متطلبات إنجاح الإدارة الإلكترونية



متطلبات إنجاح الإدارة الإلكترونية
1.    خلق التوعية الشاملة عند الموظفين بأهمية هذه الإدارة الإلكترونية
2.    خلق البنية التحتية للاتصالات والتأكد من صلاحيتها
3.    إعداد نظام معلومات مكون من نظم فرعية لخلق التكامل في معلومات إعداد دراسة متكاملة لما موجود فعلاً من نظم معلومات منجزة وأجهزة ومعدات وشبكات في الإدارات الحكومية والاستفادة منها في تنفيذ الحكومة الإلكترونية .
مستلزمات ربط دائرتك مع الدوائر الأخرى ضمن الحكومة الإلكترونية
إن من متطلبات ربط دائرتك بالحكومة الإلكترونية
1.    بنية تحتية للاتصالات
2.    شبكة واسعة لاسلكية
3.    أجهزة حاسوبية وملحقاتها
4.    برمجيات للتشغيل الشبكة والحواسيب
5.    نظم معلومات متكاملة للمحاور الثلاثة في قواعد بيانات مشتركة
6.    كوادر حاسوبية متدربة
7.    توعية وتدريب الموظفين ورجال الأعمال والجمهور .
حالة دراسة : أولية مقترحة لإدخال الإدارة الإلكترونية في معهد تدريبي 15/09/2000 .
إن هذا المعهد لديه بنية تحتية متكاملة وعناصرها من شبكة داخلية مربوطة على شبكة الانترنت وكذلك عدد كبير من المحطات الطرفية وبعض البرمجيات الجاهزة وكوادر فنيه تعمل فيه وعلى أساس تم اقتراح هذه الأفكار
أولا : المقدمة
لغرض تنفيذ الإدارة الالكترونية في معهد تدريبي تم إعداد هذه الدراسة التي تؤكد إمكانية تنفيذ ذلك نظرا لتوفر الإمكانيات الأساسية  داخل المعهد لتطبيق هذه الفكرة من شبكة حاسوبية وأجهزة وبرمجيات كوارد إدارية متخصصة ورغبة صادقة حيث تضمنت الدراسة
1.    المراسلات الإلكترونية
2.    يمكنه أعمال الإدارات والأقسام
3.    متطلبات التنفيذ الأخرى
وان تحديد الخطوات المطلوبة لتطبيق الإدارة الإلكترونية في المعهد ستجعل المعهد جاهز لربط مع الحكومة الإلكترونية مستقبلاً .
ثالثاً : المراسلات الإلكترونية
يمكن تنفيذ جميع المراسلات داخل المعهد بشكل الكتروني معتمدين على إمكانيات الشبكة والبرمجيات الخاصة فيما يخص البريد الإلكتروني
ويمكن تقسيم المرسلات في المعهد إلى الأتي
- المراسلات الصدارة وتنقسم إلي
         داخلية وخارجية
- المراسلات الواردة وتنقسم إلى
        داخلية وخارجية
المراسلات الصادرة الداخلية : تعد الآلية التالية
1.    يتم طباعة المراسلة من موظف الطباعة تحول الكترونياً إلى السيد المدير
2.    يقوم المدير بالقراءة والتأكد من صحة الكتابي مباشرة على الشاشة ويقوم بالتوقيع عليه الكترونيا بواحدة من الطريقين التالية
·       عن طريق استرجاع التوقيع المخزون والذي تم إدخاله عن طريق المسح حيث يتم الدخول إليه عن طريق كلمة السر .
·       عن طريق القلم الضوئي أو الرسام أو بطاقة التوقيع الإلكترونية .
3.    ترجع لنسخة إلى موظف الطباعة لتأشير الرقم والتاريخ ومن ثم يتم الإرسال إلى الجهات المثبتة على المراسلة
4.    يقوم موظف الطباعة بطبع نسخة من المراسلة من أجل التوثيق .
