الرقابة على أنشطة البنوك

الرقابة على أنشطة البنوك

تعريف الرقابة قياس وتصحيح أداء الأنشطة المسندة للمرؤوسين للتأكد من أهداف المشروع والخطط التي صممت للوصول إليها قد تحقق .

وهناك عنصران هامان يجب توافرهما قبل أن يضع المدير أي نظام للرقابة وهما التخطيط والتنظيم

تعريف وأهمية الرقابة المالية العامة والخاصة .

تعريف وأهمية الرقابة المالية العامة

أ . الرقابة تعني التحقق من أداء العمل وتنفيذ البرامج وفق الأهداف المنوطة بالتنظيم ووفق القواعد والإجراءات التعليمات والأوامر التي تصدر من المستويات المختلفة في التنظيم لتنفيذ ما تقدم .

يوجد أربعة عناصر أساسية للرقابة تتمثل فيما يلي :

- أن الرقابة تحدد المعايير كالأهداف والخطط والسياسات التي تستخدم مرشد للأداء .

- إن الرقابة تقيس النشاط الجاري كميا أمكن ذلك .

- إن الرقابة تقييم المدخلات والأداء الجاري حسب الأهداف والمخطط والسياسات كمعايير.

 - أن الرقابة تتخذ الإجراءات التصحيحية في شكل قرارات تصحيحية فورية .

تعريف الرقابة الخاصة:

المحاسبة القانونية:

الرقابة الخاصة بمعناها اللفظي هي التحقيق من صحة الأرقام أو القيود أو الكشوف أما معناها المهني فيقصد بها :

فحص الحسابات والدفاتر والمستندات فحصا دقيقاً بحيث يتمكن المدقق من الاقتناع بأن الميزانية تدل دلالة صادقة وعادلة على المركز المالي للمؤسسة وإن حساب النتيجة يعطي صورة مماثلة لنتيجة أعمال المدة المالية .

الأهداف الحديثة للرقابة :

1. مراقبة الخطة ومتابعة تنفيذها للتعرف على ما حققته من أهداف ودراسة الأسباب التي حالت دون الوصول إلى الهدف المرسوم .

2. تقييم نتائج الأعمال بالنسبة إلى ما كان مستهدفاً منها .

3. تحقيق أقصى كفاية إنتاجية ممكنة عن طريق محو الإسراف في جميع النشاط .

4. تحقيق أقصى قدر من الرفاهية لأفراد المجتمع .

·       خطوات الرقابة تتطلب وظيفة الرقابة القيام بثلاثة خطوات أساسية وهي : وضع المعايير, قياس الأداء, وتصحيح الانحرافات, وهذه الخطوات يمكن استخدامها في أي مجال من مجالات الرقابة على الأموال , الإجراءات , الروح المعنوية , وجودة المنتجات .. ..الخ

اولأ وضع المعايير :

من المنطقي أن أول خطوة في عملية الرقابة هي وضع الخطط ومع ذلك نظراً لأن الخطط تختلف في درجة تفاصيلها وتعقيدها , ونظراً لأن المديرين لا يستطيعون ملاحظة كل شئ فإنه يجب أن توضع معايير والمعيار هو نموذج أو مستوى الأداء المرغوب تحقيقه والمعايير هي النقاط المختارة من برنامج الخطة الكلية والتي يتم فيها قياس الأداء لكي يعطي المديرون الإشارات التي توضح لهم كيف تسير الأمور بدون الحاجة إلى مراقبة كل خطوة في تنفيذ الخطط وتحتاج الإدارة إلى وضع معايير الأداء لكل الأنشطة التي تمارس في المشروع وقد يعبر عن المعايير بمصطلحات مثل جودة المنتج الأرباح المكتسبة المصاريف المستحقة والمعايير هي الأهداف المطلوب تحقيقها من الأداء ويمكن تقسيم الأداء إلى نوعين معايير كمية ومعايير نوعية

1. المعايير الكمية :

هي المعايير التي يمكن التعبير عنها في صورة رقمية مثل النقود , الوقت , النسب, الأوزان ,المسافة وغيرها . وتتميز المعايير الكمية بأنها محددة بصورة مقبولة ويمكن قياسها وفهمها بسهولة

