الإدارة الإلكترونية ومعالجة المعلومات



الإدارة الإلكترونية ومعالجة المعلومات
معالجة الإلكترونية للمعلومات
لماذا تستخدم المعالجة الإلكترونية للمعلومات ؟ Why Use Electronic Information processing
1.    تواجه معظم منشات الأعمال نمواً متزايداً في الحجم وصعوبات كبيرة في مجال أنشطتها , حيث تقدم العديد من المنتجات والخدمات المتنوعة لمجموعات متعددة من العملاء والمستهلكين في أسواق ومواقع متباينة
2.    يجب أن تستجيب منشات الأعمال إلي المتطلبات المتزايدة في حجم المعلومات ونوعياتها من اجل المركزية والهيئات الحكومية المختلفة
3.    يحتاج المستفيدين في مختلف المستويات الإدارية بالمنشاة إلى نوعية مختلفة من المعلومات لدعم العملية الإدارية والأنشطة التي تقوم بتنفيذها المنشاة .
مزايا نظم معالجة المعلومات المرتبطة بالحاسوب
1.    السرعة Speed         
2.    الدقة  Accuracy      
3.    الاعتمادية Reliability
4.    الاقتصاد Economy 
نظم المعالجة الإلكترونية للمعلومات
يقوم الحاسوب بعملية إعداد التقارير والمكاتبات بطريقة آلية , وتسهيل الاتصالات المكتبية الأخرى . وقد أدت نظم معالجة المعلومات الحديثة إلى تكامل عمليتي معالجة البيانات ومعالجة الكلمات بمساعدة نظم الاتصالات البعيدة المتطورة , وقد أدت أيضا إلى تكامل إرسال ومعالجة البيانات والكلمات والصور والأصوات . ان نظم الحاسوب لها عدة قدرات معالجة أساسية منها
1.    المعالجة المتزامنة  Concurrent Processing
2.    المعالجة المتداخلة Overlapped Processing
3.    المعالجة الديناميكية Dynamic Processing   
4.    المهام المتعددة Multitasking                     
5.    البرمجة المتعددة Multiprogramming        
6.    المعالجة المتعددة Multiprocessing            
التشغيل الآلي للمعلومات
إن التطور التكنولوجي الذي فرض تطوير أسلوب عمل الحواسب على النحو المبين سابقا , فرض أيضا الحاجة لأساليب متنوعة لتشغيل المعلومات بوساطة الحواسب , تتفق واحتياجات العصر , لقد تمثل هذا في ابتكار أنواع ثلاثة من الحواسب , تختلف فيما بينها تبعا لطبيعة المهام التي توكل إليها (الحاسوب الرقمي , الوصفي , الهجين)


الإدارة الإلكترونية ونظم المعلومات
نظم معلومات المكاتب : إن أهم نظم المكاتب في الوقت الحاضر تعتمد على التطبيقات والبرمجيات الحاسوبية الشائعة والتي تؤدي إلى السرعة والدقة في انجاز المهام الإدارية المختلفة ومن أهم هذه البرمجيات تطبيقات المكاتب الشائعة ومنها
1.    البريد الإلكتروني
2.    البريد الصوتي
3.    التقويم الإلكتروني
نظم الاجتماعات
الاجتماعات السمعية ويتم بهذه الاجتماعات استخدام أداة الاتصالات السمعية لتشكيل ربط سمعي بين أشخاص منتشرين جغرافيا بهدف إدارة الاجتماع ودعوة الاجتماع التي تسمح لأكثر من شخصين للمشاركة في المناقشة الهاتفية .
اتصالات المؤتمرات المرئية اللاسلكية
يتوقع علماء لعام 2006 توفر حاسوب شخصي جديد تحمله في جيبك يمزج بين استخدام الأصوات والاتصالات المرئية اللاسلكية بصورة تجارية لتصبح في متناول الجميع .