متطلبات التنفيذ
1.    تدريب المدراء على كيفية إرسال المراسلات وكيفية إعادتها وإجراء التعديلات عليها والتوقيع على هذه المراسلات
2.    تدريب الموظفين على كيفية طباعة الرسائل وإرسالها وإجراء التعديلات عليها وحفظها
3.    فتح صندوق بريد على الحاسوب لكل الموظفين وتعميمها على جميع الموظفين
4.    عمل عناوين بريدية إلكترونية لجميع الموظفين وتعميمها على الموظفين
5.    تحديد مستويات الدخول إلى البريد بالنسبة إلى السيد مدير المعهد والسادة المدراء
6.    إعداد آلية لمتابعة تنفيذ المراسلات الإدارية الصادرة عن طريق الحاسوب بحيث يستطيع المدير أن يعرف ما يتم بشأن ذلك
فترة التنفيذ
أن تنفيذ الفترة الزمنية المقترحة لتنفيذ المراسلات الصدارة الداخلية شهر واحد
المراسلات الصدارة الخارجية :تتبع الآلية التالية
- يتم طباعة المراسلة من موظف الطباعة تحول إلكترونيا إلى السيد المدير
- يقوم المدير بالقراءة والتأكد من صحة الكتاب مباشرة على الشاشة ويقوم بالتوقيع عليه إلكترونيا بواحدة من الطريقتين التالية :
1.    عن طريق استرجاع التوقيع المخزون والذي تم إدخاله عن طرق المسح حيث يتم الدخول إليه عن طريق كلمة السر
2.    عن طريق القلم الضوئي أو الرسام أو بطاقة التوقيع الإلكتروني
-         ترجع النسخة  إلى موظف الطباعة لتأشير الرقم والتاريخ ومن ثم يتم الإرسال إلى الجهات المثبتة على المراسلة .
-         يقوم موظف الطباعة بطبع نسخة من المراسلة من أجل التوثيق .
متطلبات التنفيذ
1.    تحديد الجهات التي يتعامل معها المعهد
2.    زيادة هذه الجهات ومعرفة إمكانية إرسال المراسلات عن طريق شبكة انترنت
3.    تحديد العناوين الإلكترونية لهذه الجهات وتخزن هذه العناوين والمعلومات الأخرى التي تخص هذه الدوائر على الحاسوب .
4.    فتح صندوق خاص للمعهد لكل إدارة الشؤون الإدارة والمالية وأقسام التدريب
5.    إعداد آلية المتابعة البريد الصادر الخارجي
6.    المساهمة في تدريب الكوادر الإدارية في الإدارات التي تحتاج ذلك على استخدام الوسيلة الجديدة في المراسلات .
فترة التنفيذ
إن الفترة الزمنية المقترحة لتنفيذ المراسلات الصادرة الخارجية شهر واحد .
المراسلات الواردة الداخلية :آلية التنفيذ
1.    تصنيف المراسلات الواردة من إدارات المعهد لكل إدارة على حده وهي قليلة جداً .
2.    وضع صندوق بريد خاص لكل من مدير المعهد والمدراء لاستلام البريد الوارد من الأقسام والوحدات والكادر التدريبي والتدريسي في المعهد
3.    خلق حماية لجميع المستويات الخاصة بالمعهد وخاصة صندوق بريد المدير ومدراء الدوائر
المراسلات الواردة الخارجية
خطوات التنفيذ
1.    يعمم عنوان المعهد على جميع الوزارات والإدارات التي يتعامل معها
2.    خلق ملف للجهات المهمة تحفظ فيها المراسلات الإلكترونية
3.    يتم متابعة البريد من قبل سكرتير المدير حيث يتم إرسال المراسلات إلى المدير أو مدير الشؤون الإدارية إلكترونيا أو عن طريق طبعها للاطلاع عليها والتوجيه لغرض التنفيذ
4.    يتم إرسال المراسلات الإدارات لاتخاذ اللازم وإعلام المدير بما تم من إنجاز .