ونناقش المعايير الكمية

 معايير الوقت  :

فقد تبين هذه المعايير كمية الوقت المطلوب لتحقيق نتائج معينة , ومن أمثلة هذه المعايير: متوسط الوقت اللازم لكتابة خطاب على الحاسوب يجب أن يكون ثمانية دقائق , كل موظف سوف يعمل 37.5 ساعة في الأسبوع, بناء منزل جديد يجب أن يستغرق ستين يوم عمل والمقابلة التي تعقدها لجنة اختيار العاملين يجب أن لا تزيد عن نصف لكل عامل.

معايير التكلفة :

وتبين كمية النقود التي يجب صرفها لأداء نشاط معين ومن أمثلة معايير التكلفة : تكاليف المواد بالنسبة لكل وحدة منتجة يجب أن تكون 50 جنيها , وتكاليف العمال بالنسبة للوحدة يجب أن تكون 16 جنيها وتكاليف التجهيزات يجب أن تكون 800 درهم في الشهر.

معايير الإيراد :

وتبين معايير الإيراد كمية الدخل التي يجب الحصول عليها من عملية معينة أو أنشطة , ومن أمثلتها معايير الإيراد أن رجل البيع يجب أن يحقق مبيعات قدرها 10000 جنيها في الشهر, حجم المبيعات في المشروع يجب أن يكون 80000 جنيه كل ثلاثة شهور المبيعات من المنتج يجب أن تحقق إيراد قدره 25000 جنيها في السنة الأولي .

إيراد المتحصل من راكب سيارة الأجرة يجب أن يكون 2/1 جنيه لكل كيلو متر ومتوسط المبيعات للمستهلك يجب أن يكون 500 جنيه .

البيانات التاريخية :

يستخدم المديرون عادة النتائج المتحققة في الماضي كأسا لتقدير مستوي الأداء في المستقبل فإذا بلغت إيرادات العام الماضي 100 ألف جنيه فيمكن للإدارة أن تضع هذه المعايير كهدف للعام القادم أو تزيده أو تخفضه بنسبة معينة في ضوء المستقبل .

حصة السوق :

تقوم العديد من المشروعات بوضع مستويات أو معايير أداء تتعلق بنسبة السوق الكلي التي يمكن أن تحصل عليها .

الإنتاجية :

معايير الإنتاجية تعتبر مطلوبة لكل الأنشطة في المشروع فمعايير قياس إنتاجية المبيعات يمكن التعبير عنها بمبيعات كل موظف خلال اليوم , أسبوع , أو أي فترة زمنية أخرى , ومعايير قياس إنتاجية الإنتاج يمكن التعبير عنها في صورة الوحدات المنتجة بمعرفة العامل في كل يوم عمل والوحدات المنتجة لكل آلة في الوردية الواحدة وهناك العديد من المتغيرات التي يجب وضعها في الاعتبار عند تحديد مستوي الإنتاجية منها الأداء في الماضي درجة الماكينة أو الأوتوماتيكية, تدريب العاملين , والمعايير في المشروعات المماثلة

العائد على الاستثمار:

هو معيار يمثل نسبة الدخل الصافي للربح إلى رأس المال المستثمر, فإذا كان إجمالي الدخل الصافي للمشروع 2 مليون جنيه أو رأس المال للمستثمر 10 مليون جنيهاً.

فإن العائد علي الاستثمار = 2/10 ×100 =20%

الربحية :

بينما العائد على الاستثمار نسبة الربح الصافي إلى رأس المال المستثمر, فإن الربحية ويطلق عليها أيضاً العائد على المبيعات تعبر عن نسبة الربح الصافي إلى المبيعات فعلي سبيل المثال

إذا كان المشروع يحقق أرباحاً صافية قدرها 5 مليون جنيه على مبيعات قيمتها 50 مليون جنيه فإن معدل الربحية

5/50 ×100 =10%

معايير الأفراد :

وتبين مستويات أداء الأفراد بصورة كمية مثل دوران العمل والحوادث والغياب والمقترحات التي يقدمها الأفراد