الناشر المكتبي
ويعتبر احدث البرمجيات المستخدم في الإدارة الإلكترونية في الإدارات التي تحتاج إلى النشر ويستخدم الناشر المكتبي الحاسوب وأجهزة إدخاله وإخراجه وخزاناته المساعدة لغرض طباعة الكتب والنصوص بشكل رائع جداً.
نظام إدارة الوثائق
 حيث يتكون هذا النظام من وحدات الإدارة الحاسة المميزة لنقل صور الوثائق إلى أشكال رقمية حيث يستخدم هذا النظام في خدمة شبكة العمل لتحرير البيانات الرقمية في قرص التخزين الليزر والعمل على توفير المعلومات لمستخدمها الذين يتعاملون مع هذا النظام من خلال المحطات الطرفية .
برمجيات أخرى  : وهي تستخدم بشكل يومي من قبل العديد من الإدارات ومنها :
نظم التشغيل ويندوزXP  وقد تم إعداد هاذ البرنامج ليتم تطبيقه حاليا في الدول العربية ويتم تعميمه عند النجاح وتأتي هذه الخطوات ضمن إطار جهود مايكروسوفت المبذولة في المنطقة لتوفير احتياجات العمل المحددة من برامج الكمبيوتر المستخدمة .
نظم معالجة المعلومات والتقارير الإدارية
نظم معالجة الحركات (العمليات)
مفهوم نظم معالجة الحركات
هي نظم الأعمال التي تخدم المستوى التشغيلي في المنظمة وهي نظم محوسبة تقوم بالعمليات اليومية الروتينية في المنظمة , ولا تتطلب هذه العمليات معالجة معمقة ومن الأمثلة عليها :
نظام الحجز في الفنادق , نظام الشيكات , نظام المحاسبة
أنواع معالجة الحركات
نظام المعالجة بالدفعات ومن أمثلة عليه
نظام فواتير سلطة المياه , نظام فواتير سلطة كهرباء , نظام وضع الرواتب
نظام المعالجة الفوري : ويتميز هذا النظام
1.    الاتصال الفوري بين المستخدم من ناحية ونظم معالجة الحركات
2.    تتيح نظم المعالجة الفورية الوصول إلى النتائج بشكل فوري
3.    تتيح نظم المعالجة الفورية فرصة المعالجة المباشرة للحركة لحظة وقوعها دون الحاجة إلى تجميع الحركات في مرحلة ومن ثم معالجتها في مرحلة أخرى .
نظم التقارير الإدارية
تستخدم بشكل رئيسي من قبل مدراء الإدارة الوسطى في دعم نشاطات الرقابة الإدارية
نظم المعلومات والقرارات الإدارية
أوضح ماكليود أن نظم المعلومات الإدارية يمكن أن تسهم في حل المشكلات بطريقتين هي
1.    توفر معلومات عن المنظمة ككل
2.    تسهم بشكل مبدئي في التعرف على المشكلات وفهمها
نظم دعم القرارات الجماعية
هو نظام تفاعلي مبني على الحاسوب يسهل حل المشاكل غير المهيكلة , ومن قبل مجموعة متخذي القرار يعملون مع بعضهم البعض كمجموعة واحدة
مثال علي نظم دعم القرارات الجماعية
في جلسة مثالية لنظام دعم القرارات الجماعية GDSS في جامعة أريزونا الأمريكية حيث يلتقي المشاركون في غرفة القرار حيث سيقوم المشاركون بكتابة تعليقاتهم عن الموضوع مثل ما هي أهداف منظمتنا للسنة القادمة ؟ وذلك باستخدام برنامج الأفكار المفاجئة Brain Storming Programmingويوفر هذا البرنامج كل الأفكار التي توضح أهداف المنظمة عن طريق الاتصال المتوازن والاتصال المجهول .
بعد حوالي نصف ساعة من كتابة التعليقات عن الموضوع الرئيسي يقوم أحد أعضاء المجوعة بتوحيد التعليقات في مجموعات مصنفه باستخدام برنامج أخر يسمى تنظيم الأفكار .
