خطوات إدخال الإدارة الإلكترونية

خطوات إدخال الإدارة الإلكترونية

خطوات تنفيذ الإدارة الإلكترونية

وعندما نتخذ قرار أوليا في تطبيق الإدارة الإلكترونية في منظماتنا لا بد من التأكد من عدة أمور أهمها الحاجة الفعلية لهذه الإدارة وهل الكلف التي سوف تصرف عليها موازية للخدمات التي سوف تقدمها الإدارة وهل تتوفر لديه العناصر الأساسية لإنجاح هذه الإدارة والي أخره من تساؤلات تتطلب الإجابة عليها ولذلك لا بد من القيام بالخطوات التالية

إعداد الدراسة الأولية :

ولإعداد هذه الدراسة لا بد من تشكيل فريق عمل يضم بعضويته متخصصين في الإدارة والمعلومات لغرض معرفة واقع حال الإدارة من تقنيات المعومات وتحديد البدائل المختلفة وجعل الإدارة العليا على بينه من كل النواحي المالية والفنية والبشرية حيث يصل الفريق إلى واحد من القرارات التالية

1.     تحتاج الإدارة إلي تطبيق الإدارة الإلكترونية .

2.    وجود تكنولوجيا سابقة ولكن تحتاج إلى تطوير .

3.    ينسجم مع أخر التطورات الحديثة واستخدام تكنولوجيا معلومات متطورة لغرض تطبيق الإدارة الإلكترونية .

4.    عدم الحاجة إلى تطبيق الإدارة الإلكترونية لأنها غير اقتصادية .

وضع خطة التنفيذ

عند قرار توصية الفريق من قبل الإدارة العليا في تطبيق الإدارة الإلكترونية في الإدارة أو المؤسسة  لا بد من إعداد خطة متكاملة ومفصلة لكل مرحلة من مراحل التنفيذ

تحديد المصادر

التي تدعم الخطة بشكل محددة وواضح ومن هذه المصادرة الكوادر البشرية التي تحتاجها الخطة لغرض التنفيذ والأجهزة والمعدات والبرمجيات المطلوبة ويعني هذا تحديد البنية التحتية لتطبيق الإدارة الإلكترونية في هذه الإدارة أو المؤسسة

تحديد المسؤولية

إن تنفيذ الخطة لا بد من تحديد الجهات التي سوف تقوم تنفيذها وتمويلها بشكل واضح ضمن الوقت المحددة في الخطة والكلف المرصودة إليها

متابعة التقدم التقني

نظرا لتطور السريع في مجال تقنيات المعلومات الإدارية ولغرض مواكبة آخر الابتكارات في هذا الابتكارات في كافة عناصر الإدارة الإلكترونية من اتصالات وأجهزة تنفيذ الإدارة الإلكترونية .

محاور الإدارة الإلكترونية

يمكن تقسيم محاور الإدارة الإلكترونية إلى ثلاث محاور وكل محور له إجراءاته

أولا :الجمهور ودائرتك

قم بتحديد جميع المعاملات التي تخص المواطنين وتقسيمها إلى

- معاملات لا تحتاج إلى مراجعة المواطن بنفسه

- معاملات التي من الضروري أن يكون المواطن متواجد في أحد مراحلها

ثانيا : رجال الأعمال ودائرتك

حدد النشاطات بين دائرتك ورجال الأعمال أن وجدت ويمكن تقسيم النشاطات التي تمكن بين رجال الأعمال ودائرتك بشكل الآتي

معاملات تتم باتصال من خلال شبكة المعلومات ويتم الإنجاز من خلال ذلك

- معلومات تتم من خلال الإنجاز الإلكتروني وبحضور رجل الأعمال أو من يمثله

- معاملات تنجز بشكل أوتوماتيكي .