2. المعايير النوعية

يصعب قياس كل أنشطة المشروع بصورة كمية فليست كل المعايير يمكن التعبير عنها بالوقت والنسب وغيرها من المقاييس الرقمية . والمعايير النوعية هي معايير شخصية ومثال ذلك يتوقع من كل العاملين أن يكنوا الولاء للمشروع أن يعتبروا أنفسهم أعضاء في فريق يعمل بتعاون وفاعلية وهذه المعايير شخصية تختلف تقيمها من شخص لآخر فقد يقوم مديرون بالتقييم ويتضح أن لهم آراء مختلفة حول خصائص الولاء والتعاون والمظهر النظيف ومن الأنشطة التي يصعب وضع معايير كمية لها نشاط إدارة البحوث

وهناك بعض العوامل التي يجب على إدارة أي مشروع أن تضعها في اعتبارها عند اتخاذ قرار حول المعيار الكلي لمنتجاتها ومن هذه العوامل ما يلي

عوامل الطلب :

يجب على الإدارة أن تقوم بتحليل الطلب للتعرف على الحجم الكلي للسوق وما هي الكمية المحتمل أن يشتريها السوق من المنتجات ذات الجودة العالية والمتوسطة والمنخفضة .

عوامل المنافسة :

يجب تقييم المنافسة لتحيد نقاط القوة والضعف وما هو مستوى الجودة الذي يبدو أكثر حساسية في مواجهة المستهلكين.

عوامل الموارد :

وعند محاولة تحديد المستوى العام للمنتج يجب على الإدارة تحليل موارد المشروع ومعرفة مستوى الخبرة وكمية النقود المتاحة ومدى التسهيلات الإنتاجية ومستوى قنوات التوزيع .

عوامل التكلفة :

فكلما زاد المستوى أو المعيار كلما زادت التكاليف اللازمة لأداء الأنشطة ويجب على الإدارة أن تقرر ما إذا كانت تستطيع أن تتحمل تكاليف زيادة المستوى أم لا وفي المشروعات الكبيرة عادة ما تفضل الإدارة تقديم منتجات ذات مستويات مختلفة من الجودة ماركات مختلفة.وعند الاختيار ما بين معايير الأداء المختلفة يجب مراعاة الإرشادات التالية :

1. وضع المعايير عند مستويات مناسبة :

والمستويات المناسبة أشياء مختلفة بالنسبة للناس وهي تستخدم هنا لتعني المستوي المقبول الممكن الوصول إليه في ضوء الظروف المتاحة فإذا وضع أداء العمل بصورة منخفضة فيعني ذلك ضياع وفقد بعض الموارد الأساسية والمتاحة وإذا وضع مستوى الأداء أعلى من اللازم فإنه يؤدي إلى لأخطاء وإحباط العاملين , وتحليل الحقائق كأساس لوضع المعايير يساعد على كسب قبولها وتساهم دراسة الوقت والحركة للنشاط في وضع المعايير يساعد علي كسب قبولها وتساهم دراسة الوقت والحركة للنشاط في وضع المعايير واقعية للإنتاج . فالفهم الواضح لطبيعة العمل شرط أساسي لوضع المعايير فمثلا عند وضع معيار لأداء العامل على آلة معينة يجب التعرف على :

- مقدار الخبرة والتدريب الذي حصل عليه العامل .

- السرعة والدقة ومدى الاعتماد على الآلة .

 - الواجبات الأخرى المطلوبة من العامل ,إذا تمكنت الإدارة  من وضع المعايير الحقيقة التي يمكن الوصول إليها فإن الشكاوي ستنخفض وترتفع الإنتاجية والروح المعنوية .

2.اختيار عدد مقبول من المعايير:

يوجد النقد غالباً إلى المعايير لأنها تتطلب عملاً إضافياً فقد يشكو المديرون من أن زيادة عدد المعايير تعني مزيداً من التقارير والتفتيش والأعمال الروتينية التي تعوق مباشرتهم لبعض الوظائف الأخرى الهامة.