وأخيرا يستخدم أعضاء المجموعة برنامج التصويت لترتيب قائمة الأصناف التي حددها نظام تنظيم الأفكار علي أساس مجموعة من المعايير ويقوم كل عضو بتحويل قائمته ولا يتأثر بالترتيبات التي قام بها أعضاء آخرين وبعد ذلك يعرض ملخص المرتبة على الشاشة الرئيسة لإعطاء المجموعة فكرة عن إجماعهم فيما يتعلق بموضوع اللقاء
ومن وجهة نظر الصناعة فان نظم دعم القرارات الجماعية هو مفهوم له قيمة عملية حقيقية في تطوير نظم دعم القرارات
نظم المعلومات التنفيذية
هي النظم التي تعتمد على المصادر الداخلية الناتجة من النظم الأخرى في المؤسسة والمصادر الخارجية بهدف تقديم المعلومات للمدراء التنفيذيين في الإدارة العليا لغرض إنجاز أعمالهم بشكل يحقق أهداف المنظمة
ولتوفر المعلومات المطلوبة فعلي نظام الإدارة التنفيذية أن تتصف بالخصائص التالية
1.     القدرة على توفير معلومات شاملة وملخصة ومناسبة زمنيا بشكل يتيح للمدراء التنفيذيين سهولة استخدامها
2.    سهولة الاستخدام مع إمكانية التعليم بأقصر وقت ممكن
3.    القدرة على الوصول إلى بيانات داخلية وخارجية عن بيئة المنظمة مثل بيانات الزبائن والمنافسين
4.    احتواء النظام إمكانيات الرسوم والأشكال البيانية بشكل موسع يساعد على سهولة فهم المعلومات
·       الأنظمة الخبيرة وعلاقتها بالإدارة الإلكترونية
تحتاج المنظمة لاتخاذ قرار لحل مشكلة معقدة فتلجأ عادة لنصيحة الخبراء والأنظمة الخبيرة بالطبع هي أنظمة صنع إقرار أو أجهزة حاسوبية وبرمجيات لحل المشاكل وتستطيع أن تصل إلى مستوى معين في الأداء تساوي أو حتى تتعدي الخبراء البشريين في بعض الاختصاصات وخاصة في حل العقدة المستعصية
حالة عملية كيف تؤدي الأنظمة الخبيرة أعمالا مفيدة عند استخدامها في الإدارة الإلكترونية
افرض أنك تدير شركة هندسة تعرض العديد من المشاريع كل مشروع يعتبر لا مثيل له وأنت تستطيع أن تحسب توقعاتك ولكن ذلك لن يكون كافيا لتأخذ قرارك وان لديك خلفية مسبقة عن المنافسين وعروضهم الإستراتجية إن شيئا ما يعرف بالمشاكل التقنية المحفوفة بالمخاطر أو التأخيرات السياسية أو نقص المواد وغيرها قد يحدث . إن أي مدير خبير يستطيع أن يضع ذلك كله معاً , ويتوصل إلى حكم يتعلق بأسعار العروض والمصطلحات . مع ذلك أنت تملك العديد من مديري العروض ,من لديهم الوقت للتركيز في عملية التحضير ومناقشة العروض الرئيسية وهنا تكمن الأنظمة الخبيرة فالأنظمة الخبيرة تستطيع الاستحواذ على الخطوط التي يقدمها مدراء العروض الخبير , وتستطيع كذلك تصنيف المعلومات المحصلة من المنافسين المخاطر , المحلية وتستطيع أن تغذي سياساتك واستراتيجياتك فيما يتعلق بالمخاطر التسعير والمصطلحات وهي تستطيع مساعدة مدرائك الشباب على العمل من خلالها للحصول على عروض جيدة تتفق مع سياستك .
