يجب على المشروع كنظام أن يحقق حالة من التوازن الديناميكي اى يكون قادر على التأقلم مع المتغيرات في محيطه الخارجي .
ج – يتميز المشروع كنظام مفتوح باستمرار أنشطته واتصالها وتكرارها بصفة دوريه ، فالمشروع الصناعي يحصل على مدخلاته من مواد وطاقة وعمالة وغيرها من محيطه لاستخدامها في تصنيع المنتج ثم تسويته ، أو يستخدم الأموال والأرباح التي حصل عليها من تسويق المنتج للحصول على مزيد من المواد والعمالة اللازمة للتصنيع مرة أخرى ، وهكذا تستمر الدورة .
د – الفناء : فالمنظمات مثل الكائنات الحية مصيرها في النهاية الى الفناء أو الموت ، وتحاول كل منظمة مقاومة هذا الفناء بتخزين عناصر طاقة فيها تحميها من تقلبات البيئة ، وتحقق المشروعات هذا الهدف بعدة طرق منها الأرباح المحتجزة ، اختيار وتدريب الأفراد على التعامل مع المتغيرات والمطالب الحالية والمستقبلية للمشروع ، والبحث والاستفادة من التكنولوجيا لتخفيض سعر المنتجات هـ – يتجه المشروع كنظام مفتوح بمرور الوقت الى الاتساع والتطور في نشاطاته والى الاختلاف والتميز في طبيعة عمله ، فكلما نما المشروع اتجه الى أن يكون أكثر تخصصا في عناصره وتعقداً في أعماله ، وبالتالي يحتاج الى إنشاء إدارات متخصصة ومهارات مرتفعة ، ويتوسع المشروع عن طريق الحصول على الموارد وتوسيع خطوط الإنتاج وافتتاح فروع جديدة .
و – يتميز المشروع كنظام مفتوح بالاستمرار والتكييف ، فالنظام يبقى في حالة استقرار طالما انه يتلقى من البيئة مقومات نشاطه وحركته ، ويخرج لها نواتجه بمعدلات منتظمة ثابتة . فإذا حدث خلل أو انحراف في المشروع فإن معلومات الأثر المرتد السلبي تساعد على كشف هذا الانحراف وإعادة المشروع الى حالة الاستقرار ، وهذا ما يسمى بالتكيف . ومن ناحية أخرى يهتم التكيف بالتغيرات التي تحدث في المشروع كنظام مثل النمو في المشروع .
وان كان يبدو أن هناك تعارض بين الاستقرار والتكيف إلا أن كل منهما لازم للمشروع .