متطلبات التنفيذ
1.    خلق ملفات حاسوبية لكل إدارة تتعامل مع المعهد
2.    إرسال العنوان البريد الإلكتروني إلى جميع الإدارات
3.    تدريب الدوائر التي تتعامل مع المعهد على كيفية إرسال البريد الإلكتروني إذا احتاجت هذه الدوائر ذلك
4.    خلق تعليمات واضحة وفهرست للمراسلات الواردة
فترة التنفيذ
·       إن فترة التنفيذ المقترحة لتنفيذ المراسلات الصادرة الخارجية شهر واحد
ثالثا :أعمال الإدارات والأقسام
مكتب السيد المدير المعهد : يحتاج هذا المكتب إلى توفير المعلومات التالية :
1.    معلومات عن موظفي المعهد .
2.    معلومات عن ميزانية المعهد حسب الأبواب .
3.    معلومات عن البرامج التدريبية التي تقام والمقارنة سابقاً .
4.    معلومات عن الاستشارات السابقة والحالية ومراحل إنجازها .
5.    معلومات عن البحوث المنجزة وقيد الإنجاز ومراحل إنجازها .
6.    أي معلومات أخرى يحددها المدير .
مكتب السيد مدير الشئون الإدارية والمالية :يحتاج هذا المكتب إلى توفير معلومات كثيرة ولتوفير هذه المعلومات يتم ربطه بجميع النظم التي لها علاقة بأعمال هذه الإدارة وأهم هذه المعلومات هي :
1.    معلومات عن موظفي المعهد
2.    معلومات عن ميزانية المعهد حسب الأبواب
3.    معلومات عن البرامج التدريبية التي تقام والمقامة سابقاً وهل تحتاج إلى محاضرين خارجيين أو إقامة متطلبات خاصة تحتاج إلى جوانب مالية أو إدارية
4.    أي معلومات أخرى يحددها المدير
قسم شؤون الموظفين : يحتاج هذا القسم إلى
1.    نظام معلومات الموظفين ربط القسم مع مكتب السيد مدير الشؤون الإدارية إلكترونياً وتزويده بمعلومات عن الموظفين وأي أمور أخرى .
2.    إيجاد آلية واضحة لجعل النظام المقترح يجعل جميع أعمال الإدارة ممكنة ويكون قادرا على إصدار التقارير الإدارية والتأييد وغير ذلك .
قسم الشؤون المالي :يحتاج هذا القسم إلى
1.    نظام معومات مالية
2.    ربط القسم مع مكتب السيد مدير الشؤون الإدارية إلكترونية وتزويده بخلا صات عن المصروفات حسب البواب ومقدار ما تبقى في كل بند من بنود الميزانية وأي أمور أخرى يحتاجها المدير
3.    إيجاد آلية واضحة لجعل النظام المقترح يجعل أعمال المالية ممكنة ويكون قادرا علي إصدار التقارير المالية والصكوك وغير ذلك
مكتب السد مدير إدارة التدريب
المعلومات المطلوبة
1.    إحصائيات مختلفة عن إدارته للعدد من السنوات من إعداد المتدربين حسب الجنس والدوائر وأنواع البرامج التدريبية حسب المستويات الإدارية
2.    تقويمات البرامج التدريبية حسب المنسقين العلميين
3.    البرامج ضمن الخطوة وتواريخ إنجازها
4.    المقترحات التي تقدم من المشاركين والمنسقين العاملين لغرض الاستفادة منها تطوير العلمية التدريبية
قسم التدريب : يحتاج هذا القسم إلى
1.    نظم معلومات التدريب
2.    ربط القسم مع مكتب المدير التدريب ومدير المعهد وتزويدهما بخلا صات عن البرامج التدريبية المنعقدة أو أي أمور أخري يحتاجهما
3.    إيجاد آلية متكاملة أعمال هذا القسم ممكنة وكذلك ربطه مع الوزارات والدوائر لغرض إرسال استمارات المشاركة إلى المعهد عن طريق البريد الإلكتروني
     قسم الدبلومات : يحتاج هذا القسم إلى
1.    نظام معومات خاص بالدبلومات
2.    ربط القسم مع مكتب السيد مدير التدريب ومدير المعهد وتزويدهما بخالصات عن مهام قسم الدبلومات من معلومات عن الطلبة وعلاماتهم والجدول الدراسي وأي أمور أخري يحتاجهما
3.    إيجاد آلية متكاملة لجعل أعمال هذا القسم ممكنة وذلك بإصدار التأييد والشهادات وقوائم الأسماء ومتابعة الغياب وأسماء الكتب المعتمدة .