افترض أنك وكيل تأمين على الحياة وأنك في صحة جيدة مع ذلك فقد تغير سوقك فأنت لم تعد تتنافس مع وكلاء تأمين آخرين فقط ولكن مع بنوك , سماسرة ومدراء سوق النقد المالي . إن شركتك الآن تدفع مصفوفة كاملة من المنتجات من وثيقة تأمين دولية على الحياة إلى غيرها من الخدمات فكيف تستطيع أن تنصحهم وأن تصنع لهم تطبيقا مناسباً إذا كنت أسوأ حالاً منهم ؟
إن نظم التخطيط المالية ومعطيات التخطيط الدولية قد أصبحت جزءا من معدات تسويق مصانع التامين لمدة طويلة . التخطيط المالي المناسب يأخذ خبرة أكبر من متوسط عملاء التامين إن الآلاف من شركات التامين مزودة بتقنيات الإبداع الصناعي على أمل أن تقوم هذه الأساليب ببناء نظم دعم التخطيط المالي المنافسة لكي تساعد عملائها في مساعدة زبائنهم وهذا نوع من النظم الخبيرة .
حالة عملية الحساب العصبي يتعرف على الأزمات القلبية أكثر من ألأطباء
أطباء غرفة العمليات يتعرفون بشكل مباشر على 87% من  المرضي المصابون بالأزمة القلبية بالخبرة , من مجموعة من المرضي البالغ عددهم 551 مريضاً يشكون من الآم الصدر في غرفة مستشفى سان دييجو وكما هو معروف كلما شخصت الأزمة القلبية أسرع كلما زادت الفرصة من إنقاذ حياة المريض
الدكتور باكست من جامعة كاليفورنيا المسجل ديسمبر 1991 للطب العام استخدام أسلوب محو سب جديد , ويسمى الحساب العصبي حيث يتعرف فوريا بدقة على 97% من نفس عدد المرضي الذين ذكروا سابقا
بالمقارنة مع الأطباء الذين يشخصون بشكل مبني علي الخبرة الذاتية , وقد أبلي برنامج الحاسوب بلاءً حسناً وخاصة عند فقدان معلومات مهمة عن المريض
إن قدرة الحساب العصبي على العمل بالرغم من فقدان البيانات هو أحد المزايا العظيمة لهذا الأسلوب الطارئ والذي كان ولا يزال يستخدم بنجاح في العديد من تطبيقات الإدارة المالية
نظم المعلومات الوظيفية : هي النظم التي تقوم بتزويد المنظمة بالمعلومات للقيام بوظائفها
نظام معلومات التسويق وهو ينقسم إلى ثلاث أنواع
1.    معلومات استخبارية عن التسويق
2.    معلومات التسويق الداخلية
3.    معلومات الخاصة بقنوات التسويق
نظم معلومات الموارد البشرية
يجب علي كل منظمة أن تمتلك نظاماً لجمع وصيانة البيانات التي تصف العمالة فيها وتحويل البيانات إلى معلومات وإعطاء المستفيدين من هذه المعلومات على شكل تقارير ويسمى هذا نظام معلومات البشرية
قواعد بيانات الموارد البشرية من البيئة المحيطة
قواعد بيانات لخدمة الباحثين تتخصص هذه القواعد بتوفير معلومات عن الموظفين في مواقع إدارية على مستوى التنفيذي
قواعد بيانات الجامعات تقوم المئات من الجامعات والكلية بخدمة خريجيها , بوضع بيانات عنهم ضمن قواعد بيانات لتسهيل إيجاد فرص عمل لهم
قواعد بيانات وكالات التوظيف بعض الوكالات لها قواعد بيانات خاصة بها , تسهل إيجاد فرص عمل لمن يرغب بذلك
قواعد بيانات لاستخدام الجمهور وهي متوفرة لأي مستخدم لقاء أجر محدد عبر شبكات المعلومات العالمية الباحثين عن وظائف
بنوك المساعدة في التوظيف تحتفظ المؤسسات الكبيرة بيانات عن موظفين يمكنهم العمل لديها بشكل مؤقت في حالة أن أحد موظفيها في حالة مرضية وما شابه ذلك