3.عدم فرض المعايير على الأفراد:

لا يريد كثير من الأفراد فرض المعايير عليهم بدون أخذ رأيهم مسبقاً . فالمشاركة في وضع المعايير تعتبر أحد الوسائل الهامة التي تؤدي إلى قبول الأفراد لهذه المعايير .

4. توضيح المعايير للأفراد بدقة:

فمن الشائع سماع العاملين وهم يشكون من عدم معرفتهم بمستوي الأداء المتوقع منهم , أو عما كان الذي يؤدونه يتطابق مع المعيار المطلوب أم لا .

ومعني ذلك أن هذه المعايير لم توضح بدقة للعاملين فمن المفروض أن يعرف كل عامل مستوى أو معيار الأداء المطلوب منه وإخباره بصفة دورية بمدى مطابقة أدائه للمعيار المطلوب .

5. شرح أسباب وضع المعايير:

يكون القرار أكثر استعدادا لقبول المعايير عندما يفهمون أسباب وضعها .

6. تحفيز الأفراد لمستوى أعلى من الأداء :

فبجانب كسب القبول من الأفراد للمعايير المطلوبة فإنه يجب تحفيز وتشجيع الأفراد على الرغبة في أداء أعلى من المستوى المطلوب .

7. تعديل المعايير عند الحاجة :

يجب تعديل معايير الأداء بالنسبة لمعظم الأنشطة بصفة دورية عند حدوث تغيرات داخلية أو خارجية .

قياس الأداء :

والخطوة الثانية من خطوات الرقابة هي قياس الأداء الفعلي ومقارنة بالأداء المعياري فمعيار الأداء الذي يتم وضعه في الخطوة الأولي ومقارنته بالأداء المعياري ومن الناحية المثالية يجب أن توضع المعايير لكل الأنشطة المشروع وإن كل نشاط يجب قياسه ومقارنته بالمعيار الموضوع .

ويلاحظ أن تقييم الأداء ينبغي أن يكشف عن ثلاثة أبعاد رئيسية هي  :-

- مدى فاعلية :

والتي تتصرف إلى مقارنة بين النتائج المحققة والأهداف الموضوعية سلفاً .

- مدى الكفاءة :

وذلك بتحليل الجانب الوظيفي في المنظمة من حيث مدى كفاءة استخدام الموارد المتاحة لها بمقارنة المعدلات المحققة بالمعايير الموضوعة سلفاً .

- مدى التطور:

وذلك من خلال تقييم مدى قدرة المنظمة على استيعاب منجزات العلم الحديث,سواء من الناحية التكنولوجية أو الإدارية , ويتم ذلك بفحص النظم والطرق الأساليب التقنية والإدارية المطبقة داخل المنظمة .

هذا ويلاحظ أن الأداء يمكن قياسه من خلال وسائل مختلفة مثل أدوات قياس الهندسة والعينات ,سجلات الأداء الملاحظة , ومستوى القبول .

ثالثا اتخاذ الإجراءات التصحيحية :

 وهي الخطوات الثالثة م خطوات الرقابة بعد وضع معايير الأداء وقياس الأداء الفعلي ومقارنة بالأداء المعياري فإذا تبين من المقارنة وجود انحراف ما فيجب تحليله واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة .

·       إجراءات هامة للرقابة المالية :

1.   لإطلاع على سجل اجتماعات مجلس الإدارة أو الهيئة الاستشارية والتأكد من انتظامها .

2.   دراسة البريد السري والإطلاع على القضايا الحقيقية .

3.   طلب كافة تقارير التدقيق الداخلي وفحصها.

4.   الحصول على ميزان مراجعة الأستاذ العام نهائي ومصدق .

5.   مقابلة الملاك المصدق للموظفين والعمال ومقارنة بأخر قائمة راتب .

6.   تدقيق معادلة الإنتاج بالاعتماد على قوائم جرد البضاعة التامة الصنع للسنة الماضية والسنة الحالية .

7.   التحليل المالي للبيانات الختامية كما إنه من الممكن تحليل كل الأمور التي ترد في استثمار قيد المنسب عن طريق تقرير أعده الحاسبة .