خطوات التنفيذ

وعند البدء بتنفيذ إنجاز المعاملات بشكل أوتوماتيكي عليك إنجاز ما يلي

حصر هذه المعاملات

تحديد الإجراءات الخاصة بكل معاملة

إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات إلكترونيا

تدريب الموظفين على الآلية الجديدة

إصدار أدلة توضيحية خاصة للموظفين وكذلك للجمهور

    معاملات تتم من خلال شبكة المعلومات :

خطوات التنفيذ

وعند البدء بتنفيذ إنجاز المعاملات من خلال الشبكة عليك إنجاز ما يلي

يتم حصر هذه المعاملات

تحديد الإجراءات الخاصة بكل معاملة

إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات إلكترونيا

تدريب الموظفين على الآلية الجديدة

إصدار منشورات وأدلة لتعريف رجال الأعمال على كيفية إنجاز أعمالهم على الشبكة    

معاملات تتم من خلال الإنجاز الإلكتروني وبحضور رجال الأعمال :

خطوات التنفيذ

وعند البدء بتنفيذ إنجاز المعاملات بشكل الإلكتروني وبحضور رجال الأعمال عليك إنجاز ما يلي

1.    حصر هذه المعاملات

2.    تحديد الإجراءات الخاصة بكل معاملة

3.    إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات إلكترونيا

4.    تدريب الموظفين على الآلية الجديدة

5.    إصدار أدلة توضيحية خاصة للموظفين وكذلك للجمهور

6.    توعية رجال الأعمال على كيفية استخدام هذه الخدمات عن طريق وسائل الإعلام المختلفة وإصدار المنشورات التوضيحية

ثالثاً : دائرتك مع دائرة أخرى

يمكن تقسيم النشاطات التي تمكن بين دائرتك ودائرة أخرى بشكل الأتي

1.    المعاملات التي تتم بشكل أوتوماتيكي

2.    المعاملات التي تتم من خلال المراسلات الإلكترونية

3.    المعاملات التي تتم من خلال تكامل قواعد البيانات بين هذه الدوائر

4.    المعاملات التي لا تحتاج إلى مراجعة المواطن بنفسه

خطوات التنفيذ

وعند البدء بتنفيذ إنجاز المعاملات بشكل أوتوماتيكي

عليك إنجاز ما يلي

1.    يتم حصر هذه المعاملات

2.    تحديد الإجراءات الخاصة بكل معاملة

3.    إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات إلكترونيا

4.    تدريب الموظفين على الآلية الجديدة

5.    إصدار أدلة توضيحية خاصة للموظفين وكذلك للجمهور

6.    المعاملات التي من الضروري أن يكون المواطن متواجد

خطوات التنفيذ

وعند البدء بتنفيذ إنجاز المعاملات التي تتطلب حضور المواطن عليك ما يلي

1.    يتم حصر هذه المعاملات

2.    تحديد الإجراءات الخاصة بكل معاملة

3.    إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات إلكترونيا

4.    تدريب الموظفين على الآلية الجديدة

5.    إصدار أدلة توضيحية خاصة للموظفين

6.    توعية الجمهور على كيفية استخدام هذه الخدمات عن طريق وسائل الإعلام المختلفة وإصدار المنشورات التوضيحية

معاملات تنجز بشكل أوتوماتيكي خطوات التنفيذ :

بتطلب بعض الأحيان إنجاز المعاملات عن طريق المراسلات بين الدوائر نفسها لإنجاز معاملات خاصة بها ولإنجاز ذلك عليك القيام بالخطوات التالية :

1.    يتم حصر هذه المعاملات

2.    تحديد الإجراءات الخاصة بكل معاملة

3.    تحديد إجراءات كل دائرة لها علاقة بالدائرة الأخرى

4.    إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات إلكترونيا بناء نظم المعلومات خاصة لهذا الغرض بحيث يكون هناك تفاعل أوتوماتيكي بين إجراءات الدوائر التي لها علاقة مع بعضها البعض .

5.    تدريب الموظفين على الآلية الجديدة

6.    إصدار أدلة توضيحية خاصة للموظفين للتعامل مع إجراءات الحكومة الإلكترونية

7.    تكامل قواعد البيانات

خطوات التنفيذ

لغرض عدم تكرار بناء النظم المتشابهة وتحديد مسئولية كل جهة بتوفير البيانات التي هي من اختصاصها لا بد من

1.    حصر قواعد البيانات الحالية المتوفرة في دوائر الدولة

2.    تحديد البيانات والمعلومات المشتركة في إنجاز المعاملات التي تنجز للجمهور ورجال الأعمال والحكومة مع نفسها

3.    إيجاد آلية ربط بين هذه البيانات والمعلومات من خلال نظم تحدد بعد دراسة كل الإجراءات 

4.    الاستفادة من الشبكات الداخلية المتوفرة في الدائر والشبكات الواسعة في تحقيق هذا التكامل