آلية مقترحة لقسم التدريب
1.    يتم إبلاغ الدوائر التي تتعامل مع المعهد بعنوان المعهد الموجودة على شبكة الإنترنت ويقومون بملء هذه استمارة الترشيح الموجودة على صفحة المعهد وإرسالها إلى المعهد
2.    يقوم الموظف المسئول عن البرامج التدريبية بجمع هذه الاستمارات وتحويلها أوتوماتيكياً إلى نظام التدريب الذي يقوم بإعداد استمارة الأسماء وطباعة هوية المشاركة وكذلك طباعة الأسماء الخاصة بالجلوس بالإضافة إلى إصدار الشهادات وفق النموذج الذي يقر كما أن النظام نفسه يصدر كتب المشاركة التي توقع من قبل المدير إلى دوائر المشاركين الذي يؤكد مشاركتهم بالبرامج التدريبي بالإضافة إلى الإحصائيات الأخرى المطلوبة ويمكن لاحقا إضافة المهام الأخرى .
3.    وكما ذكرت سابقا فإن من حق مدير التدريب ومدير المعهد فقط أن يتطلع على الخلاصة والشهادات وغير ذلك لتعزيز الجوانب السرية للنظام
4.    كما يرتبط النظام بالسيد مدير العلاقات بتزويده بالمعلومات العامة فقط عن البرامج التدريبية وغيرها لغرض القيام بنشر المقالات وأخبار وإجراء التحقيقات والاستفادة من هذه المعلومات
قسم التقنيات والسمعيات : يعتبر هذا القسم خدمي لإدارة التدريب حيث من خلاله إصدار الكراريس التدريبية ونسخها وتصميم الشفافيات وتصميم النماذج واللوائح وربط القسم مع إدارة التدريب مباشرة عن طريق الشبكة حيث يتم تزويده بالأمور التالية :
1.    المادة التدريبية مطبوعة مباشرة
2.    أسماء المشاركين
3.    المادة المطلوبة لإجراء الشفافيات الخاصة بالمحاضرة
المكتبة : لا بد من مجارية العالم في ما يخص توفير المعلومات عن طريق شبكة الإنترنت والاشتراك الكترونياً في دور النشر في مجالات المعلوماتية والإدارة والمحاسبة وغيرها التي لها علاقة بالتمنية الإدارة بالإضافة إلى ربط قاعدة بيانات المكتبة على الشبكة الداخلية والدوريات التي وصلت المعهد لغرض الاستفادة منها تطوير إمكانياتهم التدريبية والعلمية
مركز المعلومات :  ويعتبر مركز المعلومات هو القاعدة الأساسية والخدمية للحكومة الإلكترونية داخل المعهد لكونه الجهة التنفيذية والجهة المطلوب منها بحكم التخصص في تنفيذ ما مطلوب منها من نظم معلومات ومتابعة وصيانة الأجهزة والمعدات ولا بد من إعداد آلية عمل متكاملة للمركز لإنجاز أهدافه الجديد  .