نظام معلومات التمويل
وهو تنقسم إلى ثلاث أقسام
1.    التنبؤ بالاحتياجات المالية المستقبلية
2.    تقييم مصادر الأموال الواردة
3.    الرقابة على استخدام الأموال المعرفة
مكونات نظام معلومات التمويل :إن أهم مكونات هذا النظام هي
النظم الفرعية للمدخلات وتشمل هذا النظام على ثلاثة نظم فرعية للمدخلات هي
النظام الفرعي لمعالجة البيانات يتولي هذا النظام تجميع البيانات الداخلية المتعلقة بأداء الوظيفة المالية بالمنظمة
النظام الفرعي للمراجعة الداخلية وهو نظام مشابه لنظام بحوث التسويق ونظام الهندسة الصناعية ويهدف إلى إنجاز الدراسات والبحوث المالية الخاصة بالعمليات المنظمة
نظام مخابرات التمويل ويهتم هذا النظام بتجميع بيانات عن بيئة المؤسسات المالية وكذلك عن التغيرات الاقتصادية المحلية والدولية التي يمكن أن تؤثر على الأداء المالي للمنظمة
النظم الفرعية لمخرجات نظام معلومات التمويل
هناك ثلاثة نظم فرعية لمخرجات نظام معلومات التمويل
أ‌.        النظام الفرعي للتنبؤ المالي : الهدف من النظام تهيئة معلومات للتنبؤ المالي وتلبية احتياجات المنظمة المالية في المستقبل
ب‌.  النظام الفرعي لإدارة التمويل : الهدف من النظام تهيئة معلومات للإدارة التمويل وتلبية احتياجات الإدارة في الإجابة على الأسئلة ماذا لو ؟
ت‌.   نظام الفرعي للرقابة المالية : الهدف من هذا النظام تهيئة معلومات لغرض ترجمة الأهداف الرسمية للمنظمة إلى أهداف تشغيلية يسعى المدراء لوصول إلى تحقيقها ومراقبة تنفيذها
نظام معلومات الإنتاج
الإنتاج وظيفة من الوظائف المهمة المسئولة عن تحويل المواد الخام إلى سلع وخدمات ذات قيمة ومنفعة أعلى لتلبية رغبات العملاء والمستهلكين وتقسم أنشطة الإنتاج إلى ما يلي :
1.    الأنشطة التي لها علاقة بتصميم المنتج ووضع الرسومات الخاصة بالمنتج وتوضيح شكله وإبعاده ومكوناته الداخلية
2.    الأنشطة التي لها علاقة بتصنيع المنتج مثل تنفيذ التصاميم الخاصة لمنتج معين
3.    الأنشطة التي لها علاقة بالإمدادات والتسهيلات الإنتاجية مثل توفير المواد المطلوبة للإنتاج سلعة أو منتج معين
المكونات الأساسية لنظام الإنتاج
إن أهم مكونات الإنتاج هي التطبيقات التي تعتمد الحاسوب أساساً لها وتخدم العمليات الإنتاجية والشكل أدناه يوضح المكونات الأساسية لهذه النظام
النظم الفرعية المدخلات نظام معلومات الإنتاج
وتتكون مدخلات نظام معلومات الإنتاج من ثلاثة نظم فرعية وهي
نظام معالجة البيانات , نظام الهندسة الصناعية , نظام مخابرات الإنتاج
النظم الفرعية لمخرجات نظام معلومات الإنتاج
النظام الفرعي للإنتاج ,النظام الفرعي للمخزون , النظام الفرعي للجودة , النظام الفرعي للتكاليف
نظام التصنيع المتكامل باستخدام الحاسوب
وظيفة هذا النظام تصميم وإنتاج المنتج باستخدام الحاسوب دون أن يلمسه الإنسان وان هذا المنتج يتصف بالكفاءة والجودة العالية عند التكامل بين الأنظمة الفرعية المكونة للنظام بحيث تعمل كلها معاً على نفس الدرجة من الكفاءة  .